Diagramme de flux de travail

Un diagramme de flux de travail peut être utilisé pour simplifier des sujets complexes et clarifier les processus au sein d'une entreprise.

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Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail ?

Les diagrammes de flux de travail sont des outils visuels utiles que les entreprises utilisent pour simplifier et cartographier des processus et des flux de travail. Ils sont similaires aux diagrammes de flux en ce sens qu'ils s'appuient sur des stimuli visuels pour améliorer la compréhension d'un processus que l'entreprise juge essentiel. Les êtres humains étant avant tout des apprenants visuels, le fait de pouvoir regarder la carte d'un processus ou la séquence d'un flux de travail permet de mieux les comprendre. Un diagramme de flux de travail montre les étapes d'un processus et décompose des opérations complexes en des sections plus digestes. Ils sont utiles aux entreprises et aux responsables qui souhaitent comprendre les différents acteurs d'un processus commercial et les étapes que les personnes doivent suivre pour mener à bien celui-ci.

Symboles couramment utilisés dans les diagrammes de flux de travail

Il existe des symboles standardisés couramment utilisés dans les diagrammes de flux de travail, tout comme dans les diagrammes de flux. Il est utile de comprendre les symboles conventionnels utilisés dans les diagrammes de flux de travail afin de pouvoir les appliquer de manière cohérente. Ainsi, vous pourrez facilement lire d'autres diagrammes de flux de travail créés par d'autres membres de votre équipe. Voici quelques symboles couramment utilisés dans les diagrammes de flux de travail :

Ovales

Les ovales représentent les points de départ et d'arrivée d'un flux de travail ou d'un processus particulier.

Rectangles

Le symbole du rectangle dans le diagramme de flux de travail donne généralement les instructions au sein de la séquence.

Diamants

Les diamants représentent les décisions qui doivent être prises dans un processus. Ces décisions se divisent généralement en deux branches/chemins alternatifs.

Cercles

Les cercles sont moins courants, car tous les diagrammes de flux de travail ne les incluent pas. Cependant, ils sont systématiquement utilisés pour représenter un saut dans les actions ou indiquer les étapes à contourner.

Flèches et lignes de connexion

Les flèches et les lignes de connexion indiquent la direction dans laquelle la séquence se déplace. Les symboles et les formes mentionnés ci-dessus s'appuient tous sur des flèches et des connecteurs comme dépendance dans le diagramme.

Pourquoi les diagrammes de flux de travail sont-ils importants ?

Les diagrammes de flux de travail sont devenus de plus en plus populaires dans le monde professionnel et ont été utilisés dans divers secteurs pour aider à documenter et à clarifier des processus. Alors, comment un diagramme de flux de travail peut-il vous aider, vous et votre équipe ? Voici quelques avantages de la création et de l'utilisation de diagrammes de flux de travail :

Obtenir un aperçu visuel d'un processus

La plupart des humains sont des apprenants visuels, surtout lorsqu'il s'agit de sujets abstraits et complexes qui ne sont pas facilement définis par des mots. La beauté d'un diagramme de flux de travail réside dans sa simplicité. La représentation de l'ensemble d'un processus sur une seule page à l'aide de formes, de couleurs et de symboles facilite grandement la compréhension d'opérations et de processus complexes.

Une efficacité accrue

Les diagrammes de flux de travail permettent à chaque membre d'une équipe de comprendre les étapes à suivre dans une séquence. Cela permet à chacun de comprendre le rôle qu'il doit jouer et l'importance de son rôle dans la réalisation d'une opération. Ce type de compréhension "globale" améliore l'efficacité et aide les membres de l'équipe à achever des processus plus rapidement.

Une meilleure communication

L'un des endroits les plus utiles pour utiliser un diagramme de flux de travail est dans les projets où des processus importants doivent être compris et communiqués. Les diagrammes de flux de travail deviennent une partie de la documentation qui assure la transparence et la communication au sein d'une équipe. Simplifier une opération complexe à l'aide de symboles, de formes et de définitions est également un moyen efficace de communiquer quelque chose qui serait autrement difficile à expliquer verbalement.

Voir qui est responsable de quoi

Un diagramme aide à visualiser le processus d'un flux de travail d'un point de vue descendant. Après avoir analysé un diagramme de flux de travail, chacun saura qui joue quel rôle. Cela favorise la responsabilisation et la compréhension de la place de chaque membre de l'équipe dans l'ensemble du projet.

Identifier des problèmes et des moyens d'améliorer un processus de travail

De la même manière qu'un diagramme de flux de travail peut être utilisé pour suivre des progrès, il peut également être utilisé pour comprendre où les progrès s'arrêtent. Visualiser la séquence des étapes de votre processus et les acteurs qui le font avancer permet également d'identifier à quelle étape de la séquence le processus ralentit inutilement ou s'arrête complètement. Cela permet d'améliorer le processus, ce qui peut augmenter la productivité et l'efficacité de votre entreprise.

Quand utiliser un diagramme de flux de travail

Les diagrammes de flux de travail sont des outils polyvalents qui peuvent apporter de la clarté au flux de travail ou au processus de toute entreprise. Pour vous donner une idée de leur utilité, voici quelques exemples d'industries dans lesquelles les diagrammes de flux de travail sont particulièrement utiles.

Développement de logiciels

Dans de nombreux processus de développement de logiciels, plusieurs développeurs et membres d'équipe de différentes parties du monde travaillent ensemble. La mise en œuvre d'un simple diagramme de flux de travail, comme celui qui figure sur ce modèle de feuille de route technologique, permet de s'assurer que chacun connaît son rôle, ses responsabilités et ses supérieurs hiérarchiques. Il peut également faciliter le suivi de la progression du développement du logiciel.

E-commerce

Dans le monde du e-commerce, un diagramme de flux de travail peut représenter un client naviguant sur un magasin en ligne. Cela peut aider les concepteurs UX à mieux comprendre comment diriger les clients à travers les étapes qu'ils doivent suivre pour acheter un produit ou louer un service.

Production

Les diagrammes de flux de travail étaient initialement utilisés dans l'industrie de la production. Ils montrent la séquence des étapes que les équipes de production doivent suivre pour créer des produits uniformes et de haute qualité. La cartographie des processus et des séquences à l'aide d'un diagramme de flux de travail contribue à l'assurance de la qualité.

Médical

Les procédures médicales peuvent souvent être facilement cartographiées selon une séquence linéaire d'étapes. Les diagrammes de flux de travail peuvent être utiles pour définir un processus standard que les professionnels de ce secteur peuvent suivre lorsqu'ils effectuent une opération.

Types de diagrammes de flux de travail

Les diagrammes de flux de travail peuvent prendre de nombreuses formes différentes. Les différents types de ces diagrammes remplissent des fonctions différentes et sont les mieux adaptés à des contextes différents. Chacun s'accompagne de sa propre légende de diagramme de flux de travail, avec des utilisations et des symboles spécifiques. Voici quelques-uns des types de diagrammes de flux de travail les plus populaires :

Diagramme de flux

Un diagramme de flux est composé de différentes formes et symboles, chacun représentant une étape différente dans une séquence ou un processus. Ces formes représentent les différents éléments d'un flux de travail, tels que des actions, des matériaux, des services, des entrées et des sorties. L'utilisation d'un diagramme de flux pour représenter un flux de travail peut aider à visualiser la manière dont des tâches vont circuler entre les ressources. Cet aperçu graphique d'un processus ou d'un système d'entreprise peut contribuer à éclairer des décisions et à identifier des blocages.

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Diagramme Swimlane

Le nom du diagramme Swimlane (couloir de nage) est approprié, car il imite visuellement les différents couloirs d'une piscine. Chaque couloir a ses propres processus et membres d'équipe, et le diagramme montre clairement comment les actions des différents membres de l'équipe affectent les autres dans les différents couloirs. Les diagrammes Swimlane sont particulièrement utiles pour les grandes organisations dont les différents départements et équipes dépendent les uns des autres. Le fait de voir comment tout le monde travaille ensemble, mais aussi indépendamment, peut apporter de la clarté à un processus complexe. De cette façon, les diagrammes de flux de travail agissent comme une source de vérité à laquelle tout le monde dans une organisation peut se référer.

Schéma fonctionnel

Un schéma fonctionnel est un type de diagramme de flux de travail qui s'applique principalement aux systèmes, par opposition aux processus complexes ou aux opérations commerciales. Lors de la création d'un schéma fonctionnel, chaque bloc représente une partie d'un système. Ce système peut être mécanique ou technique, et chaque partie est connectée à la suivante. Chaque bloc est essentiel au fonctionnement d'un système et, comme d'autres diagrammes de flux de travail, un schéma fonctionnel aide à visualiser le fonctionnement d'un tel système.

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Diagramme BPMN

Le diagramme BPMN (Business Process Modeling Notation) est un exemple de diagramme de flux de travail utilisé principalement par les gestionnaires et les analystes d'entreprise. Ils utilisent ce diagramme pour visualiser les processus métier, tels que la gestion de la paie ou le recrutement. Le diagramme est analysé et optimisé pour améliorer l'efficacité des processus essentiels d'une entreprise.

Diagramme SIPOC

Le diagramme SIPOC présente la première véritable déviation de ce à quoi ressemble un exemple de diagramme de flux de travail standard. Au lieu de représenter visuellement une séquence d'étapes et d'événements dans un programme, le diagramme SIPOC utilise un format de type tableau pour résumer les entrées et les sorties d'un processus. Il peut aider à apporter un plus grand degré de transparence et de compréhension à un processus.

Diagramme d'activité UML

Un diagramme d'activité UML vous offre une vue d'ensemble ou une représentation "globale" de tout ce qui se passe dans votre entreprise ou organisation. Ce type de diagramme de flux de travail examine les éléments constitutifs de l'ensemble d'un processus métier plutôt que des flux de travail fonctionnels plus petits. En utilisant un diagramme d'activité UML, vous serez en mesure de planifier et d'optimiser les processus de votre entreprise de haut en bas. En en créant un, vous pouvez facilement comprendre les différentes parties et les rôles qui font fonctionner le système.

Comment créer un diagramme de flux de travail

Prêt à créer votre propre diagramme de flux de travail ? Voici un guide étape par étape pour créer un diagramme de flux de travail complet :

1. Sélectionnez un processus

Avant de créer votre diagramme de flux de travail, spécifiez un processus que le diagramme va documenter. Il est utile de visualiser un processus par diagramme afin d'éviter que votre diagramme ne devienne trop compliqué et difficile à lire.

2. Définissez les points de départ et de fin

Comme pour de nombreux processus complexes, il est utile d'établir les grandes lignes du projet avant d'ajouter les détails les plus précis. Définir la première et la dernière étape de votre flux de travail vous donne un sens de l'orientation et vous permet de rester sur la bonne voie.

3. Rassemblez des informations

La plupart des diagrammes de flux de travail contiennent de nombreuses parties mobiles, avec différentes personnes jouant différents rôles. Assurez-vous d'avoir rassemblé toutes les informations nécessaires sur le flux de travail, y compris les entrées, les sorties et les personnes impliquées. Il est important que vous parliez à toutes les personnes incluses dans le diagramme de flux de travail pour comprendre leurs responsabilités dans le "tableau d'ensemble". Cela permettra de créer une responsabilité et de garder tout le monde sur la même longueur d'onde.

4. Concevez le flux de travail

Vous êtes maintenant prêt à réunir les étapes et les connecteurs en suspens entre les points de départ et de fin. Assurez-vous de vous être familiarisé avec les symboles et les formes du diagramme de flux de travail pour créer un diagramme de flux de travail concis et clair que tous les membres de votre équipe peuvent comprendre. Pour chaque étape du flux de travail, créez le symbole correspondant, et reliez-le à la forme précédente.

Créez le diagramme de votre flux de travail

Décomposez des opérations complexes en étapes faciles à comprendre en créant un diagramme de flux de travail. Mettez tout le monde sur la même longueur d'onde et augmentez l'efficacité de votre équipe, en rationalisant ses communications et ses processus au passage.