Diagramme BPMN

Les symboles BPMN se répartissent en quatre catégories principales : les objets de flux, les objets de connexion, les artefacts et les swimlanes. Examinons chacun d'entre eux plus en détail.

Les symboles de flux BPMN sont les éléments qui relient et forment le flux du processus. Ils comprennent les éléments suivants :

Un événement représente quelque chose qui se produit dans le processus. Par exemple, "confirmation de commande" ou "paiement reçu" peuvent représenter une partie du processus d'expédition et de livraison. Dans le diagramme, les événements sont des cercles. Le cercle contient parfois des icônes qui expliquent plus en détail la signification de l'événement. Par exemple, l'événement "paiement reçu" peut être représenté par une pile de pièces de monnaie ou un billet d'un dollar.

Les activités apparaissent dans un diagramme BPMN sous la forme d'un rectangle arrondi. Elles représentent les parties du processus qui nécessitent une action - par exemple, "emballer le produit" ou "suivre l'expédition". Les activités peuvent également inclure des tâches et une variété de sous-processus.

Il s'agit des lignes de connexion et des flèches qui symbolisent la relation entre les objets et la manière dont le processus passe d'une activité à l'autre. Voici quelques-uns des différents objets de connexion :

Les lignes pleines et les pointes de flèches représentent l'ordre (ou flux séquentiel) des activités. Ces lignes identifient également les dépendances dans votre flux de travail, en mettant en évidence les tâches qui doivent être exécutées pour que le processus progresse.

Les lignes de flux de messages sont en pointillés, avec un cercle ouvert au début et une pointe de flèche ouverte à la fin. Elles indiquent les événements ou les activités qui dépassent les limites de l'organisation. Par exemple, "le client passe une commande" peut être un événement du processus de commande, mais il peut également s'agir du début du processus d'expédition et de livraison. Il franchit la frontière entre les deux processus, et la ligne de flux de messages le met en évidence.

Les connexions d'association montrent la relation entre le texte, les données, les artefacts et les objets de flux. Les lignes pointillées représentent souvent ces associations.

Les artefacts fournissent des informations sur vos processus d'entreprise. Ils vous permettent de décrire les éléments du processus et vous aident à classer et à organiser les tâches. Voici quelques-uns des différents éléments que vous pouvez rencontrer dans un artefact BPMN :

Un objet de données décrit la manière dont les données entrent, sortent et se déplacent dans le processus (ce que l'on appelle l'entrée, la sortie et la collecte des données). Il indique également comment les données sont stockées dans le processus (stockage des données). Les icônes de ces éléments varient en fonction du type de données.

Comme son nom l'indique, l'icône de groupe permet de classer les éléments en fonction de leur importance dans le processus. Dans le diagramme, il s'agit de rectangles aux coins arrondis avec des lignes en pointillés. Ils aident les équipes à mieux organiser et agencer leurs diagrammes.

Une annotation de texte fait référence à tout texte qui fournit des informations supplémentaires sur les objets du diagramme. Elle peut décrire certaines parties du processus, fournir un contexte supplémentaire ou expliquer le flux d'objets de manière plus détaillée. Elle facilite le suivi et la compréhension du diagramme.

Les Swimlanes sont un élément clé de la structure d'un diagramme BPMN. Il s'agit généralement de boîtes rectangulaires horizontales qui séparent les différentes étapes du processus. Le modèle de diagramme swimlane peut être considéré comme un exemple de structure. Dans ce modèle, le diagramme est divisé en quatre swimlanes : Client, Ventes, Stock et Paiement. Chaque élément dans une swimlane relève de la compétence de ce domaine particulier de l'entreprise. Les swimlanes permettent de mieux catégoriser le diagramme et de montrer quelles équipes ou quels départements sont responsables de certaines tâches et de certains objets. Par exemple, tous les objets liés aux paiements se trouvent dans la swimlane Paiement. Par conséquent, l'équipe chargée des paiements peut facilement voir où se situent ses tâches dans le processus opérationnel.

Examinons quelques-uns des principaux avantages dutilisation d'une notation de modélisation des processus d'entreprise :

Utilisez un diagramme BPMN pour créer une compréhension commune des processus de votre entreprise. Mettez tout le monde à la page pour vous assurer que votre flux de travail se déroule de manière fluide et efficace.

Créez des processus clairs qui ne laissent aucune place à l'interprétation grâce aux symboles normalisés du BPMN. Chaque membre de l'entreprise peut consulter le diagramme BPMN et comprendre exactement comment les procédures fonctionnent, ce qui a pour effet d'augmenter la productivité de l'ensemble de l'entreprise.

Identifiez les obstacles et les points de blocage dans votre processus d'entreprise à l'aide d'un diagramme BPMN. Offrez à votre équipe une vue d'ensemble des départements composant votre organisation pour découvrir des opportunités, analyser les processus existants et les optimiser.

Gérez mieux les processus et les relations interdépartementales grâce à un diagramme BPMN. Définissez des processus clairs et créez une cohérence entre les départements pour éliminer les incertitudes et simplifier la collaboration.

La principale différence entre les diagrammes BPMN et UML (Unified Modeling Language) est leur finalité. Un diagramme UML est utilisé pour modéliser des logiciels, tandis qu'un diagramme BPMN décrit des processus d'entreprise. Cela signifie que les diagrammes BPMN sont largement applicables aux technologies de l'information et aux entreprises, tandis que les diagrammes UML sont plus spécifiques au développement de systèmes informatiques. Il existe toutefois certaines similitudes entre les diagrammes BPMN et UML. Par exemple, ils utilisent tous deux des symboles et des notations normalisés, ainsi qu'un style de diagramme de flux pour décrire des systèmes et des processus. Mais en fin de compte, il s'agit de deux diagrammes complètement différents.

Nous avons vu ce qu'est un diagramme BPMN. Voyons maintenant comment vous pouvez créer votre propre diagramme BPMN avec Miro.

L'utilisation d'un modèle BPMN est un moyen facile de débuter. Le modèle est entièrement personnalisable, de sorte que vous pouvez déplacer des éléments, en ajouter d'autres et modifier la structure existante pour qu'elle reflète au mieux votre processus. Si vous préférez créer votre diagramme BPMN à partir de zéro, utilisez l'outil de création de diagrammes BPMN.

Avant de commencer à créer votre diagramme BPMN, vous devez définir le champ d'application de votre processus. Le champ d'application décrit l'objet du processus et ce qu'il doit faire d'un point de vue supérieur. S'agit-il d'un processus de recrutement ? D'un processus d'expédition et de livraison ? D'un processus de sensibilisation des clients ? Quoi qu'il en soit, le champ d'application doit le définir clairement. Voici ce qu'il faut couvrir dans le champ d'application de votre diagramme BPMN : - Le début du processus - La fin du processus - Ce que le processus inclut - Ce que le processus n'inclut pas (également connu sous le nom de limites du processus) - Le résultat ou le produit final à livrer Avec un périmètre clairement défini, vous serez en mesure de créer un diagramme BPMN clair et concis.

Une fois votre champ d'application défini, vous pouvez commencer à tracer la séquence des activités de l'entreprise. La première étape consiste à déterminer l'événement de départ. Votre champ d'application l'aura couvert à un niveau supérieur, mais vous pouvez maintenant étoffer les détails et préciser l'activité exacte qui lancera votre diagramme. Vous pouvez également ajouter l'événement final pour confirmer la fin du processus. Vous pouvez ensuite définir clairement vos activités. À partir de l'événement de départ, parcourez le processus et ajoutez les actions, tâches et activités clés. Pour vous assurer que vous utilisez les bons symboles et les bonnes icônes, consultez les quatre catégories d'un diagramme BPMN que nous avons abordées plus haut dans l'article. Voici quelques bonnes pratiques pour ajouter et structurer des activités dans votre diagramme BPMN : Idéalement, votre diagramme devrait tenir sur une seule page. Il est ainsi plus facile pour tout le monde de revoir le diagramme et de visualiser le processus d'un seul coup d'œil. L'ajout d'activités au diagramme peut mettre en évidence des inefficacités. Si c'est le cas, ajoutez un commentaire ou un pense-bête décrivant les problèmes rencontrés afin que vous puissiez les examiner et les résoudre. Le flux de séquences doit se déplacer horizontalement, tandis que les associations et les flux de données doivent se déplacer verticalement. C'est là que les swimlanes entrent en jeu - nous y reviendrons dans la section suivante.

Chaque diagramme BPMN doit comporter au moins un cadre avec une swimlane. La manière exacte dont vous structurez votre swimlane dépend de vous. En fin de compte, cela dépend du processus que vous cartographiez et des personnes impliquées. Voici quelques-unes des principales catégories que vous pouvez utiliser pour structurer vos swimlanes : Par département : Lors de la création d'un processus à l'échelle de l'entreprise, vous pouvez utiliser les swimlanes pour indiquer les services responsables de certaines tâches et activités. Par exemple, toutes les tâches liées aux paiements peuvent être regroupées dans le plan de travail de l'équipe comptable. Par employé : Si le processus concerne une équipe ou un service spécifique, vous pouvez répartir vos swimlanes par employé. Chaque employé impliqué dans le processus aura une vue d'ensemble claire de ses responsabilités et de la manière dont son rôle s'inscrit dans le processus. Par type d'activité : Si vous ne souhaitez pas classer les tâches par employé ou par service, vous pouvez simplement utiliser les swimlanes pour regrouper des activités similaires. Par exemple, toutes les tâches liées aux ventes seront regroupées dans le volet "ventes".

Enfin, vous pouvez utiliser des lignes de connexion et des flèches pour montrer comment les activités sont liées les unes aux autres. La direction du flux doit toujours aller de gauche à droite. Même en passant d'une swimlane à l'autre (ce qui implique d'utiliser les flèches et les connexions verticalement), le flux du diagramme doit être cohérent. Il est ainsi plus facile de comprendre comment le processus fonctionne et quelles activités sont liées les unes aux autres. Les connecteurs ne doivent jamais se croiser. Si c'est le cas, vous devez réorganiser la structure de vos activités. Toutefois, si vous suivez le format simple de gauche à droite, vous ne devriez pas rencontrer ce problème.

Lorsque tout est cartographié, partagez le diagramme avec vos coéquipiers et les parties prenantes de l'entreprise afin de recueillir leurs avis et leurs retours. Demandez à votre équipe de revoir le diagramme et d'y ajouter des commentaires ou des suggestions. Il vous sera ainsi plus facile d'examiner leurs retours et d'y apporter les modifications nécessaires. Au fil du temps, vos processus évolueront. De nouvelles tâches seront ajoutées, une technologie différente sera utilisée et de nouveaux employés rejoindront l'équipe - c'est inévitable. Lorsque cela se produit, n'oubliez pas de revenir au diagramme et de le mettre à jour en conséquence.