Plantilla para la retrospectiva de las 4 L

Acerca de la plantilla de las 4 L

¿Qué es la retrospectiva de las 4 L?

La retrospectiva 4L es una actividad grupal al término de un sprint para entender qué funcionó, qué no funcionó y qué puede mejorarse. Las cuatro L, en inglés, son las iniciales para referirse a lo que les encantó, lo que aprendieron, lo que les faltó y lo que anhelaron.

Después de un sprint, puede ser útil para el equipo hacer una pausa y analizar qué pasó. Dado que puede haber una fuerte carga emocional, también puede ser difícil que los equipos hablen sin frustrarse. La retrospectiva de las 4L es una herramienta útil que elimina la carga emocional de un sprint. La retrospectiva da a los equipos la capacidad de destacar los elementos positivos de un sprint y entender lo negativo; además, les permite pensar desde una perspectiva basada en los hechos y no en las emociones.

La técnica de las 4 L es popular porque es fácil de entender y empezar por iniciativa de un facilitador. A diferencia de otras retrospectivas tradicionales, solo se necesitan de 30 a 60 minutos para el método de las 4 L.

Cómo llevar a cabo una retrospectiva 4 L

Uno de los beneficios de la retrospectiva 4 L es que es fácil empezarla y terminarla. Los siguientes pasos te ayudarán a hacer esta actividad exitosamente ya sea que uses una plantilla en línea para facilitar la retrospectiva o uses un plan para llevarla a cabo en persona en una pizarra.

Paso 1: Explica los fundamentos y las expectativas

Antes de empezar la retrospectiva, debes explicar el propósito a los participantes. Si el sprint sobre el cual reflexionarás fue estresante, puedes hablar de esto de forma abierta y honesta antes de comenzar la retrospectiva. Al fin de cuentas, es responsabilidad de los facilitadores explicar los fundamentos y las expectativas de la actividad, y esto no debe tomarse a la ligera. Las retrospectivas más exitosas se llevan a cabo cuando el equipo está plenamente convencido de su importancia y valor; por tanto, el facilitador debe asegurarse de que así sea antes de empezar.

Paso 2: Prepara el espacio

Los equipos presenciales tradicionales están acostumbrados a hacer retrospectivas y otras actividades de colaboración en persona. Dado que cambian tanto nuestro mundo como la forma en la que hacemos las cosas, cada vez hay más equipos que adoptan los modelos distribuidos y a distancia, lo cual dificulta la colaboración.

Ya sea que lleves a cabo tu retrospectiva en línea o en persona, el "espacio" debe ser el adecuado. Si la haces en persona, significa que debes tener los materiales para escribir y una pizarra o rotafolio para colaborar visualmente y tomar notas. Si la haces online, puede ser tan sencillo como abrir una cuenta de Miro y crear una retrospectiva de las 4 L en blanco con nuestra plantilla.

Paso 3: Determina qué les gustó del sprint

El primer elemento de la retrospectiva 4L tiene como fin averiguar qué les gustó a las personas del sprint. Esta pregunta es amplia y abierta a propósito. El facilitador debe orientar a los participantes hacia reflexiones más útiles sobre lo que les gustó y por qué les gustó. El objetivo es descubrir las razones subyacentes por la que les gustó algo en particular, a fin de que vuelva a ocurrir en el próximo sprint.

Paso 4: Determina qué aprendieron

Los aprendizajes más valiosos a menudo se derivan de los errores cometidos o los desafíos superados durante el trabajo en sí. Lamentablemente, estos aprendizajes casi nunca se comparten con el equipo. Esta es una oportunidad desperdiciada, pero la retrospectiva 4L está diseñada para aprovecharla. Este elemento de la retrospectiva pide a los participantes reflexionar sobre lo que pudieron haber aprendido y comentarlo.

Es importante que el facilitador diga al equipo que ningún aprendizaje es demasiado pequeño y, por ende, se deben compartir todos; además, debe lograr que las personas descubran más aprendizajes, incluso aquellos de los que no se habían percatado.

Paso 5: Descubre lo que faltó

Este paso está diseñado para poner de relieve todo lo que impidió los avances del equipo durante el sprint. Puede ser algo tan sencillo como la comunicación lenta con un equipo exterior o algo más complicado que deba analizarse más para descubrirse. La finalidad de documentar lo que faltó durante un sprint es evitar el mismo problema en los sprints futuros.

Es común que los participantes se sientan incómodos al hablar de lo que les faltó si creen que sus superiores no quieren oír al respecto. Quizá crean que la solución es demasiado costosa o que exige demasiado tiempo y que, por ende, no vale la pena invertir en la solución. De cualquier modo, el facilitador debe asegurarse de que el equipo se sienta cómodo tanto como sea posible a la hora de hablar durante este paso.

Paso 6: Documenta lo que anhelaron

El último elemento de la retrospectiva de las 4 L implica reflexionar sobre lo que anhelaron. Puede ser algo tangible, como mejores equipos, o algo menos tangible, como la participación de los superiores.

Asegúrate de que la sección sobre lo que anhelaron no sea más que un espejo de la sección sobre lo que les faltó. A menudo serán similares estas secciones, pero esta te da la oportunidad de definir y priorizar lo que se necesita según el impacto positivo que pueda tener. Por ejemplo, si se menciona "ordenadores más rápidos" en la sección sobre lo que les faltó, "ordenadores rápidos" no es necesariamente la única cosa que debe agregarse en este paso. Puedes incluir "Internet más rápido" o "mejor software" como otras cosas que resolverían lo que faltó.

Paso 7: Asigna elementos de seguimiento y acción

Este es probablemente el paso más importante en la retrospectiva. Si no asignas los elementos de seguimiento y acción a personas o equipos específicos, no sacarás mucho provecho de la retrospectiva.

Antes de terminar la retrospectiva, pide voluntarios que se responsabilicen de los próximos pasos. Si hay algún seguimiento para el que no haya ningún voluntario, asígnalo a la persona más responsable de haber descubierto el dato durante la retrospectiva. Para terminar la sesión, confirma que todos hayan entendido lo que se espera de ellos en adelante y agradéceles su tiempo.

Cinco recomendaciones para crear exitosamente una retrospectiva de las 4 L

1. Da espacio y tiempo a las personas para pensar detenidamente. Asegúrate de que el equipo tenga entre 30 y 60 minutos ininterrumpidos para pensar. Anima a las personas a tomar varias notas. Por último, asegúrate de que la sala esté en silencio y sin distracciones.

2. Pídeles a todos que apaguen sus dispositivos electrónicos para concentrarse en la retrospectiva. Si las personas están distraídas con sus ordenadores personales, les resultará más difícil reflexionar. Si vas a colaborar en línea usando Miro para hacer tu retrospectiva de las 4 L, puedes pedirles a las personas que apaguen sus cámaras para concentrarse en la tarea.

3. Asegúrales a todos que no hay respuestas correctas o equivocadas. El objetivo de la retrospectiva de las 4 L es dar al equipo el espacio necesario para reflexionar después de un sprint; es decir, esta no es una prueba. Si los participantes sienten que no podrán ser honestos con su feedback al hablar de lo que funcionó y lo que no, la retrospectiva no producirá información valiosa. Si no estás seguro de lo cómodo que se siente el equipo al dar un feedback honesto, la actividad puede ser anónima. Un beneficio de llevar a cabo la retrospectiva de las 4 L online es que las personas tienen un grado adicional de anonimato y generalmente están más dispuestas a dar un feedback crítico que en persona.

4. Haz que tu equipo se concentre en las acciones y no en las emociones. La finalidad de la retrospectiva de las 4 L es eliminar la carga emocional en las opiniones. El formato sencillo está diseñado para facilitar la reflexión y la entrega de una retroalimentación objetiva, pero esto todavía puede ser difícil. Si el sprint que se está evaluando fue especialmente estresante, puedes hacer una actividad simbólica de revisión para liberar la tensión y aligerar el estado de ánimo antes de llevar a cabo la retrospectiva. Si percibes que se están multiplicando las emociones en la retrospectiva y no se está basando en hechos, es tu responsabilidad como facilitador intervenir y hacer que el debate siga siendo productivo.

5. Usa la retrospectiva de las 4 L para hacer que se comuniquen los equipos remotos después de un sprint difícil. El software gratuito de colaboración en línea de Miro y la plantilla prediseñada para la retrospectiva de las 4 L dan a los equipos remotos y distribuidos la capacidad de colaborar sin limitaciones. A menudo, los equipos remotos se sienten aislados y su ánimo puede verse afectado por la falta de una actividad formal de revisión y reflexión después de un sprint especialmente estresante. Las retrospectivas online no solo acercan a los equipos, sino que además te dan a ti la oportunidad de descubrir qué fue lo que convirtió a ese sprint en algo difícil y estresante para que los siguientes sean más fáciles.

¿Para quién es la retrospectiva de las 4 L?

La retrospectiva de las 4 L se centra específicamente en las acciones y las mejoras, y puede generar confianza, mejorar el ánimo de los participantes y su compromiso. Está diseñada para cualquier tipo de equipo que quiera mejorar con la realización de retrospectivas después de un sprint. Cualquier tipo de equipo puede usar la retrospectiva de las 4 L y es más popular después de un sprint que haya sido especialmente difícil.

¿Cuándo debes usar la retrospectiva de las 4 L?

Usa la plantilla para la retrospectiva de las 4 L cuando quieras reunir datos sobre los aspectos positivos y negativos al término de un sprint. Puedes usar las conclusiones para identificar rápidamente las áreas de mejora y asignar responsabilidades.