ワークフローテンプレート

ワークフローテンプレートについて

デジタル社会ではよりコラボレーションが必要性が高まり、高度なコラボレーション実現することにより、オンラインの環境でも良い結果を生み出すことができるようになります。ワークフロープロセスのテンプレートを作成する際には、一切の制約なくプロセスを管理し、素早くイテレーションを実行できるシンプルな方法を考える必要があります。そうすることで、多くのプロジェクトマネージャー、デザイナー、マーケティング担当者がこのテンプレートを使用し、プロセスの情報を共有して、プロジェクトを実行する際に効率性を高めることができます。

ワークフローテンプレートに関する詳細については引き続き下記をご確認ください。

ワークフローテンプレートとは

ワークフローテンプレートとは、プロジェクトを完成させるのに必要な手順、リソース、タイムライン、役割の概要を説明するプロジェクト管理ツールです。

これは、ビジネスプロセスやデザインプロジェクトでも、複数の手順があるプロジェクトに使用できます。また、目標達成のために必要な行動を計画し、その行動の実行に必要なタイムラインを整理するのに最適です。

デジタルチームのニーズを満たすために、ワークフローテンプレートを使用して全員が認識を合わせ、承認が必要なものや、生産準備が整っているものを把握しましょう。

ワークフローテンプレートの使用方法

ワークフローテンプレートは、保留中、進行中、要確認、承認済みの 4 つのセクションに分けられます。ワークフローの手順を個別に作成して適切なセクションに配置し、適切なチームメンバーに割り当てます。作業が完了すると、そこからはワークフロープロセス間でタスクを移動をさせるだけです。

デザイナーやクリエイティブオペレーションマネージャーは、デザインワークフローを整理し、1 つのボード上で画面やステータスを管理することができます。列の間に画像をドラッグ & ドロップするだけで、進捗状況を把握し、チーム全員と情報を共有することができます。

ワークフロープロセステンプレートの 5 つの重要な要素

ワークフローを作成する方法は数多くありますが、通常以下の基本的な要素が含まれます。新しいワークフローチャート用テンプレートに書き込もうとする際、確認する必要がある質問をリストにまとめています。

1. 関係者

関係者には誰が含まれるか生産を開始する前にチーム全員が自分の役割を理解していることが重要です。関係者を明確にし、役割の適用範囲を決めましょう。監視役は誰にしますか？レビューサイクルには誰を含めるべきか問題が発生した場合、誰が対応するか

2. ブレインストーミング

アイデアをどのようにブレインストーミングしますか？背景情報の情報源はどこかマーケティングチームやデザインチームで作業をしている、またはテレビ番組、ポッドキャスト、その他のクリエイティブな活動の制作に取り組んでいる場合は、最初にブレインストーミングセッションのフォーマットを決めることが重要です。また、アイデアの保存場所、その編集者、編集内容の決定者を確認するのにも役立ちます。

3. タイムライン

タイムラインは？重要なマイルストーンや、特定のプロジェクトの大まかなタイムラインの概要を記入しましょう。必要なレビューや各レビューの完了期限をメモしておきます。各マイルストーンのチェックリストを作成しておきます。そうすれば、いつ次に進めば良いかが分かります。

4. コミュニケーション

チームとどのようにコミュニケーションをとるか毎週チェックインミーティングを行うかこの会議には参加する必要があるメンバーは誰か毎週メールで最新情報を送信したほうが良いか行動計画が決定しても 、いつでも後でイテレーションを実行することができます。

5. リソース

成功するにはどんなリソースが必要ですか？リソースには、ツール、複数の部門のパートナー、予算、その他のニーズが含まれます。

ワークフローは分かりやすく、拡張可能なものですか？ワークフローを定期的に確認しましょう。すべてが最新情報に更新されており、ワークフローがビジネスに合わせて拡張可能なことを確認しましょう。またワークフローの研修を受けた新規採用者からフィードバックを取り入れましょう。

ワークフロープロセス用テンプレートの 4 つのメリット

1. 効果的なコラボレーション

プロジェクト管理は、厄介で複雑なプロセスです。関係者が、自分の役割や責任を把握するのは難しく、重複してトラブルになることがあります。プロダクションワークフロープロセスの素晴らしいテンプレートを使用すれば、不確低要素を減らすことができます。疑わしい場合、チームや複数部門のパートナーがワークフローを参照することで、次のステップを理解することができます。

2. 新規採用者の研修

ワークフローを使用すれば、新規採用者の研修を簡単に行うことができます。複雑な生産プロセスの手順を覚えておかなくても、ワーワークフロープロセス用テンプレートを使用すれば、新規採用者に説明することができます。これにより、研修の一貫性が保証され、新規採用者は即戦力になります。

3. プロセスの欠陥の検出

プロジェクトワークフロー用テンプレートを文書化すると、プロセスの欠陥を把握することができます。不足していることはないか追加のリソースが必要か何か問題はないかチームのニーズのイメージを掴むには、生産フローをマッピングするのが最適な方法です。

4. プロセスの拡張

プロダクションワークフローは、拡張することができます。チームがプロセスを頭の中で思い描いているだけでは、リソースの確保、認識合わせ、新規従業員の採用を行うのは難しくなります。ワークフローを提示することで、プロセスを構築しながら組織を成長させやすくなります。