O szablonach mapy procesów
Szablon mapy procesów jest wartościowym narzędziem do dokumentowania, analizy i lepszego zrozumienia procesów biznesowych Twojego zespołu oraz związanych z nimi wyników. Ten szablon mapy procesów jest zorganizowany według etapów, aby pomóc Ci zapisywać cele, działania i rezultaty na każdym kroku procesu. Użyj szablonu, aby poprawić organizację, produktywność i komunikację swojego zespołu poprzez wspólne zrozumienie dowolnego procesu.
Jaki jest cel mapowania procesów?
Nigdy nie pomyślałbyś o wyruszeniu w nieznane bez mapy. Mapa procesu nie różni się pod tym względem. Mapowanie procesów to skuteczne ćwiczenie do oceny, dokumentowania lub opracowywania strategii dotyczących każdego planu lub podejścia, które Twoja zespół może mieć. Rozbijając cele, działania i rezultaty na każdym etapie projektu, możesz zyskać wgląd w to, czy działasz zgodnie z planem lub efektywnie rozwiązujesz problem.
Kiedy używać szablonu mapowania procesu
Te przykłady map procesów są zaprojektowane, aby pomóc zespołom zwiększyć efektywność. Widząc proces rozpisany na stronie, zespoły mogą zidentyfikować obszary do poprawy: jak usprawnić proces, poprawić komunikację i stworzyć lepszą dokumentację. Używaj narzędzi do mapowania procesów, gdy potrzebujesz przypisać stakeholderów, określić odpowiedzialność i granice, wyjaśnić obowiązki i ustalić wskaźniki.
Jak korzystać z szablonów map procesów
Celem mapowania procesów jest rozbicie projektu na części, aby członkowie zespołu zrozumieli Twoje cele i sposób, w jaki planujesz je osiągnąć. Dzieląc projekt na etapy, można uniknąć nieporozumień i upewnić się, że wszyscy są zgodni przed pójściem naprzód. Wykonaj te kroki, aby użyć szablonu mapy procesów:
Krok 1: Zdefiniuj swój cel
Jaki problem chcesz rozwiązać? jaki proces chciałbyś zwizualizować?
To czas na szerokie myślenie. W miarę postępu w szablonie mapy procesów spędzisz coraz więcej czasu na dzieleniu projektu na mniejsze części. Na razie jednak możesz ustawić szeroki cel.
Krok 2: Burza mózgów
Jakie kroki musisz podjąć, aby rozwiązać ten problem? Jak będzie przebiegał proces?
Nie zadręczaj się zbytnio kolejnością, w jakiej musisz realizować proces. Skoncentruj się na uchwyceniu wszystkich etapów na tablicy. Pomyśl o stakeholderach, których będziesz musiał(a) zaangażować w ten projekt. Możesz też przeprowadzać burzę mózgów nad zasobami, których będziesz potrzebować, aby wykonać zadanie.
Krok 3: Zdefiniuj sukces
Jak będziesz wiedzieć, że rozwiązałeś(aś) problem? Kiedy proces jest zakończony?
Wiele zespołów pomija ten krok, ale ważne jest, aby go nie zaniedbać. Przez zdefiniowanie jasnych wskaźników sukcesu ― lub choćby punktu końcowego ― dajesz sobie coś, do czego będziesz dążyć.
Krok 4: Uporządkuj zadania
Jakie kroki podejmiesz, by rozwiązać problem? Jaka jest kolejność, w jakiej musisz pracować, aby proces został zrealizowany?
Teraz jest czas na myślenie liniowe. Weź wszystkie surowe materiały z burzy mózgów i zacznij je porządkować. Jeśli nie możesz tego zrobić liniowo, zacznij od określenia, co musisz zrobić na początku i na końcu, a następnie zajmij się wszystkim pomiędzy.
Krok 5. Rozrysuj proces
Jak wygląda problem? Jak możesz wizualizować proces?
Nadszedł czas, aby wykorzystać szablon mapy procesu. Zacznij od stworzenia legendy. Legenda powinna zawierać symbole, których będziesz używać w całej mapie procesu.
Może być konieczne użycie symboli reprezentujących działania, wejścia, wyjścia, decyzje i punkty końcowe. Stosuj system, który jest intuicyjny i skalowalny. Na przykład wiele osób lubi używać strzałek, aby wskazać przepływ podejmowania decyzji.
Krok 6. Przejrzyj mapę
Czy jesteś w dobrej pozycji, aby rozwiązać problem? Czy mapa procesu wygląda na wykonalną i przystępną?
Zaprosić stakeholderów do przestudiowania mapy. Zwróć szczególną uwagę na możliwe redundancje, wąskie gardła i problemy z przepływem pracy. Przejrzyj każdy krok, aby upewnić się, że logicznie wynika z poprzedniego. Może być pomocne powrócenie do dokumentów z burzy mózgów i upewnienie się, że nic nie zostało pominięte w tłumaczeniu.
Odkryj wszystkie kategorie szablonów, aby znaleźć idealne narzędzia do burzy mózgów, planowania, współpracy i realizacji—zaprojektowane w celu usprawnienia przepływu pracy i wdrażania Twoich pomysłów.
