Plantilla de planificación de eventos
Coordina todos los elementos clave de tu evento con confianza y facilidad.
Sobre la plantilla de planificación de eventos
Para planificar eventos importantes, necesitas la ayuda de una plantilla de planificación de eventos lo suficientemente flexible como para que esté actualizada incluso con los cambios de último minuto. Varios equipos distintos estarán coordinando muchas partes dinámicas en diferentes momentos.
Si no está demasiado cerca de la fecha del evento, al equipo puede resultarle útil usar una plantilla de planificación de eventos que brinda la libertad de empezar a planificar a nivel macro. Puedes ocuparte de niveles más específicos o micro a medida que se aproxima la fecha del gran día. Piensa todas las opciones con tu equipo. Corrobora que tengan todos los detalles que necesitan para hacer el mejor trabajo posible junto contigo.
Sigue leyendo para saber más sobre nuestra plantilla de planificación de eventos.
¿Qué es una plantilla de planificación de eventos?
No importa si estás planeando el lanzamiento de un producto, una conferencia completamente virtual o un evento importante, la plantilla de planificación de eventos funcionará como lista de verificación visual y mapa para todos los detalles que tengas que considerar antes del gran día.
Al trazar diferentes secciones (desde el plan de marketing a la agenda, desde los bocadillos a los regalos para los invitados) tú y tu equipo pueden concentrarse en los detalles más importantes y colaborar según sea necesario cuando existan superposiciones. La plantilla de planificación de eventos es una forma adaptable de asegurarte de que la visión creativa y estratégica de tu evento no se pierda en los detalles.
Cuándo usar una plantilla de planificación de eventos
Después de hacer lluvia de ideas con tu equipo sobre el propósito del evento, definir lo que quieres lograr con él y cuáles son los recursos de planificación que están disponibles, es momento de pasar a la plantilla de planificación de eventos.
Incluso con eventos de gran escala, varios días de duración y para muchas personas, limita la plantilla del plan de eventos a una sola página. Esto fomenta la transparencia y permite el seguimiento para todos los involucrados.
La plantilla de planificación de eventos no es solo para las etapas previas al evento. También se puede usar para evaluar las diferentes funciones posteriores al evento. También puedes publicar una serie de contenidos posteriores al evento para mantener viva la conversación, incluso después de finalizar el evento en tiempo real.
Piensa con tu equipo las métricas que usarás para definir el éxito del evento. Quizás están relacionadas con la venta de boletos, registros de asistencia, feedback de speakers o invitados o revisiones y evaluaciones de la planificación de eventos y el proceso para descubrir qué funcionó y qué podría haberse hecho mejor.
Crea tu propia plantilla de planificación de eventos
Personalizar tu propio plan de eventos es fácil con la plantilla simple de Miro. La herramienta de pizarra de Miro es el canvas perfecto para crearlo y compartirlo con tu equipo. Comienza seleccionando la plantilla de planificación de eventos y luego sigue estos pasos para crear una propia.
Decide la fecha prevista. Usa un calendario semanal o mensual para tener una idea de cuándo puede ser el mejor momento para realizar el evento y cuanto quieres que dure.
Averigua los requisitos de espacio. Si el evento es únicamente online, lo geográfico no será un obstáculo. Pero tienes que tener en cuenta la capacidad y las zonas horarias. ¿Cuántas personas podrían participar en tiempo real y en simultáneo, siendo realistas?
Planifica la campaña de marketing y las promociones. ¿Cómo se enterarán las personas del evento? ¿Qué canales o comunidades digitales los mantendrán actualizados sobre los detalles importantes? Recurre a tus expertos en marketing y contenidos para que esbocen una secuencia realista que mantenga a la gente informada e interesada, invitándolos a comprometerse a asistir ese día.
Traza la agenda del evento. ¿Cómo se hará todo ese día? ¿Quiénes serán los oradores principales, los facilitadores de talleres y quién ocupará el resto de los roles? Crea simulaciones de agendas, indica quién dará discursos, planifica el entretenimiento para los recreos y otros detalles clave del cronograma y la sección de contenido.
Planifica extras como refrescos, snacks o merchandising del evento. ¿Encargarás a los patrocinadores que envíen cosas personalizadas con las que los speakers y participantes puedan quedarse? Explora las opciones aquí lo antes posible y logra que la experiencia del evento sea memorable.
Cmmbínala con un cronograma para ofrecer lo mejor a tus asistentes.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de registro RAID
Ideal para:
Metodología Agile, Gestión de proyectos, Workflows Agile
Un registro RAID es una herramienta de planificación de proyecto que se concentra en cuatro áreas principales: riesgos, suposiciones, problemas y dependencias. Los riesgos son eventos que pueden tener un efecto adverso si ocurren, las suposiciones son cosas que asumes que pasarán para contribuir al éxito del proyecto (y que pueden tener consecuencias negativas sin no suceden), los problemas son riesgos que ya sucedieron y tienen un impacto negativo sobre el proyecto y las dependencias son las cosas que deben comenzar o terminar para que tu proyecto avance. Los registros RAID suelen usarse al inicio de un proyecto, pero también son útiles para promover la alineación y compartir el estado de proyectos que ya están en marcha.
Plantilla de lista de pros y contras
Ideal para:
Decision Making, Documentation, Strategic Planning
Una lista de pros y contras es una herramienta de toma de decisiones simple pero poderosa que se utiliza para ayudar a entender las dos caras de un argumento. Los pros se enumeran como argumentos a favor de tomar una decisión o realizar una acción en particular. Los contras son argumentos que se oponen a las anteriores. Al crear una lista que detalla ambos lados del argumento, se hace más fácil visualizar el impacto potencial de tu decisión. Para que tu lista de pros y contras sea más objetiva, puede ayudarte ponderar cada pro y contra entre sí. Luego, podrás presentar tu decisión con confianza y con un argumento sólido que demuestre por qué es la correcta.
Plantilla para informe de diseño
Ideal para:
Design, Marketing, UX Design
Para que un diseño tenga éxito, o para que sea fantástico, las agencias y equipos de diseño tienen que conocer los objetivos del proyecto, los deadlines, el presupuesto y el alcance. En otras palabras, el diseño tiene un proceso estratégico que comienza con el informe de diseño. Esta plantilla útil te permitirá crear un informe que construye alineación y comunicación clara entre tu empresa y tu agencia de diseño. Es la base de cualquier proyecto creativo y una única fuente de verdad a la que los equipos pueden recurrir a lo largo del camino.
Plantilla para voz del cliente
Ideal para:
Márketing, Desk Research, Experiencia del usuario
Identificar la voz del cliente es una parte crucial de cualquier estrategia de experiencia del cliente. Tu voz del cliente es simplemente un marco para comprender las necesidades, deseos, preferencias y expectativas de sus clientes a medida que interactúan con su marca. Evaluar su voz del cliente te permite profundizar en lo que sus clientes piensan, sienten y dicen sobre sus productos y servicios, para que puedas construir un mejor recorrido del cliente. Utiliza la plantilla para registrar respuestas a preguntas clave sobre su cliente que incluyen: ¿Qué están diciendo sobre nuestro producto? ¿Qué necesitan? ¿Cómo podemos satisfacer esa necesidad? y ¿Quién es esta persona?
Plantilla de presupuesto
Ideal para:
Planning
Una plantilla de presupuesto es un marco integral pero flexible que te permite monitorear y controlar tus finanzas. Con funciones fáciles de usar y numerosas opciones de personalización, esta herramienta te ayuda a crear un presupuesto adaptado a tus necesidades y objetivos específicos. Ya seas nuevo en la elaboración de presupuestos o un planificador financiero experimentado, una plantilla de presupuesto es una herramienta excelente para ayudarte a gestionar las finanzas de manera efectiva.
Plantilla de dibujo de personajes
Ideal para:
Icebreakers
Transforma las tradicionales rondas de presentación de reuniones con la plantilla de dibujo de personajes. Pide a los asistentes que se dibujen a sí mismos y que se diviertan.