O que é uma reunião de Daily Scrum e como fazer uma?

O que é uma reunião de daily Scrum?

Uma reunião de daily Scrum, também conhecida como reunião diária em pé (daily standup) ou carinhosamente apelidada como "daily”, é um evento com duração de 15 minutos por times que seguem metodologias Agile para discutir o que será feiro no dia. Como o nome sugere, ela acontece todos os dias durante um sprint.

A reunião serve para que a equipe Agile discuta e confirme o trabalho que fará no seu dia de trabalho. A equipe revisa o que trabalhou no dia anterior, o que planeja fazer hoje e quaisquer obstáculos ou problemas que esteja enfrentando.

Ao realizar essa reunião, todos na equipe Scrum estão atualizados com o progresso do sprint. Isso também permite que a equipe faça ajustes no sprint (ou no backlog do produto) para alcançar o objetivo do sprint.

Por exemplo, vamos supor que um dos membros da equipe precise de acesso a um documento protegido por senha para completar suas tarefas no dia seguinte. Eles não têm a senha, então eles trazem isso à tona durante a reunião diária.

Um dos outros membros da equipe concede a eles acesso ao documento. Como resultado, o membro da equipe pode concluir seu trabalho e garantir que o sprint progrida no prazo.

Por que a reunião diária do Scrum dura apenas 15 minutos?

15 minutos não parecem ser muito tempo para cobrir tudo o que é necessário em uma reunião de daily Scrum - mas é exatamente esse o ponto.

O limite de tempo de 15 minutos incentiva os membros da equipe a fornecerem apenas um relatório de status. Isso os ajuda a se concentrar nos detalhes mais importantes sem se sobrecarregar com outras informações, garantindo que todos estejam focados durante a reunião.

Um curto período de tempo também garante que a reunião não tome muito tempo de todos. Se a reunião fosse de uma hora todos os dias, isso poderia prejudicar a produtividade. Uma reunião curta de 15 minutos não afeta o dia da mesma forma. Imagine quanto não iria custar também para uma empresa, ter uma reunião diária de toda uma equipe no mês?

O que acontece em uma reunião de daily Scrum?

Durante a reunião, a equipe do projeto se reúne no início do dia para responder às seguintes perguntas da reunião de daily:

• O que foi feito ontem?

• O que será feito hoje?

• Existem obstáculos?

A equipe do projeto define a estrutura do evento com base nas prioridades do sprint e no que já aconteceu ao longo do dia.

Por exemplo, se houver um desafio específico impedindo a equipe de entregar o sprint, isso provavelmente terá prioridade durante a reunião. Se não houver desafios, a equipe discutirá suas tarefas em relação ao objetivo do sprint e atualizará outros membros da equipe sobre seu progresso.

No final das contas, não há uma maneira certa ou errada de conduzir a reunião. Desde que você aborde todos os tópicos necessários e mantenha-se dentro do limite de tempo, você pode conduzir a reunião como quiser.

Quem deve participar da reunião de daily?

Todos os membros principais da equipe participam das reuniões de daily. São eles:

Product Owner

O Product Owner (ou dono do produto, em português) mantém o backlog do produto e garante que esteja alinhado com o objetivo do projeto. Eles compreendem as necessidades do cliente e os requisitos do negócio e têm uma visão clara do valor de cada sprint.

Equipe do Projeto

A equipe do projeto envolve todos os envolvidos no trabalho de cada sprint. Juntos, eles formam uma equipe auto-organizada que toma decisões sobre como alcançar o objetivo do sprint.

Scrum Master

O Scrum Master é o elo que mantém a equipe Scrum unida. Eles são responsáveis por garantir que os princípios do Scrum sejam seguidos, ajudando a equipe do projeto a trabalhar de maneira mais eficiente e eficaz.

Quem inicia a reunião de daily Scrum?

O Scrum Master é responsável por garantir que as reuniões diárias aconteçam. Eles definem um horário e um local (seja online ou presencial) e garantem que toda a equipe participe.

Os Scrum Masters também garantem que a reunião permaneça dentro da janela de tempo de 15 minutos para a reunião de daily Scrum (usar um cronômetro é útil aqui). Se a discussão sair do tópico ou começar a ultrapassar o limite de tempo, cabe ao Scrum Master recolocar as coisas nos trilhos.

Embora o Scrum Master guie a reunião de daily, a equipe do projeto é responsável por conduzi-la. Como uma equipe auto-organizada, eles realizam o trabalho e garantem que o sprint seja entregue no prazo e no padrão necessário.

Quais são os benefícios de realizar reuniões de daily Scrum?

Vamos revisar alguns dos benefícios de ter uma reunião de daily ao trabalhar em ciclos de sprint.

Acompanhar o progresso do sprint

Uma reunião de daily permite que equipes Ágeis acompanhem como o sprint está progredindo e se está no caminho certo para atingir o objetivo do sprint. Isso garante que todos estejam na mesma página e que o sprint será entregue conforme planejado.

Superar obstáculos

Se houver bloqueios ou obstáculos no sprint, as reuniões de daily ajudam a trazer isso á tona. Em seguida, a equipe pode implementar medidas para superar esses desafios e recolocar o sprint nos trilhos.

Melhorar a colaboração

A reunião de daily incentiva toda a equipe do projeto a se reunir e colaborar. É uma oportunidade para a equipe compartilhar atualizações vitais e pedir suporte ou soluções ao enfrentar desafios.

Quais desafios devem ser considerados?

Sim, existem desafios a enfrentar ao realizar uma reunião de daily Scrum. Veja alguns dos desafios que você pode encontrar:

Manter o limite de tempo

15 minutos é um período curto, o que pode tornar difícil manter a reunião dentro do limite de tempo. Usar o cronômetro da Miro pode ajudar nisso, permitindo que o Scrum Master e o restante da equipe do projeto acompanhem o tempo da reunião conforme ela acontece.

Garantir que todos tenham voz

Com um evento tão sensível ao tempo, pode ser difícil para todos expressarem suas opiniões. Ter alguém liderando a reunião (como o papel do Scrum Master) é útil nessa situação. Eles podem intervir e garantir que cada membro da equipe tenha a chance de compartilhar suas atualizações e fazer perguntas.

Manter a conversa no tópico

Não há muita flexibilidade para sair do tópico ou fornecer respostas longas em uma reunião diária de Scrum. Tudo precisa ser relevante e conciso, o que pode ser difícil de gerenciar. Novamente, é onde o Scrum Master pode intervir e garantir que a discussão permaneça em tópicos relevantes e seja sempre objetiva.

Como conduzir uma reunião de daily Scrum com sucesso?

Agora que você conhece os detalhes de uma reunião de daily Scrum, vamos passar pelas etapas que você pode seguir para conduzir a sua própria daily.

Essas etapas são para o Scrum Master quando eles estão planejando e supervisionando as dailies todos os dias.

Use a plataforma certa

Comece encontrando a plataforma certa para sediar suas reuniões de daily. A plataforma deve permitir que você conduza uma reunião da maneira mais eficiente possível. Por exemplo, um espaço de trabalho online fácil de usar, colaborativo e que permita acompanhar a reunião conforme ela acontece.

É aqui que a Miro pode ser útil para equipes Scrum.

Com a Miro, você pode facilmente realizar reuniões com sua equipe e garantir que todos (inclusive os colaboradores remotos) possam participar da reunião de onde quer que estejam. Você também pode adicionar cartões do Jira diretamente ao seu board na Miro, para que todos possam acompanhar o que está sendo trabalhado e o status atual – seja editando no Jira ou na Miro, os cartões sempre se mantém atualizados em ambas ferramentas com nossa integração.

Defina uma pauta

As reuniões diárias de Scrum são concisas, então você não precisa de uma pauta com muitos detalhes. Mantenha-a breve e cubra as três perguntas da reunião de daily, garantindo que todos na equipe tenham a oportunidade de se expressar. No final das contas, a equipe identificará as questões de maior prioridade.

Experimente o nosso Modelo de Pauta de Reunião para criar uma agenda para suas reuniões de daily. Você pode atualizar o modelo diariamente para incluir novos tópicos ou usar sempre um mesmo modelo personalizado do seu time, salvando tempo na hora de preparar a daily.

Confirme o horário e o local

Informe sua equipe quando a reunião ocorrerá, incluindo horário de início e término. A equipe deve saber que ela terminará 15 minutos após o horário de início, mas é uma boa ideia reiterar um horário de término. Isso lembra a equipe que eles têm apenas um curto período de tempo para cobrir informações importantes.

Ao agendar as reuniões de daily, é útil usar o mesmo horário e local todos os dias. Dessa forma, é mais fácil para todos participarem. Eles não precisam pensar muito sobre quando a reunião acontece ou onde precisam estar. Em vez disso, eles sabem que é no mesmo horário e local todos os dias.

Isso também facilita o planejamento do trabalho deles. Se tiverem reuniões em horários diferentes a cada dia, será mais difícil manter a participação de todos.

Se você estiver realizando a reunião online, certifique-se de fornecer a todos os detalhes de acesso. Você pode usar as mesmas informações para todas as reuniões, tornando tudo mais fácil. Por exemplo, se você estiver usando o espaço de trabalho da Miro, pode pedir à equipe para entrar no chat de vídeo em um horário específico todos os dias.

Conduza a reunião

O próximo passo é conduzir as reuniões. Considere usar nosso Modelo de Reunião de Daily para garantir que você registre e acompanhe tudo o que acontece. Assim, você terá um registro de todo o progresso do sprint para uso futuro.

Ao registrar todas as notas da reunião, você não perderá o controle do que foi discutido e de onde começar no próximo encontro. Tudo fica registrado em um só lugar, e todos podem acessá-lo, facilitando alinhamento de toda a equipe antes de cada reunião.

Acompanhe o tempo

Mantenha a reunião no caminho certo para evitar que dure mais de 15 minutos. Você pode usar o cronômetro da Miro para manter a reunião no horário ou configurar um cronômetro no seu computador para garantir esteja seguindo o cronograma em tempo real.

Também é uma boa ideia deixar o cronômetro de 15 minutos á vista. Dessa forma, todos se mantém atentos e menos propensos a sair do tópico. Como resultado, será mais fácil para você manter a reunião dentro do limite de tempo.

Incorpore quaisquer mudanças

Se houver ações provenientes da reunião, você pode ajudar a equipe a implementá-las antes do início do trabalho.

A forma como você faz isso dependerá do suporte de que eles precisam e dos desafios que possam estar enfrentando. É importante garantir que a equipe do projeto possa concluir o trabalho e que toda a equipe Scrum esteja trabalhando de maneira eficaz juntos.

Use a Miro para conduzir sua próxima reunião de daily Scrum

O objetivo de uma reunião diária de sprint é revisar o progresso e garantir que a equipe do projeto esteja no caminho certo para atingir o objetivo do sprint. A reunião diária de Scrum trará à tona se eles não estiverem no caminho certo ou tiverem obstáculos a superar.

Crie uma conta gratuita na Miro, convide os membros da equipe e experimente realizar uma reunião de daily em um espaço único de trabalho online e compartilhado, fácil e intuitivo de usar. Criando um espaço para seu time colaborar, você irá ajudar suas equipes Ágeis a trabalharem juntas, compartilharem atualizações e acompanharem o progresso do sprint de maneira eficiente e produtiva.