Define requisitos de adquisiciones que satisfagan las necesidades del negocio, teniendo en cuenta las prioridades ambientales, sociales, de circularidad y las relacionadas con el riesgo de los proveedores.
Finalidad de la plantilla
Las decisiones de adquisiciones determinan los costos, el rendimiento, la resiliencia, el impacto ambiental y el valor social de una organización. Esta plantilla ayuda a los equipos interfuncionales a convertir una necesidad de compra en requisitos de adquisiciones claros, basados en evidencia y responsables.
Ayuda a los equipos a definir qué necesitan comprar, cómo se ve un buen desempeño del proveedor, qué evidencia se requiere, dónde existen brechas y cómo avanzar con confianza.
Qué incluye
La plantilla sigue seis etapas conectadas:
Necesidad de compra y contexto
Alcance y prioridades
Requisitos a cumplir
Datos y evidencia del proveedor
Propietarios y partes interesadas
Brechas y plan de abastecimiento
Cada etapa incluye preguntas orientadoras que abarcan las necesidades del negocio, requisitos funcionales, costo, calidad, resiliencia del suministro, impactos ambientales y sociales, circularidad, evidencia del proveedor, responsables y la implementación.
Cómo usarlo
Empieza por completar el encabezado de la plantilla, incluyendo el nombre de la adquisición, la fecha límite, el alcance y el propietario del documento.
Trabaja desde la Etapa 1 hasta la Etapa 6. Añade evidencia, supuestos, preguntas, riesgos, decisiones e información relevante del proveedor a medida que avances. Cuando la información falte o sea incierta, regístrala claramente en vez de adivinar.
Usa la etapa de requisitos para distinguir entre Must-have, Should-have, Could-have y Won’t-have-for-now. Incluye, según corresponda, requisitos funcionales, técnicos, de calidad, de seguridad, ambientales, sociales, éticos y de circularidad.
Finaliza acordando las brechas prioritarias, la evidencia que aún se necesita, las opciones de proveedores, las acciones, los propietarios responsables, las decisiones clave y los plazos.
Taller sugerido
Realízalo como un taller multidisciplinario de 90–120 minutos antes de que comience un proceso de abastecimiento o cuando sea necesario mejorar un enfoque de adquisiciones existente.
Antes de la sesión, reúne el caso de negocio, las especificaciones actuales, la información de gasto o volumen, la información del proveedor, las políticas relevantes, los contratos y cualquier dato de sostenibilidad disponible.
Comienza por acordar la necesidad, el alcance y las prioridades. Luego recorre las etapas de requisitos y de evidencia del proveedor, registrando lo esencial, lo que puede mejorarse y la evidencia necesaria para tomar una decisión fundamentada. Usa la parte final de la sesión para identificar brechas, asignar propietarios y acordar el plan de aprovisionamiento.
A quién va dirigido
Usa esta plantilla con los equipos de adquisiciones, sostenibilidad, finanzas, legal, operaciones, instalaciones, TI, producto, técnico, calidad y liderazgo. También es útil al involucrar a proveedores, consultores, auditores y usuarios finales.
Un punto de partida, no una lista exhaustiva
La plantilla viene precargada con preguntas y puntos a considerar sugeridos para ayudar a los equipos a comenzar. Son instrucciones — no respuestas fijas ni un checklist completo. Cámbialas, elimínalas o añádelas para que reflejen la categoría, el mercado, la geografía, la base de proveedores, las políticas internas y las prioridades de compra.
Qué obtendrás
Un alcance de adquisiciones compartido, requisitos priorizados, necesidades de evidencia claras, propietarios asignados, brechas identificadas en proveedores y datos y un plan de abastecimiento práctico con acciones y plazos.
