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Modèle Workflow

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À propos du modèle Workflow

Qu'est-ce qu'un workflow ?

Un workflow (flux de travail) est un outil de gestion de projet qui vous permet d'esquisser les différentes étapes, ressources, calendrier et rôles nécessaires à la réalisation d'un projet. Il peut être utilisé sur n'importe quel projet en plusieurs étapes, qu'il s'agisse d'un processus commercial ou autre, et est idéal pour tracer les actions tangibles que vous devrez entreprendre pour atteindre un objectif et l'ordre dans lequel vous devez effectuer ces actions.

5 composants clés d'un flux de travail

Il existe de nombreuses façons de créer un flux de travail, mais elles impliquent généralement les composants de base suivants. Nous avons répertorié les questions que vous devriez vous poser si vous essayez de remplir un nouveau workflow.

1. Parties prenantes

Qui sont les parties prenantes ? Il est important que toute l'équipe comprenne ses rôles avant de commencer la production. Définissez vos parties prenantes et définissez la portée de leur rôle. Qui sont les gardiens ? À qui appartient le cycle de révision ? Qui intervient s'il y a un goulot d'étranglement ?

2. Brainstorming

Comment réfléchissez-vous à des idées ? D'où vient le contenu ? Si vous travaillez dans une équipe de marketing ou de conception, ou si vous produisez une émission de télévision, un podcast ou tout autre projet créatif, il est crucial de décider dès le départ du format des sessions de brainstorming. Il est également utile de savoir où vous stockez vos idées, qui les compile et qui prend les décisions éditoriales.

3. Calendrier

Quel est votre calendrier ? Esquissez vos étapes clés et un calendrier approximatif pour un projet donné. Notez tous les examens qui doivent avoir lieu et les délais pour chaque examen. Créez des listes de contrôle pour chaque étape afin de savoir quand vous êtes prêt à passer à la suivante.

4. Communication

Comment communiquerez-vous avec l'équipe ? Aurez-vous des réunions de vérification hebdomadaires ou des daily standups ? Qui doit être impliqué dans ces réunions ? Serait-il préférable d'envoyer une mise à jour hebdomadaire par email ? Décidez d'un plan de jeu, mais vous pouvez toujours réitérer plus tard.

5. Ressources

Des quelles ressources avez-vous besoin pour réussir ? Les ressources peuvent inclure des outils, des partenaires transversaux, un budget et d'autres besoins.

Est-ce que le flux de travail est digeste et évolutif ? Passez en revue votre workflow périodiquement. Assurez-vous que tout est à jour et que le flux de travail peut évoluer avec votre entreprise. Intégrez les retours des nouvelles recrues qui peuvent avoir été formées sur le workflow.

Quatre avantages d'un Workflow

1. Collaborer efficacement

La gestion de projet est un processus compliqué et désordonné. Il peut être difficile pour les parties prenantes de connaître leurs rôles et responsabilités - et où ils se chevauchent et se heurtent. Un bon workflow de production réduit l'incertitude. En cas de doute, votre équipe et vos partenaires transversaux peuvent se référer au workflow pour comprendre votre prochaine étape.

2. Former les nouvelles recrues

Avoir un flux de travail facilite la formation de nouvelles recrues. Au lieu d'avoir à vous souvenir de chaque étape d'un processus de production complexe, vous pouvez guider votre nouvelle recrue tout au long du workflow. Cela garantit la cohérence de votre formation et permet aux nouvelles recrues de démarrer immédiatement.

3. Trouver les défauts dans vos processus

Documenter un workflow de production est l'occasion de comprendre les failles de vos processus. Y a-t-il des lacunes ? Avez-vous besoin de plus de ressources ? Y a-t-il un goulot d'étranglement ? La cartographie de votre flux de production est le meilleur moyen d'avoir une idée des besoins de votre équipe.

4. Mettez vos processus à l'échelle

Les workflows de production vous aident à évoluer. Lorsque les processus vivent dans la tête de votre équipe, il peut être difficile de sécuriser les ressources, d'obtenir l'adhésion ou d'embaucher de nouveaux employés. La mise en place d'un processus de travail facilite la croissance de votre entreprise au fur et à mesure de sa construction.

Exemples de workflow

  1. Exemple de workflow de gestion des tâches : les tâches sont attribuées par le chef d'équipe, puis assignées aux membres de l'équipe concernée. Chaque membre travaille sur sa tâche, met à jour son statut et signale les problèmes éventuels. Une fois terminées, les tâches sont vérifiées par le chef d'équipe et marquées comme achevées.

  2. Exemple de workflow de traitement des commandes : le client passe une commande en ligne, puis le système vérifie la disponibilité des produits en stock. Une fois confirmée, la commande est traitée par le service expédition, qui prépare les articles pour l'expédition. Enfin, la commande est expédiée au client avec un suivi de livraison.

  3. Exemple de workflow de production : le processus débute par la planification de la production basée sur les commandes en attente et les niveaux de stock. Ensuite, les matières premières sont commandées et les machines sont préparées pour la fabrication. Une fois les produits fabriqués, ils passent par un contrôle qualité avant d'être emballés et étiquetés. Enfin, les produits finis sont expédiés vers les entrepôts ou directement aux clients, avec une mise à jour des stocks dans le système.

  4. Exemple de workflow de publication d'un article de blog : vous avez la possibilité de choisir le type de diagramme qui convient le mieux à votre équipe et à votre flux de travail spécifique. Cet exemple utilise un diagramme swimlane pour montrer les étapes et les parties prenantes impliquées dans la production et la publication d'un article de blog de l'entreprise :

  5. Exemple de création d'un nouveau processus d'accueil des nouveaux arrivants : vous et votre équipe des ressources humaines créez un nouveau processus d'intégration pour les nouveaux employés. Vous utilisez le modèle de workflow de Miro pour créer toutes vos tâches, puis vous les organisez dans les colonnes « en attente », « en cours », « à revoir » et « approuvé ».

Comment utiliser le modèle Workflow

Le modèle Workflow fournit un diagramme de flux de processus divisé en 4 sections : En attente, En cours, Révision nécessaire et Approuvé. Des étapes de flux de travail individuelles sont créées et placées dans la section appropriée, où elles seront attribuées au bon membre de l'équipe. À partir de là, il suffit de déplacer les tâches dans le diagramme de flux de travail au fur et à mesure qu'elles sont terminées. Le modèle de diagramme de flux de travail prêt à l'emploi peut aussi vous faire gagner du temps.

FAQ Workflow

Puis-je modifier un modèle de workflow pour l'adapter à mes besoins ?

Oui, vous pouvez personnaliser le modèle de flux de travail pour répondre aux besoins spécifiques de votre projet ou processus. Vous pouvez modifier les tâches, les rôles et d'autres éléments en fonction de vos besoins.

Est-il possible de collaborer avec d'autres personnes en utilisant le modèle de workflow ?

Oui, vous pouvez collaborer avec d'autres personnes en partageant le modèle de flux de travail via un lien. Ils peuvent contribuer au projet, fournir un retour d'information et suivre les progrès réalisés.

Comment puis-je m'assurer qu'un modèle de flux de travail reste à jour ?

Pour que votre modèle de workflow reste à jour, il est essentiel de le revoir régulièrement et d'y apporter les modifications nécessaires pour refléter les mises à jour des processus, de la technologie ou des meilleures pratiques. Cela permet de s'assurer que votre flux de travail reste efficace et conforme à vos objectifs. Vous devez également informer toutes les parties prenantes des révisions apportées au modèle de flux de travail afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Comment puis-je mesurer le succès d'un flux de travail à l'aide d'un modèle ?

Le succès d'un flux de travail utilisant un modèle peut être mesuré à l'aide d'indicateurs clés de performance (ICP) pertinents pour votre flux de travail. Les ICP peuvent vous aider à suivre les progrès réalisés et à identifier les domaines à améliorer. Les délais d'exécution, les taux d'erreur, les économies de coûts ou la satisfaction des clients sont quelques exemples d'indicateurs clés de performance. En mesurant les ICP, vous pouvez déterminer si votre flux de travail atteint vos objectifs et apporter les changements nécessaires pour l'améliorer.

Modèle Workflow

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