Sobre o Template de Planejamento de Eventos
Para ajudar a planejar seus eventos importantes, você precisa de um template flexível o suficiente para acompanhar as mudanças até o último minuto. Diferentes times estarão coordenando várias partes móveis a qualquer momento.
Dependendo de quão próximo você está da data do evento, seu time pode achar útil usar um template de planejamento de eventos, que oferece a liberdade para começar o planejamento em um nível macro. Você pode ser mais específico e detalhado à medida que sua timeline para o grande dia encurta.
O que é um template de planejamento de eventos?
Não importa se você está planejando o lançamento de um produto, uma conferência totalmente remota ou um evento para celebrar uma conquista, use um template de planejamento de eventos como uma lista de verificação visual e mapa para todos os detalhes que precisa considerar antes do grande dia.
Mapeando diferentes seções – do plano de marketing à agenda, passando por aperitivos e brindes para os convidados – você e seu time podem focar nos detalhes mais importantes para suas funções e colaborar conforme necessário quando houver sobreposições. O template é uma maneira adaptável de garantir que a visão criativa e estratégica do seu evento não se perca nos detalhes.
Quando usar um template de planejamento de eventos
Depois de fazer brainstorming com seu time sobre o propósito do seu evento, o que você quer alcançar com ele e quais recursos de planejamento estão disponíveis, use o template para planejar os detalhes.
O template de planejamento de eventos não é apenas para as etapas "antes" do evento. Ele também pode ser usado para avaliar o evento após sua realização. Você também pode publicar uma série de conteúdos pós-evento para manter a conversa ativa, mesmo após o término do evento em tempo real.
Como preencher o template de planejamento de eventos
Personalizar seu próprio plano de evento é fácil com a Miro. Comece selecionando o template de planejamento de eventos, depois siga os passos a seguir para personalizá-lo:
1) Decida sua data-alvo. Use um calendário semanal ou mensal para ter uma ideia de qual é o melhor período para marcar seu evento e quanto tempo gostaria que durasse.
2) Determine suas necessidades de espaço. Determine o tamanho do espaço necessário para acomodar todos os seus participantes esperados. Se o seu evento for apenas online, a geografia pode não ser uma barreira, mas ainda há fusos horários e capacidade a serem considerados. Quantas pessoas, realisticamente, você seria capaz de hospedar de uma vez, em tempo real?
3) Planeje seu marketing e promoções. Como as pessoas saberão sobre o seu evento? Quais canais ou comunidades digitais os manterão atualizados sobre detalhes importantes? Confie em seus especialistas em marketing e conteúdo para planejar uma sequência realista que mantenha as pessoas cientes e interessadas, incentivando-as a se comprometerem a comparecer no dia.
4) Programe seu cronograma de eventos. Como tudo vai acontecer no dia? Quem serão os palestrantes, facilitadores de workshops e outras funções? Esboce cronogramas, indique quem fará discursos, qualquer entretenimento planejado para os intervalos e outros detalhes importantes na sua seção de agenda e conteúdo.
5) Planeje extras, como bebidas, lanches e produtos do evento. Você terá patrocinadores enviando brindes personalizados que seus palestrantes e participantes possam guardar? Explore suas opções aqui o mais cedo possível para criar uma experiência de evento memorável.
