Plantilla de mapa de procesos

Sobre la plantilla de mapa de procesos

La plantilla de mapa de procesos es una herramienta útil para documentar, analizar y entender mejor los procesos y resultados de tu equipo. La plantilla para crear un mapa de procesos online está organizada por etapas que puedes usar para dividir tu proceso o sistema y registrar el objetivo, las actividades y los entregables en cada etapa del proceso. Para mejorar la organización de tu equipo, la productividad y la comunicación, procura una comprensión compartida de cualquier tipo de proceso.

¿Qué es un mapa de procesos? 

El mapa de procesos de una empresa es una herramienta que recoge toda la información de los procesos que se desarrollan dentro de un plan estratégico. Es un mapa en el que se detallan todos y cada uno de los procesos de una forma rápida para que todos los participantes del plan estratégico puedan comprenderlo fácilmente.

Es un método muy útil pero que no está muy adoptado en la empresas de forma general, por lo que si comienzas a utilizarlos pronto puedes ganar una importante ventaja sobre la competencia. Cuanto antes empieces con un mapa de procesos mucho mejor.  Cuenta con una gran serie de ventajas: 

• Detectar tus ventajas respecto a las de tus clientes.

• Definir las responsabilidades de cada trabajador.

• Mejorar la información entre departamentos. 

• Detectar las necesidades actuales. 

• Identifican los problemas actuales y futuros.

¿Cuál es el propósito de un mapa de procesos?

Nunca se te ocurriría navegar hacia lo desconocido sin un mapa. Un mapa de procesos es igual. El mapa de proceso de una empresa es un ejercicio eficaz para evaluar, documentar o crear estrategias en torno a cualquier plan o enfoque que tu equipo tenga. Al desglosar los objetivos, las actividades y los entregables en cualquier etapa de un proyecto, puedes saber si estás en el camino correcto o solucionando efectivamente un problema.

La mayoría de los equipos que usan los mapas de procesos están buscando aumentar la eficiencia. Al ver un proceso en la página, los equipos pueden identificar áreas de mejora: cómo agilizar el proceso, aumentar la comunicación y crear una mejor documentación. Usa la plantilla de mapa de proceso para asignar interesados, definir la propiedad y los límites, aclarar responsabilidades y establecer métricas.

¿Cómo crear un mapa de procesos?

El objetivo de los mapas de procesos es desglosar tu proyecto para que tus compañeros de equipo entiendan tus objetivos y cómo planeas lograrlos. Al dividir el proyecto en etapas, puedes evitar malentendidos y asegurarte de que todos estén alineados antes de avanzar. Para crear el mapa de procesos de una empresa, es imprescindible seguir los siguientes pasos: 

Paso 1: Define tu objetivo. ¿Cuál es el problema que te gustaría resolver? ¿Cuál es el proceso que te gustaría visualizar?

Este es el momento de pensar en grande. A medida que avanzas en tu mapa de procesos, dedicarás cada vez más tiempo a dividir tu proyecto en partes más pequeñas. Por ahora, sin embargo, tienes la libertad de establecer un objetivo amplio.

Paso 2: Haz una lluvia de ideas. ¿Qué pasos tendrás que tomar para resolver este problema? ¿Cómo se desarrollará el proceso?

No te atasques demasiado en el orden en el que debes emprender el proceso. Concéntrate en describir bien todos los pasos en el papel. Piensa en los interesados que tendrás que involucrar en este proyecto. También puedes hacer una lluvia de ideas de recursos que necesitarás para hacer el trabajo.

Paso 3: Define el éxito. ¿Cómo sabrás cuando hayas resuelto el problema? ¿Cuándo se termina el proceso?

Muchos equipos omiten este paso, pero es importante no dejarlo de lado. Al definir métricas claras para el éxito, o incluso simplemente un punto para hacer una pausa, te quedas con algo en lo cual trabajar.

Paso 4: Pon las cosas en orden. ¿Qué pasos tomarás para resolver el problema? ¿Cuál es el orden en el que debes trabajar para asegurarte de que el proceso se haga?

Ahora es el momento de pensar en forma lineal. Toma toda la materia prima de tu lluvia de ideas y comienza a poner las cosas en orden. Si es demasiado difícil trabajar de forma lineal, define lo primero y último que tendrás que hacer y luego trabaja en todo lo que se encuentre en medio.

Paso 5: Dibújalo. ¿Cómo se ve el problema? ¿Cómo puedes visualizar el proceso?

Es hora de poner tu plantilla de mapa de procesos a trabajar. Comienza por crear una clave. La clave debe contener símbolos que usarás en todo el mapa de proceso. Puede que necesites símbolos para representar actividades, aportaciones, resultados, decisiones y puntos finales. Usa un sistema que sea intuitivo y escalable. Por ejemplo, a muchas personas les gusta usar flechas para indicar el flujo de la toma de decisiones.

Paso 6: Revisa el mapa. ¿Estás en una buena posición para resolver el problema? ¿El mapa de procesos parece procesable y asimilable?

Invita a los interesados a interrogar el mapa. Presta mucha atención a las posibles redundancias, cuellos de botella y problemas con el flujo de trabajo. Revisa cada paso para asegurarte de que fluya de forma lógica. Puede ser útil volver a los documentos de tu lluvia de ideas y asegurarte de que no se pierda nada en el proceso.

¿Cómo hacer un mapa de procesos online en Miro? 

Crear un mapa de procesos en Miro es muy fácil. Solo tienes que seleccionar la plantilla de mapa de procesos y hacer click en “utiliza la plantilla”. Se te abrirá en el tablero con nuestros valores predeterminados pero que puedes personalizar con los que tú creas convenientes que se adecúan más a la situación. 

Puedes invitar a tus compañeros de equipo o a las personas que creas que tienen que estar en el proceso de elaboración compartiendo el link del tablero haciendo click en el botón “Share” situado en la parte superior derecha de la pantalla. Además, como el tablero es infinito, puedes combinar tu plantilla de mapa de procesos con todas las que te ofrecemos para que tu estrategia se complemente de la mejor manera posible, incluso puedes hacer la documentación de procesos online.

Una vez acabada la elaboración del mapa de procesos puedes compartirla a través del tablero, en PDF o en formato JPG. ¿Te atreves a dar el próximo gran paso de tu carrera profesional?

Importante: No hay que confundir el mapa de procesos con el mapa de flujo de valor.