Plantilla de planificación de eventos

Acerca de la plantilla de planificación de eventos

Para ayudarte a planificar tus eventos importantes, necesitas una plantilla lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios hasta el último minuto. Diferentes equipos estarán coordinando muchas partes móviles en cualquier momento.

Dependiendo de cuán cerca estés de la fecha del evento, tu equipo puede encontrar útil utilizar una plantilla de planificación de eventos, que ofrece la libertad de empezar a planificar a nivel macro. Puedes volverte más específico y trabajar a nivel micro a medida que tu cronograma hacia el gran día se acorta.

¿Qué es una plantilla de planificación de eventos?

Tanto si estás planificando el lanzamiento de un producto, una conferencia totalmente a distancia o un evento importante, utiliza una plantilla de planificación de eventos para que sirva de lista de verificación visual y mapas todos los detalles que necesitas considerar antes del gran día. 

Al mapear diferentes secciones, desde el plan de marketing, pasando por la agenda, hasta los snacks y regalos para los invitados, tú y tu equipo pueden centrarse en los detalles más importantes para sus funciones y colaborar según sea necesario cuando haya coincidencias. La plantilla es una forma adaptable de asegurarte de que la visión creativa y estratégica de tu evento no se pierda en los detalles. 

Cuándo usar una plantilla de planificación de eventos

Después de que hayas hecho una lluvia de ideas con tu equipo sobre el propósito de tu evento, lo que deseas lograr con él y qué recursos de planificación tienes disponibles, utiliza la plantilla para planear los detalles.

La plantilla de planificación de eventos no es solo para las etapas "previas" del evento. También se puede utilizar para evaluar el evento después de que haya tenido lugar. También puedes publicar una serie de contenidos posteriores al evento para mantener la conversación viva, incluso después de que el evento en tiempo real haya concluido. 

Cómo completar la plantilla de planificación de eventos

Personalizar tu propio plan de eventos es fácil con Miro. Comienza seleccionando la plantilla de planificación de eventos, luego sigue los siguientes pasos para hacerla tuya:

1) Decide tu fecha objetivo. Usa un calendario semanal o mensual para tener una idea de cuándo podría ser el mejor momento para programar tu evento y cuánto tiempo te gustaría que durara.

2) Determina tus requisitos de espacio. Determina cuán grande debe ser el espacio para acomodar a todos tus asistentes esperados. Si tu evento es solo online, la geografía puede no ser una barrera, pero aún debes considerar las zonas horarias y la capacidad. ¿Cuántas personas, de manera realista, podrías albergar a la vez, en tiempo real?

3) Planifica tu marketing y promociones. ¿Cómo se enterarán las personas de tu evento? ¿Qué canales digitales o comunidades los mantendrán actualizados sobre detalles importantes? Confía en tus expertos en marketing y contenido para trazar una secuencia realista que mantenga a las personas informadas e interesadas, alentándolas a comprometerse a asistir el día del evento. 

4) Traza el cronograma de tu evento. ¿Cómo funcionará todo el día del evento? ¿Quiénes actuarán como oradores principales, facilitadores de talleres y en otros roles? Haz bocetos de los horarios, señala quién dará los discursos, cualquier entretenimiento planificado para los descansos y otros detalles clave en tu sección de agenda y contenido. 

5) Planifica extras, como refrescos, snacks y merchandising del evento. ¿Contarás con patrocinadores que envíen merchandising personalizado que tus ponentes y asistentes puedan conservar? Explora tus opciones aquí lo antes posible para crear una experiencia de evento memorable.