À propos du modèle de workflow
Le monde numérique exige la collaboration, et une meilleure collaboration mène à de meilleurs résultats. Lorsqu’il s’agit de mettre en place un workflow collaboratif, il faut créer un moyen simple de gérer le processus et d’itérer plus rapidement sans contraintes.
Le modèle de workflow de Miro facilite cela — c’est pourquoi les responsables de projet, les concepteurs et les spécialistes du marketing utilisent ce modèle pour s’aligner sur les processus et améliorer l’efficacité lors de l’exécution des projets.
Qu’est-ce qu’un modèle de workflow ?
Un modèle de workflow est un outil de gestion de projet qui vous permet de définir les étapes, les ressources, le planning et les rôles nécessaires pour mener un projet à bien.
Il peut être utilisé pour tout projet à étapes multiples, qu’il s’agisse d’un processus métier ou d’un projet de conception. Il est idéal pour planifier les actions permettant d’atteindre un objectif et organiser le planning pour les réaliser.
Comment utiliser le modèle de workflow
Le modèle de workflow de Miro est divisé en quatre sections :
En attente
En cours
À revoir
Approuvé
Les étapes individuelles du workflow sont créées et placées dans la section appropriée, où elles seront assignées au bon membre de l’équipe. Ensuite, il suffit de faire avancer les tâches dans le workflow au fur et à mesure qu’elles sont terminées.
Les cinq composants clés d’un workflow
Le modèle de workflow peut être adapté au processus ou aux besoins spécifiques de chaque projet, mais comporte généralement les éléments de base suivants. Nous avons listé des questions à vous poser lors de la configuration du modèle de workflow :
1. Parties prenantes
Qui sont les parties prenantes ? Il est important que toute l’équipe comprenne leurs rôles avant de commencer la production. Définissez vos parties prenantes et précisez l’étendue de leur rôle. Qui sont les personnes chargées des validations ? Qui est responsable du cycle de relecture ? Qui intervient en cas de goulot d’étranglement ?
2. Brainstorming
Comment faire du brainstorming ? D’où provient le contenu ? Si vous travaillez dans une équipe marketing ou design, ou si vous produisez une émission TV, un podcast ou tout autre projet créatif, il est essentiel de définir dès le départ le format des sessions de brainstorming. Il est aussi utile de déterminer où vous stockez vos idées, qui les compile et qui prend les décisions éditoriales.
3. Planning
Quel est votre planning ? Esquissez vos jalons clés et élaborez un planning pour obtenir une vue d’ensemble approximative d’un projet. Notez les relectures à effectuer et les dates limites de chaque revue. Créez des listes de contrôle pour chaque jalon afin de savoir quand vous êtes prêt à passer au suivant.
4. Communication
Comment allez-vous communiquer avec l’équipe ? Aurez-vous des réunions de suivi hebdomadaires ? Qui doit y participer ? Ne vaudrait-il pas mieux envoyer un compte rendu hebdomadaire par e-mail ? Définissez une stratégie, vous pourrez toujours l’ajuster ensuite.
5. Ressources
Quelles ressources vous faut-il pour réussir ? Les ressources peuvent inclure des outils, des partenaires transverses, le budget et d’autres besoins.
Le workflow est-il clair et évolutif ? Passez votre workflow en revue régulièrement. Assurez-vous que tout est à jour et que le workflow peut évoluer avec votre activité. Intégrez les retours des nouvelles recrues formées au workflow.
Avantages d’un modèle de workflow
Le modèle de workflow de Miro est un excellent moyen de maintenir tout le monde aligné et au courant de ce qui nécessite une approbation et de ce qui est prêt pour la production. Voici quelques-uns des principaux avantages à le mettre en place pour votre équipe :
Collaborer efficacement
La gestion de projet est souvent un processus complexe et chaotique. Il peut être difficile pour les parties prenantes de connaître leurs rôles et responsabilités — et de voir où ils se chevauchent ou se heurtent. Un bon workflow de production réduit l’incertitude. En cas de doute, votre équipe et vos partenaires interfonctionnels peuvent se référer au modèle de workflow pour connaître la prochaine étape.
Former les nouvelles recrues
Avoir un workflow documenté facilite la formation des nouvelles recrues. Plutôt que de devoir mémoriser chaque étape d’un processus de production complexe, vous pouvez accompagner la nouvelle recrue tout au long du processus tel qu’il est décrit dans le modèle. Cela garantit la cohérence de votre formation et permet aux nouvelles recrues d’être opérationnelles plus rapidement.
Repérer les failles de vos processus
La cartographie d’un processus est l’occasion de comprendre les failles de vos processus. Y a‑t‑il des lacunes ? Avez‑vous besoin de ressources supplémentaires ? Y a‑t‑il un goulot d’étranglement ? Cartographier votre flux de production de bout en bout est le meilleur moyen de cerner les besoins de votre équipe.
Faire évoluer vos processus
Les workflows de production vous aident à passer à l’échelle. Lorsque les processus ne vivent que dans la tête de votre équipe, il peut être difficile d’obtenir des ressources, de susciter l’adhésion ou d’embaucher de nouveaux collaborateurs. Formaliser un workflow facilite la croissance de votre entreprise à mesure que vous vous développez.
Découvrez d’autres exemples de diagrammes de workflow et faites avancer vos projets.
FAQ sur le modèle de workflow
Puis-je modifier un modèle de workflow pour l’adapter à mes besoins ?
Oui, vous pouvez personnaliser le modèle de workflow pour répondre aux besoins spécifiques de votre projet ou de votre processus. Vous pouvez modifier les tâches, les rôles et d’autres éléments selon vos besoins.
Peut-on collaborer avec d’autres en utilisant le modèle de workflow ?
Oui, vous pouvez collaborer en partageant le modèle de workflow via un lien. Les personnes invitées peuvent contribuer au projet, donner des retours et suivre l’avancement.
Comment s’assurer qu’un modèle de workflow reste à jour ?
Pour garder votre modèle de workflow à jour, il est essentiel de le revoir régulièrement et d’y apporter les modifications nécessaires pour refléter toute évolution des processus, de la technologie ou des bonnes pratiques. Cela permet de garantir que votre workflow reste efficace et aligné sur vos objectifs. Informez également l’ensemble des parties prenantes de toute révision du modèle de workflow afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Comment mesurer le succès d’un workflow à l’aide d’un modèle ?
Le succès d’un workflow basé sur un modèle peut se mesurer à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI) pertinents pour votre workflow. Les KPI vous aident à suivre l’avancement et à repérer les axes d’amélioration. Parmi les exemples de KPI figurent les temps de réalisation, les taux d’erreur, les économies réalisées ou la satisfaction client. En mesurant ces KPI, vous pouvez déterminer si votre workflow atteint vos objectifs et apporter les ajustements nécessaires pour l’améliorer.
