プロジェクト提案テンプレート
関係者から賛同を得て、プロジェクト開始前にアイデアを整理しましょう。
プロジェクト提案テンプレートについて
プロジェクト提案書とは？
プロジェクト提案書では、達成したいこと、目標、目標を達成する方法について概要を説明します。通常、プロジェクト提案書では、プロジェクトの背景をある程度読み手に提供し、それが重要な理由を説明して、プロジェクトの完了に必要なアクションのリストを作成します。
プロジェクト提案書には、さまざまな用途があります。多くの場合、企業は、プロジェクト提案書を使用して、資金提供者や社外関係者から社外の賛同を得ることができます。しかし、大抵の会社は、社内の賛同を得るためにもプロジェクト提案書を作成します。
プロジェクト提案書に記載する内容
プロジェクト提案書を効果的なものにするには、総合的な内容を取り入れる必要があります。作業内容、設計の詳細、または実行内容を取り入れるだけでなく、プロジェクトが重要である理由を示すことも重要です。つまり、プロジェクトの背景情報、プロジェクトの影響、既に実施した内容を記載するということです。提案書では、プロジェクトの内容、プロジェクトが重要な理由、プロジェクトの遂行方法、プロジェクトの関係者について答える必要があります。
プロジェクト提案書の目的
プロジェクト提案書は、不可欠です。専門的な活動の足場となります。プロジェクトにリソースを費やす前に、プロジェクト提案書では、プロジェクトの価値を効果的に評価することができます。このタイプの資料は、プロジェクトのコンセプトや範囲をより深く理解できるよう、クライアントや社外の関係者にアイデアを伝えるのに特に役立ちます。
プロジェクト提案書を作成する方法
ステップ 1：エグゼクティブサマリーを作成する。
エグゼクティブサマリーとは、論文を作成する前の概要のようなものです。エグゼクティブサマリーを使用して、プロジェクトを説明することができ、賛同を得ることもできます。簡潔な商品説明を考えてみましょう。このプロジェクトを始める理由、成功するために実施していること、成功の指標を読み手に伝えます。
ステップ 2：プロジェクトの状況を説明する。
略歴を読み手に提供します。今まで実施した類似プロジェクトについて伝えます。今までこの種のプロジェクトに取り組んだことがない場合は、今そのプロジェクトを始める理由を説明します。以前のプロジェクトから学んだ方法を読み手に紹介し、このプロジェクトが成功するよう最適化することができます。
ステップ 3：ニーズの概要を説明する。
プロジェクト提案書の目標は、賛同を得ることであることを忘れないでください。成功するために必要なことを読み手に伝えます。それには、リソース、資金、資材、人材が含まれます。
ステップ 4：解決しようとしている問題を紹介する。
まず、解決を使用としている問題を正確に読み手に伝えることから始めましょう。その特定の問題を解決することが重要な理由を説明します。問題をチャンスとして捉えます。これは単なるハードルではなく、潜在的な市場です。次に、ビジネスケースを作成します。読み手を取り込むには、プロジェクトが、この問題の解決に最適であることを納得させます。会社が提供するプロジェクト管理手法、スキルセット、リソースを明確にしましょう。謙遜する必要はありません。
ステップ 5：予算とタイムラインを作成する。
このプロジェクトに要する予想時間を示しましょう。これが完了したら、プロジェクトが順調に進んでいることを知らせるマイルストーンをいくつか記載します。また、このプロジェクトにかかる費用について読み手に知らせます。必ずその資金を使う方法や理由を説明しましょう。
ステップ 6：意思決定者を定義する。
プロジェクトを管理する社内関係者を明確にします。そうすることで、読み手は、ビジネスを提携したい場合や詳細情報を知りたい場合、誰に連絡すればよいか分かります。また、プロジェクトに署名して承認する必要がある外部関係者を明確にすることもできます。
ステップ 7：コミュニケーション計画を提示する。
プロジェクトが完了したら、どのように伝えますか？プロジェクトがオーディエンスにどう影響を及ぼすか、またその影響をどう伝えるか、読み手に説明しましょう。マーケティングチームがある場合は、このセクションでコラボレーションしましょう。プロジェクトを完了したら実行する予定のドキュメンテーション、プレスリリース、メール、広告、ソーシャルメディアキャンペースを加える必要があります。
ステップ 8：追加情報を記載する。
多くの人が、提案書の情報を深く掘り下げる付属書を取り入れています。提案書そのものを補足し、読み手の興味を引く技術資料や統計資料の付属書を用いることもできます。
このテンプレートで作業を開始する
T チャートテンプレート
活躍するシチュエーション:
Ideation, Operations, Strategic Planning
T チャートは、2 つの異なるアイデアを比較対照する、情報を異なるカテゴリーへ分類する、「前」と「後」を分析して変化を証明するなどのタスクの実行をサポートするツールです。T チャートは、アイデアを視覚化して整理するツールで、長所と短所、事実と意見、強みと弱み、大局的な見方と具体的な詳細といった、様々な比較対照を可能にします。デザイナーやコンテンツ制作者は、T チャートを使って、可能性を実用的なアイデアに変えることができます。T チャートは、チームやクライアントとの相違点や類似点を話し合い、一緒に決断を下すのに役立ちます。
デシジョンツリー（決定木）テンプレート
活躍するシチュエーション:
意思決定, マインドマップ, 図表作成
選択肢をよく見極めて、成果を視覚化することができれば、難しい意思決定も簡単に行うことができます。それを行うのにデシジョンツリーが役立つので、自信を持って時間とコストを費やしましょう。デシジョンツリーとは、利用可能な選択肢を示す「ブランチ」を使って、思い描いた通りに表したフローチャートです。これは、現実世界のリソースに取り組む前に、一連の意思決定を行い、それによって導かれる方向を確認することができる定型化された方法で、特にスタートアップ企業や中小企業に役立ちます。
ファンディング（資金調達）トラッカーテンプレート
活躍するシチュエーション:
Kanban Boards, Operations
多くの組織、特に非営利団体（NPO・NGO）にとって資金調達は組織の存続にも関わる重要な要素です。これらの組織にとって調達目標を達成することは、彼らのミッションを遂行する上で非常に重要です。ファンディングトラッカーテンプレートは、資金調達の進捗状況を把握し、計画の遂行を強力にサポートします。このテンプレートは、マイルストーンの可視化だけではなく、寄付金や資金提供を集めるための効果的な方法の道筋を示し、資金提供者の履歴を追跡することにに役立ちます。特に、多方面からの資金提供を受けている場合に非常に便利です。
会議のふりかえり用テンプレート
活躍するシチュエーション:
チームミーティング, ブレインストーミング
多忙なスケジュールになると、「実践による学習」が、デフォルトの学習方法になります。そのため、チームは、ふりかえりや聞き取りといった他の重要な方法によって学習する時間を作ります。「学習者」（チームの残りの他のメンバーと共有するチームメンバー）が主導する会議のふりかえりを使用すれば、チームメンバーはクライアントのビジネスや内部事業計画に関する新しい情報を共有し合うことができます。さらに、問題の解決手段を模索して、その解決手段の発見の参考になるであろう本やポッドキャストを他のメンバーと共有することもできるようになります。会議でのふりかえりは、異なる知識レベルにいるチームメンバーが、お互いの長所や専門知識を共有し高め合う機会として非常に役立ちます。
プロジェクトステータスレポート用テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト計画, 戦略プランニング, プロジェクト管理
プロジェクトステータスレポートは、簡潔でタイムリーなドキュメントで、プロジェクトの関係者は何が、なぜ起きているかを把握し、情報を共有することができます。このドキュメントを作成し、チームメンバーを加え、タイムリーで適切なレポートを作成することもできます。プロジェクトステータスレポートでは、プロジェクト計画とプロジェクトの現状を比較することが理想的です。このレポートでは、問題が発生しても、目標を達成する方法を高レベルで追跡します。また、予算やガバナンスを管理する重役レベルのオーディエンスも読む可能性が高く、重要な問題に集中してレポートを作成するのに役立ちます。
ブルズアイ図テンプレート
活躍するシチュエーション:
プロジェクト管理, 優先順位付け, 図表作成
成長している組織にいると、すべての意思決定が運命の分かれ道であるかのように感じることがあります。そのせいで決断を下せずにいたり、優先順位をつけられない状態になったり、効率の悪い会議や士気の低下に至ることさえあるのです。そのようなシチュエーションに直面した時に、ブルズアイ図を活用しましょう。ブルズアイ図とは、その名の通り同心円を使ったダイアグラムで、企業が優先事項を設定したり、重要な決断を下したり、障害となるものを排除あるいは乗り越えたりするのに役立ちます。