Sobre o Modelo de Matriz RACI
O modelo de gráfico RACI é uma ferramenta de gestão essencial que ajuda as equipes a manter o controle de funções e responsabilidades e evitar confusões durante os projetos. De projetos complexos e de equipes multifuncionais a tarefas internas e contínuas, uma matriz RACI permite que você esclareça funções e delegue tarefas, unindo sua equipe para executar seu projeto.
Gerentes de projeto e líderes de time podem usar esta ferramenta para se alinhar com os stakeholders e membros do projeto, garantindo que todos estejam na mesma página e cientes de suas funções e responsabilidades.
O que significa RACI?
RACI significa Responsável, Aprovador, Consultado e Informado. Cada uma dessas palavras descreve o papel de uma pessoa, e as duas últimas palavras são diferenciadas pelo tipo de comunicação que devem manter durante o projeto.
Responsável: Quem é responsável pelo trabalho? Eles devem concluir um determinado projeto, processo ou elemento de um projeto.
Aprovador: Quem é responsável pelo resultado e pelo processo? Devem ser responsáveis pela conclusão da tarefa.
Como melhor prática recomendada, deve haver apenas uma pessoa aprovada designada para um projeto específico. Essa pessoa serve como ponto de contato para todos os stakeholders ao longo do projeto.
Consultado: Quem você deve consultar se houver um problema no projeto? Eles devem fornecer informações aos stakeholders.
Se os stakeholders tiverem sugestões sobre mudanças que precisam ser feitas ou se encontrarem problemas, eles reportam ao Consultado.
Informado: Quem você deve informar se fizer uma alteração no projeto? Eles devem ser mantidos informados sobre o progresso.
O papel deles não é necessariamente fornecer feedback ou sugerir mudanças. No entanto, seria melhor mantê-los cientes de quaisquer alterações, impedimentos, problemas ou marcos.
Por que usar a matriz RACI?
A matriz RACI é uma ferramenta muito popular na gestão de projetos, pois traz clareza e define expectativas. Aqui está uma lista de benefícios do uso de uma matriz RACI, mas lembre-se de que nem todo projeto vai precisar de uma.
Maior engajamento. A matriz RACI permite que seus funcionários se envolvam mais profundamente com um projeto. Cada funcionário de sua equipe se encaixa em uma categoria da matriz RACI, o que ajuda a reduzir a confusão sobre responsabilidade e processos. Em vez de esclarecer expectativas e responsabilidades, seus colegas de equipe podem se concentrar em suas funções.
Mais escalabilidade. Quando você atribui funcionários a cada parte da matriz RACI, treinar novos contratados e expandir seus processos se torna mais fácil, ajudando a escalar sua equipe. Novos contratados podem se atualizar mais rapidamente, pois suas funções e responsabilidades estão claramente definidas na matriz.
Resolução de conflitos. A matriz RACI reduz oportunidades de atrito entre funcionários e a gestão. Como cada funcionário tem um papel bem definido, eles sabem o escopo de suas responsabilidades e a quem se dirigir se tiverem perguntas.
Aumentar a eficiência. Use uma matriz RACI para aumentar sua eficiência. Preencher uma matriz RACI facilita a organização de reuniões com agendas claras que não sejam redundantes com outras reuniões. Convide stakeholders para suas reuniões sem se preocupar se eles deveriam estar ali ou se seu tempo estaria melhor gasto em outro lugar.
Como usar o Template de Matriz RACI
Use o Template de Matriz RACI ao iniciar projetos. Ele ajuda a esclarecer funções e responsabilidades. Veja como você pode utilizar e ajustar o template às suas necessidades:
Selecione o template pronto da Matriz RACI.
Adicione os times ou departamentos que participam do seu projeto editando as linhas do template.
Analise as funções e responsabilidades e atribua-as a cada membro do projeto. Você pode adicionar linhas extras ao seu template clicando simplesmente no ícone de três pontos e selecionando o símbolo de ‘adicionar linha’. Tagueie-os com @menção ou adicione um comentário para que saibam que as funções foram atribuídas e possam lhe dar feedback.
Antes de anexá-lo a qualquer outro board ou documento do projeto, compartilhe-o com seu time e itere se necessário.
Exemplo de uma Matriz RACI
Suponha que você esteja lançando uma nova funcionalidade de produto. Como gerente de projeto, use a Matriz RACI para mapear as funções e responsabilidades de todos no projeto. Isso facilitará a comunicação e ajudará todos a entender seu papel e a quem devem recorrer em relação à tomada de decisões, execução ou conselhos sobre o projeto.
Aqui está um exemplo de times a serem incluídos na sua Matriz RACI se você estiver lançando uma funcionalidade de produto:
Gestão de programa
Gerenciamento de produtos
Design
Marketing de produto
Análise de dados
Jurídico e conformidade
Marketing/Branding
Sucesso do cliente
Cada gerente de time terá uma função e responsabilidade diferentes, dependendo de como sua organização está estruturada e de como o projeto é criado. Após selecionar todos os times para colocar este projeto em andamento, atribua funções e responsabilidades e marque membros do time em comentários. Peça que eles confirmem se a função está corretamente atribuída ou se têm alguma dúvida ou preocupação sobre a Matriz RACI.
Para finalizar, adicione sua Matriz RACI a qualquer outro board de documentação do projeto para que seu time possa consultá-la sempre que precisar. Por exemplo, se você costuma criar um organograma para sua equipe de projeto ajudar a visualizar responsabilidades, uma Matriz RACI complementa perfeitamente isso com dados mais detalhados.
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