회의 어젠다 템플릿
회의 어젠다 템플릿을 사용하여 성공을 위한 팀을 구성하는 정형화된 협업 팀 회의를 개최할 수 있습니다.
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회의 어젠다 템플릿 소개
어젠다는 회의 일정을 지키고 생산적으로 진행하는 데 도움이 됩니다. 하나의 템플릿을 사용하여 어젠다를 만들면 회의를 성공적으로 수행하는 데 필요한 모든 정보를 확보할 수 있습니다. 다음에는 회의 어젠다 템플릿이 팀에 어떤 도움을 줄 수 있는지 제시되어 있습니다.
회의 어젠다 템플릿이란 무엇인가요?
전형적인 회의 어젠다 템플릿은 팀 회의를 조직화합니다. 이 템플릿에는 일반적으로 다음과 같은 정보가 포함됩니다.
날짜, 시간, 위치, 참석해야 하는 인원 같은 계획 세부 사항.
회의를 주도할 개인(또는 사람)의 이름.
주제 및 어젠다 항목.
목표 또는 목적.
회의가 끝나는 시점에서 작성해야 하는 실행 항목 및 작업.
회의 어젠다 템플릿을 사용하면 팀과 효과적으로 공동 작업을 수행할 수 있습니다. 어젠다를 마련하면 사람들이 정보를 공유하는 시점과 듣고 이를 모두 적용하는 시기를 명확히 할 수 있습니다.
회의 어젠다 템플릿은 모든 직능 또는 부서를 위해 맞춤화할 수 있습니다. 마케팅 캠페인에서 스프린트 계획 수립 단계에 이르기까지 온라인 화이트보드를 사용하여 팀은 필요한 사항에 대한 어젠다 템플릿을 맞춤화할 수 있습니다.
회의 어젠다란 무엇인가요?
누구나 궤도를 벗어나 시간 낭비처럼 느껴지는 회의에 참석해본 경험이 있을 것입니다. 직원들은 매달 비생산적인 회의를 하느라 31시간이나 낭비합니다.
생산성 있는 회의를 주최하는 기회를 늘리기 위해서는 회의 어젠다 템플릿을 작성해야 합니다.
회의 어젠다 템플릿츨 통해 회의 전, 동안 및 이후 해야 하는 기대치를 설정할 수 있습니다. 이 템플릿은 미리 작업할 수 있는 시간을 제공하며, 회의에서 다룰 특정한 세부 사항을 개괄적으로 설명합니다. 또한 정보에 입각한 결정을 내고, 우선 순위를 조정하고, 팀으로서 같은 방향으로 나아갈 수 있도록 도와줍니다.
회의를 위한 어젠다 어떻게 작성하나요?
Miro와 함께 효과적인 어젠다 템플릿을 쉽게 작성할 수 있습니다. 협업 업무 공간은 다가오는 회의를 위한 어젠다를 만들고 공유할 수 있는 완벽한 캔버스입니다. 회의 어젠다 템플릿을 선택하고 다음 단계를 수행하여 자신만의 어젠다 템플릿을 만들어 보세요.
1. 회의 유형을 개괄적으로 설명합니다. 다양한 유형의 회의가 있습니다. 따라서 회의가 어떤 종류인지 알도록 하여 팀이 준비할 수 있도록 하세요. 회의가 비동기 또는 동기적으로 이루어지나요? 회고적인 회의인가요? 워크샵인가요? 참가자가 효과적으로 준비할 수 있도록 매개변수를 정의합니다.
2. 의제에 따라 회의를 진행합니다. 회의의 다른 부분에 할애할 시간의 양을 정의합니다. 이를 통해 모든 참가자는 회의를 진행하는 동안 무엇에 대해 논의하는지 그리고 시간이 얼마나 걸릴지 파악할 수 있습니다. 또한 회의를 진행함에 따라 회의가 궤도에 따라 진행되도록 하는 데 도움이 됩니다.
3. 전략적 조정. 회의를 주도하는 개인을 파악하고 템플릿에 해당하는 사람의 이름을 추가합니다. 이렇게 하면 적절한 담당자가 회의를 주도하고 일정대로 진행할 수 있습니다.
4. 회의 어젠다를 만듭니다. 회의 어젠다 템플릿을 사용하여 대화할 내용을 문서화하고 할당된 시간 내에 참석자에게 토론 주제를 할당합니다. 명확한 목표를 설정하고 회의와 관련 있는 문서를 추가합니다. Miro의 회의 어젠다 템플릿을 사용하는 경우, 보드에 파일과 문서를 직접 추가할 수 있습니다.
5. 회의 내용을 문서화합니다. 회의가 시작되면 누군가 노트를 작성하고 회의록을 기록하는 데 유용합니다. Miro와 함께 Google Workspace를 통합할 수 있으므로 회의 노트를 작성하고 문서를 쉽게 공유할 수 있습니다. 일정에 맞게 회의를 시작할 때 카운트 다운 타이머를 사용하는 것도 유용합니다.
6. 다음 단계를 할당합니다. 회의가 끝나면 각 팀 구성원에게 다음 단계를 할당합니다. 이렇게 하면 각 팀 구성원에게 회의에서 다룬 특정 작업에 대해 책임을 부여할 수 있습니다. 최고의 효과와 투자 수익으로 이어지는 작업에 대한 우선 순위를 정합니다.
전문가 조언: 다음 단계를 요약하고 조치를 취하세요. 명확한 실행 항목과 내용을 통해 긍정적인 노트를 만드는 데 그 목적이 있습니다. 이러한 접근 방식은 팀 구성원에게 다음 회의 때까지 완수하고 따라야 하는 무언가를 제공할 수 있습니다.
어젠다에 무엇을 포함해야 하나요?
어떤 어젠다 항목을 포함시켜야 하는지 말하는 것은 어렵습니다. 이는 비즈니스와 회의마다 다릅니다. 그러나 몇 가지 공통 요소도 있습니다.
타임프레임. 회의가 시작, 종료되는 시기 및 그 사이의 모든 시간.
참가자. 회의에 참석해야 하는 모든 사람.
발표자. 회의를 주도하고 궤도에 따라 회의를 진행하는 사람.
어젠다 주제. 회의를 위한 대화 요점과 토론 항목.
전반적인 목표/회의 목적. 회의 목적.
결과 및 결과물. 회의 및 다음 단계에 대한 결과.
실행 항목. 회의가 끝난 경우 해야 하는 작업.
어젠다를 작성할 경우 회의를 시작하기 전에 팀과 확인하는 것이 가치가 있습니다. 참가자에게 가장 관련성 있는 대화 요점에 대한 피드백을 제공할 수 있는 기회를 부여합니다. 대화하고 싶은 주제, 현재 프로젝트 상항 또는 모든 사람들이 듣고 인정받는다고 느낄 수 있도록 공유하고 싶은 어떤 것이 있는지 물어보세요.
회의 어젠다 템플릿 사용 시점
회의 어젠다는 회의 이전에 사용하는 것이 좋지만 어젠다가 유용할 수 있는 몇 가지 구체적인 시나리오가 있습니다.
타임프레임을 고수해야 하는 경우. 촉박한 마감일에 쫒겨 일하거나 참가자가 상당히 바쁠 경우, 어젠다 템플릿은 따라야 하는 타임프레임에 대한 정보를 제공합니다. 할당된 회의 시간 내에서 회의를 진행할 필요가 있는 구조를 제공합니다.
참가자가 사전에 회의를 준비할 수 있도록 해야 하는 경우. 어젠다 템플릿은 회의 참가자에게 토론하고 싶은 내용을 계속해서 제공할 수 있는 좋은 방법입니다. 회의 참가자는 미리 준비하고 회의를 하는 동안 생산성을 높일 수 있는 기회를 갖게 됩니다.
참여를 독려하고 싶은 경우. 참가자에게 어젠다를 제공하여 참여를 확대합니다. 참가자들은 미리 준비하고 의견을 제시할 준비를 마친 상태에서 회의에 참석할 수 있습니다.
회의 이전에 회의 어젠다를 미리 작성하는 것이 모범 사례입니다. 최소 회의 하루 전에 팀에 어젠다를 전달하는 데 그 목적이 있습니다. 이렇게 하면, 팀원에게 회의를 시작하기 전에 어젠타를 검토할 수 있는 시간을 할애할 수 있습니다.
일반적인 어젠다에는 어떤 항목이 있나요?
팀 회의 어젠다 템플릿은 매우 유연할 수 있지만, 목표, 주제, 시간 간격, 결과 등의 요인들은 회의를 성공적으로 실행하기 위한 기본적인 사항입니다. 이러한 항목을 포함하면, 전체 팀이 회의 어젠다 템플릿으로 프로젝트를 쉽게 조정하고, 명확한 기대치를 설정하고, 효율적인 회의를 실행할 수 있습니다.
완료된 회의 어젠다를 PDF로 저장하는 방법
Miro를 사용하면 인쇄용 PDF 파일로 희의 어젠다 템플릿을 다운로드할 수 있습니다. 템플릿을 만들고 다운로드하기만 하면 인쇄할 준비가 됩니다. 그러나 회의 템플릿을 온라인 상태로 유지하는 것의 이점에 대해 생각해 볼 가치가 있습니다. 이를 인쇄물 사본으로는 변경하기는 어렵습니다. 당사의 온라인 템플릿을 사용하면 자료를 즉시 옮기고, 의견과 제안을 추가하고, 동료들로부터 의견을 얻을 수 있습니다. 원격 팀이 있는 경우, 온라인 어젠다를 배포하는 것은 더욱 쉽습니다. 회의 어젠다를 인쇄하기 전에 이를 온라인에서 사용할 경우 얻을 수 있는 추가적인 혜택에 대해 생각해 보세요.
마인드맵 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Planning, Mind Mapping, Education
저희는 여러분이 보입니다. 시각적 학습자 여러분. 개념이 잘 정리된 기억에 남을 그래픽으로 제시될 때 데이터를 이해하고 개념을 파악하기가 더 쉽습니다. 그런 경우에는 마인드 매핑이 안성맞춤입니다. 이 강력한 브레인스토밍 도구는 개념이나 아이디어를 나무로 제시합니다-핵심 주제를 나무 줄기로 제시하고 많은 아이디어와 하위 주제를 가지로 제시합니다. 이 템플릿은 마인드 매핑 작성을 시작하는 빠르고 효과적인 방법입니다. 이는 귀하와 팀 간에 더 창의력을 발휘하고 더 많이 기억하고 문제를 더 효과적으로 해결하는 데 도움이 됩니다.
SMART 목표 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Prioritization, Strategic Planning, Project Management
목표를 설정하는 것은 고무적일 수 있지만, 압도적일 수도 있습니다. 목표를 달성하기 위해 취해야 할 모든 단계를 개념화하는 것은 어려울 수 있으며, 이는 너무 광범위하거나 너무 무리한 목표를 쉽게 설정하도록 만듭니다. SMART는 성공을 위한 방법을 통해 목표를 설정할 수 있는 프레임워크입니다. SMART는 Specific(특정), Measurable(측정 가능), Attainable(달성 가능), Relevant(관련), 및 Timely(적시)의 약자입니다. 목표를 설정할 때마다 이러한 속성을 염두에 두면 목표가 명확하고 도달가능하도록 설정할 수 있습니다. 목표를 설정하려고 할 때 언제든지 SMART 모델을 사용할 수 있습니다. 또한 이러한 목표를 재평가하고 수정하려고 할 때마다 SMART를 사용할 수 있습니다.
아이스 브레이커 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Icebreakers
미팅이나 워크샵을 시작하는 가장 좋은 방법은 게스트 간의 편안함과 친숙함을 구축하는 것입니다. 즉, 게스트를 편안하게 하고 참여 및 협업 준비를 하는 것입니다. 그것은 아이스 브레이커가 만들어 내는 일종의 인간적인 연결고리로써, 원격 모임이나 새로운 팀원들을 소개하기에 아주 좋습니다. 선택할 수 있는 아이스 브레이커는 다음과 같습니다. 한 단어로 자신을 묘사하세요. 아기였을 때의 사진을 공유하세요. 만약 당신이 동물이라면, 당신은 무엇이 되고 싶습니까?
준비 및 각성 운동 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
아이스 브레이커, 팀 회의
이 5가지 웜업과 웨이크업 활동으로 워크샵 또는 회의를 시작하면 모든 사람에게 적극성과 활력을 불어넣을 수 있습니다. 다시는 세션을 지루할 일이 없습니다.
조하리 창 모델
다음에 경우 적합합니다:
Leadership, Meetings, Retrospectives
이해는 다른 사람과 자기 자신을 더욱 신뢰하도록 하는 열쇠입니다. 이러한 아이디어를 바탕으로 만들어진 조하리 창은 참가자들이 4개의 사분면을 채우도록 하여 팀 이해도를 높이도록 설계된 프레임워크입니다. 각 사분면은 자신이나 타인에 대해 모르는 것이 무엇인지 드러냅니다. 조직 성장을 경험하고 있을 때 본 템플릿을 통해 조하리 창 활동을 수행하여 부서 간 또는 팀 내 연결을 심화하고, 직원 간 의사 소통을 증진하고, 공감대를 키울 수 있습니다.
회의 템플릿
다음에 경우 적합합니다:
Meetings, Team Meetings, Workshops
모든 사람들이 계획대로 진행되지 않는 회의에 참석해 왔습니다. 어쩌면 그것은 진로를 벗어났을 수도 있고, 귀하가 하려 했던 모든 것을 성취하기에는 시간이 부족했을 수도 있습니다. 아니면 이를 그저 시간 낭비처럼 느낄 수도 있습니다. 이러한 일을 방지하려면 팀 회의를 미리 준비하는 것이 중요합니다. 간단하지만 효과적인 템플릿을 사용하여 팀워크에 대한 모든 미팅을 완벽하게 설정할 수 있습니다. 생산적이고, 즐겁고, 협업적인 미팅 프로세스를 보장하기 위해서는 미팅 준비 프로세스를 간소화하는 방법을 만들어야 합니다.