ワークフローテンプレート
ワークフローテンプレートを使用して、簡単にコラボレーションしましょう。これにより、プロジェクトのステータスを把握し、チームの進捗状況をすぐに確認することができます。これは、リモートやハイブリッドワークスタイルで業務を行っているチームにとって最適なツールです。
ワークフローテンプレートについて
デジタル社会ではよりコラボレーションが必要性が高まり、高度なコラボレーション実現することにより、オンラインの環境でも良い結果を生み出すことができるようになります。ワークフロープロセスのテンプレートを作成する際には、一切の制約なくプロセスを管理し、素早くイテレーションを実行できるシンプルな方法を考える必要があります。そうすることで、多くのプロジェクトマネージャー、デザイナー、マーケティング担当者がこのテンプレートを使用し、プロセスの情報を共有して、プロジェクトを実行する際に効率性を高めることができます。
ワークフローテンプレートに関する詳細については引き続き下記をご確認ください。
ワークフローテンプレートとは
ワークフローテンプレートとは、プロジェクトを完成させるのに必要な手順、リソース、タイムライン、役割の概要を説明するプロジェクト管理ツールです。
これは、ビジネスプロセスやデザインプロジェクトでも、複数の手順があるプロジェクトに使用できます。また、目標達成のために必要な行動を計画し、その行動の実行に必要なタイムラインを整理するのに最適です。
デジタルチームのニーズを満たすために、ワークフローテンプレートを使用して全員が認識を合わせ、承認が必要なものや、生産準備が整っているものを把握しましょう。
ワークフローテンプレートの使用方法
ワークフローテンプレートは、保留中、進行中、要確認、承認済みの 4 つのセクションに分けられます。ワークフローの手順を個別に作成して適切なセクションに配置し、適切なチームメンバーに割り当てます。作業が完了すると、そこからはワークフロープロセス間でタスクを移動をさせるだけです。
デザイナーやクリエイティブオペレーションマネージャーは、デザインワークフローを整理し、1 つのボード上で画面やステータスを管理することができます。列の間に画像をドラッグ & ドロップするだけで、進捗状況を把握し、チーム全員と情報を共有することができます。
ワークフロープロセステンプレートの 5 つの重要な要素
ワークフローを作成する方法は数多くありますが、通常以下の基本的な要素が含まれます。新しいワークフローチャート用テンプレートに書き込もうとする際、確認する必要がある質問をリストにまとめています。
1. 関係者
関係者には誰が含まれるか生産を開始する前にチーム全員が自分の役割を理解していることが重要です。関係者を明確にし、役割の適用範囲を決めましょう。監視役は誰にしますか？レビューサイクルには誰を含めるべきか問題が発生した場合、誰が対応するか
2. ブレインストーミング
アイデアをどのようにブレインストーミングしますか？背景情報の情報源はどこかマーケティングチームやデザインチームで作業をしている、またはテレビ番組、ポッドキャスト、その他のクリエイティブな活動の制作に取り組んでいる場合は、最初にブレインストーミングセッションのフォーマットを決めることが重要です。また、アイデアの保存場所、その編集者、編集内容の決定者を確認するのにも役立ちます。
3. タイムライン
タイムラインは？重要なマイルストーンや、特定のプロジェクトの大まかなタイムラインの概要を記入しましょう。必要なレビューや各レビューの完了期限をメモしておきます。各マイルストーンのチェックリストを作成しておきます。そうすれば、いつ次に進めば良いかが分かります。
4. コミュニケーション
チームとどのようにコミュニケーションをとるか毎週チェックインミーティングを行うかこの会議には参加する必要があるメンバーは誰か毎週メールで最新情報を送信したほうが良いか行動計画が決定しても 、いつでも後でイテレーションを実行することができます。
5. リソース
成功するにはどんなリソースが必要ですか？リソースには、ツール、複数の部門のパートナー、予算、その他のニーズが含まれます。
ワークフローは分かりやすく、拡張可能なものですか？ワークフローを定期的に確認しましょう。すべてが最新情報に更新されており、ワークフローがビジネスに合わせて拡張可能なことを確認しましょう。またワークフローの研修を受けた新規採用者からフィードバックを取り入れましょう。
ワークフロープロセス用テンプレートの 4 つのメリット
1. 効果的なコラボレーション
プロジェクト管理は、厄介で複雑なプロセスです。関係者が、自分の役割や責任を把握するのは難しく、重複してトラブルになることがあります。プロダクションワークフロープロセスの素晴らしいテンプレートを使用すれば、不確低要素を減らすことができます。疑わしい場合、チームや複数部門のパートナーがワークフローを参照することで、次のステップを理解することができます。
2. 新規採用者の研修
ワークフローを使用すれば、新規採用者の研修を簡単に行うことができます。複雑な生産プロセスの手順を覚えておかなくても、ワーワークフロープロセス用テンプレートを使用すれば、新規採用者に説明することができます。これにより、研修の一貫性が保証され、新規採用者は即戦力になります。
3. プロセスの欠陥の検出
プロジェクトワークフロー用テンプレートを文書化すると、プロセスの欠陥を把握することができます。不足していることはないか追加のリソースが必要か何か問題はないかチームのニーズのイメージを掴むには、生産フローをマッピングするのが最適な方法です。
4. プロセスの拡張
プロダクションワークフローは、拡張することができます。チームがプロセスを頭の中で思い描いているだけでは、リソースの確保、認識合わせ、新規従業員の採用を行うのは難しくなります。ワークフローを提示することで、プロセスを構築しながら組織を成長させやすくなります。
ワークフロープロセステンプレートとは何ですか？
ワークフロープロセステンプレートは、プロジェクトを完了させるために必要な基本手順や、完了するまでの順序をまとめたフローチャートです。適切なワークフロープロセスを使用することで、タスクが完了するまで、プロセスのさまざまなステップを通してシームレスにタスクを移動させることができます。
ワークフローテンプレートはどういったものに使用しますか？
定義によれば、ワークフローテンプレートは、プロセスやプロジェクトを管理するツールです。多くのプロジェクトマネージャーや運用マネージャーは、このテンプレートを使用して、生産の管理、製品の開発、さらには調査の実施を行っています。ワークフローテンプレートが、プロジェクトのステップや進捗状況を視覚的に簡単に追跡できるようになると、設計から開発まで、さまざまなチームで使用することもできます。
ワークフロープロセステンプレートを図式化する方法を教えてください。
Miro の無料ワークフローテンプレートを活用して、ワークフロープロセスを作成し、カスタマイズしましょう。ワークフローテンプレートに必ず追加する要素は、リソース、完了させるタスク、タイムライン、関係者つまりそれぞれのタスクの責任者です。
このテンプレートで作業を開始する
ローファイプロトタイプテンプレート
活躍するシチュエーション:
デザイン, デスクリサーチ, ワイヤーフレーム
ローファイプロトタイプは、製品またはサービスの実用的な初期ビジョンとして機能します。これらのシンプルなプロトタイプは、最終製品と一部の機能しか共有していません。大まかなコンセプトの検証やアイデアの妥当性を確認するのに最適です。ローファイプロトタイプは、製品やサービスの機能性を検討するために、製品開発チームや UX チーム が迅速なイテレーションとユーザーテストに焦点を当てて、将来のデザインに反映させるためのものです。コンテンツ、メニュー、ユーザーフローをスケッチしたマッピングに重点を置くことで、デザイナーとノンデザイナーの両方がデザインとアイデア出しのプロセスに参加することができます。リンクされたインタラクティブな画面を作成する代わりに、ローファイプロトタイプは、ユーザー ニーズ、デザイナー ビジョン、関係者の目標の一致についてのインサイトに焦点を当てています。
ギャップ分析テンプレート
活躍するシチュエーション:
マーケティング, 経営管理, 戦略プランニング
チームや組織の理想的な姿をイメージしてください。それを現状と比較しましょう。現状と理想的な未来とのギャップや、チームや組織の障害を特定したいとは思いませんか？もし特定したいのであれば、ギャップ分析を始めましょう。容易にカスタマイズ可能なこのテンプレートを使用すれば、目標の早期達成の障害物に対してチームを団結させ、目標を達成する計画を協力して策定し、組織の成長と発展を後押しすることができます。スキル、人材選定、ソフトウェア、プロセス、ベンダー、データなど特定の「ギャップ」に焦点を当てた分析が可能になります
インパクト（影響度） / エフォート（労力）マトリクス
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 戦略プランニング, 優先順位付け
成長中の組織では、非常に多くの To Do を抱えており、たったの 1 日（あるいは大きなローンチ前の数週間だけ）でそのすべてをこなさなければいけないことがあります。そこで登場するのがインパクトエフォートマトリクスです。これは、タスクに優先順位を付け、実行すべき価値のあるタスクを正確に把握するための簡単な視覚的ガイドを提供します。インパクトエフォートマトリクステンプレートを使えば、タスクを次の 4 つのカテゴリーに整理することができます。労力の少ないクイックウィン、長期的な効果が期待できるが労力を要するプロジェクト、労力は少ないが効果の低いフィルイン、時間がかかるが効果も少ないタイムウェイスターです。
ステークホールダーマップテンプレート
活躍するシチュエーション:
経営管理, マッピング, ワークフロー
ステークホールダーマップは、プロジェクトへの影響力と関心の強さに応じて関係者をグループ化する分析手法の 1 つです。このテンプレートを使用することで、製品、プロジェクト、アイデアに関心があるすべての関係者を 1 つの視覚領域に整理することができます。これにより、プロジェクトに影響を与える関係者と、関係者それぞれの関係性を容易に把握することができます。ステークホルダーマップは、プロジェクト管理で広く使われている手法で、通常はプロジェクトの開始時に実施されます。ステークホールダーマップをプロジェクトの早い段階で実施することで、ミスコミュニケーションの発生を防ぐことができます。また、すべてのグループの目的に対する認識を合わせて、成果と結果に対する期待値を設定することができます。
リサーチ用テンプレート
活躍するシチュエーション:
Education, Desk Research, Product Management
ユーザビリティテストや顧客インタビューから得られた情報を体系的かつ柔軟なユーザーリサーチテンプレートとして文書化する必要がある場合も少なくありません。全員の観察結果を一箇所に集めることで、全社的なインサイトの共有や、ユーザーニーズに基づいた新機能の提案が容易になります。リサーチ用テンプレートは、定量的・定性的なデータの記録にも利用できます。
競合分析テンプレート
活躍するシチュエーション:
マーケティング, 意思決定, 戦略プランニング
優れた製品を開発するには、状況（どこと敵対しているか）を把握し、いくつかの質問に答えることから始めます。競合他社はどこですか？製品やサービスにどのような違いがありますか？卓越しているものは何ですか？競合分析では、こうした質問の答えを見つけ、最終的には製品、価値提案、マーケティング、販売戦略を形にすることができます。これは、新製品のリリースや戦略計画セッションなど、大規模なビジネスイベントを予定している場合に最適です。