Modelo de Matriz de Prioridades
Traga agilidade para seu time e identifique problemas urgentes com o modelo de matriz de prioridades. Mantenha controle sobre qualquer problema e dê seguimento facilmente usando uma matriz de priorização.
Sobre o modelo de matriz de prioridades
O modelo de matriz de prioridades ou priorização funciona como uma tabela 2x2 onde é possível incluir as tarefas e ordená-las por urgência, impacto e nível de esforço.
Gerentes de Projetos e times de operações adoram este modelo porque esclarece visualmente como priorizar tarefas de um projeto ou até mesmo por onde começar. Vamos entender melhor como o modelo de matriz de prioridades funciona e como usá-lo de forma prática.
O que é uma matriz de prioridades ou priorização?
Uma matriz de prioridades é uma ferramenta usada para priorizar o trabalho de forma estruturada, embasando a tomada de decisões e o gerenciamento do tempo. É uma ferramenta útil, porque sua estrutura simples pode ser aplicada a todos os tipos de trabalho, seja em processos de negócios, de projetos ou operacionais. As matrizes de prioridade começam em um formato simples, mas podem ser personalizadas dependendo das suas necessidades. A maioria das organizações prioriza por impacto (baixo, médio, alto), nível de esforço e urgência.
Quando usar uma matriz de prioridades?
Uma matriz de prioridades é uma ferramenta de gerenciamento para quem precisa priorizar e organizar tarefas, indo além do que somente uma lista de tarefas básica, sendo muito valiosa para o gerenciamento e a priorização de projetos. A matriz de 2x2 foi projetada para ajudar você a determinar quais tarefas são mais importantes, para que você possa se concentrar primeiro nas necessidades mais urgentes.
Uma variedade de fatores pode influenciar a urgência ou a importância de uma tarefa em sua lista. Por exemplo, se você deve concluir uma tarefa que afeta diretamente a satisfação do cliente, essa tarefa provavelmente possui alta urgência e alta prioridade. No entanto, se você concluir que uma tarefa não terá um impacto rápido e somente irá fazer seus clientes mais felizes no futuro, essa tarefa provavelmente é de baixa urgência, mas de alta prioridade ainda assim.
Como fazer uma matriz de priorização?
Comece listando todas as tarefas a serem realizadas. Você pode criar uma conta gratuita na Miro e começar agora mesmo, só clicar em "Usar modelo". Em seguida, defina os critérios e classifique as tarefas nos quadrantes de acordo. Veja um exemplo de como organizar uma matriz de priorização:
O quadrante I (urgente e alta prioridade): pode ser para os prazos mais urgentes e importantes.
O quadrante II (não urgente e alta prioridade): para estratégias e desenvolvimentos de longo prazo, tarefas que não são urgentes, mas ainda são importantes.
O quadrante III (urgente e baixa prioridade): para tarefas urgentes, mas não importantes, idealmente para tarefas que precisam ser realizadas, mas que podem ser feitas em momentos mais tranquilos da rotina.
O quadrante IV (não urgente e baixa prioridade): é para o tipo de tarefas que gera pouco ou nenhum valor. Geralmente serão as últimos a serem priorizadas.
Analise suas atividades diárias ou semanais e atribua ao seu quadrante apropriado na matriz de priorização e por último, não esqueça de fazer uma revisão geral final para reorganizar suas tarefas de acordo.
Crie sua própria matriz de prioridades
A plataforma de colaboração visual da Miro é a ferramenta perfeita para criar e compartilhar sua matriz de prioridades. Comece selecionando este modelo de Matriz de Prioridade e faça o passo a passo abaixo:
1. Selecione o modelo da Miro
Abra este modelo da Miro para começar! No board, liste as tarefas que você precisa fazer ou que seu time realize. Você pode usar post its para anotar todas as tarefas separadamente.
2. Pense em cada tarefa
Responda a seguinte pergunta para cada tarefa: quais são as consequências de não realizar essa tarefa?
3. Priorize as tarefas
Com base nessas informações, categorize cada item da lista como “alta prioridade” ou “baixa prioridade”.
4. Atribua uma urgência às tarefas
Agora, divida as tarefas de cada categoria em duas subcategorias: “alta urgência” e “baixa urgência”. Você deve agora ter quatro listas.
5. Atribua valores
Atribua valores de 1 a 4 a cada opção, onde números menores significam que a tarefa é de prioridade mais alta.
6. Coloque-as na matriz
Ordene as opções em sua matriz de priorização. Depois de concluídas, compartilhe suas prioridades com outros envolvidos.
Como criar uma matriz de prioridade?
Para criar uma matriz de prioridade, primeiro você precisa criar uma lista de tarefas a serem feitas. Depois de ter essa lista, você deve começar a priorizar as tarefas com base na importância e na urgência da tarefa. Uma vez atribuído um valor a tudo, você coloca as tarefas na matriz.
Como usar uma matriz de prioridade?
Uma matriz de prioridade é uma ferramenta de tomada de decisão usada para dividir as tarefas em diferentes categorias por urgência e importância. Classificar tarefas dessa maneira é útil para aprimorar as prioridades e garantir que você atribua seu tempo da maneira mais eficiente.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de Estratégia Marketing da Disney
Ideal para:
Business Management, Ideation, Brainstorming
Sabe quem sabia um pouco sobre criar ideias que despertavam a imaginação das pessoas? Walt Disney. E ele inspirou a Estratégia Criativa da Disney, uma abordagem que estabelece três tipos de pensadores: sonhadores, realistas e críticos - e oferece a cada um espaço para pensar claramente. Seu time passará por um exercício envolvente de adotar as três mentalidades, onde se concentrarão em um aspecto específico da ideia. Essa metodologia é um dos pilares da estratégia de marketing da Disney conseguindo produzir ideias brilhantes e ótimos produtos. É por isso que é usado com sucesso por organizações de todos os tipos e tamanhos.
Template para UX Research (Pesquisa de UX)
Ideal para:
Pesquisa de Mercado, Desk Research, Experiência do Usuário
Um plano de pesquisa de UX comunica as informações fundamentais que as partes interessadas precisam para executar um projeto: o que deve ser desenvolvido, quem é o responsável pelo projeto, por que ele é importante (quais os objetivos relacionados) e quando tudo deve começar e terminar. O planejamento garante que todos da equipe estejam alinhados e saibam o que devem fazer para tornar o projeto de UX um sucesso. Use esse modelo de UX research para comunicar informações sobre seu projeto; definir seus objetivos; alinhar métodos de pesquisa; estabelecer o escopo e apresentar os perfis dos envolvidos. Um plano de pesquisa ajuda você a obter a colaboração de todas as partes interessadas, alinhando as expectativas para permanecer no caminho certo e se preparar para o sucesso.
Modelo REAN para times de Marketing
Ideal para:
Marketing, Planejamento Estratégico, Reuniões
Introduzido pela primeira vez no livro “Cult of Analytics”, o modelo REAN é usado para medir e entender a eficácia dos esforços de marketing. REAN significa alcance (Reach), engajamento (Engage), ativação (Activate) e cultivo (Nurture), as principais etapas que o público de marketing vivencia durante uma jornada típica. O modelo REAN ajuda os times de marketing a desenvolver KPIs úteis que podem ajudar a entender se suas campanhas de marketing ou anúncios estão dando certo. Muitos times se apoiam no modelo REAN, porque ele é adaptável a vários esforços de marketing, incluindo planejamento de estruturas de medição, definição de metas, decisão sobre os objetivos e mapeamento de canais de marketing digital.
Modelo para Matriz de Priorização de Atividades
Ideal para:
Mapeamento
Você e os membros do time provavelmente têm mais ideias do que recursos, o que pode dificultar a priorização de tarefas. Use uma matriz de priorização de atividades para ajudar a escolher a ordem em que você vai trabalhar em suas tarefas, permitindo que economize tempo e dinheiro e evite ficar atolado em trabalhos desnecessários. Uma matriz de priorização de atividades é um diagrama simples que permite pontuar as tarefas com base no impacto e no esforço necessário para concluí-las. Você usa suas pontuações para planejar cada tarefa em um dos quatro quadrantes: ganhos rápidos, grandes projetos, preenchimentos e tarefas ingratas.
Modelo de Proposta de Projeto
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Documentação, Planejamento de Projetos
Para qualquer tipo de projeto, o modelo de Proposta de Projeto pode ser um passo crucial para esclarecer o contexto, as metas e o escopo de um projeto para obter a adesão dos stakeholders. Uma proposta de projeto descreve o que você deseja realizar, seus objetivos e como você planeja alcançá-los. Geralmente, uma proposta de projeto dá ao leitor um contexto no projeto, explica por que é importante e lista as ações que você tomará para concluí-lo. As propostas de projeto têm inúmeros usos. Muitas vezes, as empresas usam propostas de projeto para obter a adesão externa de um doador ou stakeholder externo. No entanto, muitas empresas também elaboram propostas de projeto para a adesão interna.
Modelo de Matriz MoSCoW
Ideal para:
Ideation, Operations, Prioritization
Acompanhar suas prioridades é um grande desafio em grandes projetos, especialmente quando há muitas entregas. O método MoSCoW foi projetado para ajudar nesses casos. Esta técnica poderosa é construída em um modelo matricial dividindo quatro segmentos: Must Have (obrigatório ter), Should Have (deveria ter), Could Have (poderia ter), e Won’t Have (não terá), formando o nome MoSCoW. Além de ajudar você a avaliar e acompanhar suas prioridades, essa abordagem também é útil para apresentar necessidades de negócios a um público-alvo e colaborar em suas entregas com um grupo de stakeholders.