Plantilla de diagrama de PERT

Sobre la plantilla del diagrama de PERT

Un diagrama de PERT te permite crear una hoja de ruta visual de un proyecto. Te permite ver las interdependencias entre las tareas del proyecto, y puede ayudarte a identificar posibles cuellos de botella.

Sigue leyendo para saber más sobre este diagrama y ver cómo puedes crear el tuyo propio utilizando nuestra plantilla de diagrama PERT.

¿Qué es un diagrama PERT?

Un diagrama o gráfico de la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT), por sus siglas en inglés, es una herramienta de gestión de proyectos que se utiliza para representar visualmente el calendario de un proyecto. Se trata de un diagrama de red que establece el calendario completo del proyecto, incluyendo las tareas y los hitos.

PERT te ayuda a predecir el tiempo necesario para completar un proyecto, asignar tareas a los empleados y encontrar una ruta crítica.

En la gestión de proyectos, la ruta crítica es la secuencia más larga de tareas esenciales necesarias para completar un proyecto. El diagrama de PERT utiliza duraciones variables de las tareas, lo que lo convierte en un enfoque más matizado que el método estándar del camino crítico.

¿Cómo funciona un diagrama PERT?

Un diagrama de PERT consta de dos elementos principales: nodos y vectores. Los nodos son círculos o rectángulos que representan los hitos del proyecto y los principales acontecimientos. Los vectores son líneas que representan las tareas. La dirección de los vectores muestra la secuencia de finalización de las tareas o eventos.

Se pueden añadir números a los vectores para indicar el orden en que deben completarse los eventos. La mayoría de los gestores de proyectos también indican el tiempo necesario para ir de un nodo a otro en el vector.

En el diagrama de PERT, se suelen utilizar tres estimaciones de tiempo diferentes para cada tarea:

• Tiempo optimista: La cantidad mínima de tiempo necesaria para realizar una tarea en un mundo ideal.

• Tiempo pesimista: La cantidad de tiempo que su equipo podría necesitar para terminar una tarea si las cosas van mal.

• Tiempo más probable: La mejor estimación de cuánto tiempo llevará terminar una tarea.

Al indicar el tiempo en un diagrama de PERT, puede utilizar el tiempo más probable o crear una variación con cada estimación para crear diferentes plazos potenciales del proyecto.

Las tareas que dependen unas de otras deben realizarse en un orden específico. Así, si la Tarea B depende de la Tarea A, el vector se dibuja desde la Tarea A hasta la B, ya que A debe completarse primero.

Se pueden tener diferentes tareas o elementos en la misma etapa que no estén relacionados entre sí. A éstas las llamamos tareas paralelas.

Beneficios de hacer un diagrama de PERT

Estas son algunas de las razones por las que muchos gestores de proyectos crean un diagrama de PERT:

• Ayudan a los gestores a calcular el tiempo y los recursos necesarios para completar un proyecto.

• Un diagrama de PERT bien elaborado, visualiza todo el calendario del proyecto, lo que lo convierte en una valiosa herramienta que ayuda a comunicar los objetivos y los hitos a los interesados.

• Ayudan a desglosar proyectos complejos en hitos y objetivos alcanzables.

• Los project managers pueden entender y pedir activos durante cualquier etapa de producción en el curso de todo el proyecto.

• Es una visualización tangible del proyecto que facilita el trabajo conjunto en un proyecto. Se pueden aliviar las dudas o consultas sobre el calendario o la secuencia del plan del proyecto consultando el gráfico.

• Los diagramas de PERT son flexibles y pueden modificarse fácilmente para adaptarse a las alteraciones del plan del proyecto.

• Los project managers pueden identificar a todos los empleados responsables de la finalización satisfactoria del proyecto, incluidos los miembros del equipo de diferentes departamentos.

¿Cuándo utilizar un diagrama PERT?

Un diagrama de PERT es una herramienta excelente para los gestores de proyectos en las primeras fases del proceso de planificación. Puede ayudarles a evaluar el alcance, los recursos necesarios y un calendario aproximado de un proyecto.

• Determinar la ruta crítica y empezar rápidamente

El principal caso de uso de un diagrama PERT es determinar la ruta crítica de un proyecto. Cuando se presenta el cronograma completo del proyecto de forma visual, es más fácil ver qué secuencia de tareas puede llevar a la finalización del proyecto con mayor rapidez. Esa es una de las ventajas únicas de un diagrama PERT en comparación con otros métodos.

• Evaluar los recursos necesarios antes de iniciar el proyecto

Un cronograma visual ayuda a los gestores de proyectos a comprender qué se necesita en cada etapa del proyecto. Pueden planificar el número de empleados que necesitan, los recursos, el software y otros requisitos. También ayuda a las partes interesadas en el proyecto a entender su papel en el proceso.

• Estimar el calendario

Todos los clientes quieren saber cuándo se completará su proyecto. Aunque un diagrama de PERT no le lleve a un tiempo de finalización específico, utiliza rangos de duración de las tareas, dependencias y mucho más. Utilizando los distintos puntos de datos, puede estimar la duración global del proyecto.

Cómo utilizar la plantilla del diagrama de PERT

Un diagrama de PERT es fácil de crear y compartir utilizando la pizarra virtual de Miro. Después de seleccionar la plantilla, sigue estos pasos:

• Paso 1: Identificar las tareas del proyecto. Enumera todas las tareas individuales del proyecto y reúne la información necesaria.

• Paso 2: Enumerar las dependencias de las tareas. Mira que tareas dependen de la finalización de una tarea anterior antes de comenzar.

• Paso 3: Definir los eventos o hitos del proyecto. Puedes utilizarlos para ayudar a seguir el progreso del proyecto dibujando nodos con forma de rectángulo o círculo para indicarlos.

• Paso 4: Utiliza flechas o vectores para conectar los diferentes nodos. Las flechas representan tareas. Las flechas que van de una tarea a otra representan una tarea dependiente. Añade en los vectores los plazos previstos para cada fase.

• Paso 5: Utiliza flechas divergentes para las tareas concurrentes. También puedes utilizar líneas de puntos para mostrar las dependencias que no necesitan recursos.

• Paso 6: Identifica una ruta crítica y utiliza contornos de nodos de diferentes colores o un color de flecha específico para visualizarla.

• Paso 7: Comparte tu diagrama. Una vez que hayas terminado tu diagrama de PERT, puedes compartirlo con tu equipo y con los principales interesados. Usando Miro, es fácil actualizar el diagrama basado en sus comentarios.

Ejemplo de un diagrama PERT

Utilicemos el desarrollo de productos y las campañas de lanzamiento como ejemplo de diagrama de PERT para ayudarte a entender cómo funcionan.

Para este proyecto, hay diez momentos críticos:

• Fecha de inicio

• Diseñar el hardware

• Crear el documento de especificaciones

• Escribir los tutoriales

• Lanzar el prototipo

• Probar el hardware

• Liberar el hardware

• Corregir los tutoriales

• Publicar los tutoriales

• Finalizar la fecha

Los nodos representarán estos eventos en el gráfico. A continuación, utiliza flechas para conectar un nodo con otro y numera estas flechas para establecer una secuencia.

Por ejemplo, "Datos de inicio" será el primer nodo. Dibuje una flecha desde ese nodo hasta "Hardware de diseño". Esta es la primera secuencia del proyecto que hay que completar.

Puedes dibujar flechas divergentes desde el primer nodo para definir diferentes flujos de trabajo. En este ejemplo, puedes dibujar flechas en tres direcciones: un flujo de trabajo para el diseño del producto, otro para las especificaciones y las pruebas, y otro para la creación y publicación de tutoriales. Las flechas acabarán conduciendo al nodo final. En este caso, es "Fecha de finalización".

Una vez enumerados todos los nodos y flechas, identifique y marque la ruta crítica.

Diagrama de PERT vs. Diagrama Gantt

Los diagramas de PERT se confunden a menudo con los diagramas de Gantt. Aunque ambos son una representación visual del calendario de un proyecto, hay diferencias clave entre los dos:

• Diferencias visuales:

Los diagramas de PERT están formados por nodos y flechas. Los diagramas de Gantt son gráficos de barras. Un diagrama de Gantt utiliza barras horizontales para representar las fases del proyecto. Cada barra se extiende desde la fecha de inicio de esa fase hasta la fecha de finalización.

• Dependencias:

Los diagramas de PERT utilizan flechas para mostrar las tareas dependientes. Las dependencias en un diagrama de Gantt se muestran en una estructura similar a la de una cascada.

• Calendario:

Los equipos suelen crear un diagrama de PERT antes de que comience el proyecto para obtener una visión general. A continuación, los jefes de proyecto pueden utilizar los diagramas de Gantt u otros diagramas para desglosar las tareas específicas con más detalle.

• Personalización:

Se puede cambiar el diseño de un diagrama de PERT para adaptarlo a diferentes proyectos, pero hacer un diagrama de Gantt siempre conlleva tener una estructura estricta basada en un diagrama de barras.