Template de Gráfico de Gantt

Sobre o Template de Gráfico de Gantt

Um gráfico de Gantt é uma representação gráfica de linha do tempo poderosa e amplamente utilizada que mostra a progressão de um plano de projeto ao longo do tempo. A maioria dos templates de gráfico de Gantt mostra o status de cada etapa do projeto e os stakeholders. Eles dividem os projetos por tarefas, permitindo que o time veja o status das tarefas, para quem estão atribuídas e quanto tempo levará para completar.

Os templates de gráfico de Gantt também são uma excelente maneira de identificar as dependências e gargalos de um projeto, tornando-os uma ferramenta essencial para colaboração e eficiência. Embora os gráficos de Gantt variem conforme a organização e o time, eles normalmente incluem alguns componentes principais:

• A lista de tarefas corre verticalmente no lado esquerdo do gráfico. Descreve o trabalho do projeto e geralmente é organizado em grupos e subgrupos.

• A timeline corre horizontalmente na parte superior do gráfico e retrata a progressão do projeto.

• As barras horizontais no lado direito do gráfico representam o progresso em direção a uma meta específica. Os gráficos de Gantt também mostram marcos, dependências e stakeholders.

Os gráficos de Gantt permitem que você capture os detalhes essenciais de um projeto em um determinado prazo. De relance, você pode ver quais tarefas precisam ser feitas, quem é responsável por elas, o status das tarefas, bem como as datas de início e término planejadas do projeto e suas subtarefas.

Como usar o template de gráfico de Gantt

A Miro é a ferramenta perfeita para criar e gerenciar um gráfico de Gantt com seu time. Comece selecionando o template de gráfico de Gantt e siga os passos abaixo:

Passo 1: Estabeleça um cronograma

Um gráfico de Gantt bem estruturado deve ter um início e um fim bem definidos. De certa forma, um gráfico de Gantt é como uma combinação de um Timeline e um board Kanban. É essencial estabelecer um cronograma para alcançar seus objetivos.

Dependendo de como sua empresa ou negócio opera, um gráfico de Gantt pode corresponder a um trimestre. Por exemplo, digamos que queremos conduzir uma estratégia de comunicação para o lançamento de um novo produto. Em seguida, definiríamos este gráfico para começar em 1º de maio e terminar em 31 de julho.

Pode demorar mais ou exigir uma prorrogação, e isso é perfeitamente normal. No entanto, é importante definir uma data de término do projeto para trabalhar em direção a ela. Lembre-se de considerar os períodos de férias para garantir que o tempo seja alocado de forma precisa.

Passo 2: Adicione tarefas ao gráfico de Gantt

Com um objetivo final em mente, agora você precisa adicionar e concluir as tarefas no gráfico de Gantt. Trabalhe com seu time para adicionar detalhes às tarefas, codifique os cartões por cor de acordo com o departamento, time ou divisão, e marque os membros responsáveis do time.

Você também precisará atribuir uma data de início e uma data de término e estender a tarefa pelo período de tempo. É extremamente importante garantir que todos compreendam as timelines envolvidas para que o projeto geral permaneça nos trilhos. Você também pode adicionar todos os detalhes necessários para a tarefa. Cada tarefa também pode ser dividida em subtarefas.

Em cada time, um líder de projeto ou gerente deve ser responsável por atribuir diferentes tarefas e subtarefas a todos. Cada cartão, dependendo da pessoa ou do time responsável, pode ter uma cor diferente para facilitar a compreensão geral do plano de projeto.

Passo 3: Criar dependências entre tarefas

Muitas tarefas não podem ser executadas se outras não tiverem sido realizadas previamente, então seu nível de dependência será muito alto. Usando o template de Gráfico de Gantt da Miro, você pode criar linhas de dependência vinculando cartões. O gerente de projeto ou líder de time deve determinar as dependências mais importantes a serem priorizadas e discutir isso com as pessoas envolvidas.

Passo 4: Adicione marcadores de marco para proporcionar visibilidade

Os marcadores de marco, como o próprio nome sugere, são destinados a significar eventos ou objetivos importantes em um plano de projeto. O marco pode corresponder a fases de um projeto. Você pode adicioná-los para especificar esses pontos cruciais em sua Timeline.

Passo 5: Faça alterações e itere, se necessário

Editar o seu gráfico de Gantt nem sempre é ideal, pois muito tempo e reflexão são dedicados ao planejamento do projeto. Às vezes, no entanto, é necessário. Felizmente, as ferramentas de diagrama de Gantt online permitem que você faça alterações com muito mais facilidade.

Quando você convidar seu time para colaborar no seu Template de Diagrama de Gantt, eles poderão visualizar quaisquer alterações, como tarefas concluídas ou novos processos adicionados em tempo real. Adicione quaisquer arquivos relevantes (Office, Google Docs, PDF, JPG, PNG) para manter tudo em um só lugar e use a funcionalidade de notas adesivas e comentários para explicar e discutir as tarefas quando os membros do time precisarem de esclarecimentos.

Benefícios de usar um template de gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt é um dos gráficos mais populares e amplamente utilizados no gerenciamento de projetos, e por boas razões. Existem várias vantagens em usar um template simples de gráfico de Gantt:

• Simplifica projetos complexos - Gráficos de Gantt ajudam você e seu time a entender visualmente um projeto que pode parecer complexo com muitas partes móveis. Fica mais fácil alinhar-se como um time para criar um roadmap a fim de completar as tarefas e cumprir os prazos.

• Ajuda na gestão do tempo - Um bom planejamento é fundamental para garantir que os marcos sejam cumpridos e que todos consigam gerenciar suas tarefas de forma eficaz. Usar um template de gráfico de Gantt para projetos ajuda a rastrear dependências e garante que todos tenham uma carga de trabalho gerenciável ao cumprir suas metas. Se parecer que os marcos não são alcançáveis de forma realista, os prazos podem ser ajustados com o devido planejamento e previsão.

• O acompanhamento do projeto acontece em um só lugar - Uma das maiores vantagens de usar o gráfico de Gantt é que você pode ver todas as suas tarefas, detalhes importantes e marcos em um só lugar. Evita a confusão de ter que rastrear informações em diferentes plataformas ou documentos.

• Melhora a transparência - Poucas coisas são mais desmotivadoras do que ter prazos e expectativas irreais. O uso de um gráfico de Gantt pode garantir que todos estejam cientes do progresso do projeto e reduzir a probabilidade de falhas de comunicação devido a expectativas desalinhadas.

• Motiva os membros do time - Saber como as tarefas se encaixam no projeto mais amplo é motivador porque as pessoas podem entender melhor como estão contribuindo para os objetivos gerais do projeto. Além disso, criar timelines e planejar marcos facilita o gerenciamento de seus cronogramas individuais. Não conseguir cumprir prazos de forma eficaz pode ser incrivelmente frustrante e desmotivador, então usar um gráfico de Gantt reduz a probabilidade de isso acontecer.

• Maior personalização - Usar o template de Gráfico de Gantt da Miro é sinônimo de personalização. Você pode alterar as cores e etiquetas, adicionar notas adesivas e imagens, e muito mais. Todos os envolvidos no projeto podem ver tudo claramente.

Estes são apenas alguns dos benefícios de usar um gráfico de Gantt para o gerenciamento de projetos. Certamente, há muitas outras vantagens de usar gráficos de Gantt que são parte da razão pela qual esta poderosa ferramenta se tornou tão popular.