Das Meeting-Template

Über das Meeting Template

Jeder hat schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das nicht wie geplant verlaufen ist. Vielleicht ist es aus dem Ruder gelaufen, oder die Zeit reichte nicht mehr aus, um alles zu schaffen, was du dir vorgenommen hatten – oder vielleicht fühlte es sich einfach nur wie Zeitverschwendung an. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, die Durchführung eines Team-Meetings im Voraus zu planen. Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Ebne deinen Teammitgliedern den Weg zum Erfolg, gib jedem die Zeit und den Raum, sich einzubringen, und halte deine Projekte auf Kurs.

Was ist ein Team-Meeting?

Team-Meetings sind integraler Bestandteil unserer Karriere. Je nach Größe und Struktur deines Unternehmens kann es sein, dass du es mit täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Team-Meetings zutun hast. Das hält viele von uns aber leider nicht davon ab, sie zu fürchten. Obwohl Meetings für die Zusammenarbeit unerlässlich sind, wird oft vom Thema abgewichen und sie fühlen sich wie Zeitverschwendung an. Warum passiert das so oft?

Die Antwort ist einfach. Viele von uns bereiten sich nicht auf Meetings vor, weil wir nicht wissen, wie, oder weil wir keine Zeit haben. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.

Wann du das Meeting Template verwenden solltest

Verwende das Run a Team Meeting Template immer dann, wenn du ein Remote-, Hybrid- oder persönliches Meeting durchführst.

Erstelle dein eigenes Meeting

Erstelle deine eigene Meeting-Agenda 

Das Erstellen deines eigenen Team-Meetings ist einfach. Das Whiteboard-Tool von Miro ist die perfekte Leinwand, um es zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl des Run a Team Meeting Templates und führe dann die folgenden Schritte aus, um ein eigenes Template zu erstellen.

1. Frag deine Teammitglieder, was sie wertvoll finden. Eine der häufigsten Beschwerden über Team-Meetings besteht darin, dass sie sich wie Zeitverschwendung anfühlen. Wenn Menschen mit der Erwartung in ein Meeting kommen, dass sie nichts davon haben werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie zuhören und etwas beitragen – und sie könnten sogar anfangen, Meetings zu schwänzen. Bevor du ein Meeting beginnst, frag deine Teammitglieder, was sie am liebsten sehen, tun oder besprechen würden. Gibt es etwas, zu dem sie gerne die Meinung des Teams hören würden? Gibt es eine Herausforderung, über die sie gerne sprechen würden?

2. Erstelle eine Agenda anhand ihres Inputs. Nimm dir vor dem Meeting die Zeit, eine Agenda zu erstellen, damit jeder weiß, worum es in dem Meeting geht, bevor er/sie einen Fuß in den Raum (oder virtuellen Raum) setzt. Erkläre, warum du bestimmte Punkte auf die Agenda gesetzt hast und andere nicht.

3. Teile die Punkte der Agenda. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer vor dem Meeting eine Kopie der Agenda erhalten, damit sie sich vorbereiten können. Viele Leute finden es nützlich, die Agendapunkte als Fragen aufzulisten. Zum Beispiel kannst du anstelle von „Editorial Calendar“ die Frage stellen: „Sollten wir den Editorial Calendar aktualisieren?“ Eine Formulierung wie „Redaktionskalender“ lässt die Teilnehmer eventuell im Unklaren darüber, worüber genau gesprochen werden soll – was wiederum die Vorbereitung erschwert. Aber mit der spezifischen Wortwahl haben sie etwas, worauf sie sich vorbereiten können. Zeig während des Meetings die Agenda auf dem Board an, sodass sich jeder während der Diskussion darauf beziehen kann.

4. Verwende das Whiteboard, um für jedes Thema eine bestimmte Zeit einzuplanen. Dadurch wird sichergestellt, dass du jedes Thema auf der Agenda ansprichst, ohne dass dir die Zeit davonläuft. Außerdem können deine Teammitglieder ihre Fragen und Kommentare so gestalten, dass sie in die verfügbare Zeit passen. Du kannst sogar einen Timer starten, wenn alle mit der Besprechung eines bestimmten Agendapunktes beginnen, und vereinbaren, nach Ablauf einer bestimmten Zeit zum nächsten Punkt überzugehen.

5. Stelle verschiedene Kanäle zur Verfügung, über die das Team kommunizieren kann. Wenn es darum geht, in Meetings das Wort zu ergreifen, hat jeder eine andere Komfortzone. Manche Menschen sind wirklich am besten darin, verbal auszudrücken, was ihnen auf der Seele liegt. Andere ziehen es vor, ihre Gedanken abzutippen. Wieder andere ziehen es vielleicht sogar vor, eine schnelle Skizze zu erstellen. Wenn du deinen Teamkollegen nur eine einzige Möglichkeit zur Kommunikation bietest, schließt du möglicherweise viele Stimmen im Raum aus. Nutze die Vorteile von Miro, um deinen Teammitgliedern unzählige Möglichkeiten zum Austausch während des Meetings zu bieten, einschließlich der Chatbox oder dem Hochladen von Skizzen.

6. Sende Artefakte. Verschicke nach dem Meeting eine Zusammenfassung dessen, was ihr besprochen habt – zusätzlich zum Board selbst. Auf diese Weise kann jeder auf seine Notizen zurückgreifen und sofort loslegen.