Définissez des exigences d’approvisionnement qui répondent aux besoins de l’entreprise tout en prenant en compte les priorités environnementales, sociales, de circularité et liées au risque fournisseur.
Objectif du modèle
Les décisions d’approvisionnement déterminent les coûts, la performance, la résilience, l’impact environnemental et la valeur sociale d’une organisation. Ce modèle aide les équipes interfonctionnelles à transformer un besoin d’achat en exigences d’approvisionnement claires, fondées sur des preuves et responsables.
Il aide les équipes à définir ce qu’elles doivent acheter, à déterminer ce qu’est une bonne performance fournisseur, quelles preuves sont requises, où se situent les lacunes et comment avancer en toute confiance.
Ce que contient le modèle
Le modèle suit six étapes interconnectées :
Besoin d’achat & contexte
Périmètre & priorités
Exigences à satisfaire
Données & preuves fournisseur
Propriétaires & parties prenantes
Lacunes & plan de sourcing
Chaque étape comprend des questions d’orientation couvrant les besoins métier, les exigences fonctionnelles, le coût, la qualité, la résilience de l’approvisionnement, les impacts environnementaux et sociaux, la circularité, les preuves fournisseurs, la responsabilité et la mise en œuvre.
Comment l’utiliser
Commencez par remplir l’en-tête du modèle, en indiquant le nom de l’achat, la date limite, le périmètre et le propriétaire du document.
Travaillez de l’étape 1 à l’étape 6. Ajoutez au fur et à mesure les éléments probants, hypothèses, questions, risques, décisions et informations pertinentes sur les fournisseurs. Lorsqu’une information manque ou est incertaine, consignez-la clairement plutôt que de deviner.
Utilisez l’étape des exigences pour distinguer les besoins indispensables, recommandés, optionnels et non prévus pour l’instant. Incluez, selon le cas, des exigences fonctionnelles, techniques, de qualité, de sécurité, environnementales, sociales, éthiques et liées à la circularité.
Concluez en vous mettant d’accord sur les écarts prioritaires, les éléments probants encore nécessaires, les options fournisseurs, les actions, les responsables désignés, les décisions clés et les échéances.
Atelier suggéré
Organisez cet atelier interfonctionnel de 90–120 minutes avant le démarrage d’un processus d’approvisionnement ou lorsqu’une approche d’achat existante doit être améliorée.
Avant la séance, rassemblez le dossier de justification commerciale, les spécifications actuelles, les informations sur les dépenses ou les volumes, les informations sur les fournisseurs, les politiques pertinentes, les contrats et toutes les données disponibles en matière de durabilité.
Commencez par valider le besoin, le périmètre et les priorités. Ensuite, parcourez les étapes « exigences » et « preuves fournisseur », en consignant ce qui est essentiel, ce qui peut être amélioré et quelles preuves sont nécessaires pour prendre une décision éclairée. Utilisez la dernière partie de la séance pour identifier les lacunes, désigner les propriétaires et valider le plan d’approvisionnement.
À qui s’adresse ce modèle
Utilisez ce modèle avec les équipes achats, durabilité, finance, juridique, opérations, services généraux, informatique, produit, technique, qualité et direction. Il est également utile lors des échanges avec les fournisseurs, les consultants, les auditeurs et les utilisateurs finaux.
Un point de départ, pas une liste exhaustive
Le modèle est prérempli avec des questions et des points de réflexion suggérés pour aider les équipes à démarrer. Ce sont des suggestions — pas des réponses figées ni une checklist complète. Modifiez-les, supprimez-les ou ajoutez-en pour qu’ils reflètent la catégorie, le marché, la zone géographique, la base de fournisseurs, les politiques internes et les priorités d’achat.
Ce que vous repartirez avec
Un périmètre d’approvisionnement partagé, des exigences priorisées, des besoins en preuves clairement définis, des propriétaires désignés, des lacunes identifiées concernant les fournisseurs et les données, et un plan d’approvisionnement opérationnel avec des actions et des échéances.
