Define los requisitos de adquisiciones que satisfagan las necesidades del negocio, teniendo en cuenta las prioridades ambientales, sociales, de circularidad y de riesgo de proveedores.
Propósito de la plantilla
Las decisiones de adquisición determinan los costos, el desempeño, la resiliencia, el impacto ambiental y el valor social de una organización. Esta plantilla ayuda a los equipos interfuncionales a convertir una necesidad de compra en requisitos de adquisiciones claros, basados en evidencia y responsables.
Ayuda a los equipos a definir qué deben comprar, cómo debe ser un buen desempeño del proveedor, qué evidencia se necesita, dónde existen brechas y cómo avanzar con confianza.
Qué incluye
La plantilla sigue seis etapas interconectadas:
Necesidad de adquisición y contexto
Alcance y prioridades
Requisitos a cumplir
Datos y evidencia del proveedor
Propietarios y stakeholders
Brechas y plan de abastecimiento
Cada etapa incluye preguntas orientadoras que abarcan las necesidades del negocio, requisitos funcionales, costo, calidad, resiliencia del suministro, impactos ambientales y sociales, circularidad, evidencia del proveedor, propiedad e implementación.
Cómo usarlo
Comienza completando el encabezado de la plantilla, incluyendo el nombre de la adquisición, la fecha límite, el alcance y el propietario del documento.
Trabaja desde la Etapa 1 hasta la Etapa 6. Añade evidencia, supuestos, preguntas, riesgos, decisiones e información relevante del proveedor a medida que avanzas. Cuando la información falte o sea incierta, regístrala claramente en lugar de adivinar.
Usa la etapa de requisitos para distinguir entre los requisitos Imprescindibles, Debería tener, Podría tener y No tendrá por ahora. Incluye requisitos funcionales, técnicos, de calidad, de seguridad, ambientales, sociales, éticos y de circularidad, según corresponda.
Finaliza acordando las brechas prioritarias, la evidencia que aún se necesita, las opciones de proveedores, las acciones, los propietarios responsables, las decisiones clave y los plazos.
Taller sugerido
Realiza este taller como una sesión interfuncional de 90–120 minutos antes de iniciar un proceso de abastecimiento o cuando sea necesario mejorar el enfoque de adquisiciones existente.
Antes de la sesión, reúne el caso de negocio, las especificaciones actuales, la información de gasto o de volumen, la información sobre proveedores, las políticas relevantes, los contratos y cualquier dato de sostenibilidad disponible.
Comienza por acordar la necesidad, el alcance y las prioridades. Luego recorre las etapas de requisitos y de evidencia del proveedor, registrando lo esencial, lo que puede mejorarse y la evidencia necesaria para tomar una decisión fundamentada. Usa la parte final de la sesión para identificar las brechas, asignar responsables y acordar el plan de abastecimiento.
A quién va dirigido
Usa esta plantilla con los equipos de compras, sostenibilidad, finanzas, legal, operaciones, instalaciones, TI, producto, técnico, calidad y dirección. También es útil al involucrar a proveedores, consultores, auditores y usuarios finales.
Un punto de partida, no una lista completa
La plantilla viene prellenada con preguntas y consideraciones sugeridas para ayudar a los equipos a empezar. Estas son instrucciones — no respuestas fijas ni una checklist completa. Cámbialas, elimínalas o agrégalas para que reflejen la categoría, el mercado, la región, la base de proveedores, las políticas internas y las prioridades de compra.
Qué obtendrás
Un alcance de adquisiciones compartido, requisitos priorizados, necesidades claras de evidencia, propietarios asignados, brechas identificadas en proveedores y datos, y un plan de abastecimiento práctico con acciones y plazos.
