Define los requisitos de adquisición que satisfacen las necesidades del negocio, teniendo en cuenta las prioridades ambientales, sociales, de circularidad y de riesgo del proveedor.
Propósito de la plantilla
Las decisiones de adquisición determinan los costos, el rendimiento, la resiliencia, el impacto ambiental y el valor social de una organización. Esta plantilla ayuda a los equipos interfuncionales a convertir una necesidad de compra en requisitos de adquisición claros, basados en evidencia y responsables.
Ayuda a los equipos a definir qué necesitan comprar, qué constituye un buen desempeño del proveedor, qué evidencia se requiere, dónde existen brechas y cómo avanzar con confianza.
Qué incluye
La plantilla sigue seis etapas conectadas:
Necesidad de adquisición y contexto
Alcance y prioridades
Requisitos a cumplir
Datos y evidencia del proveedor
Propietarios y partes interesadas
Brechas y plan de abastecimiento
Cada etapa incluye preguntas orientadoras que abarcan las necesidades del negocio, los requisitos funcionales, el costo, la calidad, la resiliencia del suministro, los impactos ambientales y sociales, la circularidad, la evidencia del proveedor, la propiedad y la implementación.
Cómo usarlo
Comienza completando el encabezado de la plantilla, incluyendo el nombre de la adquisición, la fecha límite, el alcance y el propietario del documento.
Trabaja de la Etapa 1 a la Etapa 6. Añade evidencia, supuestos, preguntas, riesgos, decisiones e información relevante de los proveedores a medida que avanzas. Cuando falte información o esta sea incierta, regístrala claramente en lugar de adivinar.
Usa la etapa de requisitos para distinguir entre requisitos imprescindibles, deseables, opcionales y los que no se tendrán por ahora. Incluye, según corresponda, requisitos funcionales, técnicos, de calidad, de seguridad, ambientales, sociales, éticos y de circularidad.
Termina acordando las brechas prioritarias, la evidencia pendiente, las opciones de proveedores, las acciones, los propietarios responsables, las decisiones clave y los plazos.
Taller sugerido
Realiza este taller multidisciplinario de 90–120 minutos antes de que comience un proceso de abastecimiento o cuando sea necesario mejorar un enfoque de adquisiciones existente.
Antes de la sesión, reúne el caso de negocio, las especificaciones actuales, la información de gasto o volumen, la información de proveedores, las políticas relevantes, los contratos y cualquier dato de sostenibilidad disponible.
Comienza acordando la necesidad, el alcance y las prioridades. Luego avanza por las etapas de requisitos y de datos y evidencia del proveedor, registrando lo que es esencial, lo que puede mejorarse y la evidencia necesaria para tomar una decisión fundamentada. Usa la parte final de la sesión para identificar las brechas, asignar propietarios y acordar el plan de abastecimiento.
A quién va dirigido
Utiliza esta plantilla con los equipos de compras, sostenibilidad, finanzas, legal, operaciones, instalaciones, TI, producto, técnico, calidad y liderazgo. También es útil al involucrar a proveedores, consultores, auditores y usuarios finales.
Un punto de partida, no una lista completa
La plantilla viene prellenada con preguntas y consideraciones sugeridas para ayudar a los equipos a comenzar. Estas son instrucciones — no respuestas fijas ni una checklist completa. Modifícalas, elimínalas o amplíalas para que reflejen la categoría, el mercado, la geografía, la base de proveedores, las políticas internas y las prioridades de compra.
Qué obtendrás
Un alcance de adquisiciones compartido, requisitos priorizados, necesidades claras de evidencia, propietarios identificados, brechas identificadas en proveedores y datos, y un plan de abastecimiento práctico con acciones y plazos.
