회의 안건 템플릿

회의 안건 템플릿 소개

회의 안건은 회의 시간을 맞춰 생산적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 템플릿을 사용하여 회의 안건을 작성하면 성공적인 회의를 위해 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다.

다음은 우리 팀이 회의 안건 템플릿을 통해 얻을 수 있는 도움입니다.

회의 안건 템플릿이란 무엇인가요?

일반적인 회의 안건 템플릿은 팀 회의를 구조화합니다. 일반적으로 다음 정보를 포함합니다: 

• 날짜, 시간, 장소 및 참석해야 할 사람 등의 계획 세부 사항.

• 회의를 주관할 사람(들)의 이름.

• 주제 및 안건 항목.

• 목표 또는 목적.

• 회의가 끝나면 완료해야 할 작업 항목과 업무. 

회의 안건 템플릿을 사용하면 팀과 효과적으로 협업하는 데 도움이 됩니다. 안건을 마련하면 사람들이 언제 정보를 공유하고 언제 듣고 이해하는 것이 좋은지 명확히 할 수 있습니다. 

회의 안건이란 무엇인가요? 

누구나 길을 잃고 시간 낭비처럼 느껴지는 회의를 경험한 적이 있습니다. 직원들은 매달 31시간을 비효율적인 회의에 소비합니다. 

생산적인 회의를 진행할 가능성을 높이려면 회의 안건을 작성해야 합니다. 

회의 안건은 회의 전에, 회의 중에, 그리고 회의 후에 발생해야 할 사항에 대한 기대치를 설정합니다. 이것은 작업할 시간 범위를 제공하고 회의에 포함될 구체적인 세부 사항을 개요화합니다. 또한 정보에 입각한 결정을 내리고, 우선순위를 조정하며, 팀으로서 같은 방향으로 나아가는 데 도움을 줍니다. 

회의 안건은 어떻게 작성하나요? 

Miro를 사용하면 효과적인 회의 안건을 쉽게 작성할 수 있습니다. 우리의 협업 워크스페이스는 다가오는 회의를 위한 안건을 만들고 공유하기에 완벽한 캔버스입니다. 회의 안건 템플릿을 선택한 후, 다음 단계에 따라 자신만의 안건을 만들어 보세요.

1. 회의 종류를 개요화하세요. 회의의 종류는 다양하므로, 어떤 회의가 진행될 것인지 팀에게 미리 알려 준비할 수 있도록 하세요. 회의가 비동기식으로 진행되나요, 아니면 동기식으로 진행되나요? 회고인가요? 워크숍인가요? 참여자가 효과적으로 준비할 수 있도록 매개변수를 정의하세요. 

2. 회의록을 작성하세요. 회의의 다양한 부분에 할애할 시간을 정하세요. 이렇게 하면 모두가 회의에서 무엇이 진행되고 있으며 얼마나 시간이 걸릴지 알 수 있습니다. 또한 회의가 진행됨에 따라 회의를 원활하게 유지하는 데 도움이 됩니다. 

3. 전략적 정렬. 회의를 주도하는 사람을 파악하고 그들의 이름을 템플릿에 추가하세요. 이를 통해 회의를 적합한 사람이 주도하고 일정에 맞춰 진행할 수 있습니다.  

4. 회의 안건을 작성하세요. 회의 안건을 사용해 논의할 요점을 문서화하고, 참석자에게 제한된 시간 내에서 논의 주제를 할당하세요. 명확한 목표를 설정하고 관련 문서를 회의에 추가하세요. Miro의 회의 안건 템플릿을 사용하는 경우, 파일과 문서를 보드에 직접 추가할 수 있습니다. 

5. 회의를 문서화하세요. 회의가 시작될 때, 누군가가 메모를 남기고 회의록을 기록해두는 것이 유용합니다. Miro를 사용하면 Google 워크스페이스를 통합하여 쉽게 회의 메모를 작성하고 문서를 공유할 수 있습니다. 회의가 시작될 때 카운트다운 타이머를 사용하는 것도 일정을 지키는 데 도움이 됩니다. 

6. 다음 단계를 할당합니다. 회의가 종료되면, 각 팀원에게 다음 단계를 할당하세요. 이를 통해 각 팀원이 회의 이후에도 특정 작업에 대해 주체적으로 책임을 가질 수 있습니다. 높은 영향력과 투자 수익을 가져올 작업의 우선순위를 지정하세요. 

전문가 팁: 다음 단계를 요약하고 실행합니다. 명확한 실행 항목과 주요 내용을 가지고 긍정적인 분위기로 마무리하세요. 이 접근 방식은 각 팀원에게 다음 회의까지 수행하고 후속 조치할 과제를 제공합니다.

회의 안건에 무엇을 포함해야 할까요?

포함해야 할 안건 항목을 정하기가 어렵습니다. 비즈니스마다, 회의마다 다릅니다. 하지만, 자주 나타나는 일반적인 요소들이 있습니다. 

• 시간대. 회의가 시작하고 끝나는 시간과 그 사이 모든 과정.

• 참여자. 회의에 참석해야 하는 모든 사람. 

• 연사. 회의를 주도하고 원활하게 진행할 사람들. 

• 안건 주제. 회의에서 논의할 요점과 토론 항목. 

• 전체 목표/회의 목적. 회의의 목적. 

• 결과 및 결과물. 회의 결과와 다음 단계. 

• 작업. 회의가 끝나면 수행해야 할 작업들. 

의제를 작성할 때는 회의가 시작되기 전에 팀과 미리 상의하는 것이 유익함을 명심하세요. 참여자들에게 가장 관련성 있는 논점에 대해 피드백을 제공할 기회를 주세요. 모두가 자신의 의견을 듣고 환영받는다고 느낄 수 있도록, 이야기하고 싶은 주제나 현재 프로젝트 상태, 또는 공유하고 싶은 것이 있는지 물어보세요.

회의 안건 사용 시기 

회의에 앞서 회의 안건을 준비하는 것은 좋은 습관이지만, 다음은 회의 안건이 유용할 수 있는 몇 가지 특정 상황입니다: 

• 시간 제한을 준수해야 합니다. 긴박한 기한에 맞춰 작업하거나 참여자들이 매우 바쁜 경우, 안건은 따라야 할 시간표를 제공합니다. 회의 시간을 할당된 내에서 진행할 수 있도록 필요한 구조를 제공합니다.

• 회의 전에 참여자들이 준비할 필요가 있습니다. 의제는 회의 참여자들이 논의하고자 하는 내용을 파악하는 데 유용한 방법입니다. 그렇게 하면 회의 전에 준비할 수 있는 기회를 제공하고 회의 중 생산성을 높일 수 있습니다. 

• 참여를 독려하고 싶습니다. 의제를 제공하여 참여자의 참여도를 높이세요. 미리 준비하여 회의에 참석해 기여할 준비를 할 수 있습니다. 

최선의 방법으로, 회의 전에 미리 회의 안건을 작성하세요. 회의 최소 하루 전에는 팀에 발송하세요. 그렇게 하면 팀원들이 미리 안건을 검토할 시간을 가질 수 있습니다.