Template de Briefing de Evento
Crie uma visão geral abrangente de um evento que você está planejando realizar.
Sobre o Template de Briefing de Evento
O Template de Briefing de Evento ajuda você a criar uma visão geral abrangente de um evento que está planejando realizar. O que precisa ser feito antes do evento? Quais stakeholders estão envolvidos? Qual é o orçamento? Como saberemos se você está progredindo em direção aos seus objetivos? Escrever um briefing de evento permite que você responda a essas perguntas.
O que é um Briefing de Evento?
Um briefing de evento é onde você reúne uma descrição detalhada de um evento. Antes de organizar um evento, empresas e organizações criam um briefing de evento para servir como a estrutura base.
Um briefing de evento típico inclui o propósito do evento, uma timeline e datas importantes, um orçamento, informações sobre os participantes, orientações de estilo e preferências de local.
Quando usar o Template de Briefing de Evento
Use o Template de Briefing de Evento sempre que estiver planejando e executando um evento. Você pode achar isso especialmente útil ao trabalhar com um time multifuncional para planejar um evento.
Por que um briefing de evento é importante?
Executar um evento é um projeto de alta responsabilidade. Para pequenas empresas, startups, proprietários de negócios individuais e organizações sem fins lucrativos, um evento pode representar um percentual considerável dos recursos totais. Um evento bem organizado pode gerar receita, atrair clientes e publicidade positiva. Um evento mal organizado pode significar tempo e recursos desperdiçados. Para grandes empresas e companhias de grande porte, os eventos são a chance de mostrar do que a empresa é capaz. Mas as notícias de um evento malsucedido tendem a se espalhar rapidamente.
Como utilizar o Template de Briefing de Evento
Para empresas e organizações, organizar um evento é um jogo de alto risco. Os eventos são caros. Se um evento for bem planejado e executado, você pode atrair mais clientes, gerar receita e obter publicidade positiva. Se um evento não ocorrer como planejado, você corre o risco de desperdiçar recursos, afastar clientes e desencadear uma tempestade midiática constrangedora. O briefing do evento serve como uma base para o seu evento. Aqui está como você pode usar o template para planejar e executar um evento de sucesso.
Passo 1: Descreva o evento
Para dar à sua equipe de eventos ou agência uma imagem clara, é importante começar com uma visão geral detalhada do evento. Como é a aparência e a atmosfera do evento? Quem participa? Qual é o tema?
Passo 2: Esclareça seus objetivos
Organizar um evento custa tempo e recursos, por isso é importante vincular o evento a um objetivo alcançável. Você está organizando um evento para aumentar a conscientização sobre o produto da sua empresa? Você está realizando uma arrecadação de fundos com um objetivo monetário específico em mente? Dependendo do seu objetivo, a agência de design ou o time tomará diferentes decisões sobre o layout, tema, aparência e outros elementos-chave.
Passo 3: Faça um orçamento e cronograma
Ao pensar sobre o orçamento, é útil perguntar quanto você espera gastar por participante. Você vai servir comida e bebida? Que tipo de local você está alugando? Onde o local está situado? Você vai precisar de equipe no local? Planeje seu orçamento com base na receita esperada do evento. Se você estiver vendendo ingressos, por exemplo, pergunte quantos ingressos você precisará vender para obter lucro e a que preço.
Depois de ter uma ideia do seu orçamento, esboce uma Timeline. Você precisará ter uma data para o evento, é claro, mas estabeleça alguns outros marcos importantes ao longo do caminho. Por exemplo, pode ser necessário garantir o local pelo menos três meses antes do evento, ou escolher um serviço de buffet um mês antes do evento.
Passo 4: Perfil dos seus participantes
Um jantar de networking para executivos de Vendas terá uma aparência e sensação muito diferentes da festa de final de ano da sua empresa. É por isso que é crucial incluir um perfil detalhado dos seus participantes.
Passo 5: Inclua um guia de identidade visual
Seu time de eventos ou agência cuidará de grande parte da identidade visual do evento — mas, para garantir que o projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento, pode ser útil incluir orientações sobre a identidade visual do evento. A sua empresa ou organização tem cores ou logos que você gostaria de usar? Você está optando por algo elegante e clássico, ou divertido e descontraído? Escreva uma breve descrição que o coordenador de eventos possa consultar durante todo o processo de planejamento.
Por que fazer um briefing do evento?
Não importa se você estiver planejando um evento para angariar fundos, festa de fim de ano, jantar de agradecimento ao cliente ou um baile de caridade, você precisará escrever um briefing do evento. O resumo do evento serve como um mapa para seu time de eventos, coordenador ou agência. Ele fornece orientações sobre a aparência do evento, o orçamento e o cronograma, os participantes e outras informações cruciais. Use um resumo do evento para ficar no caminho certo, definir suas metas e atribuir as partes interessadas.
Quais são os conteúdos do briefing de eventos?
Um briefing de eventos simplifica o processo complexo de planejamento de um evento e contém metas claras, um cronograma, um orçamento, perfis de participantes e garante que seu local tenha a aparência que você imaginou. Independentemente de você estar trabalhando com uma agência de eventos ou um coordenador de eventos interno, é importante que todos estejam em sintonia, por isso é importante criar um briefing de eventos com esses componentes.
Como escrever uma breve descrição de um evento?
Existem muitas maneiras de escrever uma breve descrição do seu evento. Em geral, a regra de ouro é ser objetivo e dar primeiro as informações mais atrativas para que as pessoas queiram participar do seu evento. Após as informações básicas, como endereço e tema ou tópico do evento, você pode adicionar headlines ou palestrantes em destaque (se houver), exemplos de atividades e encerrar com uma nota positiva ou explicação do por quê esse evento é importante. Para escrever a descrição do evento, você pode usar o modelo de resumo de eventos personalizável da Miro.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Template de Calendário Anual
Ideal para:
Gestão de Negócios, Planejamento estratégico, Planejamento de projeto
Muitos calendários ajudam você a focar nos prazos do dia a dia. Com este, é tudo sobre o panorama geral. Inspirando-se na estrutura de grades dos calendários de parede de 12 meses, este template mostra seus projetos, compromissos e metas um ano inteiro de cada vez. Assim, você e seu time podem se preparar para focar durante os períodos movimentados, reorganizar as coisas conforme necessário e celebrar seu progresso. E começar é tão simples — basta nomear os fluxos codificados por cores do seu calendário e arrastar notas adesivas para a data de início.
Modelo de Cronograma
Ideal para:
Gerenciamento de projetos, Fluxogramas, Planejamento de projeto
Uma Timeline exibe a ordem cronológica de datas importantes e eventos agendados. As Timelines ajudam gerentes de produto, gerentes de projeto e membros do time a contar histórias visuais sobre progresso e obstáculos. Timelines permitem que os times vejam rapidamente o que aconteceu antes, o que está acontecendo agora e o que precisa ser abordado no futuro. Projetos ou produtos com propósito ou entregas específicos devem ser baseados em um Timeline para serem bem-sucedidos. Use o Timeline como uma referência compartilhada para datas de início, datas de término e marcos.
Template de Gráfico de Gantt
Ideal para:
Gerenciamento de projetos, Mapeamento, Roadmaps
Simplicidade, clareza e poder — é isso que torna os gráficos de Gantt uma escolha tão popular para organizar e exibir um plano de projeto. Construídos sobre uma barra horizontal que representa o progresso do projeto ao longo do tempo, esses gráficos dividem os projetos por tarefa, permitindo que todo o time veja o status das tarefas, a quem elas estão atribuídas e quanto tempo levará para concluí-las. Gráficos de Gantt também são facilmente compartilháveis entre membros do time e stakeholders, tornando-os ótimas ferramentas para colaboração.