변경 관리 프로세스 템플릿

변경 관리 프로세스 템플릿 소개

이 템플릿은 시스템이나 제품에 대한 변경 요청을 승인하고 관리하기 위한 표준화된 프레임워크를 제공합니다. 귀하의 팀은 요청된 변경 사항을 명확히 정의하고 제안된 모든 변경 사항이 구현되기 전에 검토되도록 보장할 수 있습니다.

변경 관리 프로세스란?

변경 관리는 프로젝트 관리의 필수 요소입니다. 대부분의 프로젝트는 수명 주기 동안 어느 시점에 변화를 맞이하게 됩니다. 변화가 필요할 수도 있지만 즉시 구현하기 어려울 수도 있습니다.

변경 관리 프로세스는 프로젝트의 범위를 변경하기 위해 따라야 할 단계들을 정의합니다. 제안된 변경 사항을 문서화하고 구현 전에 검토 및 개선이 이루어지도록 보장합니다.

변경 관리 프로세스 템플릿을 사용하는 이유는?

변경 관리 프로세스 템플릿을 사용하면 팀에 어떤 도움을 줄 수 있는지 확인하세요.

변경 사항을 집단적으로 결정

변경 관리 프로세스 템플릿은 제안된 변경 사항을 정의하고, 실행 전에 이를 검토하도록 도와줍니다. 따라서 팀이 불필요하거나 혼란을 초래할 수 있는 변경 사항을 거부할 수 있도록 합니다. 제안된 변경을 팀이 시행하기로 결정하면, 변경 관리 프로세스를 통해 자원을 효과적으로 사용하여 변경을 실행할 수 있습니다.

명확성 제공

변경 관리 프로세스를 활용하면 제안된 변경 사항과 승인된 변경 사항에 대해 팀원들이 같은 이해를 갖도록 도울 수 있습니다. 이 템플릿의 구조를 통해 모두가 더 잘 맞추어집니다. 프로젝트 결과물의 변경 사항이 명확해지며, 업데이트된 마감일이 기록됩니다. 이 템플릿은 프로젝트 범위 템플릿과 함께 사용할 수 있습니다.

프로젝트를 간소화하고 마감일을 충족하세요

변경 관리 프로세스를 통해 프로젝트 결과물에 대한 혼란을 제거할 수 있습니다. 이를 통해 팀이 정보를 수집하는 대신 승인된 변경 사항을 실행하는 데 집중할 수 있습니다. 이로 인해 생산성과 효율성이 증가하여 업무 프로세스와 워크플로가 간소화됩니다.

변경 관리 프로세스가 없으면 생산성이 저하될 수 있습니다. 변견 요청을 이해하려고 하다가 시간 낭비가 생기고 실제 업무를 완료하는 데 지장을 줄 수 있습니다. 팀이 가장 중요한 업무에 할애할 시간이 줄어들어 중요 기한을 놓칠 수 있습니다.

언제 변경 관리 프로세스를 사용하나요?

변경 관리 프로세스는 거의 모든 프로젝트에 유용합니다. 실제로 계획한 대로 정확히 진행되는 프로젝트는 드뭅니다. 오늘날 빠르게 변화하는 속도 속에서 프로젝트는 거의 확실히 생애 주기 동안 변경이 필요할 것입니다. 변경을 통해 프로젝트를 비즈니스 요구에 맞출 수 있지만, 각 변경 사항을 철저히 검토하고 승인하는 것이 중요합니다.

프로젝트를 시작할 때, 모든 사람이 계획을 수정해야 할 경우 무엇을 해야 하는지 알 수 있도록 변경 관리 프로세스를 설정할 수 있습니다. 프로젝트 관리에서의 변경 관리 프로세스는 프로젝트 중 예측되는 각 변경이 효과적으로 정의되고 검토되며 승인되어야만 구현되는 것을 보장합니다. 이 중요한 프로세스는 서비스에 방해가 될 수 있는 불필요한 변경을 피하는 데 도움이 됩니다. 변경은 매끄럽게 수행되며, 자원은 효과적으로 사용될 수 있습니다.

프로젝트가 더 큰 프로그램이나 포트폴리오의 일부인 경우, 변경 관리 절차는 특히 중요합니다. 관리되지 않은 변경의 잠재적 영향은 다른 팀이나 부서에까지 미칠 수 있습니다.

변경 관리 프로세스의 5가지 요소

이 템플릿을 사용할 때 변경 관리 프로세스를 관리하는 데 도움이 되는 다섯 가지 요소를 찾을 수 있습니다:

• 제안된 변경사항 - 이해관계자가 변경 요청서를 제출하여 변경 로그에 추가합니다. 제안된 변경사항에는 변경 설명과 예상 이익이 포함되어야 합니다.

• 검토 중 - 프로젝트 관리자와 비즈니스 이해관계자는 변경의 예상 영향을 고려합니다. 변경이 비용을 절감할 수 있을까요? 비용이 너무 많이 들지는 않을까요? 변경이 프로젝트 타임라인에 어떤 영향을 미칠까요? 변경의 법적 이유가 있을까요? 변경이 비즈니스에 새로운 위험을 초래할까요?

• 거부됨 - 모든 정보를 고려한 후, 프로젝트 관리자는 제안된 변경을 거부합니다. 거부된 제안은 변경 통제 템플릿에서 추적되며, 변경 제안자는 거부 이유에 대한 피드백을 제공받아야 합니다. 

• 수락됨 - 모든 정보를 고려한 후, 프로젝트 관리자가 제안된 변경을 수락합니다. 변경을 수락할 경우, 변경을 전체적으로 수락하거나 제안된 변경에 대한 수정을 요청할 수 있습니다.

• 통합됨 - 변경이 승인되면 계획을 세우고, 일정을 잡고, 실행해야 합니다. 변경이 실행된 후에는 프로젝트 관리자들이 이해관계자와 함께 앉아 회고의 시간을 갖는 것이 좋습니다. 변경이 계획대로 진행되었나요? 어떻게 하면 더 잘할 수 있었을까요?

변경 관리 프로세스 예시

이제 변경 관리 프로세스의 다섯 단계를 이해했으니, 이 단계를 실행할 차례입니다. 예시를 보겠습니다.

변경 제어 프로세스는 변경 요청 제출로 시작됩니다. 이는 프로젝트 범위의 변화, 예를 들어 필요한 기능의 증가일 수 있습니다. 또는 프로젝트 타임라인을 단축하여 시간에 민감한 제품을 경쟁사보다 앞서 시장에 출시하는 것이 될 수도 있습니다.

여기서부터 프로젝트 팀은 변경을 효과적으로 관리하기 위해 다음 기본 단계를 수행할 수 있습니다:

• 변경 요청을 변경 로그(또는 로그 템플릿)에 기록합니다. 요청된 변경 사항은 변경 관리 프로세스 템플릿의 '제안된 변경' 열에 기록됩니다. 

• 변경의 영향을 초기에 평가합니다. 이에는 모든 관련자가 변경 요청에 대한 의견을 제시하는 회의가 필요합니다. 제안된 변경 사항은 '검토 중' 열로 이동합니다.

• 변경의 영향을 철저히 평가합니다. 고려해야 할 요소로는 시간, 자원, 비용, 위험 등이 있습니다.

• 팀이 제안된 변경을 수용할지 거절할지 함께 결정합니다. 변경 사항은 각각 '수용됨' 또는 '거절됨' 열로 이동합니다.

• 변경을 구현하기 위한 필요한 조치를 논의하고, 이러한 조치들을 위한 제품 로드맵을 만듭니다. 구현이 완료되면 변경 사항은 '통합됨' 열로 이동합니다.

자신의 변경 관리 템플릿에 포함할 항목은 자주 발생하는 변경과 프로젝트의 복잡도에 따라 다를 수 있습니다. 몇 달에 걸쳐 진행되는 복잡한 프로젝트는 더 많은 변경 요청이 발생할 수 있지만, 단발성의 소규모 프로젝트는 그렇게 상세한 변경 로그 템플릿이 필요하지 않을 수 있습니다. 

이 간단한 접근 방식은 훌륭한 시작점이 될 수 있지만, 프로젝트의 복잡성에 따라 추가적인 필드를 포함시킬 수 있습니다. 변경 관리 프로세스 템플릿은 팀의 필요에 맞추어 완전히 사용자 지정할 수 있습니다.

변경 관리 프로세스 템플릿 자주 묻는 질문

변경 관리 프로세스를 언제 사용해야 하나요?

프로젝트를 시작할 때 모든 사람이 계획 변경 시 어떻게 대처할 것인지 알 수 있도록 변경 관리 프로세스를 만드세요.

변경 관리 계획을 언제 사용할지 미리 알고 있으면 준비가 되어야 할 시점에 도움이 됩니다. 새로운 시도와 사용 중인 도구에 따라 다양한 종류의 변경 사항이 있을 수 있습니다.

일반적인 변경 사항으로는 타임라인 연장 요청, 정보 재구성, 전달물 변경 등이 포함될 수 있습니다. 다음은 변경 관리 프로세스를 고려할 수 있는 몇 가지 추가적인 예입니다.