Arbetsflödesdiagram

Vad är ett arbetsflödesdiagram?

Arbetsflödesdiagram är användbara visuella verktyg som företag använder för att förenkla och visualisera processer och arbetsflöden. De liknar flödesscheman genom att de förlitar sig på visuella stimuli för att förbättra förståelsen för en process som är avgörande för verksamheten. Eftersom människor främst lär sig visuellt skapar det en bättre förståelse att kunna titta på kartan över en process eller sekvensen av ett arbetsflöde. Ett arbetsflödesdiagram visar stegen i en process och bryter upp komplexa skeden i mer lättsmälta sektioner. De är användbara för företag och chefer som vill förstå de olika aktörerna i en affärsprocess och de steg människor behöver utföra för att slutföra en process.

Vanliga symboler i arbetsflödesdiagram

Det finns standardiserade symboler som ofta används i arbetsflödesdiagram, precis som i flödesscheman. Det är bra att förstå de konventionella symbolerna som används i arbetsflödesdiagram så att du kan tillämpa dem konsekvent. På så sätt kan du enkelt läsa arbetsflödesdiagram som har skapats av andra teammedlemmar. Här är några vanliga symboler i arbetsflödesdiagram:

Ovaler

Ovaler representerar start- och slutpunkterna för ett visst arbetsflöde eller process.

Rektanglar

Rektangelsymbolen i arbetsflödesdiagrammet ger vanligtvis instruktioner inom sekvensen.

Romber

Romber representerar de beslut som måste fattas inom en process. Dessa beslut delas vanligtvis upp i två grenar/alternativa vägar.

Cirklar

Cirklar är mindre vanliga eftersom inte alla arbetsflödesdiagram innehåller cirklar. De används dock konsekvent för att representera ett hopp i åtgärder eller visa steg du behöver kringgå.

Pilar och kopplingslinjer

Pilar och kopplingslinjer visar riktningen sekvensen rör sig i. Alla symboler och former som nämns ovan har pilar och kopplingslinjer som visar beroendeförhållanden inom diagrammet.

Varför är arbetsflödesdiagram viktiga?

Arbetsflödesdiagram har blivit alltmer populära i arbetslivet och har införts i olika branscher för att göra det enklare att documentera och förtydliga processer. Så hur kan ett arbetsflödesdiagram hjälpa dig och ditt team? Här är några fördelar med att skapa och implementera arbetsflödesdiagram:

Få en visuell överblick över en process

De flesta är visuella inlärare, i synnerhet när det gäller abstrakta och komplexa ämnen som inte är enkla att definiera i ord. Skönheten med ett arbetsflödesdiagram ligger i dess enkelhet. Att kartlägga en hel process på en enda sida med hjälp av former, färger och symboler gör det mycket enklare att förstå komplicerade förfaranden och processer.

Förbättrad effektivitet

Arbetsflödesdiagram säkerställer att alla i ett team förstår de steg de behöver ta inom sekvensen. Detta hjälper alla att förstå vilka roller de behöver ha och betydelsen av deras roller i slutförandet av en process. Denna typ av förståelse för helhetsbilden förbättrar effektiviteten och hjälper teammedlemmarna att slutföra processer snabbare.

Bättre kommunikation

Ett av de mest användbara sätten att använda ett arbetsflödesdiagram på är i projekt där viktiga processer måste förstås och kommuniceras. Arbetsflödesdiagram blir en del av den documentation som säkerställer transparens och kommunikation inom ett team. Att förenkla ett komplext förfarande med symboler, former och definitioner är också ett effektivt sätt att kommunicera något som annars skulle vara utmanande att diskutera muntligt.

Se vem som ansvarar för vad

Ett diagram hjälper till att visualisera arbetsflödesprocessen uppifrån och ner. Efter att ha analyserat ett arbetsflödesdiagram kommer alla att veta vem som har vilken roll. Detta främjar ansvarstagande och en förståelse för hur varje teammedlem passar in i helhetsbilden.

Identifiera flaskhalsar och sätt att förbättra en affärsprocess

Precis som ett arbetsflödesdiagram kan användas för att följa framsteg, kan det också användas för att förstå var problem uppstår. Att visualisera sekvensen av steg och de aktörer som driver processen framåt gör det också lättare att identifiera vid vilket steg i sekvensen processen saktar ner i onödan eller stannar helt. Detta möjliggör förbättringar av processen, vilket kan öka verksamhetens produktivitet och effektivitet.

När ska du använda ett arbetsflödesdiagram

Arbetsflödesdiagram är mångsidiga verktyg som kan ge företags arbetsflöden eller processer tydlighet. För att ge dig en uppfattning om deras användbarhet, här är några exempel på branscher där arbetsflödesdiagram är extra användbara.

Programvaruutveckling

I många programvaruutvecklingsprocesser arbetar flera utvecklare och teammedlemmar från olika delar av världen tillsammans. Implementera ett enkelt arbetsflödesdiagram, som det som visas på denna mall för teknisk färdplan, kan se till att alla känner till sina roller, sina ansvarsområden och vem de rapporterar till. Det kan också göra det lättare att följa programvaruutvecklingens framsteg.

E-handel

I e-handelsvärlden kan ett arbetsflödesdiagram representera en kund som surfar runt i en webbutik. Detta kan hjälpa UX-designer bättre förstå hur de ska vägleda kunderna genom de steg de behöver ta för att köpa en produkt eller hyra en tjänst.

Tillverkning

Arbetsflödesdiagram användes ursprungligen inom tillverkningsindustrin. De visar sekvensen av steg som tillverkningsteam måste ta för att skapa konsekventa produkter av hög kvalitet. Att visualisera processer och sekvenser med hjälp av ett arbetsflödesdiagram bidrar till kvalitetssäkring.

Medicinsk

Medicinska ingrepp kan ofta enkelt kartläggas enligt en linjär sekvens steg. Arbetsflödesdiagram kan vara användbara för att fastställa ett standardförfarande som sjukvårdspersonal kan följa när de utför en operation.

Typer av arbetsflödesdiagram

Arbetsflödesdiagram kan ha många olika former. Olika typer av dessa diagram har olika funktioner och passar bäst i olika sammanhang. Var och en har sin egen arbetsflödesdiagramförklaring med specifika användningsområden och symboler. Här är några av de mest populära typerna av arbetsflödesdiagram:

Flödesschema

En flödesschema består av olika former och symboler, vilka var och en avbildar ett steg i en sekvens eller process. Dessa former representerar olika delar av ett arbetsflöde, såsom åtgärder, material, tjänster, ingångar och utgångar Att använda ett flödesschema för att avbilda ett arbetsflöde kan hjälpa till att visualisera hur uppgifter kommer att flöda mellan resurser. Denna grafiska översikt över en affärsprocess eller ett system kan hjälpa till att underbygga beslut och identifiera flaskhalsar.

Swimlane-diagram

En swimlane-diagram är passande, eftersom det liknar de olika banorna i en swimmingpool. Varje bana har sina egna processer och teammedlemmarna och diagrammet visar tydligt hur olika teammedlemmars handlingar påverkar andra i olika banor. Swimlane-diagram är extra användbara för stora organisationer som har olika avdelningar och team som är beroende av varandra. Att se hur alla arbetar tillsammans men också självständigt kan ge en komplex process tydlighet. På så sätt fungerar arbetsflödesdiagram som en källa till sanning som vem som helst i en organisation kan hänvisa till.

Blockdiagram

Ett blockdiagram är en typ av arbetsflödesdiagram som främst gäller system i motsats till komplexa processer eller affärsverksamheter. När man skapar ett blockdiagramrepresenterar varje block en del av ett system. Detta system kan vara mekaniskt eller tekniskt, och varje del är ansluten till nästa. Varje block är viktigt för driften av ett system, och i likhet med andra arbetsflödesdigram hjälper ett blockdiagram till att visualisera hur ett sådant system fungerar.

Business Process Modeling Notation

Business Process Modeling Notation (BPMN)-diagrammet är ett exempel på ett arbetsflödesdiagram som främst används av chefer och affärsanalytiker. De använder diagrammet för att visualisera affärsprocesser, såsom lönehantering eller rekrytering. Diagrammet analyseras och optimeras för att förbättra effektiviteten inom de väsentliga processerna i ett företag.

SIPOC-diagram

En SIPOC-diagram presenterar den första verkliga avvikelsen från hur ett exempel på ett standardarbetsflödesdiagram ser ut. Istället för att visuellt representera en sekvens av steg och händelser inom ett program använder SIPOC-diagrammet ett tabelliknande format för att sammanfatta ingångar och utgångar i en process. Det kan bidra till en större grad av öppenhet och förståelse i en process.

UML-aktivitetsdiagram

Ett UML-aktivitetsdiagram ger dig en översiktsvy eller ”helhetsbild”-representation av allt som händer inom ditt företag eller organisation. Denna typ av arbetsflödesdiagram tittar på de ingående delarna av en hel affärsprocess snarare än mindre funktionella arbetsflöden. Genom att använda ett UML-aktivitetsdiagramverktygkommer du att kunna planera och optimera dina företagsprocesser uppifrån och ner. Genom att skapa en kan du enkelt förstå de olika delarna och rollerna som får hjulen att snurra.

Så här skapar du ett arbetsflödesdiagram

Redo att skapa ditt eget arbetsflödesdiagram? Här är en steg-för-steg-guide till att skapa ett omfattande arbetsflödesdiagram:

1. Välj en process

Innan du skapar ditt arbetsflödesdiagram måste du ange en process som diagrammet ska documentera. Det är bra att visualisera en process per diagram så att diagrammet inte blir för komplext och svårt att läsa.

2. Definiera start- och slutpunkter

Som med många komplexa processer är det lättast att fastställa projektets huvuddrag innan du lägger till detaljerna. Att definiera det första och sista steget i ditt arbetsflöde ger dig en känsla av riktning och kommer att hålla dig på rätt spår.

3. Samla information

De flesta arbetsflödesdiagram innehåller många rörliga delar, med olika personer som har olika roller. Se till att du har samlat in all nödvändig information kring arbetsflödet, inklusive input, output och involverade personer. Det är viktigt att du pratar med alla personer som ingår i arbetsflödesdiagrammet för att förstå deras ansvar inom ”helhetsbilden”. Detta bidrar till att skapa ansvarstagande och säkerställer att alla drar åt samma håll.

4. Designa arbetsflödet

Nu är du redo att pussla ihop de olika stegen och kopplingarna mellan start- och slutpunkterna. Se till att du har bekantat dig med arbetsflödesdiagrammets symboler och former för att skapa ett koncist och tydligt arbetsflödesdiagram som alla i ditt team kan förstå. Skapa en relevant symbol för varje steg i arbetsflödet och koppla ihop den med föregående form.