Diagramme de Gantt : définition, bénéfices et comment le créer
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
Un diagramme de Gantt est un outil d'organisation et de gestion de projets. Il s'agit d'un diagramme à barres horizontales qui présente toutes les tâches d'un projet en fonction d'un calendrier. Il aide les chefs de projet à visualiser les tâches requises et à suivre l'avancement de leur projet. La création d'un diagramme de Gantt aide les chefs de projet à visualiser les tâches nécessaires et à suivre l'avancement de leur projet.
Au début du 20e siècle, Henry Gantt a créé le premier diagramme de Gantt pour illustrer le calendrier d'un projet. Il a utilisé ces graphiques pour des opérations systématiques et de routine, telles que la gestion de la productivité des employés.
Aujourd'hui, l'utilisation d'un diagramme de Gantt dans la gestion de projet est utile pour de nombreuses raisons. Il permet aux équipes de projet de mieux gérer leurs tâches, d'améliorer l'affectation des ressources et d'identifier les dépendances.
La structure d'un diagramme de Gantt comprend généralement deux sections. L'axe horizontal décrit les différentes tâches, tandis que l'axe vertical indique le calendrier des travaux. Des barres sont ensuite ajoutées au diagramme pour représenter la durée de chaque tâche.
Les diagrammes de Gantt peuvent également inclure des étapes, des assignations et des dépendances entre les tâches (nous y reviendrons plus tard).
Quels sont les principaux avantages de l'utilisation d'un diagramme de Gantt ?
Les diagrammes de Gantt sont un outil essentiel pour maintenir vos projets sur la bonne voie et obtenir des résultats. Voici quelques-uns des principaux avantages de l'utilisation d'un diagramme de Gantt :
Organiser efficacement les tâches du projet
La structure simple d'un diagramme de Gantt facilite l'organisation des tâches de votre projet. Il vous suffit d'ajouter les tâches au diagramme, de planifier leurs dates de début et de fin et de les insérer dans le projet dans le bon ordre.
Le format d'un diagramme de Gantt permet également aux équipes de projet de visualiser toutes les tâches en un seul endroit, ce qui les aide à suivre les progrès et à organiser la structure du projet.
Identifier les dépendances
Les dépendances sont une série de tâches qui déterminent la séquence du travail. Pour qu'un projet puisse avancer, les tâches dépendantes doivent être accomplies dans un certain ordre. Ne pas le faire peut retarder l'ensemble du projet.
Par exemple, supposons que votre projet comporte trois tâches dépendantes : A, B et C. La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n'est pas terminée, ce qui signifie que la tâche B dépend de la tâche A. De plus, la tâche C ne peut pas commencer tant que la tâche B n'est pas terminée.
Les chefs de projet peuvent utiliser les diagrammes de Gantt pour identifier ces dépendances. La structure du diagramme à barres facilite le repérage de ces tâches et leur suivi au fur et à mesure de l'avancement du projet. Vous pouvez également ajouter des flèches entre les tâches dépendantes pour que la séquence soit claire pour le reste de l'équipe du projet.
Améliorer la collaboration au sein de l'équipe
Le diagramme de Gantt facilite la collaboration entre les équipes de projet. Sa structure est facile à comprendre, ce qui signifie que chacun peut voir quelles sont les tâches dont il est responsable, qui est responsable des autres tâches et comment le travail de chaque personne s'intègre dans le tableau d'ensemble.
Pour améliorer encore la collaboration, vous pouvez utiliser une plateforme en ligne pour créer et partager votre diagramme de Gantt avec l'équipe de projet et les autres parties prenantes.
La création d'un diagramme de Gantt en ligne permet aux équipes distantes et hybrides de collaborer virtuellement à la réalisation du projet final. Cela signifie également que les équipes de projet ont toujours accès à la version la plus récente du projet. Elles peuvent accéder au diagramme de Gantt en temps réel pour voir comment les choses progressent et ce qu'elles doivent faire pour continuer à avancer.
Qu'est-ce qui fait un bon diagramme de Gantt ?
Voici quelques éléments clés qui vous aideront à obtenir les meilleurs résultats possibles de votre diagramme de Gantt :
Clarifier les objectifs du projet
Vous devez définir clairement les objectifs de votre projet avant de créer un diagramme de Gantt. Si ce n'est pas le cas, vous risquez de ne pas disposer de l'orientation nécessaire pour mener à bien votre projet.
La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des méthodes pour définir des objectifs de projet clairs. Prenons l'exemple du cadre des objectifs SMART. SMART est un acronyme qui signifie spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et opportun. Il vous encourage à réfléchir stratégiquement à vos objectifs afin de vous assurer qu'ils sont aussi clairs et pertinents que possible.
Comprendre quelles sont les tâches critiques
Les tâches critiques sont des activités qui retarderont la date de fin d'un projet si elles ne sont pas achevées à temps. L'identification de ces tâches dans votre diagramme de Gantt peut vous aider à améliorer la hiérarchisation des tâches, à créer un calendrier de projet réaliste et à vous assurer que votre projet reste dans les limites du budget.
Vous pouvez utiliser la technique d'évaluation et d'examen des programmes (PERT) pour identifier les tâches critiques d'un projet. Jetez un coup d'œil à notre modèle de diagramme PERT pour en savoir plus.
Définir clairement les tâches
Bien que les diagrammes de Gantt puissent fournir une vue d'ensemble de votre projet, vous devez toujours définir clairement les tâches requises. Si un membre de l'équipe arrive à une tâche pour laquelle il ne dispose pas de suffisamment d'informations, il devra s'adresser à un autre membre de l'équipe pour obtenir une meilleure compréhension.
Cela peut ralentir l'avancement d'un projet, c'est pourquoi il est important que toutes les tâches soient claires.
Si vous utilisez Miro pour créer votre diagramme de Gantt, vous pouvez ajouter des informations détaillées dans chaque barre de tâches. Il suffit de cliquer sur la barre pour qu'une fenêtre contextuelle apparaisse. Dans cette fenêtre, vous pouvez rédiger une description de la tâche, ajouter des balises, modifier les couleurs de la barre et mettre à jour l'état de la tâche.
Comment créer un diagramme de Gantt pour un projet
Voici quelques étapes simples à suivre pour créer votre propre diagramme de Gantt, en commençant par l'examen de la portée du projet.
1. Examinez la portée du projet
Avant de créer votre diagramme de Gantt, vous devez avoir une idée claire de la portée du projet.
La portée du projet décrit les aspects clés de votre projet. Il comprend les objectifs, les produits livrables, les exigences, les tâches, les coûts et les échéances du projet. Il s'agit généralement d'un document, mais il peut aussi se présenter sous une forme différente.
Jetez un coup d'œil à notre modèle de portée de projet pour voir la portée du projet dans une structure Kanban.
En comprenant la portée de votre projet, vous êtes bien placé pour créer un diagramme de Gantt réussi.
Vous aurez une idée claire de la nature du projet, de ses objectifs et de sa raison d'être. Par conséquent, vous serez en mesure d'ajouter au diagramme toutes les tâches, échéances et étapes pertinentes.
2. Ajoutez des tâches au projet
Après avoir examiné la portée du projet, vous pouvez commencer à ajouter des tâches au diagramme de Gantt. C'est là que les barres entrent en jeu.
Chaque barre d'un diagramme de Gantt représente une tâche différente et sa durée. En fonction de la structure de votre diagramme de Gantt, ces barres peuvent également indiquer ce que la tâche implique et à qui elle est assignée.
Vous pouvez également classer les tâches en fonction du type de travail. Par exemple, vous pouvez répartir les tâches entre les départements suivants :
Ventes
Marketing
Finances
Opérations
Développement de produits
Informatique
La répartition des tâches en différentes catégories permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble d'un projet. Il est également plus facile pour les différentes équipes de savoir de quelles tâches elles sont responsables, ce qui est particulièrement utile si votre projet est complexe. En classant les tâches par catégories, les équipes peuvent facilement voir quelles sont les tâches qui les concernent au lieu de voir toutes les tâches du projet.
3. Fixez un délai
Une fois que toutes les tâches figurent dans le tableau, vous pouvez ajouter la durée de chacune d'entre elles. Si vous utilisez une plateforme en ligne comme Miro, vous pouvez sélectionner une date de début et de fin dans le modèle. La barre se placera alors automatiquement au bon endroit dans le tableau.
Si vous ne savez pas combien de temps estimer pour chaque tâche, ne vous inquiétez pas. Il existe différentes façons d'estimer la durée d'une tâche, notamment les suivantes :
Comprendre ce que la tâche implique
Vous devez d'abord savoir quelles sont les activités nécessaires à la réalisation de la tâche. Quel est le résultat souhaité ? La tâche est-elle complexe ? Faut-il faire appel à plusieurs personnes ? Toutes ces informations vous aideront à évaluer la durée de la tâche.
Examiner les données historiques
Jetez un coup d'œil aux projets précédents pour voir combien de temps les tâches ont pris dans le passé. Vous pouvez utiliser ces informations pour estimer la durée des tâches de votre projet actuel.
Discuter avec les personnes à qui vous avez confié des tâches
Si vous avez peu ou pas d'expérience dans certains domaines du projet, c'est une bonne idée de parler aux personnes qui travaillent dans ces domaines. Ils vous aideront à déterminer la durée de chaque tâche.
4. Demandez l'approbation des principales parties prenantes
Lorsque toutes les tâches auront été intégrées au tableau, vous aurez une idée plus précise de la durée totale du projet. Vous pouvez partager ces informations avec les principales parties prenantes pour les tenir informées et leur demander leur approbation avant d'aller de l'avant.
Une fois le calendrier du projet convenu, vous pouvez ajouter ces informations à la charte du projet. Le fait de documenter ces informations permet d'éviter les modifications de l'étendue du projet, qui peuvent entraîner des retards et vous empêcher de mener le projet à son terme.
5. Déterminez les dépendances
Maintenant que votre diagramme de Gantt a reçu le feu vert, vous pouvez identifier les dépendances.
La plupart du temps, les dépendances deviennent évidentes lorsque vous cartographiez toutes les tâches de votre projet. Si ce n'est pas le cas, vous devrez rechercher les tâches que vous ne pouvez pas exécuter tant que certains événements d'une tâche précédente n'ont pas eu lieu. Une fois la cartographie établie, vous pouvez ajouter des flèches entre les tâches dépendantes pour indiquer celles qui sont essentielles à l'achèvement du projet.
6. Partagez le plan avec votre équipe de projet
Lorsque le diagramme de Gantt est terminé, partagez-le avec votre équipe de projet pour qu'elle l'examine. Cela permet à votre équipe de poser des questions et de fournir un retour d'information sur le projet.
Si vous utilisez Miro pour gérer votre diagramme de Gantt, vous pouvez simplement partager le diagramme avec votre équipe de projet et ils peuvent ajouter des commentaires directement sur le diagramme. De cette façon, il vous sera plus facile d'examiner leurs commentaires.
7. Lancez le projet
Une fois que tout le monde est d'accord, vous pouvez enfin lancer le projet. Mais le travail n'est pas encore terminé.
Au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous devrez vous référer au diagramme de Gantt pour suivre la progression du projet. Cela vous aidera à résoudre les problèmes qui ont pu surgir et à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie pour la livraison du projet.
Lorsqu'il s'agit de vérifier l'avancement du projet, l'utilisation d'un outil graphique en ligne peut s'avérer utile. Il vous permet de vérifier l'avancement des tâches en temps réel et de rectifier rapidement les choses si elles ne se déroulent pas comme prévu.
Cela signifie également que votre équipe de projet peut toujours accéder à la version la plus récente du tableau. Ils peuvent voir instantanément comment se déroule le projet, quelles sont les tâches qu'il leur reste à accomplir et celles sur lesquelles travaillent les autres membres de l'équipe.
Créez votre prochain diagramme de Gantt avec Miro
La création d'un diagramme de Gantt vous donne un aperçu visuel de l'ensemble de votre projet. Il vous indique les tâches concernées, leur date d'échéance et les étapes à franchir en cours de route. Il vous permet également de voir facilement quand le projet doit être réalisé et de vous assurer qu'il est sur la bonne voie.
Si vous souhaitez créer un diagramme de Gantt collaboratif pour votre équipe de projet, utilisez notre modèle de diagramme de Gantt gratuit pour commencer.