Diagrama de Gantt

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt es una herramienta para organizar y gestionar proyectos. Se trata de un diagrama de barras horizontales que describe todas las tareas de un proyecto en función de un calendario. La creación de un diagrama de Gantt ayuda a los gestores de proyectos a visualizar las tareas necesarias y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. 

El gráfico debe su nombre a su creador, Henry Gantt, que lo desarrolló a principios del siglo XX para mostrar el calendario de un proyecto. Utilizaba estos gráficos para operaciones sistemáticas y rutinarias, como la gestión de la productividad de los empleados.

Hoy en día, utilizar un diagrama de Gantt en la gestión de proyectos es útil por muchas razones. Permiten a los equipos de proyecto gestionar mejor sus tareas, mejorar la asignación de recursos e identificar dependencias.

La estructura de un diagrama de Gantt suele incluir dos secciones. El eje horizontal describe las tareas individuales, mientras que el eje vertical muestra el calendario de trabajo. A continuación, se añaden barras al diagrama para representar la duración de cada tarea.

Los diagramas de Gantt también pueden incluir hitos, personas asignadas y dependencias entre tareas (más adelante hablaremos de ello).

¿Cómo debe ser un buen diagrama de Gantt?

He aquí algunos componentes clave que te ayudarán a obtener los mejores resultados posibles de tu diagrama de Gantt:

Aclara los objetivos del proyecto

Antes de crear un diagrama de Gantt, debes tener claros los objetivos de tu proyecto. Si no es así, es posible que te encuentres sin la orientación necesaria para completar el proyecto.

La buena noticia es que hay métodos que puedes utilizar para crear objetivos de proyecto claros. Echa un vistazo al marco de objetivos SMART como ejemplo. SMART es el acrónimo de (en inglés) específico, medible, alcanzable, relevante y oportuno. Te anima a pensar estratégicamente sobre tus objetivos para asegurarte de que son lo más claros y relevantes posible.

Entiende qué tareas son críticas

Las tareas críticas son actividades que retrasarán la fecha de finalización de un proyecto si no se completan a tiempo. Identificar estas tareas en tu diagrama de Gantt puede ayudarte a mejorar la priorización de tareas, crear un calendario de proyecto realista y asegurarte de que tu proyecto se mantiene dentro del presupuesto.

Puedes utilizar la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) para identificar las tareas críticas de un proyecto. Echa un vistazo a nuestra plantilla de diagrama PERT para obtener más información.

Define claramente las tareas

Aunque los diagramas de Gantt pueden proporcionar una visión general de alto nivel de tu proyecto, sigue siendo necesario definir claramente las tareas necesarias. Si un miembro del equipo llega a una tarea sin tener suficiente información, tendrá que hablar con otro para comprenderla mejor.

Esto puede ralentizar el progreso de un proyecto, por lo que es importante que todas las tareas estén claras.

Si utilizas Miro para crear tu diagrama de Gantt, puedes añadir información detallada dentro de cada barra de tareas. Simplemente haz clic en la barra y aparecerá una ventana emergente. En esta ventana, puedes escribir una descripción de la tarea, añadir etiquetas, cambiar los colores de la barra y actualizar el estado de la tarea.

Cómo hacer un diagrama de Gantt

Hemos descrito algunos pasos sencillos que puedes seguir para crear tu propio diagrama de Gantt:

Revisa el alcance del proyecto

Antes de crear tu diagrama de Gantt, necesitas tener una idea clara del alcance del proyecto.

El alcance del proyecto describe los aspectos clave del mismo. Incluye los objetivos, entregables, requisitos, tareas, costes y plazos del proyecto. Suele ser un documento, pero también puede tener otro formato. 

Echa un vistazo a nuestra plantilla de alcance del proyecto para ver el alcance del proyecto en un tablero Kanban online.

Comprender el alcance de tu proyecto te coloca en una buena posición para crear un diagrama de Gantt de éxito.

Tendrás una idea clara de lo que implica el proyecto, cuáles son los objetivos y por qué se está llevando a cabo. Como resultado, podrás añadir al diagrama todas las tareas, plazos e hitos relevantes.

Añade las tareas del proyecto

Una vez revisado el alcance del proyecto, puedes empezar a añadir tareas al diagrama de Gantt. Aquí es donde entran en juego las barras.

Cada barra de un diagrama de Gantt representa una tarea diferente y su duración. Dependiendo de la estructura del diagrama, estas barras también pueden mostrar en qué consiste la tarea y a quién está asignada.

También puede categorizar las tareas en función del tipo de trabajo. Por ejemplo, puedes separar las tareas en los siguientes departamentos:

• Ventas

• Marketing

• Finanzas

• Operaciones

• Desarrollo de productos

• IT

Dividir las tareas en diferentes categorías permite tener una mejor visión del conjunto de un proyecto. También facilita que los distintos equipos vean de qué tareas son responsables, lo que resulta especialmente útil si el proyecto es complejo. Al categorizar las tareas, los equipos pueden ver fácilmente qué tareas son relevantes para ellos en lugar de ver todas y cada una de las tareas del proyecto.

Establece un marco temporal

Con todas las tareas ahora en el gráfico, puedes añadir la duración de cada tarea. Si utilizas una plataforma online como Miro, puedes seleccionar una fecha de inicio y de finalización en la plantilla de diagrama de Gantt. Entonces, la barra saltará automáticamente al lugar correcto del gráfico.

Si no sabes cuánto tiempo estimar para cada tarea, no te preocupes. Existen diferentes formas de estimar la duración de una tarea, entre las que se incluyen las siguientes:

Entiende qué implica la tarea

Primero hay que saber qué actividades son necesarias para completar la tarea. ¿Cuál es el resultado deseado? ¿Es una tarea compleja? ¿Se necesitan varias personas? Toda esta información le ayudará a juzgar cuánto tiempo debe llevar la tarea.

Revisa los datos históricos

Echa un vistazo a proyectos anteriores para ver cuánto han durado las tareas en el pasado. Puedes utilizar esta información para estimar la duración de las tareas de tu proyecto actual.

Habla con las personas asignadas

Si tienes poca o ninguna experiencia en algunas áreas del proyecto, es buena idea que hables con personas de esa área de trabajo. Tendrán la información que necesitas para ayudarte a determinar cuánto tiempo debería llevar cada tarea.

Solicita la aprobación de los principales interesados

Una vez que todas las tareas estén en el diagrama, tendrás una idea más clara de cuánto tiempo llevará completar todo el proyecto. Puedes compartir esta información con las principales partes interesadas para mantenerlas informadas y pedirles su aprobación antes de seguir adelante.

Una vez acordado el calendario del proyecto, puedes añadir la información al plan del proyecto. Documentar esta información ayuda a evitar que se amplíe el alcance del proyecto, lo que puede causar retrasos e impedir que se complete.

Identifica las dependencias

Ahora que tu diagrama de Gantt tiene luz verde, puedes identificar las dependencias. Esto significa detectar las tareas que no pueden avanzar hasta que otras se hayan iniciado o completado.

En la mayoría de los casos, las dependencias resultarán obvias al trazar todas las tareas del proyecto. Si no lo son, tendrás que buscar tareas que no puedas realizar hasta que se produzcan determinados acontecimientos dentro de una tarea anterior. Una vez mapeado esto, puedes añadir flechas entre las tareas dependientes para mostrar qué tareas son críticas para la finalización del proyecto.

Compártelo con tu equipo de proyecto

Una vez terminado el diagrama de Gantt, compártelo con tu equipo de proyecto para que lo revise. De este modo, tu equipo podrá hacer preguntas y dar su opinión sobre el proyecto.

Si utilizas Miro para gestionar tu diagrama de Gantt, sólo tienes que compartir el diagrama con tu equipo de proyecto y ellos podrán añadir comentarios directamente al diagrama. De este modo, te resultará más fácil revisar sus comentarios.

Lanza el proyecto

Con todo el mundo a bordo, por fin puedes lanzar el proyecto. Pero el trabajo aún no ha terminado.

A medida que avance el trabajo, tendrás que consultar el diagrama para seguir el progreso del proyecto. Esto te ayudará a abordar cualquier problema que pueda haber surgido y a asegurarte de que vas por buen camino para la entrega del proyecto.

A la hora de comprobar el progreso del proyecto, puede ser útil utilizar una herramienta de diagramas online. Te permite comprobar el progreso de las tareas en tiempo real y corregir rápidamente las cosas si no van según lo previsto.

También significa que el equipo del proyecto siempre puede acceder a la versión más actualizada del gráfico. Pueden ver al instante cómo va el proyecto, qué tareas les quedan por completar y en qué tareas están trabajando otros miembros del equipo.

Ventajas de utilizar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt son una herramienta esencial para mantener el rumbo de los proyectos y obtener resultados. A continuación se detallan algunas de sus principales detalles:

Organizar eficazmente las tareas del proyecto

La sencilla estructura de un diagrama de Gantt facilita la organización de las tareas del proyecto. Basta con añadir las tareas al diagrama, programar sus fechas de inicio y fin, y encajarlas en el proyecto en el orden correcto.

El formato de un diagrama de Gantt también permite a los equipos de proyecto ver todas las tareas en un solo lugar, lo que les ayuda a seguir el progreso y organizar la estructura del proyecto.

Identificar dependencias

Las dependencias son una serie de tareas que determinan la secuencia del trabajo. Para que un proyecto avance, las tareas dependientes deben completarse en un orden determinado. No hacerlo puede retrasar todo el proyecto.

Por ejemplo, supongamos que tu proyecto tiene tres tareas dependientes: A, B y C. La Tarea B no puede empezar hasta que la Tarea A esté completa, lo que significa que la Tarea B depende de la Tarea A. Además, la Tarea C no puede empezar hasta que la Tarea B esté completa.

Los jefes de proyecto pueden utilizar diagramas de Gantt para identificar estas dependencias. La estructura de diagrama de barras facilita la detección de estas tareas y su seguimiento a medida que avanza el proyecto. También se pueden añadir flechas entre las tareas dependientes para que la secuencia quede clara para el resto del equipo del proyecto.

Mejora la colaboración en equipo

Un diagrama de Gantt ayuda a los equipos de proyecto a colaborar. Su estructura es fácil de entender, lo que significa que todo el mundo puede ver de qué tareas es responsable, quién es responsable de otras tareas y cómo el trabajo de cada persona contribuye al panorama general.

Para mejorar aún más la colaboración, puedes utilizar una plataforma online para crear y compartir tu diagrama de Gantt con el equipo del proyecto y otras partes interesadas.

Crear un diagrama de Gantt online permite a los equipos remotos e híbridos trabajar juntos virtualmente para entregar el proyecto final. También significa que los equipos de proyecto siempre tienen acceso a la versión más actualizada del proyecto. Pueden acceder al diagrama de Gantt en tiempo real para ver cómo avanzan las cosas y qué tienen que hacer para que sigan avanzando.