Modèle Workflow
Collaborez facilement sur des conceptions et suivez votre statut.
À propos du modèle Workflow
Qu'est-ce qu'un workflow ?
Un workflow (flux de travail) est un outil de gestion de projet qui vous permet d'esquisser les différentes étapes, ressources, calendrier et rôles nécessaires à la réalisation d'un projet. Il peut être utilisé sur n'importe quel projet en plusieurs étapes, qu'il s'agisse d'un processus commercial ou autre, et est idéal pour tracer les actions tangibles que vous devrez entreprendre pour atteindre un objectif et l'ordre dans lequel vous devez effectuer ces actions.
5 composants clés d'un flux de travail
Il existe de nombreuses façons de créer un flux de travail, mais elles impliquent généralement les composants de base suivants. Nous avons répertorié les questions que vous devriez vous poser si vous essayez de remplir un nouveau workflow.
1. Parties prenantes
Qui sont les parties prenantes ? Il est important que toute l'équipe comprenne ses rôles avant de commencer la production. Définissez vos parties prenantes et définissez la portée de leur rôle. Qui sont les gardiens ? À qui appartient le cycle de révision ? Qui intervient s'il y a un goulot d'étranglement ?
2. Brainstorming
Comment réfléchissez-vous à des idées ? D'où vient le contenu ? Si vous travaillez dans une équipe de marketing ou de conception, ou si vous produisez une émission de télévision, un podcast ou tout autre projet créatif, il est crucial de décider dès le départ du format des sessions de brainstorming. Il est également utile de savoir où vous stockez vos idées, qui les compile et qui prend les décisions éditoriales.
3. Calendrier
Quel est votre calendrier ? Esquissez vos étapes clés et un calendrier approximatif pour un projet donné. Notez tous les examens qui doivent avoir lieu et les délais pour chaque examen. Créez des listes de contrôle pour chaque étape afin de savoir quand vous êtes prêt à passer à la suivante.
4. Communication
Comment communiquerez-vous avec l'équipe ? Aurez-vous des réunions de vérification hebdomadaires ? Qui doit être impliqué dans ces réunions ? Serait-il préférable d'envoyer une mise à jour hebdomadaire par email ? Décidez d'un plan de jeu, mais vous pouvez toujours réitérer plus tard.
5. Ressources
Des quelles ressources avez-vous besoin pour réussir ? Les ressources peuvent inclure des outils, des partenaires transversaux, un budget et d'autres besoins.
Est-ce que le flux de travail est digeste et évolutif ? Passez en revue votre workflow périodiquement. Assurez-vous que tout est à jour et que le flux de travail peut évoluer avec votre entreprise. Intégrez les retours des nouvelles recrues qui peuvent avoir été formées sur le workflow.
Quatre avantages d'un Workflow
1. Collaborer efficacement
La gestion de projet est un processus compliqué et désordonné. Il peut être difficile pour les parties prenantes de connaître leurs rôles et responsabilités - et où ils se chevauchent et se heurtent. Un bon workflow de production réduit l'incertitude. En cas de doute, votre équipe et vos partenaires transversaux peuvent se référer au workflow pour comprendre votre prochaine étape.
2. Former les nouvelles recrues
Avoir un flux de travail facilite la formation de nouvelles recrues. Au lieu d'avoir à vous souvenir de chaque étape d'un processus de production complexe, vous pouvez guider votre nouvelle recrue tout au long du workflow. Cela garantit la cohérence de votre formation et permet aux nouvelles recrues de démarrer immédiatement.
3. Trouver les défauts dans vos processus
Documenter un workflow de production est l'occasion de comprendre les failles de vos processus. Y a-t-il des lacunes ? Avez-vous besoin de plus de ressources ? Y a-t-il un goulot d'étranglement ? La cartographie de votre flux de production est le meilleur moyen d'avoir une idée des besoins de votre équipe.
4. Mettez vos processus à l'échelle
Les workflows de production vous aident à évoluer. Lorsque les processus vivent dans la tête de votre équipe, il peut être difficile de sécuriser les ressources, d'obtenir l'adhésion ou d'embaucher de nouveaux employés. La mise en place d'un processus de travail facilite la croissance de votre entreprise au fur et à mesure de sa construction.
Comment utiliser le modèle Workflow
Le modèle Workflow fournit un diagramme de flux de processus divisé en 4 sections : En attente, En cours, Révision nécessaire et Approuvé. Des étapes de flux de travail individuelles sont créées et placées dans la section appropriée, où elles seront attribuées au bon membre de l'équipe. À partir de là, il suffit de déplacer les tâches dans le diagramme de flux de travail au fur et à mesure qu'elles sont terminées.
Qu'est-ce qu'un workflow ?
Un workflow est un diagramme qui décrit les étapes de base nécessaires pour terminer un projet et l'ordre dans lequel elles seront terminées. Un workflow approprié vous permettra de déplacer de manière transparente vos tâches à travers différentes étapes du processus jusqu'à leur achèvement.
À quoi servent les flux de travail ?
Les flux de travail sont utilisés pour toutes sortes de projets : gestion d'une production, réalisation d'un produit, recherche, etc.
Comment schématiser un modèle de flux de travail ?
Vous pouvez utiliser notre modèle de flux de travail gratuit et prêt à l'emploi pour créer et personnaliser votre processus de flux de travail. Les éléments importants à ajouter à votre modèle de flux de travail sont les ressources, les tâches à accomplir, le calendrier et les parties prenantes ou les personnes responsables de chaque tâche.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle Rapport d'état de projet
Idéal pour:
Gestion de projet, Documentation, Planification de projet
Un rapport sur l'état du projet est un court document qui permet aux parties prenantes de votre projet d'être informées et d'être au courant de ce qu'il se passe, et pourquoi. Vous pouvez commencer à rédiger ce document par vous-même, puis inclure également vos collaborateurs pour produire un rapport pertinent. Un rapport sur l'état d'avancement d'un projet devrait idéalement comparer l'état actuel de votre projet avec son plan initial. Le rapport suit comment vous atteignez vos objectifs, même si vous rencontrez des contretemps. Il est également susceptible d'être lu par des exécutifs contrôlant les budgets et la gouvernance, ce qui peut vous aider à maintenir le rapport focalisé sur les problèmes critiques.
Modèle Growth Experiments
Idéal pour:
Leadership, Desk Research, Strategic Planning
De nombreuses entreprises ambitieuses regardent vers l'avenir et visent à se développer. Mais les décisions de croissance peuvent être des actes de foi risqués et coûteux. C'est pourquoi les expériences de croissance ont autant de sens. Elles offrent une méthode systématique en six étapes qui révèle quelles stratégies sont les plus efficaces, comment elles affecteront vos revenus et comment elles se comparent à vos approches antérieures. En vous aidant à tester vos stratégies pour développer votre entreprise avant de vous engager pleinement, les expériences de croissance peuvent vous faire économiser beaucoup de temps, de ressources et d'argent.
Modèle de Matrice Impact/Effort
Idéal pour:
Prioritisation, Planification Stratégique, Gestion de projet
Les organisations en croissance ont d'innombrables tâches à accomplir et seulement un nombre limité d'heures par jour (ou de semaines avant un grand lancement) pour les accomplir. C'est là qu'une Matrice Impact/Effort entre en scène. Elle vous offre un guide visuel rapide pour vous aider à hiérarchiser vos tâches et savoir exactement ce qui vaut la peine d'être fait. À l'aide de notre modèle, vous pouvez créer une matrice qui organise vos activités en quatre catégories principales : des gains rapides qui nécessitent peu d'efforts, des projets à forte intensité d'effort qui offrent des rendements à long terme, des fill-ins à faible effort mais de faible valeur, et des pertes de temps.
Modèle de Diagramme KWL
Idéal pour:
Education, Brainstorming, Rétrospectives
Le partage et l'apprentissage de nouvelles connaissances sont le carburant de toute équipe ou organisation ambitieuse. Un Diagramme KWL est un organisateur graphique qui alimente le processus d'apprentissage. Ce modèle facile vous permet de concevoir et d'utiliser un diagramme KWL, avec trois colonnes : Know (savoir), Want to Know (vouloir savoir), Learned (appris). Ensuite, vous et votre équipe remplirez chaque colonne en suivant trois étapes : faites le point sur ce que vous savez, documentez ce que vous voulez retirer de votre session, et enfin, enregistrez ce que vous avez appris.
Modèle Cahier des Charges
Idéal pour:
Design, Marketing, UX Design
Pour qu'une conception soit réussie, sans parler d'être géniale, les agences et les équipes de conception doivent connaître les objectifs, les délais, le budget et la portée du projet. En d'autres termes, la conception nécessite un processus stratégique, et cela commence par un cahier des charges. Ce modèle utile vous permettra de créer un cahier des charges qui établit un alignement et une communication claire entre votre entreprise et votre agence de design. C'est le fondement de tout projet créatif et une source de vérité unique à laquelle les équipes peuvent se référer tout au long du processus.
Modèle Gap Analysis
Idéal pour:
Marketing, Business Management, Planification Stratégique
Pensez à l'état idéal de votre équipe ou organisation. Maintenant, comparez-le à votre situation réelle actuelle. Vous voulez identifier les lacunes ou les obstacles qui se dressent entre votre présent et votre futur ? Alors vous êtes prêt à effectuer une Gap Analysis. Ce modèle facile à personnaliser permettra à votre équipe de s'aligner sur les obstacles qui vous empêchent d'atteindre vos objectifs plus tôt, de collaborer sur un plan pour atteindre ces objectifs et de pousser votre organisation vers la croissance et le développement. Vous pouvez vous concentrer sur des analyses spécifiques de failles, notamment pour les compétences, les candidats, les logiciels, les processus, les fournisseurs, les données, etc.