Modèle Matrice Eisenhower
Priorisez les tâches en fonction de l'urgence ou déléguez comme un pro
À propos du modèle de Matrice Eisenhower
Nous sommes tous passés par là : vous vous asseyez pour commencer votre journée et vous êtes tellement submergé par les tâches que vous devez accomplir que vous ne savez pas par où commencer. Les emails s'accumulent, vous avez des courses à faire. … Comment faites-vous le tri dans le chaos ? Découvrez la matrice d'Eisenhower : un cadre de prise de décision conçu par l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower.
Continuez à lire pour en savoir plus sur la matrice d'Eisenhower
Qu'est-ce qu'une matrice d'Eisenhower ?
La matrice d'Eisenhower vous aide à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Au lieu de lutter pour déterminer dans quel ordre vous devez effectuer vos tâches ; décidez lesquelles sont urgentes, lesquelles peuvent être déléguées et lesquelles sont facultatives.
Comme son nom l'indique, la matrice d'Eisenhower est basée sur des principes créés par le président Dwight D. Eisenhower. Eisenhower était connu pour avoir établi des priorités en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette règle empirique simple mais puissante a ensuite été systématisée dans une matrice.
Quand utiliser une matrice d'Eisenhower ?
Pour commencer votre journée, vous trouverez peut-être utile de tracer deux matrices d'Eisenhower, une pour vos tâches personnelles et une pour vos tâches professionnelles. Limitez-vous à un maximum de huit tâches par quadrant, et avant d'en ajouter une autre, demandez-vous si vous devez d'abord terminer les premières.
Mettez à jour vos matrices tout au long de la journée. Mais attention à ne pas leur consacrer trop de temps. Tout le monde a tendance à tergiverser en faisant des listes de choses à faire ! Allouez un certain temps à votre matrice, peut-être cinq ou dix minutes le matin et cinq ou dix autres minutes au déjeuner, pour éviter de trop y penser.
Créez votre propre matrice d'Eisenhower
Créer votre propre matrice d'Eisenhower est facile. L'outil du tableau blanc de Miro est le canvas parfait pour le créer et le partager. Commencez par sélectionner le modèle de matrice d'Eisenhower, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
Remplissez le quadrant « À faire » en premier : les tâches dans le quadrant supérieur gauche sont les plus importantes. Elles doivent être faites aujourd'hui. Par exemple, répondre à un email urgent de votre patron ou prendre rendez-vous chez le médecin.
Remplissez le quadrant « Planifier » : les tâches dans le quadrant supérieur droit sont importantes, mais pas urgentes. Ce sont des choses que vous pouvez planifier pour l'avenir et que vous devez mettre dans votre calendrier. Reprendre contact avec un ami ou retrouver votre collègue pour parler d'un sujet non urgent peut entrer dans cette catégorie. La majeure partie de vos tâches doit se trouver dans ce quadrant.
Remplissez le quadrant « Déléguer » : le quadrant inférieur gauche est réservé aux tâches qui ne sont pas aussi importantes que les tâches urgentes, mais qui doivent quand même être effectuées rapidement. Assurez-vous de faire le suivi des tâches déléguées, pour vous assurer qu'elles ont été exécutées correctement. Si quelqu'un vous appelle pour participer à une réunion, par exemple, vous pouvez déléguer la tâche en demandant à un coéquipier de participer à la réunion à votre place.
Remplissez le quadrant « Ne pas faire » : le quadrant inférieur droit est réservé aux tâches que vous n'avez pas du tout besoin de faire. Pensez aux tâches que vous pouvez reporter et qui vous empêchent de finir les tâches les plus importantes. Des choses comme passer du temps sur les réseaux sociaux peuvent entrer dans cette catégorie.
Réévaluez votre matrice tout au long de la journée : itérez sur votre matrice au besoin. Vos priorités peuvent changer au cours de la journée ; alors n'hésitez pas à utiliser le modèle pour ajouter, déplacer ou modifier rapidement des tâches à mesure que votre emploi du temps évolue.
Matrice Eisenhower vs Matrice de priorisation : laquelle choisir ?
Même si ces deux matrices ont toutes deux pour objectif d'analyser des priorités, elles comportent également des différences dans leur méthode d'utilisation.
La matrice Eisenhower, également connue sous le nom de matrice d'urgence/importance, classe les tâches en quatre catégories : urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, et ni urgent ni important. Contrairement à une matrice de priorisation qui prend en compte les deux aspects (importance et urgence) pour chaque tâche, la matrice Eisenhower met l'accent sur la distinction entre l'urgence et l'importance. Son objectif est d'aider à déterminer quelles tâches doivent être réalisées immédiatement, planifiées pour plus tard, déléguées ou éliminées en fonction de leur importance et de leur urgence.
L'utilisation de la matrice d'Eisenhower est particulièrement appropriée dans ces deux cas :
Gestion du Temps Personnel : pour la gestion efficace du temps personnel, la matrice Eisenhower peut aider à distinguer entre les tâches urgentes et importantes et celles qui ne le sont pas. Par exemple, un étudiant peut utiliser cette matrice pour planifier ses études en identifiant les devoirs à rendre à court terme et les projets de recherche à entreprendre à plus long terme.
Gestion des Tâches Quotidiennes : dans un environnement professionnel ou personnel, la matrice Eisenhower peut être utilisée pour prioriser les tâches quotidiennes en fonction de leur impact et de leur urgence. Par exemple, un chef d'entreprise peut utiliser cette matrice pour déterminer quelles réunions sont essentielles à son rôle et quelles tâches administratives peuvent être déléguées à son équipe.
La matrice de priorisation, elle, sera idéale pour hiérarchiser les tâches dans les projets et pour prendre des décisions complexes.
La matrice d'Eisenhower peut-elle être utilisée pour des projets d'équipe ?
Absolument. La matrice ne se limite pas à la gestion des tâches individuelles. C'est un outil puissant qui permet aux équipes de s'aligner sur les priorités et de s'assurer que tout le monde se concentre sur les bonnes tâches.
La matrice est-elle adaptée à un usage personnel et professionnel ?
Oui, la matrice d'Eisenhower est polyvalente et peut être utilisée dans des contextes personnels et professionnels pour gérer efficacement tout type de tâche.
À quelle fréquence la matrice doit-elle être mise à jour ?
Il est recommandé de revoir et de mettre à jour la matrice régulièrement, idéalement au début de chaque journée ou de chaque semaine, afin de refléter l'évolution des priorités et des tâches.
Existe-t-il un format privilégié pour la présentation des informations dans le modèle ?
Il est essentiel que votre matrice Eisenhower soit organisée, claire et facile à lire. Miro vous permet d'ajouter des éléments visuels et de donner un code de couleur aux post-its virtuels pour une meilleure visibilité.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle Créateur de flyers
Idéal pour:
Design, Marketing
Qu'il s'agisse d'une soirée client ou d'une collecte de fonds à but non lucratif, votre événement a besoin d'un élément clé pour être un succès retentissant : la présence du public. C'est pourquoi sa promotion est une partie si importante de la planification. La création et l'envoi d'un flyer est la première étape. Ces fichiers d'une seule page attireront l'attention de vos invités et leur donneront les détails clés, tels que l'heure, la date et le lieu (et s'il s'agit d'une collecte de fonds, à qui / à quoi les fonds bénéficieront). Ce modèle vous permettra de mettre en page du texte et de personnaliser la conception d'un flyer.
Modèle Matrice d'Actions Prioritaires
Idéal pour:
Cartographie
Vous et vos collaborateurs avez probablement plus d'idées que de ressources, ce qui peut rendre difficile la hiérarchisation de tâches. Utilisez une Matrice d'Actions Prioritaires pour vous aider à choisir l'ordre dans lequel vous travaillerez sur vos tâches, vous permettant d'économiser du temps et de l'argent et d'éviter de vous enliser dans un travail inutile. Une Matrice d'Action Prioritaires est un diagramme simple qui vous permet de noter des tâches en fonction de leur impact et de l'effort nécessaire pour les accomplir. Vous utilisez vos scores pour tracer chaque tâche dans l'un des quatre quadrants : gains rapides, projets majeurs, espaces à remplir et tâches ingrates.
Modèle Business Model Canvas
Idéal pour:
Leadership, Méthodologie Agile, Planification Stratégique
Votre modèle d'entreprise : Rien n'est plus fondamental pour savoir qui vous êtes, ce que vous créez et vendez, ou finalement si vous réussissez ou non. À l'aide de neuf éléments constitutifs clés (représentant neuf éléments commerciaux de base), un BMC vous offre un outil stratégique hautement utilisable pour développer et afficher votre modèle commercial. Qu'est-ce qui rend ce modèle idéal pour votre équipe ? Il est rapide et facile à utiliser, il maintient votre proposition de valeur au premier plan et crée un espace pour inspirer l'idéation.
Modèle de matrice de priorisation 2x2
Idéal pour:
Opérations, Planification Stratégique, Prioritisation
Prêt à fixer des limites, à hiérarchiser vos tâches et à déterminer les fonctionnalités, les correctifs et les mises à niveau à aborder ensuite ? La matrice de priorisation 2x2 est l'endroit idéal pour commencer. Basé sur l'approche de priorisation Lean, ce modèle offre aux équipes un moyen rapide et efficace de savoir ce qui est réaliste à accomplir et ce qui est crucial de séparer pour réussir (par rapport à ce qui est simplement agréable à avoir). Vous ne le croirez peut-être pas mais créer votre propre matrice de priorisation 2x2 est facile.
Modèle de Diagramme de Flux de Données
Idéal pour:
Diagrammes de flux, Développement de logiciels, Diagrammes
Tout processus peut devenir assez complexe, surtout lorsqu'il comporte plusieurs composants. Obtenez une meilleure compréhension de votre processus grâce à un diagramme de flux de données (DFD). Les DFD créent une représentation visuelle simple de tous les composants du flux de données et d'exigences dans l'ensemble d'un système. Ils sont le plus souvent utilisés par les équipes chargées de la croissance de l'entreprise, les analystes de données et les équipes chargées des produits, et ils sont créés avec l'un des trois niveaux de complexité suivants : 0, 1 ou 2. Ce modèle vous aidera à construire facilement le meilleur Diagramme de Flux de Données pour votre processus.
Modèle Organisateur Graphique T-Chart
Idéal pour:
Ideation, Operations, Strategic Planning
Les Organisateurs Graphiques T-Chart peuvent vous aider à comparer et contraster deux idées différentes, à regrouper les informations en différentes catégories et à prouver un changement grâce à une analyse « avant » et « après ». Les Organisateurs Graphiques T-Chart sont des outils d'organisation visuels qui vous permettent de comparer des idées, afin que vous puissiez évaluer des avantages et des inconvénients, des faits et des opinions, des forces et des faiblesses, ou des vues d'ensemble par rapport à des détails spécifiques. Les concepteurs et les créateurs de contenu peuvent utiliser les graphiques T-Chart pour transformer des possibilités en idées exploitables. Les graphiques T-Chart sont utiles pour discuter de différences et de similitudes avec votre équipe ou vos clients et peuvent vous aider à prendre une décision ensemble.