Lienzo de Verificación de Alcance

La mayoría de los proyectos comienzan con optimismo y suposiciones, pero chocan con la realidad alrededor de la tercera semana. Para entonces, ya has comprometido recursos, informado a los stakeholders y hecho promesas. La Verificación de Alcance te ayuda a detectar esos problemas antes de que comiences, no después.

¿Qué es la Verificación de Alcance?

Scope Check es un taller de validación de dos sesiones que pone a prueba ideas de proyectos antes de comprometer recursos. Está diseñado para exponer suposiciones no probadas, detectar riesgos ocultos y crear una alineación honesta entre los stakeholders, todo en menos de dos horas en total.

La plantilla te guía a través de 10 secciones enfocadas que responden las preguntas críticas que la mayoría de reuniones de inicio pasan por alto:

• Verificación de Problema - ¿Entendemos completamente qué necesitamos resolver?

• Jugadores Clave - ¿Quién necesita dar su soporte para este trabajo?

• Viabilidad Técnica - ¿Es posible la solución desde un punto de vista técnico?

• Capacidad de Cambio - ¿Podemos manejar este cambio?

• Verificación de Valor - ¿Vale la pena seguir adelante con esto?

• Realidad de Recursos - ¿Tenemos lo que necesitamos?

• Señales de Alerta - ¿Qué podría salir mal al principio?

• Verificación del Visto Bueno - ¿Estamos listos para proceder?

• Indicadores de Éxito - ¿Cómo se ve el éxito?

• Nueva Normalidad - ¿Cómo cambiará el trabajo?

¿Quién puede usar esta plantilla de Verificación de Alcance?

Esta plantilla funciona para:

• Project managers que inician nuevas iniciativas y necesitan alineación de stakeholders

• Product managers que evalúan si una función es viable antes de añadirla al roadmap

• Analistas de negocios que validan los requisitos antes de entrar en especificaciones detalladas

• Facilitadores que guían a los equipos a través de sesiones de alineación

• Equipos multifuncionales que enfrentan un alcance poco claro, prioridades en competencia o expectativas desalineadas

• Equipos de liderazgo que necesitan tomar decisiones de seguir o no seguir en iniciativas estratégicas

Los mejores resultados provienen de sesiones con 3-5 personas que entiendan el espacio, incluyendo tomadores de decisiones, expertos técnicos y las personas que realmente harán el trabajo.

Cuándo usar esta plantilla de Scope Check

Utiliza Scope Check cuando:

• Estás comenzando una nueva iniciativa, pero los stakeholders no están de acuerdo sobre qué problema estás solucionando

• Estás a punto de iniciar un proyecto, pero sientes que hay preocupaciones no expresadas

• Los stakeholders están entusiasmados con una idea, pero no han puesto a prueba sus suposiciones

• Necesitas exponer los riesgos y obstáculos antes de que descarrilen el proyecto

• El equipo sigue debatiendo el alcance sin llegar a una conclusión clara

• Necesitas una manera estructurada de decidir: dar luz verde, rehacer o detener

• La dirección está preguntando "¿estamos listos?" y no estás seguro de cómo responder

Cómo usar esta plantilla de Scope Check

Flujo de Dos Sesiones

La plantilla está diseñada para ejecutarse en dos sesiones enfocadas con un tiempo entre ellas para dejar que los insights se asienten.

Sesión 1: Lluvia de ideas (60-75 minutos)

Trabaja en las secciones 1 a 7 en bloques de 10 a 15 minutos por sección. Usa las preguntas de inicio, añade notas adhesivas y busca vacíos en lugar de consenso. Captura tus 3 principales insights por sección.

• Chequeo del Problema - ¿Qué problema exacto estamos resolviendo y por qué ahora?

• Jugadores Clave - ¿Quién tiene más que ganar? ¿Dónde está la resistencia?

• Viabilidad Técnica - ¿Qué fundamentos técnicos deben estar en su lugar?

• Capacidad de Cambio - ¿Qué otros cambios están en progreso? ¿Podemos manejar esto?

• Chequeo de Valor - ¿Qué beneficios específicos entregaría esto?

• Realidad de Recursos - ¿Qué habilidades necesitamos realmente? ¿Dónde están los vacíos?

• Señales de Alerta - ¿Qué suposiciones necesitan ser probadas? ¿Qué podría descarrilar esto?

Entre Sesiones: Deja que se asiente (1-2 días)

Dale al equipo tiempo para digerir lo que ha salido a la superficie. Las conversaciones honestas necesitan tiempo para asentarse.

Sesión 2: Destilar (30-45 minutos)

Trabaja en las secciones 8-10 en bloques de 10-15 minutos. Focaliza, evalúa la preparación, acuerda los siguientes pasos. Apunta a la claridad.

• Revisión de Luz Verde - ¿Qué falta aún? ¿Qué riesgos siguen sin abordarse?

• Señales de Éxito - ¿Qué métricas probarían el éxito?

• Nueva Normalidad - ¿Qué roles necesitan cambiar? ¿Qué nuevas habilidades deben desarrollar los equipos?

Termina con una decisión: Luz verde, reestructura el enfoque o para.

Lo que te ayuda a lograr esta Verificación de Alcance

Después de dos sesiones enfocadas, tu equipo se marcha con:

• Suposiciones expuestas que habrían causado problemas más adelante

• Evaluación honesta de la viabilidad técnica y brechas de recursos

• Stakeholders alineados que han expresado sus preocupaciones abiertamente

• Comprensión clara de cómo se ve el éxito

• Riesgos documentados y cómo los abordarás

• Una decisión confiada de continuar o no, respaldada por evidencias

Qué incluye esta plantilla

Empieza aquí

Resumen rápido e instrucciones para orientar a tu equipo

Guía del Taller

Consejos de preparación, reglas básicas, tiempos de sesión y acciones posteriores al taller

Scope Check Canvas

10 secciones estructuradas con instrucciones iniciales para guiar las discusiones

Ejemplo Trabajado

Demostración real de nota adhesiva usando un escenario de calificación de clientes potenciales para que puedas ver cómo luce un buen resultado

Marco de Navegación

Enlaces rápidos para moverse entre secciones

Consejos para facilitar con esta plantilla

Prepárate antes del taller – Invita a 3-5 personas que comprendan el entorno. Pídeles que traigan documentos clave, obstáculos y lecciones aprendidas. Lista las restricciones o fechas límite conocidas desde el principio.

Impulsa la honestidad sobre la cortesía – Los problemas ocultos en las reuniones iniciales se convierten en desastres en la entrega. Crea un espacio para que las personas expresen sus preocupaciones.

Reglas básicas importantes:

• No hay respuestas incorrectas: todas las perspectivas importan, especialmente las incómodas.

• Evidencia > opinión - "Creo que esto funcionará" es diferente de "He visto que esto funciona porque..."

• Sé específico, evita las generalidades: en lugar de "los usuarios quieren mejores informes", di "los managers pasan 3 horas semanales corrigiendo hojas de cálculo"

• Detectar suposiciones: cuando escuches "probablemente" o "debería", márcalo como una suposición a probar

• Capturar desacuerdos: cuando los stakeholders no están de acuerdo, es una señal de riesgo. Documentalo en lugar de ignorarlo

Tiempo limitado para las discusiones - Cada sección tiene en total 10-15 minutos (10 minutos de discusión, 5 minutos para sintetizar los 3 principales insights). Configura un temporizador visible.

Busca brechas, no consenso - La Sesión 1 es para plantear preguntas abiertas, riesgos y diferentes perspectivas. El objetivo es abarcar amplitud, no lograr acuerdo.

Deja que los insights fluyan entre sesiones - El tiempo entre sesiones es importante. Las personas necesitan espacio para procesar las verdades incómodas.

Utiliza el ejemplo trabajado - Si tu equipo es nuevo en este enfoque, revisa primero el ejemplo para que comprendan el nivel de detalle que buscas.

Por qué funciona este enfoque

Los inicios tradicionales de proyectos se centran en cronogramas, entregables y optimismo. El Scope Check se enfoca en las preguntas incómodas que generalmente no se hacen hasta que es demasiado tarde.

Al realizar dos sesiones cortas con tiempo entre ellas, permites que los equipos tengan espacio para ser honestos acerca de preocupaciones que podrían no expresar en una única reunión de alta presión. El resultado es una decisión clara y confiada respaldada por evidencia en lugar de entusiasmo.

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El Scope Check es parte de una metodología de validación más amplia, pero funciona perfectamente como una herramienta independiente para equipos que necesitan un alineamiento honesto antes de comprometerse con un proyecto.