Plantilla de mapa de procesos

Sobre la plantilla de mapa de procesos

Una plantilla de mapa de procesos es valiosa para documentar, analizar y comprender mejor los procesos empresariales de tu equipo y los resultados asociados. Esta plantilla de mapa de procesos está organizada por etapas para ayudarte a registrar los objetivos, actividades y entregables durante cada paso de un proceso. Usa la plantilla para mejorar la organización, productividad y comunicación de tu equipo mediante una comprensión compartida de cualquier tipo de proceso. 

¿Cuál es el propósito de la creación de mapas de procesos?

Nunca pensarías en aventurarte hacia lo desconocido sin un mapa. Un mapa de procesos no es diferente. La creación de mapas de procesos es un ejercicio efectivo para evaluar, documentar o elaborar estrategias en torno a cualquier plan o enfoque que tu equipo pueda tener. Al desglosar los objetivos, actividades y entregables en cualquier etapa de un proyecto, puedes obtener información sobre si estás en el buen camino o si estás trabajando eficazmente en la resolución de un problema.

Cuándo utilizar la plantilla de creación de mapas de procesos

Esta plantilla de mapa de procesos está configurada para ayudar a los equipos a aumentar su eficiencia. Al ver un proceso plasmado en la página, los equipos pueden identificar áreas de mejora: cómo agilizar el proceso, mejorar la comunicación y crear una mejor documentación. Utiliza herramientas de creación de mapas de procesos cuando necesites asignar partes interesadas, definir propiedad y límites, aclarar responsabilidades y establecer métricas.

Cómo utilizar la plantilla de mapa de procesos

El objetivo del mapeo de procesos es desglosar tu proyecto para que tus compañeros de equipo comprendan tus objetivos y cómo planeas lograrlos. Al dividir el proyecto en etapas, puedes evitar malentendidos y asegurar que todos estén alineados antes de avanzar. Sigue estos pasos para usar la plantilla de mapa de procesos:

Paso 1: Define tu objetivo

¿Cuál es el problema que te gustaría resolver? ¿Cuál es el proceso que te gustaría visualizar?

Es el momento de pensar en grande. A medida que avanzas con tu plantilla de mapa de procesos, dedicarás cada vez más tiempo a dividir tu proyecto en partes más manejables. Por ahora, sin embargo, siéntete libre de establecer un objetivo amplio.

Paso 2: Lluvia de ideas

¿Qué pasos necesitas dar para resolver este problema? ¿Cómo se desarrollará el proceso?

No te preocupes demasiado por el orden en que debes realizar el proceso. Concéntrate en anotar todos los pasos en el tablero. Piensa en las partes interesadas que necesitarás involucrar en este proyecto. También puedes hacer una lluvia de ideas sobre los recursos que necesitarás para llevar a cabo el trabajo.

Paso 3: Definir el éxito

¿Cómo sabrás que has resuelto el problema? ¿Cuándo termina el proceso?

Muchos equipos omiten este paso, pero es importante no descuidarlo. Al definir métricas claras para el éxito —o incluso solo un punto de parada—, te das algo hacia lo que trabajar. 

Paso 4: Poner las cosas en orden

¿Qué pasos tomarás para resolver el problema? ¿Cuál es el orden en el que debes trabajar para asegurarte de que el proceso se complete?

Ahora es el momento de pensar de manera lineal. Toma todo el material crudo de tu lluvia de ideas y empieza a poner las cosas en orden. Si es demasiado intimidante trabajar de manera lineal, comienza por definir qué necesitarás hacer primero y último, y luego trabaja en todo lo que quede en medio.

Paso 5: Esquízalo

¿Cómo se ve el problema? ¿Cómo puedes visualizar el proceso?

Es hora de poner en práctica tu plantilla de mapa de procesos. Comienza por crear una clave. La clave debe contener símbolos que usarás a lo largo del mapa de procesos.

Podrías necesitar símbolos que representen actividades, entradas, salidas, decisiones y puntos finales. Usa un sistema que sea intuitivo y escalable. Por ejemplo, a muchas personas les gusta usar flechas para indicar el flujo de la toma de decisiones. 

Paso 6: Revisar el mapa

¿Estás en una buena posición para resolver el problema? ¿El mapa de procesos parece viable y comprensible? 

Invita a las partes interesadas a examinar el mapa. Presta mucha atención a las posibles redundancias, cuellos de botella y problemas con el flujo de trabajo. Revisa cada paso para asegurarte de que fluyan lógicamente entre sí. Podría ayudar volver a los documentos de tu lluvia de ideas para asegurarte de que no se haya perdido nada en la traducción.