Das Meeting-Template
Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.
Über das Meeting Template
Jeder hat schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das nicht wie geplant verlaufen ist. Vielleicht ist es aus dem Ruder gelaufen, oder die Zeit reichte nicht mehr aus, um alles zu schaffen, was du dir vorgenommen hatten – oder vielleicht fühlte es sich einfach nur wie Zeitverschwendung an. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, die Durchführung eines Team-Meetings im Voraus zu planen. Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Ebne deinen Teammitgliedern den Weg zum Erfolg, gib jedem die Zeit und den Raum, sich einzubringen, und halte deine Projekte auf Kurs.
Was ist ein Team-Meeting?
Team-Meetings sind integraler Bestandteil unserer Karriere. Je nach Größe und Struktur deines Unternehmens kann es sein, dass du es mit täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Team-Meetings zutun hast. Das hält viele von uns aber leider nicht davon ab, sie zu fürchten. Obwohl Meetings für die Zusammenarbeit unerlässlich sind, wird oft vom Thema abgewichen und sie fühlen sich wie Zeitverschwendung an. Warum passiert das so oft?
Die Antwort ist einfach. Viele von uns bereiten sich nicht auf Meetings vor, weil wir nicht wissen, wie, oder weil wir keine Zeit haben. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.
Wann du das Meeting Template verwenden solltest
Verwende das Run a Team Meeting Template immer dann, wenn du ein Remote-, Hybrid- oder persönliches Meeting durchführst.
Erstelle dein eigenes Meeting
Erstelle deine eigene Meeting-Agenda
Das Erstellen deines eigenen Team-Meetings ist einfach. Das Whiteboard-Tool von Miro ist die perfekte Leinwand, um es zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl des Run a Team Meeting Templates und führe dann die folgenden Schritte aus, um ein eigenes Template zu erstellen.
1. Frag deine Teammitglieder, was sie wertvoll finden. Eine der häufigsten Beschwerden über Team-Meetings besteht darin, dass sie sich wie Zeitverschwendung anfühlen. Wenn Menschen mit der Erwartung in ein Meeting kommen, dass sie nichts davon haben werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie zuhören und etwas beitragen – und sie könnten sogar anfangen, Meetings zu schwänzen. Bevor du ein Meeting beginnst, frag deine Teammitglieder, was sie am liebsten sehen, tun oder besprechen würden. Gibt es etwas, zu dem sie gerne die Meinung des Teams hören würden? Gibt es eine Herausforderung, über die sie gerne sprechen würden?
2. Erstelle eine Agenda anhand ihres Inputs. Nimm dir vor dem Meeting die Zeit, eine Agenda zu erstellen, damit jeder weiß, worum es in dem Meeting geht, bevor er/sie einen Fuß in den Raum (oder virtuellen Raum) setzt. Erkläre, warum du bestimmte Punkte auf die Agenda gesetzt hast und andere nicht.
3. Teile die Punkte der Agenda. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer vor dem Meeting eine Kopie der Agenda erhalten, damit sie sich vorbereiten können. Viele Leute finden es nützlich, die Agendapunkte als Fragen aufzulisten. Zum Beispiel kannst du anstelle von „Editorial Calendar“ die Frage stellen: „Sollten wir den Editorial Calendar aktualisieren?“ Eine Formulierung wie „Redaktionskalender“ lässt die Teilnehmer eventuell im Unklaren darüber, worüber genau gesprochen werden soll – was wiederum die Vorbereitung erschwert. Aber mit der spezifischen Wortwahl haben sie etwas, worauf sie sich vorbereiten können. Zeig während des Meetings die Agenda auf dem Board an, sodass sich jeder während der Diskussion darauf beziehen kann.
4. Verwende das Whiteboard, um für jedes Thema eine bestimmte Zeit einzuplanen. Dadurch wird sichergestellt, dass du jedes Thema auf der Agenda ansprichst, ohne dass dir die Zeit davonläuft. Außerdem können deine Teammitglieder ihre Fragen und Kommentare so gestalten, dass sie in die verfügbare Zeit passen. Du kannst sogar einen Timer starten, wenn alle mit der Besprechung eines bestimmten Agendapunktes beginnen, und vereinbaren, nach Ablauf einer bestimmten Zeit zum nächsten Punkt überzugehen.
5. Stelle verschiedene Kanäle zur Verfügung, über die das Team kommunizieren kann. Wenn es darum geht, in Meetings das Wort zu ergreifen, hat jeder eine andere Komfortzone. Manche Menschen sind wirklich am besten darin, verbal auszudrücken, was ihnen auf der Seele liegt. Andere ziehen es vor, ihre Gedanken abzutippen. Wieder andere ziehen es vielleicht sogar vor, eine schnelle Skizze zu erstellen. Wenn du deinen Teamkollegen nur eine einzige Möglichkeit zur Kommunikation bietest, schließt du möglicherweise viele Stimmen im Raum aus. Nutze die Vorteile von Miro, um deinen Teammitgliedern unzählige Möglichkeiten zum Austausch während des Meetings zu bieten, einschließlich der Chatbox oder dem Hochladen von Skizzen.
6. Sende Artefakte. Verschicke nach dem Meeting eine Zusammenfassung dessen, was ihr besprochen habt – zusätzlich zum Board selbst. Auf diese Weise kann jeder auf seine Notizen zurückgreifen und sofort loslegen.
Beginne jetzt mit diesem Template
Dies-oder-Das-Template
Ideal für:
Marketing, Workshops, Besprechungen
Wenn du als Social-Media-Manager oder Designer arbeitest oder einfach nur ein Fotografie-Liebhaber bist, hast du wahrscheinlich schon das Dies-oder-Das-Spiel auf Instagram gesehen. Das Konzept ist einfach: Du legst nebeneinander zwei Listen mit Auswahlmöglichkeiten an, zum Beispiel „Äpfel oder Orangen“ oder „Pizza oder Hot Dog“. Der Instagram-Nutzer entscheidet zwischen den beiden Optionen, indem er die bevorzugte einkreist. Anschließend teilen die Nutzer das abgeschlossene Spiel mit ihren Followern. Dieses Spiel gelangte zwar auf Instagram zu so großer Beliebtheit, aber du kannst das Konzept auch für andere Social-Media-Plattformen oder sogar auf deiner Website oder in deinem Blog verwenden.
Daily Standup Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Besprechungen, Software-Entwicklung
Das gesamte Team kommt zusammen, um den vergangenen und den bevorstehenden Tag zu besprechen. Diese täglichen Meetings werden auch als „Scrums“ bezeichnet und sind kurz aber sehr nützlich, um Blockaden zu identifizieren, jedem Teammitglied eine Stimme zu geben, Fortschritt zu garantieren und eine effektive Zusammenarbeit zu fördern. Mit diesem Template ist die Planung von Daily Standups für dein Sprint-Team ein Kinderspiel. Du wählst zuerst Datum und Uhrzeit aus, erstellst eine Agenda und behältst für den gesamten Sprint das gleiche Format bei.
Design-Sprint-Kit-Template
Ideal für:
Agile Methodologie, UX-Design, Sprint-Planung
Mit dem richtigen zielgerichteten und strategischen Ansatz genügen fünf Tage, um deine größten Produktherausforderungen anzugehen. Das ist der Gedanke hinter der Design Sprint-Methodik. Dieses von Tanya Junell von Blue Label Labs erstellte Design Sprint Kit bietet eine Reihe von unkomplizierten Templates, die die kollaborativen Aktivitäten und Abstimmungen des Design Sprints unterstützen. Dadurch werden die Energie, der Teamgeist und die Dynamik, die in der Sitzung ausgelöst wurden, aufrechterhalten. Virtuelle Sprint-Hilfsmittel und vorbereitete Whiteboards machen dieses Kit besonders nützlich für die Moderatoren von Remote-Design Sprints.
Idea Funnel Backlog Template
Ideal für:
Design, Brainstorming, Agile Workflows
Ein Idea Funnel Backlog ermöglicht es dir, dein Backlog zu visualisieren und die Anzahl der Backlog-Elemente im oberen Bereich einzuschränken. Auf diese Weise kannst du die Punkte auf deiner Liste priorisieren, ohne unnötige Meetings abzuhalten oder einen zu hohen operativen Aufwand zu betreiben. Um das Idea Funnel Backlog zu nutzen, unterteile den Funnel in verschiedene Phasen oder behandle ihn wie eine Roadmap. Verwende das Idea Funnel Backlog als ein Hybrid-Modell, das deine Roadmap und das Backlog in einem leicht verdaulichen Format kombiniert.
Creative Brief Template
Ideal für:
Design, Marketing, Desk Research
Auch kreative Denker (oder vielleicht gerade kreative Denker) brauchen klare Richtlinien, damit sie ihre Ideen in produktive, brauchbare Richtungen lenken können. Und ein guter Kreativer legt diese Richtlinien fest, mit Angaben zu Zielgruppe, Zielen, Zeitplan und Budget sowie dem Umfang und den Spezifikationen des Projekts selbst. Als Grundlage jeder Marketing- oder Werbekampagne ist ein kreativer Kurztext der erste Schritt bei der Erstellung von Websites, Videos, Anzeigen, Bannern und vielem mehr. In der Regel wird die Kurzbeschreibung vor dem Start eines Projekts erstellt, und dieses Template hilft dir dabei.
Template für SMART-Ziele
Ideal für:
Priorisierung, Projektmanagement, Strategische Planung
Das Festlegen von Zielen kann motivierend, aber auch überfordernd sein. Das Erstellen eines Konzepts aller Schritte, die du für ein bestimmtes Ziel benötigst, kann schwierig sein. Daher kann es allzu leicht vorkommen, dass Ziele zu breit definiert oder zu hoch gegriffen sind. Die SMART-Methode stellt eine Rahmenstruktur bereit, mit der du Ziele in einer Art und Weise festlegen kannst, die dir zum Erfolg verhilft. SMART steht für „Specific“ (spezifisch), „Measurable“ (messbar), „Attainable“ (erreichbar), „Relevant“ (relevant) und „Timely“ (terminiert). Wenn du diese Aspekte beim Festlegen von Zielen immer im Blick behältst, stellst du sicher, dass deine Ziele klar definiert und erreichbar sind. Dein Team kann das SMART-Modell immer dann verwenden, wenn Ziele festgelegt werden sollen. Zudem kannst du die SMART-Methode auch stets dann einsetzen, wenn du deine Ziele neu evaluieren und präzisieren möchtest.