業務フローとは？記号を使った図の書き方から ルールまですべて解説
建設業から販売、営業、経理にいたるまで業務プロセスの可視化や改善に役立つ フローチャートが業務フローです。
業務フローを作成することで業務内容や担当者、処理などを可視化し、関係者間で 共有することができます。
また、ナレッジマネジメントツールとしても業務フローが活躍し、異動や担当者の変更が あった際に、引き継ぎ用の書類としても業務フローが役立ちます。
この記事では、そんな業務フローについてや使用される記号の一覧、書き方、作るときに 知っておきたいポイントまで、すべてわかりやすく解説します。
記事の最後には業務フローの作成や管理におすすめのオンラインツールやテンプレートに 関してもご紹介しているので、ぜひご確認いただければと思います。
それでは、業務フローについて見ていきましょう。
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業務フローとは？
上記でも少し触れたように、業務フロートは業務プロセスの可視化や改善に役立つ フローチャートの1つです。
一般的な業務フローは「スイムレーン」と呼ばれる図で部門を表現し、業務の一連の流れを 図形や記号、矢印を使って時系列で表します。
業務フローを作成することで業務内容や担当者、処理などを可視化し、関係者間で共有する ことができ、各担当者が自身の責任領域や業務間の依存関係を理解することで、全体の業務を スムーズに進められます。
企業で業務改善を進める場合、チームを組んで現場業務の分析や課題の洗い出しを行い、 業務改善に導入するためのITツールの選定を行なうことがあります。
チーム内でヒアリングした現場業務を共有するために業務フローは重要であり、チーム内で 業務フローを共有することで、解決するべき課題を洗い出しやすくなります。
また、ITツールの導入を決定した場合は、ベンダーに「RFP（Request For Proposal）： 提案依頼書）を共有し、提出してもらうことでしょう。
RFP を共有する際に同じドキュメント内に可視化した業務フローも盛り込んでおけば、 ベンダー側と同一の認識を持つことができ、より効果の高いソリューションを提供してもらえます。
▼ 関連ページ スイムレーンガイド |書き方と活用方法
業務フロー図を作成するメリット
業務フロー図を作成することには以下のメリットがあります。
- 全体の業務を可視化しやすい。
- 担当者間で業務内容の共有ができる。
- 業務フロー内での課題を効果的に洗い出せる。
- 改善策を検討するための中心的な情報源となる。
- 提供されているオンラインツールやテンプレート、サンプルが豊富である。
業務フロー図は、シンプルなデザインで作成することができ、見た人が一目で全体の業務の 流れを把握できるので、業務の共有や改善点の特定に役立ちます。
また、業務の流れを可視化することで、各プロセスの管理にも活躍し、業務内での状況や 進捗を確認しながら、改善策を立てることができます。
業務フロー図に使用される記号
業務フローの作成には、これといって明確なルールはありませんが、作成する人によって 記号の使い方や認識が異なった場合、業務フローの確認を行うときに認識にズレが生じて しまい、効果的な業務フローの運用ができなくなります。
業務フローにはいくつかの表記法があり、以下の2つの表記法が業務フローを作成する上で 多くの企業で採用されています。
上記の標準規格から組織に最適なものを選び、業務フローの作成方法を統一することで、 組織全体で効果的な業務フローの運用ができるようになります。
また、業務フローでは図を作成るときによく使用されるフローチャート記号もあるので、 以下でこれらの記号についても見ていきましょう。
開始/終了記号
「開始/終了記号」は、フローの開始地点と終了地点を示す小判型の記号です。
開始記号はフローがはじまるポイントであり、終了記号はフローが完了することを意味します。
単純に記号内に「開始」や「スタート」、「終了」と記載することもあれば、具体的な 業務内容における開始地点と終了地点を記載することもあります。
処理記号（行動記号）
「処理記号（行動記号）」は、特定の処理や行動を表現するために使用される記号です。
長方形や角丸の長方形で表され、何らかの処理が実行されるポイントを示します。
プログラムの分岐やデータの処理、ステップ、機能、動作、操作など、さまざまな処理を 表現するのに使われる記号です。
判断記号
「判断記号」は、フローが条件によって分岐することを示すひし形の記号です。
記号の中に入れた条件に対し、「Yes/No」「はい/いいえ」「真/偽」の結論を出して業務を 進めます。
ループ開始・終了記号
「ループ開始・終了記号」は、処理が何度も繰り返される場合に開始・終了を表すための 記号です。
プロセスを複数回実行する必要がある場合は、ループの開始記号を使用して開始点を示します。
ループの開始記号より下にある判断記号や処理記号に基づき、条件が満たされている限り 同じ処理を繰り返します。
そして、特定のプロセスを複数回実行したあと、それ以上の繰り返しを行わない場合に ループの終了記号を使用します。
データベース・システム記号
「データベース・システム記号」は、処理を行ったデータがデータベース・システムに 保存されることを表す記号です。
書類・帳票記号
「書類」は、文書や帳票を示す記号です。四角形の下部が波状になった形で、文書や帳票の 作成、変更、保存、送信、印刷などが必要な場合に使用されます。処理や作業に応じて 発生するため、作業の図形と重ねて記載するのが一般的です。
レポート・メール・FAX・発注書など、人が読み取れるデータ全般を表し、記号の中に、 「請求書」「注文書」など必要な書類の名称や対応内容を記載します。
矢印・線
「線・矢印」は、フローの流れを示すものであり、流れに沿って各ボックスを線でつなぎ、 とくに時系列や流れの向きを明らかにしたい場所には矢印を使います。
上から下へ作業が流れる単純な順次構造の場合は、線でつなぐのが一般的であり、条件に よって作業が分岐したり、時系列を表す必要があったりする場合にも使用します。
▼ 関連ページ プロセス改善に役立つ BPMN とは？書き方や例を紹介
業務フローを上手に書くためのポイント
業務フローは、業務の可視化に役立つフロー図であり、業務プロセスの可視化や マニュアルとして活用できます。
しかし、作ることだけが目的となってしまった場合、結局どんなインサイトを 業務フローを使って得たかったのかがわからなくなってしまいます。
ここでは、そんなリスクを回避するために業務フローを上手に書くためのポイントを 見ていきましょう。
フローチャート記号を使う
業務フローの作成には必ずフローチャート記号を使用するようにしましょう。
組織やチーム内で記号の意味を統一しておくと、誰でも業務フローを見たときに一目で 共通の認識を持つことができます。
どのように記号を使って表現したらいいのかまだイメージできないという方は、日本で 標準化されている「JIS X 0121 – 1986（情報処理用流れ図・プログラム網図・システム 資源図記号）」を使うことで、独自のルールを作成する手間が省けます。
▼ 関連ページ フローチャートの基本的な記号・構造一覧！初心者必見の作り方も解説
業務の解像度を統一する
業務内で書き出すタスクは、詳細に記入し過ぎないようにし、解像度を統一するように しましょう。
タスクを細分化し過ぎると業務フロー図のメリットであるシンプルな構造で図が 作成できなくなってしまいます。
どうしても図に記載したい詳細がある場合、他の業務フローを作成して、そちらの方に 記入しましょう。
業務フローは1ページにまとめること
パワーポイントやA4ドキュメント、その他作図ツールを業務フローの作成に使用される かと思いますが、業務フローはなるべく1枚のシートにまとめ、収まりきらない場合は 適宜分割するようにしましょう。
1ページに情報をまとめることで、図の全体像が簡単に把握できるようになります。
業務フローの書き方
ここまで、業務フローについてや使用する記号、上手に書くためのポイントを知って いただけたと思います。
後は、これらの情報を実践に応用するだけです。
ここでは、業務フローの作り方の一例をご紹介するので、今後、図を作成するときの インスピレーションとして参考にしてください。
それでは、業務フローの作り方について詳しく見ていきましょう。
Step 1：業務フローを作る目的を明確にする
このステップは、図の作成を開始する前の一番重要なステップです。
引継書のため、マニュアル作成のため、業務改善のため、プロジェクト管理のためなど 目的を明確にしておくことで、誰のために業務フローを作成するのかの目的を明確にでき、 図の方向性を適切に決めることができます。
Step 2：関係者を洗い出す
次に、業務フロー図内に記入する担当者や部署、クライアント、ベンダーなどをリスト アップしていきます。
組織内・外に関わらず、フローと直接的な関係のある関係者をすべてリストに追加していきます。
ステークホルダーマップなども使用すれば、関係者間の関係や分類もわかりやすく整理する ことができます。
Step 3：業務内で発生する作業・処理をリストアップ
関係者の洗い出しが完了したら、スタートからゴールまでに発生する作業をリストアップ していき、タスクベースで記載していきます。
WBS（作業分解図）を使うことで、タスクの細分化がしやすくなりますが、細分化した タスクをすべて図に追加する必要はありません。
あくまで、必要な親タスクと必要最低限の子タスクで業務フローを作成していきましょう。
▼ 関連ページ WBSとは？プロジェクト管理での目的や作り方を解説
Step 4：業務内で発生する作業・処理をリストアップ
ここまで来れば、後は、洗い出した情報を業務フローに当てはめていくだけです。
各タスクを業務の流れに合わせて時系列で並べていき、フローチャート記号を使って 作業内容をラベル化し、矢印・線を使って業務の流れや関係を可視化します。
Step 5：関係者と業務フロー図を共有する
業務フロー図が完成した後は、関係各所と作成した業務フロー図を共有して、フィードバック を集めたり、ヒアリングした内容や特定した改善点などが適切に業務フローに反映されている かを確認しましょう。
まとめ
業務フローは、業務改善・効率化をしたい組織には欠かせないツールでしょう。
この図を作成することで現状のフローの把握や改善点の特定がしやすくなり、プロジェクト の生産性を向上することができます。
最新のビジネストレンドではRPA（Robotic Process Automation）を導入して業務の 自動化を行う企業も増えてきています。
このようなプロセスでロボットやシステムを開発するときにも業務フローが作成されるので、 非常に万能なフレームワークとして、業務フローが活躍することがわかります。
今後のDXやハイブリッドワーク推進にも業務フローが活躍していくと思うので、 自社で働き方改革を実行する際には、この記事で学んだことを実践に移していきましょ。
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