Plantilla de informe de evento
Crea una descripción general de un evento que planeas organizar.
Sobre la plantilla de informe de evento
¿Qué es un informe de evento?
Un informe de evento es una descripción detallada de un evento que planeas organizar. Antes de definir un evento, las empresas y organizaciones crean un informe de evento que sirve como andamiaje. El informe de evento típico incluye el propósito del evento, una cronología y fechas importantes, un presupuesto, información de los asistentes, una guía de aspecto y estilo y preferencias de lugar.
Cómo usar la plantilla de informe de evento
Para las empresas y organizaciones, organizar un evento es una gran apuesta. Los eventos son caros. Si un evento está bien planificado y ejecutado, puedes atraer más clientes e ingresos y generar publicidad positiva. Si el evento no sale como esperabas, te arriesgas a dilapidar recursos, a alejar a los clientes o a provocar a una tormenta de desprestigio en la prensa. El informe de evento sirve como base para tu evento. Te mostramos cómo puedes usar la plantilla para planificar y ejecutar un evento exitoso.
Paso 1: Describe el evento. Para que tu equipo de eventos o agencia tenga una imagen clara, es importante comenzar con una descripción detallada del evento. ¿Cuál es el estilo y el aspecto del evento? ¿Quién asistirá? ¿Cuál es el tema?
Paso 2: Aclara tus objetivos. Organizar un evento cuesta tiempo y recursos, por eso es importante que puedas vincularlo con un objetivo alcanzable. ¿Estás organizando un evento para aumentar el conocimiento sobre tu producto o empresa? ¿Estás organizando una recaudación de fondos con un objetivo monetario específico en mente? Según cuál sea tu objetivo, la agencia o equipo de diseño tomarán diferentes decisiones sobre el diseño, el tema, el estilo y aspecto y otros elementos importantes.
Paso 3: Establece un presupuesto y un cronograma. Cuando pienses en el presupuesto, te resultará útil definir cuánto quieres gastar por asistente. ¿Ofrecerás comida y bebidas? ¿Qué tipo de lugar alquilarás? ¿Dónde está ubicado ese lugar? ¿Necesitarás contar con personal en el lugar? Planifica el presupuesto a partir de los ingresos que esperas que genere el evento. Si ofreces boletos, por ejemplo, piensa en cuántos necesitas vender y a qué precio para obtener una ganancia.
Cuando tengas una idea del presupuesto, esboza un cronograma. Necesitarás tener una fecha definida para el evento, por supuesto, pero también tendrás que definir otros puntos importantes. Por ejemplo, quizás necesitas reservar un lugar al menos tres meses antes del evento, o quizás tienes que seleccionar un servicio de catering con un mes de anticipación.
Paso 4: Traza un perfil de los asistentes. Una cena para hacer contactos entre ejecutivos de ventas se verá muy diferente a una fiesta de fin de año entre colegas. Por eso es crucial incluir un perfil detallado de los asistentes.
Paso 5: Incluye una guía de estilo y aspecto. Tu equipo o agencia de eventos coordinará gran parte del estilo y el aspecto del evento, pero para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, puede ser útil incluir una guía sobre las expectativas de estilo y aspecto del evento. ¿Tu empresa u organización tienen colores o logotipos que te gustaría usar? ¿Prefieres algo elegante y sofisticado o algo divertido y alegre? Escribe una descripción breve que sirva como referencia para el coordinador de eventos a lo largo del proceso de planificación.
¿Por qué escribir un informe de evento?
No importa si estás planificando una recaudación de fondos, la celebración de un día festivo, una cena de agradecimiento a los clientes o un baile de caridad, en cualquier de los casos necesitarás escribir un informe de evento. El informe de evento sirve como un mapa para tu equipo de eventos, coordinador o agencia. Funciona como guía sobre el estilo y aspecto del evento, el presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información importante. Usa el informe de evento para mantenerte dentro de lo planeado, definir los objetivos y asignar interesados.
¿Por qué es importante un informe de evento?
Organizar un evento es un proyecto con muchas implicancias. Para las empresas pequeñas, startups, dueños de negocios individuales y organizaciones fin fines de lucro, un evento puede representar una parte considerable de sus recursos generales. Un evento bien organizado puede atraer ingresos, clientes y buena publicidad. Un evento mal organizado puede significar tiempo y recursos perdidos. Para las grandes empresas y corporaciones, los eventos son una oportunidad de mostrar lo que saben y pueden hacer. Pero las noticias sobre eventos fallidos suelen correr rápido.
Un informe de evento simplifica el complejo proceso de planificar un evento. Independientemente de si trabajas con una agencia de eventos o con un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en la misma página. Un informe de eventos te permite establecer objetivos claros, establecer, definir un cronograma y presupuesto, crear perfiles de los asistentes y asegurarte de que el lugar genere la impresión y tenga el estilo que imaginaste.
Cúando usar la plantilla de informe de evento
Usa la plantilla de informe de evento cuando necesites planificar y ejecutar un evento. Puede que te resulte especialmente útil si trabajas en la planificación del evento con un equipo multifuncional.
¿Por qué escribir un informe de evento?
Ya sea que estés planeando una recaudación de fondos, una fiesta, una cena de agradecimiento al cliente o un baile de caridad, deberás escribir un resumen del evento. El resumen del evento sirve como un mapa para tu equipo, coordinador o agencia de eventos. Proporciona orientación sobre la apariencia del evento, su presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información crucial. Utilice un resumen del evento para mantenerse encaminado, definir sus objetivos y asignar partes interesadas.
¿Qué contiene un informe de evento?
Un informe del evento simplifica el complejo proceso de planificación de un evento y contiene objetivos claros, un cronograma, un presupuesto, perfiles de asistentes y garantiza que su lugar se vea y se sienta como se imaginó. Independientemente de si está trabajando con una agencia de eventos o un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en sintonía, por esa razón es importante crear un resumen del evento con estos componentes.
¿Cómo escribes un brief para un evento?
Hay muchas formas en las que puedes escribir una breve descripción de un evento. En general, la regla de oro es ser objetivo y dar primero la información más sabrosa para que la gente quiera asistir al evento. Después de la información básica, como la dirección y el tema o temas del evento, puedes agregar cabezas de cartel u oradores destacados (si los hay), ejemplos de actividades y cerrarlo con una nota positiva o detallando por qué este evento es importante. Para escribir la descripción de su evento, puedes utilizar la plantilla de resumen de eventos personalizable de Miro.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de registro de embudo de conversión
Ideal para:
Decision Making, Product Management, Prioritization
Si estás trabajando en un producto tenga conversiones claras, puede resultarte útil estructurar el registro en torno al embudo de conversión para asegurarte de que estás llegando a tu audiencia. Crear un registro de embudo de conversión te permite reunir información sobre puntos débiles potenciales en tu embudo y oportunidades de crecimiento. Cuando hayas identificado esa información, podrás priorizar más fácilmente. Tú y tu equipo pueden usar el registro de embudo de conversión para centrarse en la conversión, retención y referencia o para ajustar el flujo de trabajo en productos más maduros.
Plantilla de diagrama de alineación
Ideal para:
Desk Research, Brainstorming, Reuniones de equipo
El diagrama de alineación se originó en el juego de rol de fantasía llamado Dragones y Mazmorras para que los jugadores pudieran clasificar a sus personajes según sus perspectivas éticas y morales. Desde entonces, las personas en todo el mundo han comenzado a usar el diagrama de alineación como una forma divertida de describir sus propias características y personas ideales, así como personajes ficticios, celebridades y mucho más. En la configuración convencional, tú averiguas tu ubicación en el diagrama de alineación según tus perspectivas de la ley, el caos, el bien y el mal. Pero puedes adaptar el diagrama de alineación para que se refleje cualquier tipo de características que quieras usar para crear personas ideales.
Plantilla de registro RAID
Ideal para:
Metodología Agile, Gestión de proyectos, Workflows Agile
Un registro RAID es una herramienta de planificación de proyecto que se concentra en cuatro áreas principales: riesgos, suposiciones, problemas y dependencias. Los riesgos son eventos que pueden tener un efecto adverso si ocurren, las suposiciones son cosas que asumes que pasarán para contribuir al éxito del proyecto (y que pueden tener consecuencias negativas sin no suceden), los problemas son riesgos que ya sucedieron y tienen un impacto negativo sobre el proyecto y las dependencias son las cosas que deben comenzar o terminar para que tu proyecto avance. Los registros RAID suelen usarse al inicio de un proyecto, pero también son útiles para promover la alineación y compartir el estado de proyectos que ya están en marcha.
Plantilla para newsletters
Ideal para:
Design, Marketing, Desk Research
Más allá de cuál sea tu negocio o el producto que ofreces, es buena idea mantenerte en contacto con tus clientes actuales y potenciales y mantenerlos al día con noticias, difusión de eventos y compartiendo contenido personalizado. Las newsletters te acercan una forma eficaz de hacerlo. Y esta plantilla es una forma fácil y rápida de comenzar. Elige el contenido que quieres destacar, escribe el texto y agrega cualquier imagen que quieras incluir. Luego redacta el asunto y haz clic en enviar.
Plantilla de matriz de comunicación
Ideal para:
Project Management, Project Planning, Meetings
La plantilla de matriz de comunicación sirve como un marco estructurado para negocios y proyectos para agilizar sus estrategias de comunicación. Al mapear los tipos de comunicación, sus propósitos, medios, frecuencias y audiencias previstas, la plantilla garantiza que cada interesado permanezca informado y alineado. Uno de sus principales beneficios es la mayor claridad que aporta. Al detallar las especificidades de cada punto de contacto de comunicación, la matriz elimina ambigüedades, asegurando que todas las partes involucradas sepan exactamente qué esperar y cuándo, lo que lleva a una colaboración más eficiente y menos malentendidos.
Plantilla de estrategia para salir al mercado
Ideal para:
Márketing, Desk Research, Planificación estratégica
No importa si cuán innovador o eficaz sea; si pasa inadvertido y sin que lo adopte el público correcto, el producto no despegará. Y aquí es donde entra en juego la estrategia para salir al mercado. Es un recurso único que aloja todas las investigaciones, insights y datos e incluye tu plan de negocios, público objetivo, enfoque de marketing y estrategia de ventas. La estrategia para salir al mercado es de especial importancia para cualquier startups que crezca rápidamente, tenga que tomar decisiones en segundos y, por lo tanto, estar completamente sincronizada.