Das Meeting-Template
Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.
Über das Meeting Template
Jeder hat schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das nicht wie geplant verlaufen ist. Vielleicht ist es aus dem Ruder gelaufen, oder die Zeit reichte nicht mehr aus, um alles zu schaffen, was du dir vorgenommen hatten – oder vielleicht fühlte es sich einfach nur wie Zeitverschwendung an. Um das zu vermeiden, ist es wichtig, die Durchführung eines Team-Meetings im Voraus zu planen. Mit diesem einfachen, aber effektiven Template kannst du dich darauf vorbereiten, ein Team-Meeting durchzuführen, das alle Kriterien erfüllt. Ebne deinen Teammitgliedern den Weg zum Erfolg, gib jedem die Zeit und den Raum, sich einzubringen, und halte deine Projekte auf Kurs.
Was ist ein Team-Meeting?
Team-Meetings sind integraler Bestandteil unserer Karriere. Je nach Größe und Struktur deines Unternehmens kann es sein, dass du es mit täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Team-Meetings zutun hast. Das hält viele von uns aber leider nicht davon ab, sie zu fürchten. Obwohl Meetings für die Zusammenarbeit unerlässlich sind, wird oft vom Thema abgewichen und sie fühlen sich wie Zeitverschwendung an. Warum passiert das so oft?
Die Antwort ist einfach. Viele von uns bereiten sich nicht auf Meetings vor, weil wir nicht wissen, wie, oder weil wir keine Zeit haben. Indem du eine optimierte Möglichkeit schaffst, die Vorbereitung in deinen Arbeitsablauf einzubauen, stellst du sicher, dass deine Meetings effizient, angenehm und kooperativ sind.
Wann du das Meeting Template verwenden solltest
Verwende das Run a Team Meeting Template immer dann, wenn du ein Remote-, Hybrid- oder persönliches Meeting durchführst.
Erstelle dein eigenes Meeting
Erstelle deine eigene Meeting-Agenda
Das Erstellen deines eigenen Team-Meetings ist einfach. Das Whiteboard-Tool von Miro ist die perfekte Leinwand, um es zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl des Run a Team Meeting Templates und führe dann die folgenden Schritte aus, um ein eigenes Template zu erstellen.
1. Frag deine Teammitglieder, was sie wertvoll finden. Eine der häufigsten Beschwerden über Team-Meetings besteht darin, dass sie sich wie Zeitverschwendung anfühlen. Wenn Menschen mit der Erwartung in ein Meeting kommen, dass sie nichts davon haben werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie zuhören und etwas beitragen – und sie könnten sogar anfangen, Meetings zu schwänzen. Bevor du ein Meeting beginnst, frag deine Teammitglieder, was sie am liebsten sehen, tun oder besprechen würden. Gibt es etwas, zu dem sie gerne die Meinung des Teams hören würden? Gibt es eine Herausforderung, über die sie gerne sprechen würden?
2. Erstelle eine Agenda anhand ihres Inputs. Nimm dir vor dem Meeting die Zeit, eine Agenda zu erstellen, damit jeder weiß, worum es in dem Meeting geht, bevor er/sie einen Fuß in den Raum (oder virtuellen Raum) setzt. Erkläre, warum du bestimmte Punkte auf die Agenda gesetzt hast und andere nicht.
3. Teile die Punkte der Agenda. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer vor dem Meeting eine Kopie der Agenda erhalten, damit sie sich vorbereiten können. Viele Leute finden es nützlich, die Agendapunkte als Fragen aufzulisten. Zum Beispiel kannst du anstelle von „Editorial Calendar“ die Frage stellen: „Sollten wir den Editorial Calendar aktualisieren?“ Eine Formulierung wie „Redaktionskalender“ lässt die Teilnehmer eventuell im Unklaren darüber, worüber genau gesprochen werden soll – was wiederum die Vorbereitung erschwert. Aber mit der spezifischen Wortwahl haben sie etwas, worauf sie sich vorbereiten können. Zeig während des Meetings die Agenda auf dem Board an, sodass sich jeder während der Diskussion darauf beziehen kann.
4. Verwende das Whiteboard, um für jedes Thema eine bestimmte Zeit einzuplanen. Dadurch wird sichergestellt, dass du jedes Thema auf der Agenda ansprichst, ohne dass dir die Zeit davonläuft. Außerdem können deine Teammitglieder ihre Fragen und Kommentare so gestalten, dass sie in die verfügbare Zeit passen. Du kannst sogar einen Timer starten, wenn alle mit der Besprechung eines bestimmten Agendapunktes beginnen, und vereinbaren, nach Ablauf einer bestimmten Zeit zum nächsten Punkt überzugehen.
5. Stelle verschiedene Kanäle zur Verfügung, über die das Team kommunizieren kann. Wenn es darum geht, in Meetings das Wort zu ergreifen, hat jeder eine andere Komfortzone. Manche Menschen sind wirklich am besten darin, verbal auszudrücken, was ihnen auf der Seele liegt. Andere ziehen es vor, ihre Gedanken abzutippen. Wieder andere ziehen es vielleicht sogar vor, eine schnelle Skizze zu erstellen. Wenn du deinen Teamkollegen nur eine einzige Möglichkeit zur Kommunikation bietest, schließt du möglicherweise viele Stimmen im Raum aus. Nutze die Vorteile von Miro, um deinen Teammitgliedern unzählige Möglichkeiten zum Austausch während des Meetings zu bieten, einschließlich der Chatbox oder dem Hochladen von Skizzen.
6. Sende Artefakte. Verschicke nach dem Meeting eine Zusammenfassung dessen, was ihr besprochen habt – zusätzlich zum Board selbst. Auf diese Weise kann jeder auf seine Notizen zurückgreifen und sofort loslegen.
Beginne jetzt mit diesem Template
Das Kaizen-Report-Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Betrieb, Dokumentation
Was macht ein großartiges Unternehmen großartig? Man weiß, dass Größe gefördert und aufrechterhalten werden muss - was bedeutet, dass man nie aufhört, sich zu verbessern. Wenn du zu diesen Unternehmen gehörst (oder dies anstrebst), ist ein Kaizen-Bericht ein ideales Instrument. Er bietet einen einfachen visuellen Leitfaden für kontinuierliche Verbesserungsaktivitäten auf Team-, Abteilungs- und Organisationsebene. Mithilfe eines Kaizen-Berichts kann jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen seine eigenen Prozesse überprüfen und verstehen, was er möglicherweise übersehen hat, was dieses Instrument zu einem leistungsstarken Werkzeug für mehr Verantwortlichkeit auf allen Ebenen macht.
Das Impact/Effort-Matrix-Template
Ideal für:
Projektmanagement, Priorisierung, Strategische Planung
Im Wachstum steckende Organisationen haben unzählige Aufgaben und nur eine bestimmte Anzahl von Stunden am Tag (oder Wochen vor einer großen Markteinführung), um diese zu erledigen. Hier kommt die Impact-Effort-Matrix ins Spiel. Sie gibt dir einen schnellen visuellen Leitfaden in die Hand, mit dem du deine Aufgaben priorisieren kannst und genau weißt, welche Aufgaben sich lohnen. Mithilfe unseres Templates kannst du eine Matrix erstellen, die deine Aktivitäten in vier Hauptkategorien einteilt: Quick Wins mit geringem Aufwand, aufwändige Projekte mit langfristigem Nutzen, Lückenfüller mit geringem Aufwand, aber geringem Wert und Zeitfresser.
Vorlage Energizer Spiele für Workshops und Meetings
Ideal für:
Icebreakers, Meetings
Binde die Teilnehmenden jeder Online-Session gleich am Anfang mit Energieboostern für Workshops und Meetings ein.
Das UX-Research-Plan-Template
Ideal für:
Marktforschung, Desk Research, User Experience
Ein Forschungsplan vermittelt die grundlegenden Informationen, die die Beteiligten über ein User Experience-Forschungsprojekt verstehen müssen: wer, was, warum und wann. Der Plan stellt sicher, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und wissen, was sie tun müssen, damit das UX Research-Projekt ein Erfolg wird. Verwende einen Forschungsplan, um Hintergrundinformationen über dein Projekt, die Ziele, die Forschungsmethoden, den Umfang des Projekts und die Profile der Teilnehmer zu vermitteln. Durch die Verwendung eines UX-Forschungsplans lässt sich die Zustimmung der Beteiligten erreichen, der Zeitplan einhalten und der Erfolg sicherstellen.
Template für den „Customer Problem Statement“-Ansatz
Ideal für:
Ideation, Design Thinking, Product Management
Unternehmen jeder Größe und jeder Art müssen in der Lage sein, Argumente zu liefern – indem sie klar formulieren, wie ihr Produkt die Bedürfnisse der Kunden erfüllen wird. Und ein „Customer Problem Statement“ hilft ihnen dabei, überzeugende Argumente vorzubringen. Wie? Der Ansatz dringt tief in die Gedanken und Gefühle der Kunden vor, was die Wahrscheinlichkeit vergrößert, dass du etwas für sie Wertvolles oder Nützliches entwickeln kannst. Und diese Art der Darstellung eines Kundenproblems kann mehr, als nur deinen Kunden etwas Großartiges zu liefern. Diese Methode hilft deinen Teams bei der Abstimmung auf ein gemeinsames und klar definiertes Ziel und gibt ihnen das Gefühl, sich erfolgreich dafür zu engagieren.
Template für Gesprächsnotizen
Ideal für:
Business Management, Meetings
Wenn dein Meeting erfolgreich ist (und Miro hilft dir dabei, dass es das ist), wird die Beteiligung groß sein und es werden brillante Ideen eingebracht und wichtige Entscheidungen getroffen werden. Achte darauf, dass du nichts übersiehst: Mit unserem Template für Gesprächsnotizen kannst du Notizen und Feedback an einem zentralen Ort, auf den das gesamte Team zugreifen kann, nachverfolgen. Ernenne vor dem Meeting einfach einen Schriftführer und lege die Diskussionspunkte fest. Überlasse es anschließend dem Schriftführer, Notizen zu den Teilnehmern, wichtigen besprochenen Punkten und getroffenen Entscheidungen zu machen.