Définir des exigences d’achat qui répondent aux besoins de l’entreprise tout en tenant compte des priorités environnementales, sociales, de circularité et de gestion des risques fournisseurs.
Objectif du modèle
Les décisions d’achat influent sur les coûts, la performance, la résilience, l’impact environnemental et la valeur sociale d’une organisation. Ce modèle aide les équipes transversales à transformer un besoin d’achat en exigences d’achat claires, fondées sur des preuves et responsables.
Il aide les équipes à définir ce qu’elles doivent acheter, à préciser les critères d’une bonne performance fournisseur, les preuves nécessaires, les lacunes à combler et la manière d’avancer en toute confiance.
Ce qui est inclus
Le modèle comporte six étapes reliées entre elles :
Besoins d’achat et contexte
Périmètre et priorités
Exigences à satisfaire
Données et preuves fournisseurs
Responsables et parties prenantes
Lacunes et plan d’approvisionnement
Chaque étape comprend des questions directrices couvrant les besoins métiers, les exigences fonctionnelles, le coût, la qualité, la résilience de l’approvisionnement, les impacts environnementaux et sociaux, la circularité, les preuves fournisseurs, les responsabilités et la mise en œuvre.
Comment l’utiliser
Commencez par remplir l’en-tête du modèle, en y indiquant le nom de l’achat, la date limite, le périmètre et le propriétaire du document.
Travaillez de l’étape 1 à l’étape 6. Ajoutez au fur et à mesure les éléments de preuve, hypothèses, questions, risques, décisions et informations pertinentes sur les fournisseurs. Lorsque des informations sont manquantes ou incertaines, consignez-les clairement plutôt que de deviner.
Utilisez l’étape des exigences pour distinguer les exigences indispensables, souhaitables, optionnelles et à exclure pour l’instant. Incluez, selon le cas, les exigences fonctionnelles, techniques, de qualité, de sécurité, environnementales, sociales, éthiques et liées à la circularité.
Terminez en convenant des écarts prioritaires, des éléments de preuve encore nécessaires, des options fournisseurs, des actions, des propriétaires responsables, des décisions clés et des délais.
Atelier proposé
Organisez cet atelier interfonctionnel de 90–120 minutes avant le lancement d’un processus d’approvisionnement ou lorsque l’approche d’approvisionnement existante doit être améliorée.
Avant la séance, réunissez la justification commerciale, les spécifications actuelles, les informations sur les dépenses ou les volumes, les informations sur les fournisseurs, les politiques pertinentes, les contrats et toutes les données de durabilité disponibles.
Commencez par vous mettre d’accord sur le besoin, le périmètre et les priorités. Ensuite, parcourez les étapes relatives aux exigences et aux éléments de preuve fournis par les fournisseurs, en consignant ce qui est essentiel, ce qui peut être amélioré et les preuves nécessaires pour prendre une décision éclairée. Utilisez la dernière partie de la séance pour identifier les lacunes, désigner des responsables et valider le plan d’approvisionnement.
Pour qui
Utilisez ce modèle avec les équipes achats, durabilité, finance, juridique, opérations, services généraux, informatique, produit, technique, qualité et direction. Il est également utile lors de vos démarches auprès des fournisseurs, des consultants, des auditeurs et des utilisateurs finaux.
Un point de départ, pas une liste complète
Le modèle est prérempli avec des questions et des points à considérer suggérés pour aider les équipes à démarrer. Ce sont des prompts — pas des réponses figées ni une checklist complète. Modifiez-les, supprimez-les ou ajoutez-en pour refléter la catégorie, le marché, la zone géographique, la base de fournisseurs, les politiques internes et les priorités d’achat.
Ce que vous obtiendrez
Un périmètre d’achat partagé, des exigences prioritaires, des besoins en preuves clairement définis, des responsables nommés, des lacunes identifiées chez les fournisseurs et dans les données, et un plan d’approvisionnement pratique avec des actions et des échéances.
