Template de kick off de projeto
Estabeleça a base para uma colaboração eficiente e grandes resultados.
Sobre o Template de Reunião de Kick Off de Projeto
O template de kick off de reunião de projeto facilita para os gerentes de projeto alinharem os times desde o início, definindo claramente as expectativas e os próximos passos para que o projeto transcorra suave e eficientemente. Este template também é perfeito para criar um manifesto de projeto, onde todos os envolvidos podem ver os objetivos do projeto, valores essenciais e maneiras de trabalhar a qualquer momento.
O que é o template de reunião de kick off de projeto?
O template de reunião de kick off de projeto contém sete passos ou atividades para conduzir a reunião de forma bem-sucedida:
Introdução ao projeto + anfitriões da reunião
Atividade quebra-gelo
Metas e tópicos para a reunião
Projeto RACI
Perguntas e respostas
Board de planejamento de projeto
Resumo dos itens de ação + próximos passos
É semelhante a um checklist de reunião de kick off de projeto, onde você definirá todas as etapas necessárias para executar seu projeto e se alinhar com seu time ou participantes do projeto sobre funções e responsabilidades e as melhores maneiras de trabalhar juntos e se comunicar entre si.
O template de reunião de kick off de projeto também funciona como uma fonte de verdade, à qual você pode sempre consultar e retornar quando estiver buscando informações ou orientações sobre seu projeto.
Para quem é o template de reunião de kick off de projeto?
Este template é adequado para gerentes de projeto ajudarem a lançar novas iniciativas, mas qualquer stakeholder envolvido em um projeto também pode usá-lo. Este template também é muito adequado para times multifuncionais que estão iniciando novos projetos, já que organiza as metas do projeto, o RACI e os próximos passos de cada participante em um espaço compartilhado.
Como usar o template de reunião de kickoff do projeto:
Este template é um framework que contém sete atividades (ou quadros) para que você possa conduzir as reuniões de projeto de forma suave e eficiente. Siga os passos abaixo para usar o template e realizar uma reunião de kickoff do projeto:
Introdução ao projeto + anfitriões da reunião: é aqui que você apresenta não só o projeto, mas também a si mesmo e quem mais gerencia o projeto com você. É uma ótima oportunidade para explicar sua função e como as pessoas podem entrar em contato com você.
Atividade quebra-gelo: o quebra-gelo ‘Uma palavra sobre colaboração’ envolve todos os participantes e mostra como as pessoas no projeto podem colaborar melhor juntas.
Metas e tópicos: aqui é o espaço para adicionar as metas do projeto, o que você está fazendo no kickoff e qualquer material de referência ou conteúdo que considere útil para o seu projeto e para o time consultar mais tarde.
RACI do projeto: um dos passos mais importantes, RACI (Funções, Aprovador, Consultado, Informado) define quem é responsável por quê e como. Ajuda os times a se manterem alinhados e a se comunicarem de forma mais eficaz com os stakeholders certos.
Perguntas e respostas: espaço aberto para perguntas e pratique a escuta ativa. Anote quais são os pontos de dor do seu time e tente resolver os problemas críticos. É crucial que nenhuma dúvida, pelo menos nesta fase, fique sem resposta.
Quadro de planejamento do projeto: é aqui que o trabalho começa! Com este board de planejamento do projeto, você pode listar todas as coisas necessárias para que o projeto aconteça, desde times e ações até dependências e riscos. Convide seu time para adicionar suas ideias e cocriar o plano do projeto juntos.
Resumo das ações e próximos passos: para resumir sua reunião e elaborar uma lista de verificação de início de projeto, adicione uma timeline com as etapas seguintes e qualquer outro recurso que possa ser útil para iniciar o projeto.
O canvas infinito da Miro permite que você realize uma reunião de início de projeto livremente, sem restrições de dados, pois você pode adicionar quantos recursos e arquivos precisar. Como um documento vivo, o board de início de projeto pode ser facilmente acessado pelos membros do time e atualizado a qualquer momento.
Descubra mais exemplos de cartas de projeto para simplificar seu planejamento.
O que uma reunião de kick off do projeto deve incluir?
Você deve incluir qualquer coisa necessária para orientar as pessoas durante o projeto. Estabelecer os objetivos do projeto principal e o RACI facilita a a todos entenderem seu papel e o que devem fazer. A reunião de kick off do projeto também serve para você definir como iniciar a execução do projeto e, como prática recomendada, criar uma lista de verificação de kick off do projeto no final desta reunião e agendar uma sessão de acompanhamento para acompanhar o progresso do projeto.
Quem deve participar de uma reunião de kick off do projeto?
Na reunião de kick off do projeto, é importante convidar todos os envolvidos e as principais partes interessadas (que devem ser informados dos resultados e conquistas do projeto posteriormente). Ajuda a listar todos os times envolvidos (desenvolvimento, design, conteúdo, marketing, produto, etc.) e atendentes. Em caso de dúvida, entre em contato com eles antes da reunião real e veja se eles são a pessoa certa para estar lá. Na reunião, é fundamental fazer o exercício da matriz RACI para definir funções e responsabilidades para que todos permaneçam alinhados e na mesma sintonia.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Template de Planejamento de OKR
Ideal para:
Planejamento estratégico, Reuniões, Workshops
O template para planejamento de OKR ajuda a transformar sessões exaustivas em reuniões dinâmicas e produtivas. Use este template para tornar o planejamento de OKR mais interativo, guiando seu time durante a sessão com atividades para quebrar o gelo e brainstormings criativos. Explore os recursos para definir os resultados que deseja alcançar e aproveite para montar o plano de trabalho.
Template de Project charter
Ideal para:
Gerenciamento de projetos, Documentação, Planejamento estratégico
Os gerentes de projeto confiam nas cartas de projeto como uma fonte de verdade para os detalhes de um projeto. As cartas de projeto explicam os objetivos principais, o escopo, os membros do time e outros aspectos envolvidos em um projeto. Para um gerenciamento de projetos organizado, as cartas podem ser úteis para alinhar todos em torno de um entendimento compartilhado dos objetivos, estratégias e entregáveis de um projeto de qualquer escopo. Este template garante que você documente todos os aspectos de um projeto para que todos os stakeholders estejam informados e alinhados. Saiba sempre para onde seu projeto está indo, seu propósito e seu escopo.
Template de Organograma de projeto
Ideal para:
Gerenciamento de projetos, Documentação, Organogramas
Ao iniciar um projeto longo e complexo, inevitavelmente você encontrará dificuldades e obstáculos. É importante ter seu organograma de projeto em mãos para superar esses desafios. Um organograma de projeto é um diagrama visual que ilustra quem está no seu time e a função que desempenham em um determinado projeto. Ele documenta a estrutura da organização do projeto, a hierarquia entre os membros do time e as relações entre os colaboradores. Os organogramas de projeto são ferramentas úteis para esclarecer quem faz o quê, garantir o compromisso dos envolvidos e definir as expectativas para o grupo.