Modelo de Briefing de Eventos
Crie uma visão geral abrangente de um evento que você está planejando realizar.
Sobre o Modelo de Briefing de Eventos
O modelo de Briefing de Eventos ajuda você a criar uma visão geral abrangente de um evento que estiver planejando realizar. O que precisa ser realizado antes do evento? Quais stakeholders estão envolvidas? Qual é o orçamento? Como sabemos se está progredindo em direção aos seus objetivos? Escrever um briefing de eventos permite que você responda a essas perguntas.
O que é um Briefing de Eventos?
Um briefing de eventos é onde você reúne uma descrição detalhada de um evento. Antes de fazer um evento, empresas e organizações criam um documento que apresenta informações sobre o que será realizado. Esse modelo de briefing de evento funciona como um guia para a execução das etapas que seguem ao planejamento.
O briefing típico inclui o objetivo do evento, um cronograma com datas importantes para a organização, um orçamento, informações dos participantes, orientação de vestuário e preferências de local.
Quando usar o Modelo de Briefing de Eventos?
Use o Modelo de Briefing de Eventos sempre que estiver planejando e realizando um evento. Você pode considerá-lo especialmente útil ao trabalhar com um time multifuncional para planejar um evento.
Por que um briefing de eventos é importante?
Realizar um evento é um projeto de alto risco. Para pequenas empresas, startups, empresários individuais e organizações sem fins lucrativos, um evento pode representar uma porcentagem considerável dos seus recursos gerais. Um evento bem organizado pode atrair receitas, consumidores, clientes e boa publicidade. Um evento mal organizado pode significar o desperdício de tempo e recursos. Para grandes empresas e corporações, os eventos são sua chance de mostrar o que a empresa pode fazer. No entanto, as notícias de um evento mal sucedido podem se espalhar rapidamente.
Como usar o Modelo de Briefing de Eventos?
Para empresas e organizações, a realização de um evento é um jogo de alto risco. Eventos são caros. Se um evento é bem planejado e executado, você pode atrair mais consumidores, clientes e receitas, além de gerar publicidade positiva. Se um evento não for como planejado, você corre o risco de desperdiçar recursos, alienar clientes e despertar uma tempestade de publicidades constrangedoras. O briefing de eventos serve como uma base para seu evento. Aqui está como você pode usar o modelo para planejar e realizar um evento de sucesso.
1º passo: descreva o evento
Para dar uma imagem clara a seu time ou agência de eventos, é importante começar com uma visão geral detalhada do evento. Qual é a aparência do evento? Quem participará? Qual é o tema?
2º passo: esclareça seus objetivos
A organização de um evento custa tempo e recursos. Por isso, é importante vincular seu evento a uma meta alcançável. Você está sediando um evento para aumentar a conscientização sobre o produto da sua empresa? Você está realizando uma campanha de angariação de fundos com uma meta monetária específica? Dependendo do seu objetivo, a agência ou time de design tomará decisões diferentes sobre o layout, o tema, a aparência e outros elementos importantes.
3º passo: defina um orçamento e um cronograma
Ao pensar sobre o orçamento, é útil perguntar quanto você espera gastar por participante. Você vai servir alimentos e bebidas? Qual tipo de local você está alugando? Onde é o local? Você precisa ter uma equipe no local? Planeje seu orçamento em torno da renda esperada do evento. Se estiver vendendo ingressos, por exemplo, pergunte quantos ingressos você precisará vender para gerar lucros e em qual faixa de preços.
Depois de ter uma ideia do seu orçamento, esboce um cronograma. Você precisará ter uma data para o evento, é claro, mas estabeleça outros momentos importantes ao longo do caminho. Por exemplo, você pode precisar reservar um local pelo menos três meses antes do evento, ou pode precisar selecionar um serviço de buffet um mês antes do evento.
4º passo: trace o perfil dos seus participantes
Um jantar de networking para executivos de vendas terá uma aparência muito diferente da festa de fim de ano da sua empresa. É por isso que é crucial incluir um perfil detalhado dos seus participantes.
5º passo: inclua um guia de aparência
Seu time ou agência de eventos lidará com grande parte da aparência do evento. No entanto, para garantir que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento, pode ser útil incluir orientações sobre a aparência do evento. Sua empresa ou organização tem cores ou logotipos que você gostaria de usar? Você vai fazer algo elegante, ou divertido? Escreva uma breve descrição que seu coordenador de eventos pode consultar durante todo o processo de planejamento. Comece agora mesmo usando nosso modelo de briefing para eventos!
Por que fazer um briefing do evento?
Não importa se você estiver planejando um evento para angariar fundos, festa de fim de ano, jantar de agradecimento ao cliente ou um baile de caridade, você precisará escrever um briefing do evento. O resumo do evento serve como um mapa para seu time de eventos, coordenador ou agência. Ele fornece orientações sobre a aparência do evento, o orçamento e o cronograma, os participantes e outras informações cruciais. Use um resumo do evento para ficar no caminho certo, definir suas metas e atribuir as partes interessadas.
Quais são os conteúdos do briefing de eventos?
Um briefing de eventos simplifica o processo complexo de planejamento de um evento e contém metas claras, um cronograma, um orçamento, perfis de participantes e garante que seu local tenha a aparência que você imaginou. Independentemente de você estar trabalhando com uma agência de eventos ou um coordenador de eventos interno, é importante que todos estejam em sintonia, por isso é importante criar um briefing de eventos com esses componentes.
Como escrever uma breve descrição de um evento?
Existem muitas maneiras de escrever uma breve descrição do seu evento. Em geral, a regra de ouro é ser objetivo e dar primeiro as informações mais atrativas para que as pessoas queiram participar do seu evento. Após as informações básicas, como endereço e tema ou tópico do evento, você pode adicionar headlines ou palestrantes em destaque (se houver), exemplos de atividades e encerrar com uma nota positiva ou explicação do por quê esse evento é importante. Para escrever a descrição do evento, você pode usar o modelo de resumo de eventos personalizável da Miro.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de Calendário Anual
Ideal para:
Gerenciamento de Negócios, Planejamento Estratégico, Planejamento de Projetos
Muitos calendários ajudam você a se concentrar nos prazos diários. Com este, você tem uma visão geral. Embarcando na estrutura de grade de calendários de parede de 12 meses, este modelo mostra seus projetos, compromissos e metas do ano inteiro de uma só vez. Assim, você e seu time podem se preparar para relaxar durante os períodos de maior movimento, movimentar as coisas conforme necessário e comemorar seu progresso. E começar é muito fácil, basta nomear os fluxos de acordo com as cores do seu calendário e arrastar os post its para a data de início.
Modelo de Linha do Tempo (timeline)
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Fluxogramas, Planejamento de Projetos
Uma linha do tempo exibe uma ordem cronológica de datas importantes e eventos agendados. Um template de linha do tempo vai ajudar gerentes de produto, gerentes de projeto e membros da equipe a contarem histórias sobre a evolução e os obstáculos que ocorreram durante a realização de cada projeto. Uma linha do tempo bem construída permite que as equipes tenham uma visualização imediata sobre as etapas que já foram concluídas, ao que está acontecendo no momento e o que precisa ser realizado no futuro. Projetos ou produtos com especificações predefinidas exigem que sua equipe crie um cronograma para que todas as etapas de execução ocorram da maneira ideal. Isso garante a qualidade da entrega e o alinhamento com o que foi solicitado. Use esse modelo de linha do tempo como uma referência para organizar as datas de início, meio e fim de um projeto, incluindo todos os marcos mais importantes.
Modelo de gráfico de Gantt
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Mapeamento, Roadmaps
Simplicidade, clareza e poder - é isso que torna os gráficos de Gantt uma escolha tão popular para organizar e exibir um plano de projeto. Construídos sobre uma barra horizontal que representa o progresso do projeto ao longo do tempo, estes gráficos decompõem os projetos por tarefa, permitindo que toda a equipe veja o status da tarefa, a quem ela está designada e quanto tempo levará para ser concluída. Os gráficos de Gantt também são facilmente compartilhados entre os membros da equipe e as partes interessadas, tornando-os ótimas ferramentas para colaboração.