Collecte des exigences liées à la nouvelle réglementation en matière de durabilité
Comprenez comment une nouvelle réglementation en matière de durabilité s’applique à votre entreprise et convenez de ce qui est nécessaire pour la mettre en œuvre.
Objectif du modèle
Une nouvelle réglementation en matière de durabilité peut affecter les produits, les opérations, la production de rapports, les chaînes d’approvisionnement, les données, les contrats, les relations clients et la stratégie d’entreprise. Ce modèle aide les équipes à traduire une réglementation en un plan de mise en œuvre clair et coordonné.
Il facilite la compréhension précoce de l’applicabilité juridique, des impacts pour l’entreprise, des obligations de conformité spécifiques, des besoins en données et en preuves, des propriétaires, des lacunes et des prochaines étapes pratiques.
Ce que contient le modèle
Le modèle suit six étapes reliées :
Aperçu de la réglementation
Impact sur l’entreprise
Obligations à respecter
Données, systèmes et preuves
Propriétaires et parties prenantes
Lacunes et plan de mise en œuvre
Chaque étape comprend des questions d’orientation couvrant le périmètre, les échéances, les exemptions, les impacts opérationnels, les obligations de déclaration, la diligence raisonnable des fournisseurs, les éléments de preuve, la gouvernance, la formation, les systèmes et le suivi continu.
Comment l’utiliser
Commencez par compléter l’en-tête avec le nom de la réglementation, la juridiction, la date limite de conformité, les unités commerciales concernées, le propriétaire du document et la date de révision.
Travaillez de l’étape 1 à l’étape 6. Ajoutez des preuves, des sources officielles, des hypothèses, des questions, des risques, des décisions et des actions au fur et à mesure. Lorsque des informations sont manquantes ou incertaines, consignez-les clairement plutôt que de deviner.
Utilisez le modèle pour distinguer ce qui est déjà en place, ce qui l’est partiellement et ce qui n’a pas encore été traité. Identifiez quelles exigences sont récurrentes et lesquelles relèvent d’actions d’implémentation ponctuelles. Terminez en convenant des lacunes prioritaires, des propriétaires responsables, des décisions, des jalons et des échéances.
Atelier proposé
Organisez cet atelier interfonctionnel de 90 à 120 minutes lorsqu’une nouvelle réglementation est annoncée, lorsque son applicabilité devient plus claire, ou avant le début de la mise en œuvre.
Avant la séance, réunissez le texte officiel de la réglementation, les orientations, les normes pertinentes, les politiques existantes, les inventaires de données, les informations sur les fournisseurs et les processus internes susceptibles d’être affectés.
Commencez par convenir du périmètre et des échéances clés. Ensuite parcourez les étapes d’impact sur l’activité, des exigences et des preuves, en consignant à la fois les obligations confirmées et les points nécessitant des avis juridiques ou d’experts complémentaires. Utilisez la dernière partie de la session pour prioriser les lacunes, désigner des responsables et élaborer un plan de mise en œuvre initial.
À qui s’adresse ce modèle
Utilisez ce modèle avec les équipes juridiques, de conformité, de développement durable, finance, achats, opérations, RH, informatique, équipe de vente, communication, produit et direction. Il est aussi utile pour travailler avec les fournisseurs, les auditeurs, les consultants, les régulateurs, les investisseurs et les clients.
Un point de départ, pas un conseil juridique
Le modèle est prérempli avec des questions et des éléments de réflexion suggérés pour aider les équipes à démarrer. Ce sont des suggestions, pas des conseils juridiques, des réponses définitives ni une checklist complète. Modifiez-les, supprimez-les ou complétez-les pour refléter la réglementation, la juridiction, le modèle commercial, le secteur et le contexte interne.
Confirmez les interprétations réglementaires auprès des spécialistes juridiques, de conformité ou techniques, si nécessaire.
Ce que vous obtiendrez
Une vision partagée de savoir si et comment la réglementation s’applique, les principales exigences à respecter, les domaines de l’entreprise concernés, les besoins en éléments probants et en systèmes, les propriétaires désignés, les écarts prioritaires et un plan de mise en œuvre comportant des actions et des échéances.
