Modelo de matriz de Eisenhower

Sobre o modelo de matriz de Eisenhower

Todos nós já passamos por isso: você se senta para começar o dia e está tão sobrecarregado de tarefas a completar que não sabe por onde começar. Os e-mails se acumulam, você tem afazeres a resolver... Como lidar com essa bagunça? Conheça a matriz de Eisenhower, um framework de tomada de decisão criado pelo ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower.

O template da matriz de decisão Eisenhower ajuda você a priorizar tarefas com base na urgência e importância. Em vez de se esforçar para descobrir em que ordem deve realizar suas tarefas, decida quais são urgentes, quais podem ser delegadas e quais são opcionais.

Como usar o template da matriz de Eisenhower

Criar sua própria matriz Eisenhower é fácil com o template da Miro. Você pode visualizar facilmente as tarefas em cada quadrante da matriz, adicionando imagens, vídeos ou documentos para manter tudo organizado em um só lugar. Para uma visão geral dinâmica, você pode até mesmo integrar cartões do Jira como itens de ação para acompanhar o status atual de qualquer tarefa.

Aqui está um guia passo a passo para usar o template da matriz de Eisenhower de forma eficaz:

Passo 1: Preencha o quadrante "Faça Primeiro"

As tarefas no quadrante superior esquerdo são as mais importantes. Elas precisam ser feitas hoje. Por exemplo, responder a um e-mail urgente do seu chefe ou marcar uma consulta médica.

Passo 2: Preencha o quadrante "Agendar"

As tarefas no quadrante superior direito são importantes, mas não urgentes. Essas são as atividades que você pode agendar para o futuro e que precisam ser colocadas no seu calendário. Colocar a conversa em dia com um amigo ou ter uma reunião com seu colega de trabalho sobre um assunto não urgente pode se enquadrar nesta categoria. A maior parte das suas tarefas deve cair neste quadrante.

Passo 3: Preencha o quadrante "Delegar"

O quadrante inferior esquerdo é para tarefas que não são tão importantes quanto as urgentes, mas que ainda devem ser feitas prontamente. Certifique-se de acompanhar as tarefas delegadas para garantir que foram executadas corretamente. Se alguém chamá-lo para uma reunião, por exemplo, você pode delegar a tarefa pedindo a um colega que participe da reunião no seu lugar.

Passo 4: Complete o quadrante "Não Fazer"

O quadrante inferior direito é para tarefas que você não precisa fazer de forma alguma. Pense nas tarefas que fazem você procrastinar e impedem a conclusão de outras tarefas. Coisas como rolar as redes sociais podem se encaixar nessa categoria.

Passo 5: Reavalie sua matriz e mantenha-a atualizada

Itere sua matriz conforme necessário. Suas prioridades podem mudar ao longo do dia ou à medida que surgem outras tarefas, então use o template para adicionar, mover ou alterar rapidamente as tarefas conforme sua agenda evolui.

3 Truques de Especialistas para Priorização Precisa

Antes de começar a marcar caixas, aplique estes três filtros ao seu board da Miro:

1. A Auditoria "Reversa 80/20": Observe seu quadrante "Faça Primeiro" (Q1). Se ele tiver mais de 5 tarefas, você não está priorizando; está apagando incêndios. Mova os 20% menos importantes dessas tarefas para "Agendar" (Q2) para reduzir sua carga cognitiva.

2. A Auditoria de Delegação (A Regra dos 70%): Está em dúvida sobre o que colocar no quadrante "Delegar"? Use a Regra dos 70%: se outra pessoa puder realizar uma tarefa pelo menos 70% tão bem quanto você, ela deve ser movida para o quadrante de Delegar. Isso libera seu tempo para tarefas que só você pode executar.

3. O Fantasma da Eliminação: Muitas vezes colocamos "Mídias Sociais" no quadrante "Não Fazer", mas acabamos fazendo mesmo assim. Em vez disso, use este quadrante para identificar tarefas de "Procrastinação Produtiva" como "Organizar arquivos em excesso" ou "Verificar estatísticas menores" que parecem trabalho, mas não trazem resultados.

Por que você deve usar o template da Matriz de Eisenhower?

Um template de matriz de decisão de Eisenhower pode ser particularmente útil por várias razões:

1. Priorização: Ajuda a focar nas tarefas mais importantes, aumentando a produtividade ao manter as tarefas vitais em destaque.

2. Delegação: O template identifica claramente as tarefas que podem ser delegadas, promovendo a eficiência no trabalho em equipe e no gerenciamento do tempo.

3. Redução do estresse: Ao categorizar as tarefas, a matriz diminui a sobrecarga de longas listas de afazeres, aliviando a ansiedade e oferecendo um caminho claro para a ação.

4. Gestão do tempo: Permite identificar tarefas que não devem consumir tempo valioso, tornando mais fácil usar suas horas de trabalho de forma mais eficiente.

5. Planejamento estratégico: A matriz apoia o planejamento a longo prazo, ao distinguir entre as tarefas que exigem atenção imediata e aquelas que contribuem para objetivos de longo prazo.

Perguntas frequentes sobre o modelo de matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower pode ser usada para projetos de equipe?

Com certeza. A matriz não se limita ao gerenciamento de tarefas individuais. É uma ferramenta poderosa para times se alinharem nas prioridades e garantirem que todos estão focados nas tarefas corretas.

A matriz é adequada para uso pessoal e profissional?

Sim, a matriz de Eisenhower é versátil e pode ser utilizada tanto em contextos pessoais quanto profissionais para gerenciar qualquer tipo de tarefa de forma eficaz.

Com que frequência a matriz deve ser atualizada?

Recomenda-se revisar e atualizar a matriz regularmente, idealmente no início de cada dia ou semana, para refletir as prioridades e tarefas em evolução.

Como lidar com tarefas que permanecem em "Agendar" por semanas?

Isso é um sinal de "Negligência do Quadrante 2". Se uma tarefa permanece em "Schedule" por mais de duas semanas, ela precisa ser movida para "Do First" (porque se tornou urgente) ou para "Don't Do" (porque claramente não era tão importante).

Existe um formato preferido para apresentar as informações no template?

É essencial manter sua Matriz de Eisenhower organizada, clara e fácil de ler. A Miro permite adicionar ativos visuais e categorizar notas adesivas por cores para melhor visibilidade.