O que é um board Kanban e como usar um

Resumo

Neste guia, você aprenderá:

• O que é um board Kanban : uma ferramenta visual para gerenciar o trabalho, limitar o trabalho em andamento e melhorar a eficiência.

• Como configurar um board Kanban criando colunas e adicionando cartões de tarefas com detalhes.

• A importância de compartilhar e manter regularmente o board Kanban .

• Como a ferramenta de board Kanban do Miro oferece suporte à personalização, gerenciamento de arrastar e soltar e integração com ferramentas como o Jira.

• Benefícios do uso do board Kanban do Miro para times remotas: colaboração em tempo real, fácil acesso e atualizações instantâneas.

• Melhores práticas para usar boards Kanban : visualize fluxos de trabalho, priorize tarefas e melhore a comunicação da time .

O que é um board Kanban ?

Um board Kanban é uma ferramenta de gerenciamento que ajuda a visualizar o trabalho, limitar o trabalho em andamento (WIP) e maximizar a eficiência. As equipes usam o board para estruturar sua carga de trabalho e gerenciar o progresso em tempo real.

O conceito de um board Kanban é simples. Cada coluna representa um estágio diferente do seu fluxo de trabalho ou projeto. À medida que a tarefa avança, ela passa para a coluna correspondente.

Quando se trata de criar um board Kanban, você pode optar por criá-lo fisicamente ou digitalmente.

Um board físico geralmente é criado com um lousa ou papel. O gerente de projeto (ou quem estiver no comando) desenhará as colunas e escreverá cada tarefa à mão. À medida que as tarefas progridem, elas precisam ser apagadas e reescritas na coluna apropriada.

Um board digital é muito mais flexível. Ele é criado virtualmente, permitindo que times façam alterações e colaborem de qualquer lugar instantaneamente. O board pode se tornar um documento vivo para ajudar todos a se manterem no caminho certo e verificar o status de um projeto em tempo real.

Seja usando um board físico ou digital, a estrutura simples de um board Kanban proporciona clareza. Ele mantém você atualizado rapidamente e ajuda a identificar ineficiências ou gargalos no seu fluxo de trabalho. Identificar essas informações ajuda você a implementar medidas para otimizar a eficiência e aumentar a produtividade.

Quantas colunas existem no Kanban?

Um board Kanban normalmente tem três colunas:

• Para fazer (às vezes chamado de Backlog)

• Em andamento

• Completo

Essas são a base de um board simples, mas você pode ter quantas colunas quiser, dependendo do seu projeto ou fluxo de trabalho.

Por exemplo, se seu trabalho precisar passar por várias rodadas de revisões, aprovações e retrabalhos antes de ser concluído, você pode adicionar todas essas colunas aos boards para refletir seu processo com precisão.

Alguns boards Kanban também funcionalidade raias, que permitem dividir o board horizontalmente para categorizar melhor as tarefas ou atribuí-las a vários departamentos.

Um exemplo seria dividir o board com base no departamento. Vendas, marketing, RH, finanças e operações têm uma raia separada para suas tarefas dentro de um determinado projeto. Com esse formato, todas as times podem ver instantaneamente quais tarefas se aplicam ao seu fluxo de trabalho (e quais tarefas ignorar).

Kanban é Lean ou Agile?

Primeiro, vamos esclarecer o que são Agile e Lean.

Agile é uma abordagem iterativa para gerenciar projetos. Em vez de iniciar todos os aspectos de um projeto de uma só vez, ele permite que as times de projeto dividam as tarefas do projeto em pequenos incrementos conhecidos como "sprints".

Lean é um conjunto de princípios originados na manufatura para reduzir o desperdício de produção e aumentar a eficiência. Hoje, ele é amplamente utilizado em gerenciamento de projetos e outras áreas de negócios.

Agora, vamos responder à pergunta: Kanban é Lean ou Agile?

A resposta é ambas.

A estrutura Kanban se enquadra na metodologia Agile, mas o Kanban também dá suporte aos princípios da metodologia Lean.

Quando se trata de gerenciamento de projetos Agile, a estrutura de um board Kanban é perfeita para times Agile. Ele permite que as times plano seus sprints facilmente, visualizem o trabalho em andamento e retornem à board quando a iteração terminar.

Mas, além disso, os boards Kanban também dão suporte aos princípios Lean ao minimizar o trabalho em andamento — principalmente em relação ao "sistema pull".

No Lean, o conceito do sistema pull permite que as times iniciem novos trabalhos somente quando necessário. Usando um board Kanban , as times podem se concentrar no trabalho necessário para concluir o projeto. Isso mantém os orçamentos alinhados, reduz o desperdício e ajuda as times de projeto a entregar seu trabalho no prazo.

board Kanban vs. board Scrum: qual a diferença?

Os boards Scrum e Kanban são métodos ágeis para monitorar o trabalho, mas um board Scrum segue uma metodologia muito específica e rígida. Os boards Kanban podem ser mais fluidos, pois não seguem uma estrutura definida.

Por exemplo, os boards do Scrum são sempre de propriedade de uma única time do Scrum. Cada membro da time Scrum tem um função específico a desempenhar no sprint, e nenhuma tarefa ou item novo pode ser adicionado ao board enquanto o sprint ainda estiver em andamento.

Um board Kanban , por outro lado, não pertence a uma única time. Qualquer pessoa pode acessar e usar o board se fizer parte do projeto ou fluxo de trabalho. Tarefas podem ser adicionadas, removidas e alteradas conforme o fluxo de trabalho avança, dando mais flexibilidade às times .

Para que serve um board Kanban ?

Os boards Kanban facilitam o acompanhamento de tarefas e a realização de ajustes em tempo real. Há muitos cenários em que usar um board Kanban pode ser útil, incluindo:

Para visualizar um projeto ou fluxo de trabalho

Um board Kanban é claro, conciso e fácil de entender. Se você quer uma maneira simples de visualizar sua carga de trabalho, um board Kanban é a solução. Ele ajuda a criar um fluxo de trabalho organizado e fornece transparência entre os membros da time , exibindo quais tarefas são alocadas a quem e quando elas precisam ser concluídas.

Para melhorar a eficiência

Os boards Kanban permitem que você plano todas as tarefas do projeto. Como resultado, toda a time do projeto sabe exatamente o que fazer e quando. Não há necessidade de perder tempo com tarefas que não contribuirão para o sucesso geral do projeto. Em vez disso, as times do projeto podem usar seu tempo da forma mais eficiente e produtiva possível.

Para agilizar a colaboração

Com um board Kanban on-online , as times podem colaborar durante todo o projeto. Eles podem ver como o projeto está progredindo, quem está trabalhando em determinadas tarefas e fazer perguntas ou adicionar notas para outros usuários verem. À medida que as times colaboram em projetos complexos, o board Kanban ajuda a identificar áreas onde melhorias podem ser feitas ao longo do caminho.

Para reduzir gargalos

Use um board Kanban para identificar facilmente gargalos e obstáculos no seu fluxo de trabalho . Se as tarefas se acumularem, você pode identificar o item e corrigir as coisas para o futuro. Ao mover cada cartão pelos diferentes estágios, as times podem identificar facilmente possíveis obstáculos ao longo do caminho.

Exemplo de um board Kanban

Para ver um board Kanban em ação, dê uma olhada neste modelo de board Kanban com um exemplo de uma sessão de planejamento de roadmap de produto :

O modelo é dividido em quatro colunas: backlog, tarefas pendentes, em andamento e concluído.

Todas as tarefas que foram conceituadas e precisam ser concluídas são listadas na “backlog” ou “lista de tarefas pendentes”. Por exemplo, uma das tarefas backlog da equipe de RP é redigir um comunicado à imprensa para o lançamento do produto.

Na coluna "tarefas", a time de desenvolvimento precisa adicionar ideias de imagens, que a time de design precisará colocar em prática adicionando-as ao briefing.

A lista “em andamento” inclui todas as tarefas que estão sendo trabalhadas pelas times. Essas são tarefas que foram movidas da lista de "tarefas pendentes" — por exemplo, configurar a versão móvel.

Qualquer tarefa concluída e entregue passa da lista “em andamento” para a seção “concluída”. No exemplo acima, quando as imagens do briefing foram codificadas com eficiência, a tarefa passa para a coluna “concluído” no board Kanban .

Quais são os benefícios do Kanban?

Usar um board Kanban traz vários benefícios para times de projetos em vários setores. Aqui, descreveremos alguns dos benefícios mais comuns.

Oferece atualizações em tempo real

Quaisquer alterações ou atualizações que você fizer no projeto serão refletidas instantaneamente no board, permitindo que toda a sua time do projeto tenha acesso a atualizações em tempo real com apenas alguns cliques.

É flexível

Diferentemente de um board Scrum, os boards Kanban não são definidos com um conjunto específico de regras. Você pode ser flexível com a estrutura, permitindo que você crie um board de projeto perfeito para o seu negócio.

É simples de usar

Usar um board Kanban é fácil. É fácil de fazer, fácil de usar e fácil de entender. Ninguém terá dificuldade em entender como ele funciona, o que significa que é uma ferramenta de gerenciamento de projetos acessível.

Alinha sua time

Se todos tiverem acesso ao seu board Kanban , você saberá que todos estão na mesma página. Eles podem ver o que está acontecendo com o projeto, quem está trabalhando em tarefas específicas e como elas se encaixam no cenário geral.

Como criar um board Kanban

Criar seu próprio board Kanban não é difícil, principalmente se você começar com um modelo de estrutura Kanban. No entanto, para aproveitar ao máximo seu board Kanban , é útil entender todas as etapas do processo de criação.

1. Defina seu processo, projeto ou fluxo de trabalho

Antes de criar seu board Kanban , você primeiro precisa definir o processo, projeto ou fluxo de trabalho que deseja delinear. É para um projeto específico? Um processo de negócios? Um novo fluxo de trabalho?

Vamos usar o gerenciamento de projetos como exemplo.

Para definir claramente seu projeto, primeiro você descreverá o escopo do projeto. O escopo define os objetivos e a finalidade do seu projeto.

Mas como isso ajuda no seu board Kanban ?

Com um escopo do projeto claro, você estará em uma posição muito melhor para garantir que seu board Kanban inclua todas as informações necessárias para concluir o projeto.

Portanto, tenha clareza sobre os fundamentos do seu processo, projeto ou fluxo de trabalho antes de começar a criar seu board. Dessa forma, você pode ter certeza de que está criando um board Kanban que inclui as tarefas e atividades certas.

2. Descreva as etapas e limitações

Com uma imagem clara do seu fluxo de trabalho ou projeto, você pode começar a mapear as colunas no seu board. Você pode manter a simplicidade com três colunas representando “tarefas a fazer”, “em andamento” e “concluído”.

Você também pode adicionar mais detalhes e detalhar o processo com mais colunas para refletir seu processo com precisão ou adicionar raias para diferentes times envolvidas no projeto.

Durante esta fase, você também deve definir os princípios para o seu board, como seus limites de WIP. Elas descreverão as restrições fixas que eliminam o desperdício do seu processo.

Por exemplo, você pode querer limitar quantas tarefas estão sendo executadas ativamente ao mesmo tempo. Isso ajudará você a gerenciar a capacidade da time e otimizar o fluxo de trabalho.

No final das contas, não há uma maneira certa ou errada de estruturar seu board Kanban . Tudo se resume ao que está envolvido no seu projeto ou fluxo de trabalho e aos limites que você deseja estabelecer.

5. Adicionar tarefas ao board

Com a estrutura do seu board pronta, agora você pode começar a planejar tarefas e atividades. No Miro, eles são chamados de cartõesvisuais.

Comece adicionando um título claro descrevendo o que a tarefa envolve. Por exemplo, "enviar boletim informativo e-mail ". Depois, você pode adicionar mais detalhes sobre as especificidades dentro do próprio cartão . Isso pode incluir informações como "rascunho de texto e-mail " ou "crie um assunto atraente".

O cartão também pode incluir uma lista de verificação para o titular marcar, arquivos e imagensenviados ou links externos para informações de suporte. Depois que as tarefas forem adicionadas ao board, você pode atribuir a titularidade à pessoa ou time relevante.

E, finalmente, você precisa adicionar uma data de vencimento. No Miro, a data aparecerá diretamente no cartão, para que fique claro quando a tarefa vence.

Eles representam visualmente os componentes, dados e tecnologia envolvidos nas soluções de integração. Compartilhe o board com as stakeholders

Quando o board estiver completo, compartilhe-o com os membros da time e as stakeholders para obter feedback. Dessa forma, as pessoas relevantes terão a oportunidade de revisar as informações, fazer perguntas e garantir que não faltem informações vitais.

Eles mostram visualmente os relacionamentos entre diferentes componentes do aplicativo e seus ambientes de implantação. Revise e atualize seu board regularmente

Quando seu projeto ou fluxo de trabalho for lançado, é importante que você e sua time revisem e atualizem o board continuamente. Se não for, o board não será relevante e não ajudará você a gerenciar suas tarefas de forma eficaz.

Em outras palavras, o Kanban só é útil se for de fácil acesso para todos os membros da time e se for mantido atualizado.

Felizmente, usar o Miro torna todo esse processo mais fácil.

Toda a time pode visualizar e acessar facilmente o board Kanban on-online, o que é especialmente útil para times remotas. Tudo o que eles precisam fazer é entrar na online para ver instantaneamente o progresso mais recente. Para mover tarefas, basta arrastar e soltar sua tarefa na coluna relevante, adicionar notas ou atualizações relevantes e todos terão instantaneamente a versão mais recente do board Kanban .

Autor: Equipe da Miro

Última atualização: 2 de outubro de 2025