Cronograma

Organizar tareas y actividades puede parecer sencillo a primera vista. Todo el mundo ha hecho al menos una vez en su vida una lista de tareas en un bloc de notas para organizarse personal o profesionalmente. Pero, ¿qué hacer cuando las tareas se vuelven más complejas, con otras personas implicadas y dependencias entre ellas? Ahí es donde surge la necesidad de utilizar una herramienta más profesional, como un cronograma. Echa un vistazo a este contenido todo sobre cronogramas: qué son, cómo se hacen, tipos, ejemplos y plantillas listas para usar, así como los beneficios de implementar esta herramienta en tu día a día.

¿Qué es un cronograma?

Un cronograma es una estructura visual, normalmente en formato de calendario, que ayuda a organizar y gestionar las actividades de un proyecto, departamento o evento. El término calendario tiene su origen en la palabra griega "khronos", que significa tiempo, y "gramma", que se traduce como "algo que se ha escrito o dibujado", lo que ya aclara su uso: describir algo que debe hacerse en un determinado periodo de tiempo. Es una herramienta empresarial esencial que garantiza que todas las personas implicadas entiendan sus responsabilidades, las tareas asignadas y los plazos de forma clara y sencilla.

Ejemplo de cronograma

Este es un ejemplo de un calendario de proyecto creado en Miro basado en un diagrama de Gantt. Al crear tu cuenta puedes empezar de forma rápida buscando nuestra plantilla de diagrama de Gantt ya preparada.

¿Para qué sirve un cronograma?

Un cronograma online bien diseñado puede ayudar a evitar retrasos y garantizar que las actividades se realicen a tiempo y dentro del presupuesto. También ayuda a identificar posibles riesgos y anticiparse a los problemas, lo que permite minimizar los costes y el impacto que estos imprevistos podrían causar en el éxito del proyecto. Para que quede más claro, enumeramos a continuación para qué sirven los cronogramas: • Para planificar las actividades que deben realizarse. • Organizar estas actividades en orden cronológico, estableciendo fechas de inicio y fin de cada una. • Definir la duración de cada tarea, considerando la relación de dependencia entre ellas. • Establecer plazos intermedios para evaluar el avance del proyecto. • Identificar posibles riesgos y anticiparse a los problemas, minimizando los impactos negativos en el avance del proyecto. • Evitar retrasos y mantener el proyecto dentro del presupuesto establecido. • Facilitar la comunicación y la coordinación entre los miembros del proyecto, tanto internos como externos. • Permitir que todo el mundo tenga una visión general de las tareas que deben realizarse y cuándo deben completarse. En resumen, un cronograma es esencial para cualquier proyecto que pretenda ser organizado y tener éxito.

Tipos de cronogramas

Ahora que ya sabes qué es un horario y para qué sirve, vamos a conocer los tipos de horarios más utilizados:

Cronogramas de un tiempo determinado

Son cronogramas simples que siguen un formato estándar durante un tiempo determinado, como por ejemplo:

Cronograma diario

Suele utilizarse individualmente, para que cada persona organice su propia rutina personal o profesional a diario. También puede establecerlo un manager para dar instrucciones a los miembros más nuevos del equipo. Tiene una mayor granularidad, definiendo microtareas a realizar en el día.

Cronograma semanal

El cronograma semanal también ofrece una visión más detallada de las tareas que debe realizar una persona o un equipo. En este tipo de cronograma solemos tener menos detalles y más una visión general del progreso de las actividades. Utiliza nuestra plantilla de planificador semanal para prepararlo de forma rápida.

Cronograma mensual

Dependiendo de la herramienta utilizada, es posible crear un cronograma mensual con muchos o pocos detalles. Este tipo de cronograma es el más utilizado por equipos y líderes que necesitan tener una visión general de lo que se hará en uno o más meses. En Miro, por ejemplo, es posible crear un calendario mensual que incluya fichas de cada día con más detalles de lo que se va a realizar en términos de microtareas.

Cronogramas por método de gestión

Los cronogramas que se presentan a continuación no se limitan a un plazo concreto para su seguimiento. Puedes definir lo que funcione para ti o para tu equipo y estipular hitos del proyecto para su seguimiento. Por ejemplo, si tu equipo se reúne cada quince días para discutir los avances del proyecto, puedes fijar los plazos cada 15 días. Estos tipos de cronogramas siguen distintos formatos. No hay correcto o incorrecto, sino el que mejor se adapte a tus necesidades. No vamos a profundizar tanto en ellos ahora, porque a continuación te daremos más detalles con ejemplos y plantillas personalizables para que puedas utilizarlos:

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es uno de los principales métodos de gestión de proyectos. Su principal característica es presentar visualmente las dependencias de las tareas, facilitando también el cambio de hitos de todo el proyecto, en caso de cualquier retraso.

Línea del tiempo

Un cronograma en formato línea del tiempo se centra más en definir los hitos del proyecto siguiendo un cronograma claro y bien definido por hitos. Por ejemplo, una etapa puede durar 3 meses y la segunda 1 mes, por lo que no sigue un patrón de plazos.

Kanban

El formato de organización de tareas mediante un tablero kanban es habitual en los equipos Agile. Este tipo de calendario de actividades tiene la característica de definir un backlog de actividades y periódicamente, por ejemplo, cada principio de semana, determinar algunas de estas tareas para su producción y entrega.

Lista de tareas pendientes

Es el tipo de planificación más tradicional y puede realizarse en línea, en papel o en una pizarra física. No es más que una lista de tareas pendientes que puede organizarse por orden de prioridad o fechas. Lo cierto es que el mejor tipo de horario es el que funciona para ti. Encuentra el que se adapte a tus necesidades y ponlo en práctica.

¿Cómo hacer un cronograma?

Para hacer un cronograma eficaz, es importante definir las actividades del proyecto en orden cronológico, estableciendo fechas para el inicio y el final de cada una. También es necesario considerar la duración de cada tarea, teniendo en cuenta las interdependencias entre ellas. Además, es importante establecer hitos intermedios para evaluar el progreso del proyecto y hacer ajustes, si es necesario. Para hacer este tipo de organizador gráfico online, solo tienes que:

1) Definir el tipo de cronograma

Empieza por elegir el tipo de cronograma que mejor se adapte a tus necesidades. Si se trata de algo más sencillo y a corto plazo, puede funcionar un tablero kanban o una lista de tareas. Si se trata de un proyecto más complejo con muchos detalles, considera la posibilidad de utilizar un diagrama de Gantt.

2) Esboza lo que hay que gestionar

Utiliza la pizarra online infinita de Miro para empezar a lanzar ideas sobre actividades y tareas. Utiliza notas adhesivas, bloques de texto o lo que prefieras. Lo importante es pensar y anotar todo lo que hay que hacer y gestionar. No te preocupes en este punto por determinar responsables y plazos, esto se definirá en los siguientes pasos, de todas formas, incluye a tu equipo en este paso para que puedan dar sugerencias e identificar posibles tareas que se te hayan pasado por alto.

3) Define la estructura de desglose de trabajo

Muy utilizado por los jefes de proyecto, una plantilla de estructura de desglose del trabajo presenta todo lo que un proyecto debe realizar. Organiza las tareas en niveles, que tienen un porcentaje de entrega del proyecto y que sumados deben dar siempre el 100%. También es muy útil para dividir grandes equipos en pequeños grupos encargados de determinadas fases del proyecto. Por ejemplo, puedes tener un proyecto para lanzar una nueva funcionalidad, en el que el 30% del cronograma debe ser realizado por el equipo de UX, el 40% por el equipo de IT y el otro 30% por el equipo de marketing.

4) Empieza a enumerar las personas implicadas y el presupuesto

Con las tareas bien determinadas, es hora de definir los responsables. Este paso puede ser más genérico, como definir un equipo, o incluso más detallado, como definir una persona responsable de esa actividad. Cuanto más se defina la tarea y el responsable, mejores resultados se obtendrán. Esto se debe a que cuando una actividad se deja "abierta" a todo un equipo, no se tendrá claro quién debe responsabilizarse de los entregables, los resultados y los posibles cuellos de botella que surjan. En resumen, se debe de identificar a un responsable por tarea. En cuanto al presupuesto, también es esencial tener una visión clara de cómo será la disponibilidad de recursos desde la planificación del calendario. Esto te ayudará a contabilizar mejor los costes, identificar las necesidades de compra de materiales y equipos. Recuerda siempre dejar una parte del presupuesto para extras e imprevistos.

5) Organiza el orden de las actividades y su duración

Ya está. Hemos definido las tareas, los responsables, los plazos y los recursos. Es hora de empezar a organizar las actividades en tu calendario. En este momento es muy importante contar con los implicados en el proyecto para hacer una planificación precisa de todo lo que se va a hacer. Empieza por organizar las tareas en orden secuencial o concurrente. A continuación, empieza por definir los plazos de cada actividad.

6) Identifica posibles riesgos y problemas

Una vez finalizada esta etapa de organización, es importante trazar un mapa de las actividades o problemas que pueden implicar el avance del proyecto. No es necesario que figuren en el cronograma, pero puedes, por ejemplo, incluir notas en etapas específicas que ya prevean estas cuestiones. Pueden ser, por ejemplo: • La aprobación de las autoridades legales para la celebración de un evento. • Los problemas técnicos no previstos para el lanzamiento de un producto. • El retraso en la entrega por parte de un proveedor. • La necesidad de recursos adicionales para la realización de una etapa.

7) Revisa tu cronograma

¿Está todo listo? Muy bien, antes de presentarlo a los directores y empezar a ponerlo en práctica, tómate un poco de tiempo fuera de tu calendario, haz otras tareas, descansa y tómate tu tiempo para revisar tu calendario. Con la mente más despejada, podrás identificar problemas que antes pasaban desapercibidos. Haz una buena revisión final y asegúrate de que es lo más parecido a un plan preciso, pero recuerda que pueden surgir imprevistos. Por eso, disponer de una versión online y editable de tu planificación creada en la herramienta de Miro puede ahorrarte muchos quebraderos de cabeza si necesitas actualizarla.

8) Compártelo

Una comunicación clara y transparente es la clave de una planificación eficaz. Todo el mundo tiene que tener claras sus responsabilidades y el impacto de sus actividades en todo el proyecto. Así que comparte fácilmente tu tablero de Miro con la versión final del cronograma. Puedes utilizar las funciones @mencionar para dirigir comentarios a personas concretas o incluir comentarios en el cronograma, además de utilizar otras funciones de Miro para una colaboración fluida.

Ejemplos de cronogramas

Aquí tienes algunos ejemplos de cronogramas y plantillas que se pueden hacer en Miro para darte más inspiración o simplemente para ayudarte a empezar más rápido.

Cronograma de actividades

Como decíamos antes, un cronograma de actividades puede ser tan sencillo o tan complejo como necesites. Dependerá de la cantidad de información que necesites incluir en tu horario.En este ejemplo hemos traído una versión simplificada de una lista de tareas que debe realizar una persona. Dado que se trata de una agenda individual, puedes incluir incluso tareas personales para tener una visión general de lo que hay que hacer en el día o en la semana. Utiliza nuestra plantilla de planificador semanal y personalízala según tus necesidades.

Cronograma de trabajo

Un cronograma de trabajo puede seguir la misma lógica que un cronograma de actividades, pero suele tener información más detallada.

En el ejemplo anterior, tenemos una división semanal con días laborables, de lunes a viernes. Las tareas se organizan en tarjetas que contienen información como: • Título de la tarea. • Descripción de la tarea. Qué hay que hacer. • Persona asignada. • Plazo de la tarea. • Estado de la tarea.

Cronograma de un proyecto

El cronograma de un proyecto suele ser más complejo que otros tipos habituales. En este caso, te recomendamos que utilices el formato de diagrama de Gantt para crear tu cronograma, incluyendo todas las partes implicadas, tareas y dependencias. De este modo, dispondrás de una potente herramienta de gestión de proyectos.

El ejemplo presentado se basa en un diagrama de Gantt online creado en nuestra herramienta. En Miro es posible conectar tareas y determinar sus dependencias, de modo que si una tarea se retrasa, las siguientes pueden actualizarse automáticamente al cambiar la principal. También es posible describir en cada tarjeta las etapas de la tarea, el estado, los plazos y mucho más.

Cronograma de eventos

Organizar eventos es más complejo de lo que parece. Para grandes eventos, es necesario comenzar su planificación con al menos 1 año de antelación, porque hay varios pasos para hacer un evento exitoso: desde la elección del lugar, los proveedores, la publicidad e incluso las rutinas para los días del evento. Por eso es esencial hacer una planificación y un calendario completos, para que todos puedan ver el progreso del proyecto e identificar los problemas lo antes posible. Puedes utilizar la plantilla de calendario anual de Miro para crear una visión general del plan, como se refleja a continuación:

Independientemente de si tu evento es pequeño o grande, puedes utilizar el mismo tablero (¡es infinito!) como vista general e incluir también un diagrama de Gantt para incluir más detalles, como hitos, responsables, plazos y tareas. Al principio requerirá una buena cantidad de tiempo y esfuerzo, pero después de esta primera fase de planificación, sólo será cuestión de poner en práctica las actividades y resolver posibles problemas.

Cronograma de formación

Lo importante a la hora de crear calendarios para las formaciones es mantener alineados a los participantes, ya sean profesores y mentores o alumnos. De este modo, todos tienen una visión de lo que se va a enseñar, cuándo y cómo pueden dedicar más tiempo a una sesión u otra. Un cronograma de formación también puede ser abreviado o más complejo, en función de los temas que se vayan a tratar. A continuación se muestra un ejemplo de calendario de formación utilizando como base nuestra plantilla de cuadro comparativo, pero tú puedes crear y personalizar tu calendario como mejor te parezca.

Lo interesante de utilizar Miro como base de información, es que tu tablero de formación puede ser mucho más potente que un simple documento informativo, puede convertirse en un espacio para el feedback, para realizar talleres, sesiones de brainstorming, compartir enlaces de material y mucho más.

Cronograma de estudios

Ya sea en el ámbito profesional o personal, organizar tu rutina de estudio con un horario puede ser muy útil para tener más motivación y ser más productivo a lo largo de los días y de la semana. Esto se debe a que, al crear una lista de tareas diarias e ir validando a medida que completas las actividades, te dará más motivación para completar esas últimas tareas del día (que solemos estar más cansados). Esto sin duda te ayudará a cumplir con el plan diario y te hará dormir con la cabeza despejada después de un día productivo.

El ejemplo de cronograma de estudios anterior también se basa en la estructura del cuadro comparativo de Miro. Puedes ajustarlo con más filas o columnas, personalizarlo con colores e imágenes, añadir notas adhesivas y emojis para hacerlo más divertido y con tu toque personal.

Beneficios de hacer un cronograma

Tener todas las actividades de tu equipo organizadas, con plazos, definiciones de resultados y expectativas ya son beneficios claros para motivarte a hacer un cronograma, ¿no? Lo que muchas personas no saben es que existen otros beneficios no tan notorios al crear un cronograma. En este artículo de nuestra web ya exploramos estos beneficios al crear un diagrama de Gantt, pero también se aplican a los cronogramas, así que vamos a ello:

Aumenta el sentido de la responsabilidad

Un cronograma presenta claramente las responsabilidades de cada miembro del equipo. También refuerza la dependencia entre actividades y cómo un retraso puede poner en peligro todo el éxito del proyecto. Esto ayuda a que la gente sea más responsable de sus tareas, ya que pueden ver cómo su trabajo afecta al resto del proyecto.

Mejora la precisión de la planificación

Puede parecer más fácil pensar en las actividades y tareas de forma aislada. Pero un calendario completo, con todas las tareas y partes implicadas, ayuda a tener una visión más realista de lo que se necesita para completar todos los hitos del proyecto. Además, presenta visualmente tareas que pueden hacerse al mismo tiempo para acelerar el avance del proyecto.

Permite establecer plazos más realistas

Dependiendo de la complejidad de un proyecto, definir sólo un plazo sin tener una visión de conjunto, puede acabar siendo una mera "suposición". Esto se debe a que la cantidad de tareas, subtareas, dependencias, aprobaciones, personas implicadas y otros requisitos puede ser enorme y definir la cantidad total de tiempo, sin tener una visión de cada paso, puede ser un error de principiante. Un cronograma bien elaborado te ayuda a tener una visión real de cada etapa y, por tanto, del tiempo total del proyecto.

Más flexibilidad para los ajustes

Incluso los planes mejor trazados pueden fallar. Afortunadamente, si algo ocurre, disponer de un cronograma online te ayudará a reajustar las tareas y obtener una nueva visión del hito final del proyecto en unos pocos clics.

Proporciona accesibilidad y transparencia

Un cronograma es una herramienta poderosa. Convierte información compleja en gráficos visuales fáciles de entender para todos. Un documento útil y fácil de entender es clave para mejorar la comunicación y el compromiso del equipo.