Gráfico de Gantt
O que é um gráfico de Gantt?
Um diagrama ou gráfico de Gantt é uma ferramenta para organizar e gerenciar projetos. É um gráfico de barras horizontais que descreve todas as tarefas de um projeto seguindo uma lógica de linha do tempo. Criar um gráfico de Gantt online ajuda gerentes de projeto a visualizar as tarefas necessárias e a acompanhar o andamento do projeto.
O gráfico recebeu o nome de seu criador, Henry Gantt, que o desenvolveu no início do século XX para mostrar o cronograma de um projeto. Ele usou esses gráficos para operações sistemáticas e rotineiras, como o gerenciamento da produtividade dos funcionários.
Atualmente, o uso de um gráfico de Gantt no gerenciamento de projetos é útil por vários motivos. Ele permite que as equipes de projeto gerenciem melhor suas tarefas, aprimorem a alocação de recursos e identifiquem dependências que podem atrapalhar suas entregas.
A estrutura de um gráfico de Gantt normalmente inclui duas seções. O eixo horizontal descreve as tarefas individuais, enquanto o eixo vertical mostra a linha do tempo do trabalho. Em seguida, barras são adicionadas ao gráfico para representar a duração de cada tarefa.
Os gráficos de Gantt também podem incluir marcos, responsáveis e dependências entre as tarefas (mais sobre isso adiante).
Pra que serve um gráfico de Gantt?
Os gráficos de Gantt são uma ferramenta essencial para manter seus projetos no caminho certo e gerar resultados. Veja a seguir alguns dos principais benefícios ao usar gráficos de Gantt na rotina empresarial:
Organizar eficazmente as tarefas do projeto
A estrutura simples de um gráfico de Gantt facilita a organização das tarefas de seu projeto. Basta adicionar as tarefas ao gráfico, programar suas datas de início e término e inseri-las no projeto na ordem correta.
O formato de um gráfico de Gantt favorece que as equipes de projeto consigam visualizar todas as tarefas em um único local, ajudando-as a acompanhar o progresso e a organizar a estrutura do projeto.
Identificar dependências
As dependências são uma série de tarefas que determinam a sequência do trabalho. Para que um projeto avance, as tarefas dependentes devem ser concluídas em uma determinada ordem. Ou seja, uma tarefa depende de outra para ser iniciada e se uma atrasa, isso pode prejudicar o andamento de todo o projeto.
Por exemplo, digamos que seu projeto tenha três tarefas dependentes: A, B e C. A tarefa B não pode ser iniciada até que a tarefa A seja concluída, o que significa que a tarefa B depende da tarefa A. Além disso, a tarefa C não pode ser iniciada até que a tarefa B seja concluída.
Os gerentes de projeto podem usar gráficos de Gantt para identificar essas dependências. A estrutura do gráfico de barras facilita a identificação dessas tarefas e o acompanhamento delas à medida que o projeto avança. Você também pode adicionar setas entre as tarefas dependentes para deixar a sequência clara para o restante da equipe do projeto.
Melhorar a colaboração da equipe
Um gráfico de Gantt facilita o trabalho em equipe. Sua estrutura é fácil de entender, o que significa que todos podem ver por quais tarefas são responsáveis, quem é responsável por outras tarefas e como o trabalho de cada pessoa contribui para o panorama geral.
Para melhorar ainda mais a colaboração, você pode usar uma plataforma online para criar e compartilhar seu gráfico de Gantt com a equipe do projeto e outras pessoas envolvidas.
A criação de um gráfico de Gantt online permite que equipes remotas e híbridas trabalhem juntas virtualmente para entregar o projeto final. Isso também significa que as equipes de projeto sempre têm acesso à versão mais atualizada do andamento de um projeto. Elas podem acessar o gráfico de Gantt em tempo real para ver como as coisas estão progredindo e o que precisam fazer para manter o sucesso do mesmo.
Dicas sobre como fazer um gráfico de Gantt
Antes de entrarmos no passo a passo de como criar seu gráfico de Gantt, vamos antes entender os elementos chaves que são essenciais para construir um diagrama de Gantt que funciona:
Esclareça os objetivos do seu projeto
Você precisa ter clareza sobre os objetivos do seu projeto antes de criar seu gráfico de Gantt. Caso contrário, você irá se deparar com a falta de orientação necessária para concluir um projeto.
A boa notícia é que existem métodos usados para criar metas claras para um projeto. Dê uma olhada no modelos de metas SMART, por exemplo. SMART é um acrônimo de specific (específico), measurable (mensurável), attainable (atingível), relevant (relevante) e timely (oportuno). Esse modelo te incentiva a pensar estrategicamente sobre suas metas para garantir que elas sejam o mais claras e relevantes possível.
Entenda quais tarefas são críticas
As tarefas críticas são atividades que atrasarão a data de término de um projeto se não forem concluídas no prazo. Identificar essas tarefas em seu gráfico de Gantt pode te ajudar a melhorar a priorização das tarefas, criar um cronograma realista para o projeto e garantir que ele permaneça dentro do orçamento.
Você pode usar a técnica de avaliação e revisão de programas (PERT) para identificar tarefas críticas em um projeto. Dê uma olhada em nosso Modelo de Diagrama PERT para saber mais.
Defina claramente as tarefas
Embora os diagramas de Gantt possam fornecer uma visão geral do seu projeto, você ainda precisa definir claramente as tarefas necessárias. Se um membro da equipe começa a trabalhar em uma tarefa que não possui informações suficientes, ele terá de conversar com outro membro da equipe para obter uma melhor compreensão.
Isso pode retardar o andamento de um projeto, por isso é importante que todas as tarefas estejam bem definidas e descritas antes de organizar seu cronograma de Gantt.
Se estiver usando a Miro para criar o gráfico de Gantt, você poderá adicionar informações detalhadas em cada barra de tarefas. Basta clicar na barra e uma janela pop-up será exibida. Nessa janela, você pode escrever uma descrição da tarefa, adicionar tags, alterar as cores da barra e atualizar o status da tarefa.
Como criar um gráfico de Gantt? Passo a passo
Abaixo descrevemos algumas etapas simples que você pode seguir para criar seu próprio gráfico de Gantt agora mesmo, se quiser, crie uma conta gratuita na Miro, abra um novo board e comece a fazer ao mesmo tempo que aprende:
1) Revise o escopo do projeto
Antes de criar o gráfico de Gantt, você precisa ter uma visão clara do escopo do projeto.
O escopo do projeto descreve os principais aspectos do seu projeto. Ele inclui as metas, os entregáveis, os requisitos, as tarefas, os custos e os prazos do projeto. Geralmente é um documento, mas também pode estar em um formato diferente.
Dê uma olhada no nosso modelo de escopo do projeto para ver um exemplo em uma estrutura Kanban.
Dessa forma, você terá uma visão clara do que o projeto envolve, quais são as metas e por que o projeto está acontecendo. Como resultado, você poderá adicionar todas as tarefas, prazos e marcos relevantes ao gráfico.
2) Adicione tarefas
Depois de revisar o escopo do projeto, você pode começar a adicionar tarefas do projeto ao seu gráfico de Gantt. É aqui que as barras entram em ação.
Cada barra em um gráfico de Gantt representa uma tarefa diferente e sua duração. Dependendo da estrutura de seu gráfico de Gantt, essas barras também podem mostrar o que a tarefa envolve e a quem ela está atribuída.
Você também pode categorizar as tarefas com base no tipo de trabalho. Por exemplo, você pode separar as tarefas nos seguintes departamentos:
Vendas
Marketing
Finanças
Operações
Desenvolvimento de produtos
TI
A divisão das tarefas em diferentes categorias proporciona uma melhor visão geral de um projeto. Isso também facilita a visualização das tarefas pelas quais as diferentes equipes são responsáveis, o que é particularmente útil se o seu projeto for complexo. Ao categorizar as tarefas, as equipes podem ver facilmente quais tarefas são relevantes para elas, em vez de ver todas as tarefas do projeto.
3) Defina um período de tempo
Com todas as tarefas descritas no gráfico, você pode adicionar a duração de cada tarefa. Se estiver usando uma plataforma online como a Miro, você poderá selecionar uma data de início e de término em nosso modelo de gráfico de Gantt. Em seguida, a barra saltará automaticamente para o local correto no gráfico - quase como mágica!
Se você não souber quanto tempo deve estimar para cada tarefa, não se preocupe. Há diferentes maneiras de estimar a duração da tarefa, como por exemplo:
Entenda o que a tarefa envolve: primeiro, você precisa saber quais atividades são necessárias para concluir a tarefa. Qual é o resultado desejado? A tarefa é complexa? São necessárias várias pessoas? Todas essas informações te ajudarão a avaliar quanto tempo a tarefa deve levar.
Revisão de dados históricos: dê uma olhada em projetos anteriores para ver quanto tempo as tarefas levaram em projetos passados. Você pode usar essas informações para estimar o tempo que as tarefas do seu projeto atual devem levar.
Converse com os responsáveis: se você tiver pouca ou nenhuma experiência em algumas áreas do projeto, é uma boa ideia conversar com pessoas dessa área de trabalho. Elas terão os insights de que você precisa para ajudá-lo a determinar quanto tempo cada tarefa deve levar.
4) Solicite a aprovação dos principais stakeholders
Depois que todas as tarefas estiverem no gráfico, você terá uma visão mais clara de quanto tempo o projeto inteiro levará para ser concluído. Você pode compartilhar essas informações com os principais envolvidos no projeto para mantê-los informados e pedir a aprovação deles antes de seguir em frente.
Depois que o cronograma do projeto for aprovado, você poderá adicionar as informações ao project charter. A documentação dessas informações ajuda a evitar desvios do foco principal definido, causando atrasos e impedindo que você conclua o projeto.
5) Identifique dependências
Agora que seu gráfico de Gantt está pronto, você pode identificar as dependências. Isso significa identificar as tarefas que não podem avançar até que outras tarefas tenham sido iniciadas ou concluídas.
Na maioria das vezes, as dependências se tornarão óbvias quando você mapear todas as tarefas do projeto. Se não forem, você precisará procurar tarefas que não podem ser executadas até que determinados eventos de uma tarefa anterior ocorram. Depois que isso for mapeado, você poderá adicionar setas entre as tarefas dependentes para mostrar quais tarefas são essenciais para a conclusão do projeto.
6) Compartilhe-o com sua equipe do projeto
Quando o gráfico de Gantt estiver concluído, compartilhe-o com a equipe do projeto para análise. Isso permite que sua equipe faça perguntas e forneça feedback sobre todo o cronograma do projeto.
Se estiver usando a Miro para gerenciar seu gráfico de Gantt, basta compartilhar o gráfico com a equipe do projeto para que ela possa adicionar comentários diretamente em seu board da Miro e nos locais do gráfico onde eles tem feedbacks. Dessa forma, será mais fácil para você analisar os insights e discutir pontos específicos sobre o cronograma. Com a Miro é possível fazer isso em uma reunião, com todos conectados e editando diretamente o board, ou até mesmo de forma assíncrona, no momento que cada um puder.
7) Inicie o projeto
Com todos a bordo, você pode finalmente dar o start no projeto. Mas o trabalho ainda não acabou.
À medida que o projeto avança, você precisará consultar seu gráfico de Gantt para acompanhar o progresso do projeto. Isso te ajudará a resolver quaisquer problemas que possam ter surgido e a garantir que você esteja no caminho certo para a entrega do projeto.
Quando se trata de verificar o progresso do projeto, o uso de uma ferramenta para criar gráficos online como a Miro pode ser muito útil. Ela permite que você verifique o progresso das tarefas em tempo real e corrija rapidamente as coisas se elas não estiverem indo conforme o planejado.
Isso também significa que a sua equipe pode sempre acessar a versão mais atualizada do cronograma de Gantt. Eles podem ver instantaneamente como está o andamento do projeto, quais tarefas ainda precisam concluir e as tarefas em que os outros membros da equipe estão trabalhando - fica muito mais fácil né? Comece agora mesmo seu diagrama de Gantt criando uma conta gratuita na Miro.