Modelo de Fluxo de Trabalho
Mapeie as principais etapas em um processo usando nosso modelo de fluxo de trabalho.
Sobre o modelo de Fluxo de Trabalho
O que é um Fluxo de Trabalho?
Quer esteja produzindo um podcast, uma campanha de marketing, um programa de TV, ou qualquer conteúdo, estabelecer um fluxo de trabalho é crucial. Um fluxo de trabalho é um processo em etapas que permite que você entenda como os componentes devem se reunir para criar um produto final. Os fluxos de trabalho são importantes para treinar novos membros do time, escalar seus negócios, e fazer um bom trabalho sem ter que reinventar a roda.
Há muitas maneiras de se criar um fluxo de trabalho. Em geral, pode ser útil responder às seguintes perguntas.
Quem são as partes interessadas do projeto? É importante que todo o time entenda suas funções antes de começar a produção. Defina os stakeholders e o escopo de suas funções. Quem são os gatekeepers? Quem comanda o ciclo de revisão? Quem toma a responsabilidade se houver um problema?
Como você faz um brainstorming? De onde vem o conteúdo? Se você está trabalhando em um time de marketing ou design, ou se está produzindo um programa de TV, podcast ou qualquer outro empreendimento criativo, é crucial decidir o formato das sessões de brainstorming desde o início. Também é útil descobrir onde você vai armazenar as ideias que surgiram, quem vai fazer o compilado delas e quem toma decisões editoriais.
Qual é a sua linha do tempo? Organize um cronograma para o projeto e esboce as principais etapas do processo de trabalho até a conclusão. Lembre-se de definir marcos importantes do seu fluxo de trabalho. Anote todas as revisões que devem ocorrer e os prazos para cada revisão. Crie listas de verificação para cada fase. Elas vão te ajudar a definir quando uma etapa estará concluída e quando sua equipe poderá seguir para o próximo estágio do fluxo de trabalho.
Como você vai se comunicar com seu time? Você terá reuniões semanais de acompanhamento? Quem precisa estar envolvido nessas reuniões? Seria melhor enviar uma atualização semanal por e-mail? Tome decisões, estabeleça modos de realizá-lo, mas mantenha-se flexível para alterar se for necessário.
Quais recursos você precisa para o sucesso da entrega que precisa ser realizada? Os recursos podem incluir ferramentas, parceiros, fornecedores, colaboradores e outras necessidades. Lembre-se de definir um teto de orçamento (budget) para que o custo com os recursos não ultrapassem os limites necessários.
O fluxo de trabalho é possível e escalável? Revise seu fluxo de trabalho periodicamente. Certifique-se de que tudo esteja atualizado e que o fluxo de trabalho possa evoluir com a empresa. Incorpore qualquer feedback de novos funcionários, que tenham recebido treinamento a partir do fluxo de trabalho, compartilhem sobre as etapas do processo. Essa prática pode te ajudar a ter insights para melhorias.
Quando você deve usar o modelo de Fluxo de Trabalho?
Você pode usar o modelo de Fluxo de Trabalho sempre que quiser compartilhar como um processo funciona de uma maneira simples e fácil de entender. Ele pode ser útil quando estiver tentando entender onde ocorrem ineficiências ou problemas em seu processo existente, planejando um novo fluxo de trabalho ou processo, ou treinando novos membros do time, ou fornecendo uma visão geral para as partes interessadas.
Os quatro benefícios de um Fluxo de Trabalho
Colaborar de forma eficaz. A produção é um processo confuso e complicado. Pode ser difícil para as partes interessadas saberem seus papéis e responsabilidades, e onde elas se encontram. Um bom fluxo de trabalho reduz as incertezas. Em caso de dúvida, seu time e parceiros podem consultar o fluxo de trabalho para entender qual é o próximo passo e quem deve dá-lo.
Treinar novos colaboradores. Um fluxo de trabalho facilita o treinamento de novos colaboradores. Em vez de ter que se lembrar de cada etapa de um processo de produção complexo, você pode orientar seu novo colaborador usando o fluxo de trabalho. Isso garante consistência em seu treinamento e permite que novos membros do time comecem com o pé direito.
Encontrar falhas em seus processos. Documentar um fluxo de trabalho é uma oportunidade para entender as falhas em seus processos. Existem lacunas? Você precisa de mais recursos? Existe um gargalo? Mapear seu fluxo de produção é a melhor maneira de ter uma noção das necessidades de seu time.
Expandir seus processos. Os fluxos de trabalho ajudam você a expandir. Quando os processos estão apenas na imaginação de seu time, fica difícil garantir recursos, obter adesão, ou contratar novos funcionários. Definir um fluxo de trabalho facilita o crescimento da sua empresa.
Como usar o modelo de Fluxo de Trabalho?
Comece com nosso modelo pronto, fazendo as alterações que desejar para atender às suas necessidades particulares. Convide membros do time para se juntar ao board e colaborar. Use a @menção ou chat por vídeo se você precisar obter informações de outras pessoas. Você pode fazer upload de outros tipos de arquivos, como documentos, fotos, vídeos e PDFs para armazenar todas as informações relevantes em um só lugar.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de Briefing de Design
Ideal para:
Design, Marketing, UX Design
Para um design ser bem-sucedido, para não falar excelente, as agências e times de design precisam conhecer os objetivos, as linhas do tempo, o orçamento e o escopo do projeto. Em outras palavras, o design exige um processo estratégico, e isso começa com bom um briefing de design. Este útil modelo capacitará você a criar um briefing que oferece alinhamento e uma comunicação clara entre sua empresa e sua agência de design. Ele é a base de qualquer projeto criativo, e uma fonte única de verdade que os times podem consultar por todo o caminho.
Modelo para Framework Cynefin
Ideal para:
Leadership, Decision Making, Prioritization
As empresas enfrentam uma variedade de problemas complexos. Às vezes, esses problemas deixam os tomadores de decisão inseguros sobre onde começar e quais perguntas fazer. O Framework Cynefin, desenvolvido por Dave Snowden na IBM em 1999, pode ajudar você a navegar por esses problemas e encontrar a resposta adequada. Muitas organizações usam esse framework poderoso e flexível para ajudá-las durante o desenvolvimento de produtos, planos de marketing e estratégias organizacionais, ou quando enfrentam uma crise. Esse modelo também é ideal para treinar novos contratados sobre como reagir a esses tipos de evento.
Modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho)
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Workflows
O mundo digital requer colaboração, afinal, ela leva a melhores resultados. Um workflow é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite esboçar as várias etapas, recursos, cronogramas e funções necessárias para concluir um projeto. Ele pode ser usado em qualquer projeto que tenha várias etapas, seja como ferramenta empresarial ou não. É ideal para planejar as ações concretas que você precisará realizar para atingir uma meta e definir a melhor ordem de execução e conclusão dessas ações.
Modelo de Processos para Controle de Mudanças
Ideal para:
Metodologia Ágil, Documentação, Gerenciamento de Produtos
Você pode prever, pesquisar e planejar todos os detalhes de um projeto para que siga em uma determinada direção, até surgirem imprevistos e serem necessárias modificações. É aqui que um processo de controle de mudanças entra em jogo. Ele ajuda a definir os passos certos a seguir, dá plena visibilidade às partes interessadas, e reduz as chances de erros e interrupções. Esse modelo é fácil de usar e altamente eficaz, para garantir que as mudanças propostas sejam revisadas antes de serem implementadas, e capacitar times a vetar mudanças que possam se revelar desnecessárias ou disruptivas.
Modelo para Análise de Riscos
Ideal para:
Leadership, Project Management, Decision Making
Uma matriz de análise de risco é uma estrutura simples que você pode usar para planejar o ciclo de desenvolvimento do seu projeto ou produto. Esta estrutura, também conhecida como matriz de risco de probabilidade e severidade, ajuda você a definir como priorizar os riscos relacionados ao projeto ou produto com base na probabilidade e no impacto potencial nos negócios. Os riscos podem ser classificados de acordo com a probabilidade e gravidade mais baixas (1, código verde) até a probabilidade e gravidade mais altas (10, código vermelho). Ao classificar cada risco, você e seu time podem priorizar os riscos e enfrentar as maiores ameaças com um plano de ação robusto. O formato de grade permite que você controle a quantidade de risco que poderá enfrentar durante o projeto, visualizando-o e classificando-o.
Modelo de Planejamento de Projetos
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Planejamento de Projetos
Um plano de projetos é uma única fonte de verdade que ajuda os times a visualizar e alcançar os marcos do projeto. Os planos de projetos são mais úteis quando você descreve a natureza e a razão do projeto a todos que precisam aderir ao projeto. Use um plano de projetos para discutir proativamente as necessidades do time, assim como suas expectativas e as linhas de base para o cronograma, o orçamento e o escopo. O plano também ajudará você a esclarecer os recursos disponíveis antes de iniciar um projeto, além das entregas esperadas no final do projeto.