Plantilla de planificación de eventos
Coordina todos los elementos clave de tu evento con confianza y facilidad.
Sobre la plantilla de planificación de eventos
Para planificar eventos importantes, necesitas la ayuda de una plantilla de planificación de eventos lo suficientemente flexible como para que esté actualizada incluso con los cambios de último minuto. Varios equipos distintos estarán coordinando muchas partes dinámicas en diferentes momentos.
Si no está demasiado cerca de la fecha del evento, al equipo puede resultarle útil usar una plantilla de planificación de eventos que brinda la libertad de empezar a planificar a nivel macro. Puedes ocuparte de niveles más específicos o micro a medida que se aproxima la fecha del gran día. Piensa todas las opciones con tu equipo. Corrobora que tengan todos los detalles que necesitan para hacer el mejor trabajo posible junto contigo.
Sigue leyendo para saber más sobre nuestra plantilla de planificación de eventos.
¿Qué es una plantilla de planificación de eventos?
No importa si estás planeando el lanzamiento de un producto, una conferencia completamente virtual o un evento importante, la plantilla de planificación de eventos funcionará como lista de verificación visual y mapa para todos los detalles que tengas que considerar antes del gran día.
Al trazar diferentes secciones (desde el plan de marketing a la agenda, desde los bocadillos a los regalos para los invitados) tú y tu equipo pueden concentrarse en los detalles más importantes y colaborar según sea necesario cuando existan superposiciones. La plantilla de planificación de eventos es una forma adaptable de asegurarte de que la visión creativa y estratégica de tu evento no se pierda en los detalles.
Cuándo usar una plantilla de planificación de eventos
Después de hacer lluvia de ideas con tu equipo sobre el propósito del evento, definir lo que quieres lograr con él y cuáles son los recursos de planificación que están disponibles, es momento de pasar a la plantilla de planificación de eventos.
Incluso con eventos de gran escala, varios días de duración y para muchas personas, limita la plantilla del plan de eventos a una sola página. Esto fomenta la transparencia y permite el seguimiento para todos los involucrados.
La plantilla de planificación de eventos no es solo para las etapas previas al evento. También se puede usar para evaluar las diferentes funciones posteriores al evento. También puedes publicar una serie de contenidos posteriores al evento para mantener viva la conversación, incluso después de finalizar el evento en tiempo real.
Piensa con tu equipo las métricas que usarás para definir el éxito del evento. Quizás están relacionadas con la venta de boletos, registros de asistencia, feedback de speakers o invitados o revisiones y evaluaciones de la planificación de eventos y el proceso para descubrir qué funcionó y qué podría haberse hecho mejor.
Crea tu propia plantilla de planificación de eventos
Personalizar tu propio plan de eventos es fácil con la plantilla simple de Miro. La herramienta de pizarra de Miro es el canvas perfecto para crearlo y compartirlo con tu equipo. Comienza seleccionando la plantilla de planificación de eventos y luego sigue estos pasos para crear una propia.
Decide la fecha prevista. Usa un calendario semanal o mensual para tener una idea de cuándo puede ser el mejor momento para realizar el evento y cuanto quieres que dure.
Averigua los requisitos de espacio. Si el evento es únicamente online, lo geográfico no será un obstáculo. Pero tienes que tener en cuenta la capacidad y las zonas horarias. ¿Cuántas personas podrían participar en tiempo real y en simultáneo, siendo realistas?
Planifica la campaña de marketing y las promociones. ¿Cómo se enterarán las personas del evento? ¿Qué canales o comunidades digitales los mantendrán actualizados sobre los detalles importantes? Recurre a tus expertos en marketing y contenidos para que esbocen una secuencia realista que mantenga a la gente informada e interesada, invitándolos a comprometerse a asistir ese día.
Traza la agenda del evento. ¿Cómo se hará todo ese día? ¿Quiénes serán los oradores principales, los facilitadores de talleres y quién ocupará el resto de los roles? Crea simulaciones de agendas, indica quién dará discursos, planifica el entretenimiento para los recreos y otros detalles clave del cronograma y la sección de contenido.
Planifica extras como refrescos, snacks o merchandising del evento. ¿Encargarás a los patrocinadores que envíen cosas personalizadas con las que los speakers y participantes puedan quedarse? Explora las opciones aquí lo antes posible y logra que la experiencia del evento sea memorable.
Cmmbínala con un cronograma para ofrecer lo mejor a tus asistentes.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de plan de proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Planificación estratégica
Los gestores de proyecto se basan en los planes de proyecto como una fuente de verdad para obtener los detalles de un proyecto. Los planes de proyecto explican los objetivos básicos, el alcance, los miembros de equipo y más elementos involucrados en el proyecto. Para la gestión de proyectos organizada, los planes pueden resultar útiles porque alinean a todos en torno al entendimiento compartido de los objetivos, estrategias y entregas de un proyecto de cualquier alcance. Esta plantilla garantiza que documentes todos los aspectos de un proyecto para que todos los interesados se informen y estén en la misma página. Conoce siempre hacia dónde va tu proyecto, su propósito y su alcance.
Plantilla de matriz de prioridades
Ideal para:
Business Management, Strategic Planning, Prioritization
Si necesitas algo más que una lista básica de cosas por hacer, probablemente encuentres útil la matriz de prioridades. La plantilla de matriz de prioridades está diseñada para ayudarte a determinar cuáles son las tareas críticas para que puedas enfocarte en las necesidades más urgentes. En una matriz de 2x2, introduce tus prioridades según a partir de su nivel de urgencia y de importancia. Esta plantilla, aplicable a la gestión de proyectos o a la gestión personal, sirve para mejorar los procesos empresariales, crear eficacia, eliminar obstáculos y reducir los gastos operativos.
Plantilla de mapa perceptual
Ideal para:
Márketing, Desk Research, Mapas
Para darle forma a tu mensaje, personalizar el marketing, mejorar tu producto y construir tu marca, tienes que conocer las percepciones de tus clientes: qué piensan sobre ti y sobre tus competidores. Puedes obtener esa información explorando un mapa perceptual. Esta herramienta simple y poderosa crea una representación visual de cómo clasifican los clientes tu precio, desempeño, seguridad y fiabilidad. Pon esta plantilla a trabajar y podrás dimensionar tu competencia, encontrar vacíos en el mercado y comprender los cambios en el comportamiento de los clientes y las decisiones de compra.
Plantilla de diagrama ER del sistema de gestión de la cadena de suministro
Ideal para:
ERD
La plantilla de diagrama ER del sistema de gestión de la cadena de suministro optimiza las operaciones de la cadena de suministro. Sirve como un apoyo visual que ayuda a las empresas a comprender y gestionar las complejas relaciones entre diferentes entidades dentro de su cadena de suministro, como proveedores, productos, inventario, pedidos y envíos. Al proporcionar una visualización clara de estas relaciones, la plantilla permite a los usuarios identificar ineficiencias y áreas de mejora, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
Plantilla de seis sombreros para pensar
Ideal para:
Ideación, Brainstorming
Los seis sombreros para pensar del Dr. Edward de Bono fueron creados como una alternativa a la discusión, están diseñados para ayudar a los equipos a explorar y desarrollar ideas en colaboración. Utiliza esta plantilla para impulsar el pensamiento creativo y obtener diferentes perspectivas para que tu y tu equipo podáis tomar decisiones mejor enfundadas.
Plantilla para el cuadro de mando integral
Ideal para:
Operaciones, Planificación estratégica, Planificación de proyecto
Comunica claramente los objetivos de tu equipo y mide tus avances con precisión. No es difícil, ¿verdad? En realidad, es un desafío fundamental para muchas empresas. Un cuadro de mando integral puede ser útil. Coloca una serie de mapas estratégicos en una pantalla (una fuente de verdad) que muestra las tareas de los miembros del equipo y los prepara para el éxito. Si pones tu cuadro de mando integral a trabajar correctamente (y Miro te ayuda a hacerlo fácilmente), mejorarás en tres áreas clave: planificación estratégica, comunicación estratégica e informes sobre el rendimiento.