Plantilla de diagrama de Gantt

Sobre la plantilla de diagrama de Gantt

Si lo que necesitas es poner a todo el equipo en la misma página, hacer el trabajo más productivo y comprensible, posiblemente te interesará crear un diagrama de Gantt online. Te ayudará a planificar el proyecto en el que estés trabajando para mantener a todos alineados ya sea que estén trabajando de forma presencial o en remoto. 

Normalmente, la plantilla de diagrama de Gantt es utilizada por los miembros del equipo que tienen una posición estratégica dentro de la empresa para planificar el trimestre, semestre, año o simplemente un proyecto. Haz que tu equipo no se pierda nada creando un diagrama de Gantt online para optimizar el tiempo y así poder estar un poquito más cerca de vuestro próximo gran éxito empresarial. 

Posiblemente ya estés familiarizado con el término, ya que este tipo de diagramas se llevan utilizando desde hace mucho tiempo para un sinfín de aplicaciones, siendo las más comunes la planificación de proyectos internos y externos, así como para fijar deadlines y, gracias a nuestra plantilla, podrás comenzar a crear uno de forma rápida y efectiva.

Cuándo usar una plantilla de diagrama de Gantt

Puedes hacer un diagrama de Gantt online cuando necesites planificar y programar proyectos para tu equipo, asignar responsabilidades y ver cómo avanzan las tareas a lo largo del tiempo. Los diagramas también son excelentes herramientas de colaboración, ya que se pueden compartir fácilmente entre los miembros del equipo y los interesados.

El beneficio de los diagramas de Gantt es que te permiten a ti y a tu equipo ver rápidamente las tareas de un proyecto, el tiempo que tomarán y quién trabajará en cada una. También muestran cómo se interrelacionan y se articulan las tareas.

Lo complejo es cuando tienes que crearlo desde cero en distintas plataformas, pero gracias a nuestra plantilla de diagrama de Gantt podrás comenzar a trabajarlo más rápidamente porque ya te dejamos con un interesante punto de partida. La gestión del tiempo es uno de los objetivos fundamentales de este diagrama y gracias a la plantilla podrás aprovecharlo al máximo.

Normalmente las posiciones que más deberían de usar un diagrama de Gantt son: 

• CEOs

• Directivos

• Project managers

• Líderes de equipo

• Consultores

¿Tienes alguno de esos roles pero no sabes por dónde empezar? No te preocupes que en el siguiente apartado te contamos cómo hacerlo.

Cómo utilizar la plantilla de diagrama de Gantt

Crear un diagrama de Gantt online puede resultar complejo, pero nada más lejos de la realidad, sigue estos pasos para crear uno a través de nuestra plantilla: 

Establece un lapso de tiempo

Todo diagrama de Gantt de un proyecto bien hecho tiene que tener un inicio y un fin. De nada sirve tener el mejor proyecto si no se sabe el periodo de tiempo en el que se va a llevar a cabo. Un diagrama de Gantt puede ser una mezcla entre una línea del tiempo y un tablero kanban en el que se designan las tareas. Por ello, es esencial establecer un periodo de tiempo. 

Normalmente, según la forma de trabajar de la empresa, cada diagrama de Gantt suele durar un trimestre. Por ejemplo, digamos que queremos llevar a cabo una estrategia de comunicación para el lanzamiento de un nuevo producto. Entonces, establecemos que este diagrama comenzará el 1 de mayo y finalizará el 31 de julio. Puede ser que luego se demore más en el tiempo o que tenga un seguimiento posterior, no pasa nada porque podremos modificarlo sobre la marcha pero es importante tener un periodo para empezar y ya lo tenemos. 

Cuando ya sepas ese lapso de tiempo otro detalle que hay que tener en cuenta son las festividades, no solo para no planificar más de lo que se pueda hacer, sino porque las propias tareas pueden verse afectadas. Te lo explicaremos más adelante con detalle.

Añade las tareas 

Una vez que se sepa la estrategia que se quiere llevar a cabo, hay que añadir las tareas que se realizarán para conseguir el objetivo. Es muy importante que esas tareas tengan también una fecha de inicio y una fecha de finalización, ¿por qué? Porque los trabajadores tienen que saberlas para organizar mejor su tiempo y porque si no existen, no se definen bien los deadlines y puede que haya gente trabajando en distintas cosas a la vez sin ningún tipo de sentido.

Por ello, y continuando con el ejemplo que te dijimos en el punto anterior en el que queremos diseñar nuestra estrategia de comunicación perfecta para el lanzamiento de nuestro nuevo producto, añadiremos tareas como estas a nuestro diagrama de Gantt: 

• 2 de mayo - 6 de mayo: El equipo de producto presenta el producto y lo estudiamos. Reunión de lluvia de ideas de todo el equipo de comunicación para ver cómo podemos llevar a cabo la campaña de forma efectiva. 

• 9 de mayo - 13 de mayo: El equipo web prepara una landing page con el primer vistazo al producto. Redacción prepara el texto para la newsletter y para la landing page.

• 16 de mayo - 20 de mayo: El equipo de vídeo graba y edita el teaser del producto, solo 30 segundos de vídeo para captar la atención de los espectadores. El equipo de redacción comienza a redactar y finaliza la primera nota de prensa sobre el producto. El equipo web comienza con la web del producto en colaboración con la redacción para el copy. 

• 23 de mayo - 27 de mayo: Lanzamiento del primer video teaser así como la primera nota de prensa del producto. El equipo de redes sociales publica el vídeo y pinceladas de información en Instagram, Facebook y YouTube. Contactar con influencers para preparar reviews del producto.

• 30 de mayo - 3 de junio: Preparación de nota de prensa de lanzamiento. El equipo web finaliza con la página principal del producto y el equipo de vídeo edita el vídeo de presentación.

• 6 de junio - 17 de junio: Lanzamiento de nota de prensa en medios digitales y prensa escrita. Vídeo de presentación publicado en YouTube. Distintos posts en Facebook, Instagram y LinkedIN sobre el lanzamiento del producto. Publicación de la página web del producto.

• 20 de junio - 24 de junio: Concurso en Facebook para conseguir el producto. Publicación de videos de influencers haciendo una review del producto. Redacción y lanzamiento de una nueva newsletter presentando el producto en profundidad.

• 27 de junio - 15 de julio: Anunciar ganadores de concursos en Facebook. Creación entradas del blog separadas con los distintos contenidos de los influencers. Preparar y grabar vídeo con clientes reales sobre lo que piensan del producto. 

• 18 de julio  - 29 de julio: Edición y publicación en YouTube de opiniones de personas reales sobre el producto. El equipo de redacción prepara otra newsletter y un post en el blog para dar más visibilidad al vídeo. El equipo de redes sociales promociona el vídeo en Facebook y YouTube. 

Indirectamente, ya se han repartido las tareas y cada equipo tendría que tener su propias tarjetas a lo largo del diagrama de Gantt con sus objetivos propios. Nunca se incluirán tareas de distintos equipos en una misma tarjeta, al menos que su trabajo conjunto sea totalmente necesario. Cada tarjeta, dependiendo del equipo, puede tener un color diferente para que sea fácil de comprender.  

Todas estas tareas las podemos considerar tareas principales, pero luego cada una puede ser expandida en distintas subtareas. Internamente en cada equipo, será el manager el encargado de asignar distintas tareas a cada trabajador dentro de esas subtareas. 

Aquí hay que tener en cuenta también los factores externos que puedan suponer un problema para la elaboración normal de tareas, es decir, si en una semana tenemos tres días de vacaciones, lo ideal sería no tener acciones que requieran de mucho tiempo de elaboración ya que no va a ser realista. Ahí es donde entra la figura del manager que es quién debe conocer esto para planificar de la mejor forma posible en el diagrama de Gantt.

Crea las dependencias 

Este es un momento muy importante para la correcta elaboración del diagrama de Gantt. Muchas de estas tareas no se pueden llevar a cabo si no se han finalizado otras antes, por lo que el nivel de dependencia será muy alto. Por ejemplo, no será posible publicar un vídeo en YouTube si el vídeo no se ha finalizado, algo básico pero que hay que tener muy en cuenta. 

Para ello puedes crear líneas de dependencia uniendo las tarjetas entre sí según lo importante que sean unas para otras. Como ya se tienen definidas las tareas principales a llevar a cabo, lo ideal es que cada manager de equipo se reúna con sus trabajadores para poner en común dudas y sugerencias y así conocer de primera mano cuáles pueden ser las dependencias más importantes para priorizar y así poder reflejarlas en el diagrama de Gantt. 

Corrige según sea necesario

Modificar el diagrama de Gantt no es lo ideal pero hay veces que es necesario. Puede que el equipo de vídeo necesite más tiempo para la edición porque se complicó el rodaje, o que el redactor encargado de una nota de prensa se ponga malo una semana, son cosas que pasan y no pasa nada, pero hay que saber actuar a tiempo. 

Lo positivo es que las herramientas para hacer diagramas de Gantt de la actualidad permiten hacer esos cambios sin necesidad de hacer el diagrama de nuevo. Además, te permitirán notificar de los cambios a los demás equipos para que todos estén en la misma página para alcanzar el bien común de la empresa. 

Aprende de los errores

Una vez que la estrategia o proyecto ya haya finalizado, es importante aprender de los errores realizados y no hay que tener miedo a incluirlos en el diagrama de Gantt para que no vuelvan a ocurrir. Se puede llevar a cabo una retrospectiva y añadir en el propio diagrama los problemas que han surgido en las distintas tarjetas. No hay que tener miedo a fallar porque de los errores se aprende y si se conocen estos incidentes con antelación, la próxima vez no sucederán y nuestro diagrama estará mucho más pulido.

Complementos para la plantilla de diagrama de Gantt 

En relación al diagrama de Gantt, hay muchos otros diagramas complementarios que pueden ayudarte a perfeccionarlo. 

• Diagrama de Venn - Un diagrama de Venn se utiliza para ver la relación entre dos o más objetos, puede ser utilizado a la hora de elaborar cada tarea por equipos del diagrama de Gantt para profundizar en algún concepto importante. Por ejemplo si se quiere lanzar un producto, se haría para ver qué productos similares hay y ver qué ofrecemos nosotros que el resto no tenga para utilizarlo como baza principal en, por ejemplo, la comunicación.

• Diagrama de Ishikawa - Si lo que se busca es solucionar problemas, el diagrama de Ishikawa es lo que estás buscando. No solo es una alternativa sino que puede ser un añadido que se pueda elaborar al mismo tiempo que el diagrama de Gantt. Es decir, detectamos un problema en el diagrama de Gantt, pues elaboramos un diagrama de Ishikawa para atajarlo de raíz y que desaparezca lo antes posible. 

Una de las principales ventajas que te ofrece Miro en este sentido, es que al ser un tablero infinito se pueden tener tantos diagramas como se quieran en un mismo lugar, incluso enlazarlos unos con otros para una mejor conexión. Otro dato importante a tener en cuenta es que no hay que confundir el diagrama de Gantt con el diagrama de PERT.