Modelo de Matriz de Prioridades

Sobre o modelo de matriz de prioridades

O modelo de matriz de prioridades ou priorização funciona como uma tabela 2x2 onde é possível incluir as tarefas e ordená-las por urgência, impacto e nível de esforço.

Gerentes de Projetos e times de operações adoram este modelo porque esclarece visualmente como priorizar tarefas de um projeto ou até mesmo por onde começar. Vamos entender melhor como o modelo de matriz de prioridades funciona e como usá-lo de forma prática.

O que é uma matriz de prioridades ou priorização?

Uma matriz de prioridades é uma ferramenta usada para priorizar o trabalho de forma estruturada, embasando a tomada de decisões e o gerenciamento do tempo. É uma ferramenta útil, porque sua estrutura simples pode ser aplicada a todos os tipos de trabalho, seja em processos de negócios, de projetos ou operacionais. As matrizes de prioridade começam em um formato simples, mas podem ser personalizadas dependendo das suas necessidades. A maioria das organizações prioriza por impacto (baixo, médio, alto), nível de esforço e urgência.

Quando usar uma matriz de prioridades?

Uma matriz de prioridades é uma ferramenta de gerenciamento para quem precisa priorizar e organizar tarefas, indo além do que somente uma lista de tarefas básica, sendo muito valiosa para o gerenciamento e a priorização de projetos. A matriz de 2x2 foi projetada para ajudar você a determinar quais tarefas são mais importantes, para que você possa se concentrar primeiro nas necessidades mais urgentes.

Uma variedade de fatores pode influenciar a urgência ou a importância de uma tarefa em sua lista. Por exemplo, se você deve concluir uma tarefa que afeta diretamente a satisfação do cliente, essa tarefa provavelmente possui alta urgência e alta prioridade. No entanto, se você concluir que uma tarefa não terá um impacto rápido e somente irá fazer seus clientes mais felizes no futuro, essa tarefa provavelmente é de baixa urgência, mas de alta prioridade ainda assim.

Como fazer uma matriz de priorização?

Comece listando todas as tarefas a serem realizadas. Você pode criar uma conta gratuita na Miro e começar agora mesmo, só clicar em "Usar modelo". Em seguida, defina os critérios e classifique as tarefas nos quadrantes de acordo. Veja um exemplo de como organizar uma matriz de priorização:

• O quadrante I (urgente e alta prioridade): pode ser para os prazos mais urgentes e importantes.

• O quadrante II (não urgente e alta prioridade): para estratégias e desenvolvimentos de longo prazo, tarefas que não são urgentes, mas ainda são importantes.

• O quadrante III (urgente e baixa prioridade): para tarefas urgentes, mas não importantes, idealmente para tarefas que precisam ser realizadas, mas que podem ser feitas em momentos mais tranquilos da rotina.

• O quadrante IV (não urgente e baixa prioridade): é para o tipo de tarefas que gera pouco ou nenhum valor. Geralmente serão as últimos a serem priorizadas.

Analise suas atividades diárias ou semanais e atribua ao seu quadrante apropriado na matriz de priorização e por último, não esqueça de fazer uma revisão geral final para reorganizar suas tarefas de acordo.

Crie sua própria matriz de prioridades

A plataforma de colaboração visual da Miro é a ferramenta perfeita para criar e compartilhar sua matriz de prioridades. Comece selecionando este modelo de Matriz de Prioridade e faça o passo a passo abaixo:

1. Selecione o modelo da Miro

Abra este modelo da Miro para começar! No board, liste as tarefas que você precisa fazer ou que seu time realize. Você pode usar post its para anotar todas as tarefas separadamente.

2. Pense em cada tarefa

Responda a seguinte pergunta para cada tarefa: quais são as consequências de não realizar essa tarefa?

3. Priorize as tarefas

Com base nessas informações, categorize cada item da lista como “alta prioridade” ou “baixa prioridade”.

4. Atribua uma urgência às tarefas

Agora, divida as tarefas de cada categoria em duas subcategorias: “alta urgência” e “baixa urgência”. Você deve agora ter quatro listas.

5. Atribua valores

Atribua valores de 1 a 4 a cada opção, onde números menores significam que a tarefa é de prioridade mais alta.

6. Coloque-as na matriz

Ordene as opções em sua matriz de priorização. Depois de concluídas, compartilhe suas prioridades com outros envolvidos.