Scrum: o que é e como implementar?

O framework Scrum envolve um conjunto de cerimônias, papéis e artefatos que ajudam equipes a organizar seu trabalho e entregar resultados em ciclos curtos chamados sprints.

A metodologia gira em torno do Scrum, um framework dentre as diversas ferramentas Agile. Isso permite que as equipes realizem o trabalho em lotes pequenos de tarefas em vez de um único grande projeto de uma vez. Isso melhora a responsabilidade, oferece flexibilidade e ajuda as equipes a melhorarem continuamente seus produtos e serviços.

Como funciona o Scrum como fluxo de trabalho?

Um workflow Scrum (também conhecido como metodologia de sprint ou metodologia Agile) envolve incorporar os princípios do Scrum nos processos do dia a dia da sua empresa. Isso ajuda as equipes a entregarem trabalhos de alta qualidade e que proporcionam o máximo de valor possível para o negócio e o usuário final.

Para ficar mais claro, vamos usar o desenvolvimento de produtos como exemplo para mostrar como o framework Scrum pode ser aplicado a um fluxo de trabalho na sua empresa.

Para incorporar o Scrum ao seu processo de desenvolvimento de produtos, você começa dividindo o processo em pequenas etapas ou iterações (conhecidas como Sprints). Essas iterações incorporam todas as etapas do seu fluxo de trabalho de desenvolvimento de produtos, que podem incluir o seguinte:

• Ideação

• Pesquisa

• Planejamento

• Prototipagem

• Testes

• Orçamento

• Criação

Cada iteração pode durar de uma a quatro semanas. No final de cada iteração, a equipe de desenvolvimento de produtos revisa os sucessos e fracassos, além de criar um novo plano de ação para a próxima iteração. O termo iteração se refere a executar um trabalho e revisá-lo, por isso essa forma de trabalho também é vista como um processo de melhoria contínua.

Quais são os benefícios de usar o Scrum?

Vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios de usar a metodologia do Scrum em seu negócio.

Aprenda e melhore à medida que avança

Ao contrário de um fluxo de trabalho tradicional, usar o framework do Scrum permite que você trabalhe em sprints curtos. Isso significa que você pode refletir frequentemente e fazer melhorias em seus processos.

Coloque os clientes no centro do seu trabalho

O framework Scrum se concentra em como entregar o máximo de valor ao usuário final. Ao incorporar esse sentimento em sua rotina de trabalho, você está constantemente pensando em como seus processos afetarão o cliente e como oferecer a eles uma experiência melhor.

Melhore a colaboração entre equipes

O trabalho em equipe eficiente está no centro da metodologia Scrum e Agile. Esse framework incentiva as equipes a desempenharem seu papel e trabalharem juntas para alcançar objetivos comuns.

Aumente a responsabilidade

Não há confusão sobre quem precisa fazer o quê com o framework Scrum. Desde o início, fica claro quem é responsável por tarefas e atividades específicas, e isso incentiva os membros da equipe a assumirem a responsabilidade por seu trabalho.

Quantas os principais eventos na metodologia Scrum?

Existem quatro eventos principais durante cada ciclo de Sprint, que também são chamados de cerimônias ou rituais Agile. Especificamente no Scrum, temos os seguintes eventos:

• planejamento do Sprint (Sprint Planning),

• a reunião de diária (daily) Scrum,

• a revisão do Sprint (Sprint Review),

• e a retrospectiva do Sprint.

Vamos dar uma olhada em cada um deles com mais detalhes.

Planejamento do Sprint (Sprint Planning)

O evento de planejamento do Sprint (do inglês, Sprint Planning) é o evento de partida para o sprint. É uma reunião de planejamento que envolve toda a equipe Scrum. Nessa sessão, você vai delinear o que entregará no Sprint atual e o que precisa acontecer para alcançar seu objetivo.

Reunião diária de Scrum (Daily Meeting)

A reunião diária de Scrum (do inglês, Daily Meeting Scrum) é uma breve reunião que acontece todos os dias durante o Sprint para verificar o progresso. É uma oportunidade para a equipe Scrum garantir que todos estão no caminho certo para cumprir o trabalho do backlog do Sprint e, se for necessário, ajustar algo a tempo, antes do sprint acabar.

Revisão do Sprint (Sprint Review)

A revisão do Sprint (do inglês, Sprint Review) ocorre no final do Sprint. Ela permite que a equipe Scrum reveja o trabalho concluído e obtenha feedbacks práticos dos stakeholders (times de produtos, de TI ou liderança). É um momento importante para verificar se o sprint foi bem sucedido e o que pode ser ajustado para os próximos.

Retrospectiva do Sprint (Retrospectives)

A retrospectiva do Sprint (do inglês, Retrospectives) acontece antes que o próximo Sprint seja iniciado. É uma oportunidade para a equipe rever o que correu bem no sprint anterior, o que não correu conforme o planejado e como melhorar no futuro.

Se você está se perguntando como cada um desses elementos se encaixa em seu fluxo de trabalho usando o framework Scrum, não se preocupe. Nossa próxima seção aborda tudo o que você precisa saber.

Antes de colocar em prática, defina os papéis e responsáveis

Nós abordamos o que é a metodologia Scrum, como funciona e os benefícios de usar esse framework em seu negócio. Agora, vamos percorrer como implementar o Scrum em sua empresa de forma prática.

Identifique os papéis

O primeiro passo é entender os papéis geralmente encontrados em uma equipe Scrum e atribuir esses papéis às pessoas certas. Aqui estão os três principais papéis do framework Scrum:

Product Owner

O Product Owner é responsável por maximizar o valor que o produto (ou processo) traz para o negócio e o usuário final. Eles são responsáveis pelo quem, o quê e o porquê do seu workflow Scrum (por que o processo é importante, para quem é, e o que deve incluir). Suas responsabilidades incluem definir metas, manter as necessidades do backlog do produto atualizado e coletar feedbacks. Eles têm a palavra final em qualquer decisão estratégica.

Equipe de desenvolvimento

A equipe de desenvolvimento (também conhecida como desenvolvedores) é responsável por executar as atividades dentro do sprint. Em outras palavras, eles são responsáveis por realizar todas as atividades dentro do fluxo de trabalho. Suas responsabilidades incluem gerenciar os itens do backlog do Sprint, adaptar o trabalho com base no feedback durante as reuniões diárias do Scrum e contribuir para o objetivo do Sprint.

O tamanho ideal para uma equipe de desenvolvimento é entre três e nove pessoas (sem contar com o Product Owner e o Scrum Master). Com mais de nove, os Sprints serão complexos e difíceis de gerenciar.

Scrum Master

O Scrum Master é responsável por garantir que todos os Sprints ocorram sem problemas. Eles devem ter um entendimento completo do framework Scrum e ser capazes de orientar outros membros da equipe Scrum a segui-lo efetivamente. Suas outras responsabilidades incluem motivar a equipe a concluir seu trabalho, manter os valores do Scrum e mitigar distrações que possam impedir a equipe Scrum de alcançar seus objetivos.

Agora que você sabe mais sobre os diferentes papéis do Scrum, você pode atribuir esses papéis aos membros de sua equipe.

Para alocar efetivamente os papéis do Scrum, encontre membros da equipe que tenham as habilidades certas.

Vamos usar uma equipe de desenvolvimento como exemplo. Eles gerenciam as atividades e garantem que o trabalho seja concluído, então eles precisam ser organizados. Para dar à sua equipe Scrum a melhor chance de sucesso, você deve procurar recrutar uma equipe de desenvolvimento de pessoas organizadas. Se não o fizer, todo o Scrum estará em perigo.

Também é importante observar que esses papéis não têm correlação com os títulos de trabalho. Apesar do Scrum ser muito utilizado por times de TI, profissionais com qualquer título de trabalho podem desempenhar essas tarefas, desde que tenham as habilidades, conhecimentos e experiência para fazê-las bem.

Na prática: passo a passo para implementar a metodologia Scrum

1) Comece planejando uma reunião de Sprint Planning

Com todos os papéis do Scrum definidos, você pode agora voltar sua atenção para a sessão de planejamento do Sprint. Dica: use um de nossos modelos editáveis para metodologia Agile e comece mais rápido.

Veja mais como dever ser uma reunião de planejamento de Sprint:

• Primeiro, o Product Owner atualiza a equipe Scrum sobre a situação atual. Eles revisam as metas do Sprint, compartilham atualizações e notificam a equipe sobre quaisquer mudanças importantes para o Sprint seguinte.

• O Product Owner então apresenta o backlog do produto e explica quais tarefas do backlog serão priorizadas no Sprint atual. Essas tarefas formam o backlog do Sprint. Use nosso Modelo de Backlog do Produto gratuito para criar um backlog simples e eficiente para sua equipe Scrum.

• A equipe Scrum revisa cada item do backlog individualmente. Nesta etapa, a equipe também revisa os recursos (incluindo orçamento e capacidade) para garantir que possam realizar com sucesso as tarefas do backlog.

• Em seguida, a equipe define quaisquer dependências entre o trabalho necessário para transformar um item do backlog em um incremento de produto funcional (o incremento de produto é a soma total de todos os itens do backlog completados durante um sprint).

• Com todas essas informações, a equipe Scrum pode determinar a duração de cada sprint. Os sprints são períodos limitados no tempo, com duração de uma semana a um mês. Sua duração pode variar com base no que está incluído neles.

• Para medir o sucesso de seu Sprint, você precisa definir metas. Isso ajudará você a monitorar o desempenho enquanto o Sprint estiver em andamento e medir o sucesso quando ele terminar. Você pode usar a estrutura de metas SMART para criar objetivos claros e mensuráveis para seus sprints.

• Finalmente, você confirmará o plano com a equipe Scrum para garantir que todos estejam satisfeitos com a nova direção.

Claramente, há muitas partes independentes trabalhando em prol de um mesmo objetivo na metodologia Scrum. Para tornar o processo mais fácil de gerenciar, considere usar uma ferramenta colaborativa online, como a Miro, onde as equipes Scrum podem rastrear todas essas informações e armazená-las em um local central. As equipes podem acessar informações cruciais sobre os Sprints e acompanhar seu progresso, mesmo que trabalhem remotamente.

Com a Miro, você também pode otimizar seus processos do Scrum e Agile integrando cartões Jira para facilitar a identificação de dependências e rastrear o andamento.

2) Iniciando o Sprint

Com a sessão de planejamento finalizada, você pode iniciar efetivamente o Sprint e começar a trabalhar.

Durante o Sprint, sua equipe concluirá suas tarefas com base nos itens no backlog do Sprint. Todos saberão qual é o seu papel e qual deve ser o resultado do Sprint.

Se estiver usando a Miro para gerenciar as tarefas, as equipes poderão rastrear iterações e trabalhar juntas em tempo real. Dê uma olhada em nosso Design Sprint Oficial de 5 Dias como exemplo.

As equipes podem usar esse modelo para gerenciar seu próximo Sprint. Qualquer pessoa que esteja trabalhando no Sprint pode acessar facilmente o board online e ver instantaneamente como as coisas estão progredindo — o que é especialmente útil para o Scrum Master.

Se as coisas não estiverem indo conforme o planejado ou estiverem atrasadas, o Scrum Master pode tomar medidas para colocar as coisas de volta nos trilhos. Sem esse nível de visibilidade, será mais difícil para o Scrum Master identificar desafios e problemas que a equipe enfrenta.

3) Realizando suas reuniões diárias Scrum

Enquanto as iterações estão em andamento, você precisará realizar suas reuniões diárias do Scrum com toda a equipe de desenvolvimento.

Aqui estão algumas boas práticas ao realizar a reunião diária:

Mantenha o tempo estimado

Uma reunião curta e objetiva ajudará você a se concentrar nas atualizações mais importantes e a liberar mais tempo para trabalhar no Sprint. Idealmente, a reunião deve durar de 10 a 15 minutos. Se for muito longa, você poderá acabar cobrindo informações que não são essenciais para o progresso do Sprint.

Realize-a sempre no mesmo horário todos os dias

Para ajudar sua equipe a criar o hábito das "dailies” (carinhosa apelidada), tente realizar a reunião sempre no mesmo horário todos os dias. Seja de manhã cedo ou no final do dia, mantenha o mesmo horário para garantir consistência.

Mantenha o foco no assunto

Facilite a reunião para garantir que a sua equipe Scrum mantenha o foco. Sempre puxe a equipe de volta para os assuntos do Sprint se ela começar a se desviar demais, deixe assuntos complexos para o Sprint Review ou Retrospectiva.

4) Finalize com uma retrospectiva do Sprint

Quando o trabalho estiver concluído, chega o momento de organizar uma retrospectiva para refletir sobre o sucesso do Sprint e identificar melhorias. Use os aprendizados dessa retrospectiva para embasar a organização de Sprints futuros.

Aqui estão algumas dicas para realizar uma retrospectiva de Sprint bem-sucedida:

Use um modelo

Comece usando um modelo pronto para agilizar o processo. Isso permite que você realize sua retrospectiva logo após a finalização do Sprint, sem atrasos. Dê uma olhada em alguns de nossos modelos de retrospectiva gratuitos para ver qual formato funcionaria melhor para você e sua equipe Scrum.

Analise o que correu bem

Comece refletindo sobre o que correu bem. Você alcançou sua meta do Sprint? Sua equipe de desenvolvimento trabalhou bem junta? O produto final foi bem recebido pelo usuário final? Seja o que for, identifique essas áreas de sucesso. Essas informações serão importantes para seus Sprints futuros.

Analise o que pode ser melhorado

Depois de examinar os sucessos, reserve um tempo para revisar o que poderia ter sido feito melhor. Houve gargalos no fluxo de trabalho? A equipe Scrum teve dificuldades em entregar o Sprint a tempo? O usuário final teve problemas com o produto final? Todas essas informações são úteis para melhorar seus Sprints no futuro.

Identifique atividades para o futuro

Considere seus sucessos e melhorias e identifique como você abordará os Sprints no futuro. Concentre-se em replicar o que deu certo e melhorar nas áreas que não foram conforme o planejado.

Coloque em prática a metodologia Scrum com a Miro

A Miro é uma ferramenta para equipes se reunirem e planejarem o seu próximo grande projeto juntos, em tempo real ou de forma assíncrona, onde quer que estejam. Funciona como um hub central de informação onde times podem planejar, executar e revisar todo o trabalho em um único local online e compartilhado.

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