Plantilla de propuesta de proyecto
Obtén la aceptación de las partes interesadas y organiza tus ideas antes de un proyecto.
Sobre el modelo de propuesta de proyecto
¿Qué es una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto describe lo que quieres lograr, los objetivos y cómo piensas alcanzarlos. Por lo general, una propuesta de proyecto ofrece al lector cierto contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que llevará a cabo para completarlo.
Las propuestas de proyecto tienen múltiples usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyecto para obtener la aprobación externa de un donante o una parte interesada externa. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyecto para conseguir la aceptación interna.
¿Qué debo incluir en una propuesta de proyecto?
Una propuesta de proyecto debe ser integral para ser eficaz. No sólo es importante incluir lo que se va a hacer, diseñar o ejecutar, sino también mostrar por qué un proyecto es importante. Esto significa incluir información de fondo sobre un proyecto, las implicaciones del mismo y lo que ya se ha hecho. Una propuesta debe responder a qué es el proyecto, por qué es importante, cómo se llevará a cabo y quién participará.
¿Para qué sirve una propuesta de proyecto?
Las propuestas de proyectos son vitales. Son el andamiaje de cualquier esfuerzo profesional. Antes de invertir recursos en un proyecto, una propuesta de proyecto puede ser eficaz para evaluar el valor de un proyecto potencial. Este tipo de documento es especialmente útil para comunicar ideas a clientes y partes interesadas externas que necesitan comprender mejor el concepto y el alcance de un proyecto.
Cómo crear una propuesta de proyecto:
Paso 1: Escribir un resumen ejecutivo.
Un resumen ejecutivo es como un resumen antes de un documento. Utiliza el resumen ejecutivo para explicar el proyecto, pero también para conseguir su aceptación. Piensa en él como un discurso de ascensor o elevator pitch. Explica a tu lector por qué estás emprendiendo este proyecto, qué estás haciendo para tener éxito y cómo será el éxito.
Paso 2: Contextualizar el proyecto.
Presenta a tu lector una breve historia. Háblele de proyectos similares que haya emprendido. Si nunca ha emprendido este tipo de proyecto, explique por qué es el momento de hacerlo. Muéstrele al lector cómo ha aprendido de los proyectos anteriores para optimizar el éxito de éste.
Paso 3: Describe tus necesidades.
Recuerda que el objetivo de una propuesta de proyecto es conseguir su aceptación. Dile a su lector lo que necesita para tener éxito. Esto puede incluir recursos, dinero, materiales y personal.
Paso 4: Muestra el problema que estás resolviendo.
Empieza diciendo al lector qué problema pretendes resolver exactamente. Explique por qué cree que es importante resolver ese problema concreto. Enmarca el problema como una oportunidad. No es sólo un obstáculo, es un mercado potencial. A continuación, defiende tu negocio. Para ganarte al lector, tienes que convencerle de que tu proyecto es el más adecuado para resolver este problema. Destaca las técnicas de gestión de proyectos, las habilidades y los recursos que tu empresa aporta. No sea modesto.
Paso 5: Crea un presupuesto y un calendario.
Esboza una estimación de la duración del proyecto. Incluye algunos hitos que, una vez alcanzados, te permitan saber que el proyecto va por buen camino. Y hazle saber al lector cuánto costará emprender este proyecto. Asegúrate de explicar cómo y por qué piensas gastar ese dinero.
Paso 6: Defina los responsables de la toma de decisiones.
Aclara cuáles son las partes interesadas internas que gestionarán el proyecto. De este modo, el lector sabrá a quién dirigirse si quiere asociarse con tu empresa o saber más. También puedes aclarar las partes interesadas externas que deben aprobar el proyecto.
Paso 7: Establece un plan de comunicación.
Cuando termines el proyecto, ¿cómo piensas contárselo al mundo? Dile a tu lector cómo se verá afectado su público por el proyecto y cómo piensas comunicar ese impacto. Si tienes un equipo de marketing, colabora con ellos en esta sección. Deben incluir toda la documentación, los comunicados de prensa, los correos electrónicos, los anuncios y las campañas en las redes sociales que planean realizar cuando el proyecto esté terminado.
Paso 8: Añade cualquier información adicional.
Muchas personas incluyen un apéndice que profundiza en la información de la propuesta. Puedes utilizar el apéndice para la documentación técnica o las estadísticas que podrían estropear la propuesta en sí, pero que podrían interesar a tu lector.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de lanzamiento de proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Reuniones
El lanzamiento de un proyecto ayuda a establecer la visión y el alcance de las tareas del equipo. A menudo, tienen que participar diferentes interesados, como el management, gestores de proyecto y el equipo del proyecto. El lanzamiento ayuda a establecer la comunicación y definir cronogramas. Puede ocurrir después de dar comienzo a proyectos más pequeños o cuando esté completa la planificación de proyectos más grandes y esté por comenzar la ejecución. Usa esta plantilla para establecer el escenario del lanzamiento, presentar al equipo y los interesados, ofrecer contexto, definir el alcance y el cronograma y establecer las métricas para el éxito.
Plantilla para el diagrama de ojo de buey
Ideal para:
Gestión de proyectos, Priorización, Diagramas
Cuando eres una organización en crecimiento, toda decisión parece tener la capacidad de hundirte o levantarte; la consecuencia puede ser la parálisis en la toma de decisiones, la incapacidad de priorizar, reuniones ineficientes e incluso una baja moral. Si esto te parece familiar, usa un diagrama de ojo de buey. El diagrama hace honor a su nombre porque usa un modelo de círculos concéntricos para ayudar a las empresas a fijar prioridades, tomar decisiones críticas o hablar sobre cómo eliminar o superar obstáculos.
Plantilla para el método 'Qué está en tu radar'.
Ideal para:
Business Management, Operations, Strategic Planning
¿Sientes que tú o tu equipo tienen una carga excesiva de tareas? ¿Tienes dificultades para centrarte en problemas específicos? La actividad "Qué está en tu radar" es un ejercicio de reflexión en el que clasificas ideas según su importancia o pertinencia. Los diseñadores y equipos usan esta actividad para cerciorarse de que sus ideas estén dentro del ámbito de un proyecto determinado. También se fían de un método para evaluar si es probable que una solución determinada resuelva el problema al que se enfrentan. No obstante, incluso si no eres diseñador, el método puede ayudarte a asignar prioridades y aterrizar tus ideas en la realidad.
Plantilla de línea del tiempo
Ideal para:
Gestión de proyectos, Diagramas de flujo, Planificación de proyecto
Una línea del tiempo muestra un orden cronológico de fechas importantes y eventos programados. Los cronogramas ayudan a los managers de productos, gerentes de proyectos y miembros del equipo a contar historias visuales sobre el progreso y los obstáculos. Las líneas del tiempo permiten a los equipos ver de un vistazo lo que sucedió antes, qué progreso está sucediendo ahora y qué se debe abordar en el futuro. Los proyectos o productos con un propósito o entregables específicos deben basarse en un cronograma para tener éxito. Utiliza la línea de tiempo como referencia compartida para las fechas de inicio, las fechas de finalización y los hitos.
Plantilla Syllabus
Ideal para:
Education
El Syllabus es una breve guía de un curso que incluye las expectativas de los estudiantes, las lecturas que realizarán a lo largo del curso y una declaración de objetivos o descripción del mismo. Es un tipo de plan de estudios que resume las políticas que los estudiantes deben seguir durante el curso, las normas y reglamentos que se les aplican y cualquier otra cosa que los estudiantes deban saber. El syllabus es una herramienta valiosa para orientar a los estudiantes, y es importante que sea claro y fácil de seguir. Utiliza la plantilla del programa de estudios para agilizar el proceso de creación de un programa de estudios sencillo e intuitivo para el curso.
Plantilla de matriz de esfuerzo e impacto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Planificación estratégica, Priorización
Las organizaciones en proceso de crecimiento tienen innumerables tareas por hacer y una cantidad limitada de horas por día (o semanas antes del gran lanzamiento) para terminarlas. En ese escenario entra la matriz de esfuerzo e impacto. La matriz te da una guía visual rápida que te ayuda a priorizar tareas y a saber exactamente qué vale la pena hacer. Con nuestra plantilla, puedes crear una matriz para organizar tus actividades en cuatro categorías principales: triunfos rápidos con poco esfuerzo, proyectos que demandan mucho esfuerzo con ganancias a largo plazo, rellenos que demandan poco esfuerzo pero generan poco valor y derrochadores de tiempo.