Plantilla de diagrama de Gantt

Sobre la plantilla de diagrama de Gantt

Si lo que necesitas es poner a todo el equipo en la misma página, hacer el trabajo más productivo y comprensible, posiblemente te interesará crear un diagrama de Gantt online. Te ayudará a planificar el proyecto en el que estés trabajando para mantener a todos alineados ya sea que estén trabajando de forma presencial o en remoto. 

Normalmente, la plantilla de diagrama de Gantt es utilizada por los miembros del equipo que tienen una posición estratégica dentro de la empresa para planificar el trimestre, semestre, año o simplemente un proyecto. Haz que tu equipo no se pierda nada creando un diagrama de Gantt online para optimizar el tiempo y así poder estar un poquito más cerca de vuestro próximo gran éxito empresarial. 

Posiblemente ya estés familiarizado con el término, ya que este tipo de diagramas se llevan utilizando desde hace mucho tiempo para un sinfín de aplicaciones, siendo las más comunes la planificación de proyectos internos y externos, así como para fijar deadlines y, gracias a nuestra plantilla, podrás comenzar a crear uno de forma rápida y efectiva.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una representación gráfica muy potente y popular. Es un tipo de cronograma representa visualmente la progresión de un plan de proyecto a lo largo del tiempo. La mayoría de los diagramas de Gantt te muestran el estado de cada paso del proyecto y las partes interesadas.

Aunque los diagramas de Gantt varían según la organización, en general suelen tener algunos elementos clave:

1. En primer lugar, la lista de tareas se ubica verticalmente en el lado izquierdo del diagrama. Describe el trabajo del proyecto y a menudo se organiza en grupos y subgrupos.

2. En segundo lugar, la cronología se extiende horizontalmente en la parte superior del diagrama y exhibe la progresión del proyecto.

3. En tercer lugar, las barras horizontales del lado derecho del diagrama representan el progreso hacia un objetivo determinado. Los diagramas de Gantt también muestran logros, dependencias e interesados.

Es un diagrama que te permite tener toda la información de un proyecto plasmada en un tiempo determinado. En un vistazo puedes ver las tareas que hay que hacer, quién se encarga, cuál es el estado y cuál es la fecha de inicio y finalización tanto del proyecto general como de las subtareas del mismo. 

El papel del diagrama de Gantt en la actualidad

A pesar de que el diagrama fue creado por Henry Gantt a principios del siglo XX, hoy en día su diagrama sigue siendo uno de los más utilizados a la hora de gestionar proyectos. 

Durante los últimos años el teletrabajo ha aumentado más que nunca en la historia por motivos evidentes y en la época del trabajo híbrido (mezclando oficina con teletrabajo) hacer un diagrama de Gantt online es muy importante para gestionar las tareas de un equipo. Al no tener día a día de forma presencial con los miembros del equipo, pueden estar perdidos y no saber en ocasiones qué es lo que tienen que hacer. 

Crear un diagrama de Gantt puede solucionar ese problema para así poder no solo planificar el trabajo y los objetivos, sino también monitorizar el rendimiento para ver que se están cumpliendo los objetivos y se está trabajando de forma eficiente. Trabajar en sprints ayuda mucho en esta época y este tipo de diagramas se antojan fundamentales para trabajar de forma óptima.

En la actualidad, la digitalización de este tipo de diagramas ayudan en gran medida al reparto de funciones y en las tareas: 

1. Permite ver el progreso de forma instantánea - Antes, al estar en papel, era mucho más difícil poder ver todos los progresos porque el diagrama era simplemente negro sobre blanco, pero al hacerlo de forma digital permite ver el progreso de cada tarea de forma inmediata. No solo se puede ver en el calendario, sino que también, normalmente, puedes abrir las tarjetas para ver el día que se acabó y cuáles fueron los resultados obtenidos. Muchos trabajadores incluyen en estas tarjetas una lista de tareas a elaborar que puede ir marcándose como ya realizada para que el director del proyecto pueda ver en qué estado se encuentra el mismo cuando desee. Además, podrás acceder y modificar tu diagrama de Gantt desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar sin necesidad de estar en una oficina física. 

2. Los deadlines son más realistas - Cada tarjeta del diagrama representa una tarea y al estar situada entre un periodo de tiempo determinado ayuda a los trabajadores a conocer mejor no solo cuál será el deadline, porque eso se puede saber en cualquier momento, sino también a priorizar y a saber qué tareas tienen que realizar dependiendo del momento para alcanzar el bien común. En el día a día de un trabajador lo más importante es la planificación porque así el tiempo será empleado mejor y esto incrementa la productividad y, para que eso suceda, la elaboración de un diagrama de Gantt ayuda en gran medida.

3. Aclara el reparto de tareas - El proyecto u objetivo reflejado en el diagrama se divide en distintas iniciativas o tareas que serán elaboradas por distintos equipos y empleados. Los programas actuales que te permiten hacer el diagrama de Gantt te dan la opción de personalizar esas tareas ya sea añadiendo texto interno, añadiendo etiquetas, etc… Lo cual es muy positivo para saber quién se encarga de qué en cada momento. Eso facilita las dependencias de las tareas no solo para saber lo que cada empleado tiene que hacer, sino para ver el panorama general y saber a quien hay que acudir cuando haya un determinado problema con algo en concreto. El director del proyecto o iniciativa también podría ver a un golpe de vista no solo cómo va el progreso, como ya te dijimos, sino ver quién está teniendo dificultades, quién va bien y a evitar cualquier tipo de conflictos que puedan surgir sobre la marcha.

4. Permite aprender más rápido - Utilizar una plantilla de diagrama de Gantt te permite no solo ejecutar el plan más rápido sino que también el aprendizaje se acelera porque tú mismo puedes crear la plantilla que necesites en base a tus necesidades. Es decir, si llevas a cabo un proyecto sobre redes sociales un trimestre, puedes guardar esa información como una plantilla independiente que puedas utilizar en el próximo trimestre para comenzar más rápido. Eso permite al equipo ahorrar tiempo y aprender sobre lo que se hizo bien y se hizo mal en el pasado para pulir la estrategia para alcanzar el objetivo planteado.

Ventajas de utilizar un diagrama de Gantt

Como una herramienta diseñada para la gestión de proyectos, un diagrama de Gantt cuenta con una gran serie de beneficios: 

• Todo en un mismo lugar - Puedes ver todas las tareas en un mismo espacio sin tener la necesidad de tener tareas individuales separadas en distintos lugares. Eso permite ver todo lo que se hará, cómo se hará y cuándo. 

• Ayuda a planificar - Evitar la sobrecarga de los trabajadores es algo fundamental y una mejor planificación es la clave para que esa situación no dé lugar. El diagrama de Gantt facilita la planificación y el reparto de tareas para no solo conocer lo que hará cada trabajador, sino para ver si es realista, si se precisará de más ayuda o habrá que retrasar los deadlines iniciales.

• Motiva a los empleados - Sabiendo qué es lo que tienen que hacer, los miembros del equipo conocerán mejor cuál será su rutina para ponerse objetivos personales para llevarlos a cabo dentro de la estrategia. Además, conocer el objetivo final y sus tareas les permite saber cuál es su aportación al bien común, lo cual siempre es algo positivo para el empleado porque ve cómo sus esfuerzos están aportando al objetivo empresarial.

• Simplifica lo complejo - Puede haber algunos proyectos que se antojen complejos en cuanto a planificación y elaboración. La elaboración de un diagrama de Gantt te dará una hoja de ruta para saber qué es lo que hay que hacer y ver con antelación posibles problemas para evitarlos o para decidir una solución en el momento que ocurra. Ten todo planeado y evita situaciones incómodas creando este diagrama. 

• Personalización - Hacer un diagrama de Gantt online es sinónimo de personalización al máximo. En Miro puedes personalizar tu diagrama por colores, etiquetas y más, para que toda persona que esté involucrada en el proyecto pueda ver todo de forma fácil y simplificada. 

Cuándo usar un diagrama de Gantt

Puedes hacer un diagrama de Gantt online cuando necesites planificar y programar proyectos para tu equipo, asignar responsabilidades y ver cómo avanzan las tareas a lo largo del tiempo. Los diagramas también son excelentes herramientas de colaboración, ya que se pueden compartir fácilmente entre los miembros del equipo y los interesados.

El beneficio de los diagramas de Gantt es que te permiten a ti y a tu equipo ver rápidamente las tareas de un proyecto, el tiempo que tomarán y quién trabajará en cada una. También muestran cómo se interrelacionan y se articulan las tareas.

Lo complejo es cuando tienes que crearlo desde cero en distintas plataformas, pero gracias a nuestra plantilla de diagrama de Gantt podrás comenzar a trabajarlo más rápidamente porque ya te dejamos con un interesante punto de partida. La gestión del tiempo es uno de los objetivos fundamentales de este diagrama y gracias a la plantilla podrás aprovecharlo al máximo.

Normalmente las posiciones que más deberían de usar un diagrama de Gantt son: 

• CEOs

• Directivos

• Project managers

• Líderes de equipo

• Consultores

¿Tienes alguno de esos roles pero no sabes por dónde empezar? No te preocupes que en el siguiente apartado te contamos cómo hacerlo.

Cómo hacer un diagrama de Gantt

Crear un diagrama de Gantt online puede resultar complejo, pero nada más lejos de la realidad, sigue estos pasos para crear un: 

Establece un lapso de tiempo

Todo diagrama de Gantt de un proyecto bien hecho tiene que tener un inicio y un fin. De nada sirve tener el mejor proyecto si no se sabe el periodo de tiempo en el que se va a llevar a cabo. Un diagrama de Gantt puede ser una mezcla entre una línea del tiempo y un tablero kanban en el que se designan las tareas. Por ello, es esencial establecer un periodo de tiempo. 

Normalmente, según la forma de trabajar de la empresa, cada diagrama de Gantt suele durar un trimestre. Por ejemplo, digamos que queremos llevar a cabo una estrategia de comunicación para el lanzamiento de un nuevo producto. Entonces, establecemos que este diagrama comenzará el 1 de mayo y finalizará el 31 de julio. Puede ser que luego se demore más en el tiempo o que tenga un seguimiento posterior, no pasa nada porque podremos modificarlo sobre la marcha pero es importante tener un periodo para empezar y ya lo tenemos. 

Cuando ya sepas ese lapso de tiempo otro detalle que hay que tener en cuenta son las festividades, no solo para no planificar más de lo que se pueda hacer, sino porque las propias tareas pueden verse afectadas. Te lo explicaremos más adelante con detalle.

Añade las tareas 

Una vez que se sepa la estrategia que se quiere llevar a cabo, hay que añadir las tareas que se realizarán para conseguir el objetivo. Es muy importante que esas tareas tengan también una fecha de inicio y una fecha de finalización, ¿por qué? Porque los trabajadores tienen que saberlas para organizar mejor su tiempo y porque si no existen, no se definen bien los deadlines y puede que haya gente trabajando en distintas cosas a la vez sin ningún tipo de sentido.

Por ello, y continuando con el ejemplo que te dijimos en el punto anterior en el que queremos diseñar nuestra estrategia de comunicación perfecta para el lanzamiento de nuestro nuevo producto, añadiremos tareas como estas a nuestro diagrama de Gantt: 

• 2 de mayo - 6 de mayo: El equipo de producto presenta el producto y lo estudiamos. Reunión de lluvia de ideas de todo el equipo de comunicación para ver cómo podemos llevar a cabo la campaña de forma efectiva. 

• 9 de mayo - 13 de mayo: El equipo web prepara una landing page con el primer vistazo al producto. Redacción prepara el texto para la newsletter y para la landing page.

• 16 de mayo - 20 de mayo: El equipo de vídeo graba y edita el teaser del producto, solo 30 segundos de vídeo para captar la atención de los espectadores. El equipo de redacción comienza a redactar y finaliza la primera nota de prensa sobre el producto. El equipo web comienza con la web del producto en colaboración con la redacción para el copy. 

• 23 de mayo - 27 de mayo: Lanzamiento del primer video teaser así como la primera nota de prensa del producto. El equipo de redes sociales publica el vídeo y pinceladas de información en Instagram, Facebook y YouTube. Contactar con influencers para preparar reviews del producto.

• 30 de mayo - 3 de junio: Preparación de nota de prensa de lanzamiento. El equipo web finaliza con la página principal del producto y el equipo de vídeo edita el vídeo de presentación.

• 6 de junio - 17 de junio: Lanzamiento de nota de prensa en medios digitales y prensa escrita. Vídeo de presentación publicado en YouTube. Distintos posts en Facebook, Instagram y LinkedIN sobre el lanzamiento del producto. Publicación de la página web del producto.

• 20 de junio - 24 de junio: Concurso en Facebook para conseguir el producto. Publicación de videos de influencers haciendo una review del producto. Redacción y lanzamiento de una nueva newsletter presentando el producto en profundidad.

• 27 de junio - 15 de julio: Anunciar ganadores de concursos en Facebook. Creación entradas del blog separadas con los distintos contenidos de los influencers. Preparar y grabar vídeo con clientes reales sobre lo que piensan del producto. 

• 18 de julio  - 29 de julio: Edición y publicación en YouTube de opiniones de personas reales sobre el producto. El equipo de redacción prepara otra newsletter y un post en el blog para dar más visibilidad al vídeo. El equipo de redes sociales promociona el vídeo en Facebook y YouTube. 

Indirectamente, ya se han repartido las tareas y cada equipo tendría que tener su propias tarjetas a lo largo del diagrama de Gantt con sus objetivos propios. Nunca se incluirán tareas de distintos equipos en una misma tarjeta, al menos que su trabajo conjunto sea totalmente necesario. Cada tarjeta, dependiendo del equipo, puede tener un color diferente para que sea fácil de comprender.  

Todas estas tareas las podemos considerar tareas principales, pero luego cada una puede ser expandida en distintas subtareas. Internamente en cada equipo, será el manager el encargado de asignar distintas tareas a cada trabajador dentro de esas subtareas. 

Aquí hay que tener en cuenta también los factores externos que puedan suponer un problema para la elaboración normal de tareas, es decir, si en una semana tenemos tres días de vacaciones, lo ideal sería no tener acciones que requieran de mucho tiempo de elaboración ya que no va a ser realista. Ahí es donde entra la figura del manager que es quién debe conocer esto para planificar de la mejor forma posible en el diagrama de Gantt.

Crea las dependencias 

Este es un momento muy importante para la correcta elaboración del diagrama de Gantt. Muchas de estas tareas no se pueden llevar a cabo si no se han finalizado otras antes, por lo que el nivel de dependencia será muy alto. Por ejemplo, no será posible publicar un vídeo en YouTube si el vídeo no se ha finalizado, algo básico pero que hay que tener muy en cuenta. 

Para ello puedes crear líneas de dependencia uniendo las tarjetas entre sí según lo importante que sean unas para otras. Como ya se tienen definidas las tareas principales a llevar a cabo, lo ideal es que cada manager de equipo se reúna con sus trabajadores para poner en común dudas y sugerencias y así conocer de primera mano cuáles pueden ser las dependencias más importantes para priorizar y así poder reflejarlas en el diagrama de Gantt. 

Corrige según sea necesario

Modificar el diagrama de Gantt no es lo ideal pero hay veces que es necesario. Puede que el equipo de vídeo necesite más tiempo para la edición porque se complicó el rodaje, o que el redactor encargado de una nota de prensa se ponga malo una semana, son cosas que pasan y no pasa nada, pero hay que saber actuar a tiempo. 

Lo positivo es que las herramientas para hacer diagramas de Gantt de la actualidad permiten hacer esos cambios sin necesidad de hacer el diagrama de nuevo. Además, te permitirán notificar de los cambios a los demás equipos para que todos estén en la misma página para alcanzar el bien común de la empresa. 

Aprende de los errores

Una vez que la estrategia o proyecto ya haya finalizado, es importante aprender de los errores realizados y no hay que tener miedo a incluirlos en el diagrama de Gantt para que no vuelvan a ocurrir. Se puede llevar a cabo una retrospectiva y añadir en el propio diagrama los problemas que han surgido en las distintas tarjetas. No hay que tener miedo a fallar porque de los errores se aprende y si se conocen estos incidentes con antelación, la próxima vez no sucederán y nuestro diagrama estará mucho más pulido.

Miro como herramienta para hacer diagramas de Gantt

En Miro puedes crear un diagrama de Gantt online comenzando con nuestra plantilla diseñada por profesionales para comenzar rápido. Para ello solo tienes que seguir estos pasos: 

Inicia sesión con tu cuenta de Miro - Si no tienes una puedes crearla en segundos de forma completamente gratuita.

Abre la plantilla de diagrama de Gantt - Puedes seleccionar la plantilla directamente desde esta página haciendo clic en “Utiliza la plantilla” o agregándola desde el icono de plantillas situado en la barra de herramientas de la izquierda en el tablero. 

Comienza por lo básico - Comienza con una lista de las tareas en la parte de la izquierda y una cronología en la parte superior. Esto puede variar según la necesidad, pero siempre en la parte superior debería estar la cronología que, normalmente, se separa por semanas. La parte de la izquierda puede variar más según la necesidad del momento.

Crea tarjetas con las tareas - Cada tarea está representada por una barra; la posición y la longitud de la barra refleja las fechas de comienzo y final y la duración de cada actividad. Una vez las tengas terminadas, no te olvides de añadir a los miembros del equipo destinados a hacerlas. También se puede poner la fecha límite dentro del lapso de tiempo estimado, una descripción y más.

Reúnete con tu equipo - Invita a cualquiera de los miembros a colaborar en el diagrama de Gantt para que puedan ver cambios como tareas completas o nuevos procesos agregados en tiempo real. Aunque tú seas el manager, siempre deja margen a recibir feedback de los empleados para ver cómo de realista es el cronograma y las tareas.

Manos a la obra - Si seguiste los pasos, ya tendrás tu diagrama de Gantt completado, ahora solo queda ponerse a trabajar y cumplir con los deadlines y objetivos.

Guárdalo - Una vez finalizado, si así se desea, se puede exportar en formato PDF o JPG. Lo ideal es mantenerlo online por posibles cambios, pero también se tiene la posibilidad de exportarlo.

Un diagrama de Gantt completamente personalizable

Cada tarjeta del diagrama es completamente personalizable a tu antojo pudiendo incluir, entre otras cosas: 

• Responsable de la tarea (individuo o equipo)

• Prioridad

• Deadline

• Links

• Descripción e información

Además, puedes subir cualquier tipo de archivo importante (Office, Excel, Google Docs, PDF, JPG, PNG) para mantener todo en un solo lugar. También puedes usar las funciones de notas digitales y comentarios para explicar y debatir las tareas si los miembros del equipo necesitan aclaraciones.

Aunque esté finalizado, el diagrama de Gantt se puede ir actualizando a medida que se requiera, ya sea porque hayan surgido nuevas tareas que requieren prioridad, se hayan terminado las existentes y se quiere poner el resultado y por muchas cosas más. Por supuesto, también puedes cambiar el color de la tarjeta dependiendo del fin o del equipo, por ejemplo.

Además Miro te ofrece un tablero infinito para que lleves a cabo no solo tu diagrama de Gantt online, sino que también puedes incorporar más integraciones importantes que se asocian a este tipo de diagramas como Jira, Trello, Spreadsheets… Es decir, a pesar de que tengas todas las tareas bien definidas, siempre podrás utilizar la pizarra online para añadir toda la información que necesites y tener todo en un solo lugar. 

Ejemplo de diagrama de Gantt

Si abres la plantilla, podrás ver un ejemplo básico de diagrama de Gantt para que te inspire al crear el tuyo justo al lado. Además, te hemos dejado un vídeo explicativo para que puedas ver de forma visual el ejemplo que hemos creado para que te ayude a la elaboración del tuyo propio. 

Si te resulta difícil seguir nuestra plantilla de diagrama de Gantt, no te preocupes porque si es la primera vez que haces uno, es uno de los diagramas más complejos. Lo que puedes hacer mientras tanto es ir aprendiendo más rápido con nuestra plantilla de línea de tiempo, la plantilla kanban o los diagramas de carriles de nado. Todos te ayudarán a desarrollar la habilidad de crear el mejor diagrama de Gantt a lo largo del tiempo. 

Otro ejemplo es, si quieres crear un sitio web, puedes llevar a cabo un diagrama de Gantt en el que tengas que incluir en todo momento las tareas que hay que llevar a cabo, como por ejemplo: 

1. Desarrollar el menú

2. Diseño y creación de la UI

3. Creación de mockups

4. Desarrollar la web

5. Testear el sitio 

6. Optimizarlo para SEO

7. Añadir los primeros contenidos

Como te comentamos, el diagrama de Gantt se utiliza a muchos niveles así que no tengas miedo de adaptarlo según tus necesidades, te ayudará.

Alternativas al diagrama de Gantt

En la actualidad hay muchas alternativas al diagrama de Gantt. Aunque es muy completo, puede que sea demasiado complejo para algunas personas y prefieran realizar otros tipos de diagramas. Sea como fuere, hay una serie de alternativas que pueden funcionar bien: 

• Diagrama PERT - Muchos consideran que el diagrama de PERT es la evolución del diagrama de Gantt. Es una hoja de ruta visual que se utiliza también principalmente para la gestión de proyectos. Al igual que el diagrama de Gantt, ayuda a planificar el tiempo necesario para realizar un proyecto así como la asignación de tareas. 

• Tablero kanban - Ya te hemos dicho que un diagrama de Gantt es la suma de una línea del tiempo con un tablero kanban por lo que si lo que necesitas son las tareas, un kanban te puede ayudar mucho. Es más fácil de elaborar que un diagrama de Gantt pero se centra más en las tareas que en el tiempo.

Complementos para el diagrama de Gantt 

En relación al diagrama de Gantt, hay muchos otros diagramas complementarios que pueden ayudarte a perfeccionarlo. 

• Diagrama de Venn - Un diagrama de Venn se utiliza para ver la relación entre dos o más objetos, puede ser utilizado a la hora de elaborar cada tarea por equipos del diagrama de Gantt para profundizar en algún concepto importante. Por ejemplo si se quiere lanzar un producto, se haría para ver qué productos similares hay y ver qué ofrecemos nosotros que el resto no tenga para utilizarlo como baza principal en, por ejemplo, la comunicación.

• Diagrama de Ishikawa - Si lo que se busca es solucionar problemas, el diagrama de Ishikawa es lo que estás buscando. No solo es una alternativa sino que puede ser un añadido que se pueda elaborar al mismo tiempo que el diagrama de Gantt. Es decir, detectamos un problema en el diagrama de Gantt, pues elaboramos un diagrama de Ishikawa para atajarlo de raíz y que desaparezca lo antes posible. 

Una de las principales ventajas que te ofrece Miro en este sentido, es que al ser un tablero infinito se pueden tener tantos diagramas como se quieran en un mismo lugar, incluso enlazarlos unos con otros para una mejor conexión. 

Conclusiones

Crear un diagrama de Gantt puede ayudarte notablemente a la hora de elaborar una estrategia. Es posiblemente la herramienta más utilizada en la gestión de proyectos y por algo es. Mantén a todo el equipo en sintonía y míralo todo desde un solo lugar para que la planificación sea óptima y la ejecución esté a la altura. 

Planifica el diagrama de Gantt con tu equipo de trabajo y con todas las personas que participarán para que no se pierdan nada y sepan cuál es su aportación a los intereses generales de la empresa. De esa forma se sentirán más importantes y su confianza crecerá. 

Miro te ayuda a realizar el diagrama de forma sencilla estés donde estés y desde cualquier dispositivo. Puedes hacer solo el diagrama de Gantt o combinarlo con otros para que el proyecto esté lo más completo posible. Todo en un mismo lugar. 

Hacer un diagrama de Gantt puede ser complejo si no sabes por dónde empezar, pero gracias a la plantilla que te ofrecemos podrás crear un diagrama de Gantt sencillo a la par que efectivo con todo tu equipo. Puedes invitarles al tablero fácilmente para elaborarlo sin la necesidad de que estéis en la misma sala. Se puede hacer de forma colaborativa gracias a nuestra función de videollamada o nuestra integración con Zoom. Una vez acabado se puede modificar con facilidad, exportarlo en jpg o pdf o acceder desde cualquier dispositivo. 

Si lo que buscas es gestionar tu proyecto de la forma más completa, sin duda el diagrama de Gantt es lo que estás buscando.