Template de Briefing de Evento

Sobre o Template de Briefing de Evento

O Template de Briefing de Evento ajuda você a criar uma visão geral abrangente de um evento que está planejando realizar. O que precisa ser feito antes do evento? Quais stakeholders estão envolvidos? Qual é o orçamento? Como saberemos se você está progredindo em direção aos seus objetivos? Escrever um briefing de evento permite que você responda a essas perguntas.

O que é um Briefing de Evento?

Um briefing de evento é onde você reúne uma descrição detalhada de um evento. Antes de organizar um evento, empresas e organizações criam um briefing de evento para servir como a estrutura base.

Um briefing de evento típico inclui o propósito do evento, uma timeline e datas importantes, um orçamento, informações sobre os participantes, orientações de estilo e preferências de local.   

Quando usar o Template de Briefing de Evento

Use o Template de Briefing de Evento sempre que estiver planejando e executando um evento. Você pode achar isso especialmente útil ao trabalhar com um time multifuncional para planejar um evento.

Por que um briefing de evento é importante?

Executar um evento é um projeto de alta responsabilidade. Para pequenas empresas, startups, proprietários de negócios individuais e organizações sem fins lucrativos, um evento pode representar um percentual considerável dos recursos totais. Um evento bem organizado pode gerar receita, atrair clientes e publicidade positiva. Um evento mal organizado pode significar tempo e recursos desperdiçados. Para grandes empresas e companhias de grande porte, os eventos são a chance de mostrar do que a empresa é capaz. Mas as notícias de um evento malsucedido tendem a se espalhar rapidamente.

Como utilizar o Template de Briefing de Evento

Para empresas e organizações, organizar um evento é um jogo de alto risco. Os eventos são caros. Se um evento for bem planejado e executado, você pode atrair mais clientes, gerar receita e obter publicidade positiva. Se um evento não ocorrer como planejado, você corre o risco de desperdiçar recursos, afastar clientes e desencadear uma tempestade midiática constrangedora. O briefing do evento serve como uma base para o seu evento. Aqui está como você pode usar o template para planejar e executar um evento de sucesso.

Passo 1: Descreva o evento

Para dar à sua equipe de eventos ou agência uma imagem clara, é importante começar com uma visão geral detalhada do evento. Como é a aparência e a atmosfera do evento? Quem participa? Qual é o tema?

Passo 2: Esclareça seus objetivos

Organizar um evento custa tempo e recursos, por isso é importante vincular o evento a um objetivo alcançável. Você está organizando um evento para aumentar a conscientização sobre o produto da sua empresa? Você está realizando uma arrecadação de fundos com um objetivo monetário específico em mente? Dependendo do seu objetivo, a agência de design ou o time tomará diferentes decisões sobre o layout, tema, aparência e outros elementos-chave.

Passo 3: Faça um orçamento e cronograma

Ao pensar sobre o orçamento, é útil perguntar quanto você espera gastar por participante. Você vai servir comida e bebida? Que tipo de local você está alugando? Onde o local está situado? Você vai precisar de equipe no local? Planeje seu orçamento com base na receita esperada do evento. Se você estiver vendendo ingressos, por exemplo, pergunte quantos ingressos você precisará vender para obter lucro e a que preço.

Depois de ter uma ideia do seu orçamento, esboce uma Timeline. Você precisará ter uma data para o evento, é claro, mas estabeleça alguns outros marcos importantes ao longo do caminho. Por exemplo, pode ser necessário garantir o local pelo menos três meses antes do evento, ou escolher um serviço de buffet um mês antes do evento.

Passo 4: Perfil dos seus participantes

Um jantar de networking para executivos de Vendas terá uma aparência e sensação muito diferentes da festa de final de ano da sua empresa. É por isso que é crucial incluir um perfil detalhado dos seus participantes. 

Passo 5: Inclua um guia de identidade visual

Seu time de eventos ou agência cuidará de grande parte da identidade visual do evento — mas, para garantir que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento, pode ser útil incluir orientações sobre a identidade visual do evento. A sua empresa ou organização tem cores ou logos que você gostaria de usar? Você está optando por algo elegante e clássico, ou divertido e descontraído? Escreva uma breve descrição que o coordenador de eventos possa consultar durante todo o processo de planejamento.