Plantilla de planificación de eventos
Coordina todos los elementos clave de tu evento con confianza y facilidad.
Sobre la plantilla de planificación de eventos
Para planificar eventos importantes, necesitas la ayuda de una plantilla de planificación de eventos lo suficientemente flexible como para que esté actualizada incluso con los cambios de último minuto. Varios equipos distintos estarán coordinando muchas partes dinámicas en diferentes momentos.
Si no está demasiado cerca de la fecha del evento, al equipo puede resultarle útil usar una plantilla de planificación de eventos que brinda la libertad de empezar a planificar a nivel macro. Puedes ocuparte de niveles más específicos o micro a medida que se aproxima la fecha del gran día. Piensa todas las opciones con tu equipo. Corrobora que tengan todos los detalles que necesitan para hacer el mejor trabajo posible junto contigo.
Sigue leyendo para saber más sobre nuestra plantilla de planificación de eventos.
¿Qué es una plantilla de planificación de eventos?
No importa si estás planeando el lanzamiento de un producto, una conferencia completamente virtual o un evento importante, la plantilla de planificación de eventos funcionará como lista de verificación visual y mapa para todos los detalles que tengas que considerar antes del gran día.
Al trazar diferentes secciones (desde el plan de marketing a la agenda, desde los bocadillos a los regalos para los invitados) tú y tu equipo pueden concentrarse en los detalles más importantes y colaborar según sea necesario cuando existan superposiciones. La plantilla de planificación de eventos es una forma adaptable de asegurarte de que la visión creativa y estratégica de tu evento no se pierda en los detalles.
Cuándo usar una plantilla de planificación de eventos
Después de hacer lluvia de ideas con tu equipo sobre el propósito del evento, definir lo que quieres lograr con él y cuáles son los recursos de planificación que están disponibles, es momento de pasar a la plantilla de planificación de eventos.
Incluso con eventos de gran escala, varios días de duración y para muchas personas, limita la plantilla del plan de eventos a una sola página. Esto fomenta la transparencia y permite el seguimiento para todos los involucrados.
La plantilla de planificación de eventos no es solo para las etapas previas al evento. También se puede usar para evaluar las diferentes funciones posteriores al evento. También puedes publicar una serie de contenidos posteriores al evento para mantener viva la conversación, incluso después de finalizar el evento en tiempo real.
Piensa con tu equipo las métricas que usarás para definir el éxito del evento. Quizás están relacionadas con la venta de boletos, registros de asistencia, feedback de speakers o invitados o revisiones y evaluaciones de la planificación de eventos y el proceso para descubrir qué funcionó y qué podría haberse hecho mejor.
Crea tu propia plantilla de planificación de eventos
Personalizar tu propio plan de eventos es fácil con la plantilla simple de Miro. La herramienta de pizarra de Miro es el canvas perfecto para crearlo y compartirlo con tu equipo. Comienza seleccionando la plantilla de planificación de eventos y luego sigue estos pasos para crear una propia.
Decide la fecha prevista. Usa un calendario semanal o mensual para tener una idea de cuándo puede ser el mejor momento para realizar el evento y cuanto quieres que dure.
Averigua los requisitos de espacio. Si el evento es únicamente online, lo geográfico no será un obstáculo. Pero tienes que tener en cuenta la capacidad y las zonas horarias. ¿Cuántas personas podrían participar en tiempo real y en simultáneo, siendo realistas?
Planifica la campaña de marketing y las promociones. ¿Cómo se enterarán las personas del evento? ¿Qué canales o comunidades digitales los mantendrán actualizados sobre los detalles importantes? Recurre a tus expertos en marketing y contenidos para que esbocen una secuencia realista que mantenga a la gente informada e interesada, invitándolos a comprometerse a asistir ese día.
Traza la agenda del evento. ¿Cómo se hará todo ese día? ¿Quiénes serán los oradores principales, los facilitadores de talleres y quién ocupará el resto de los roles? Crea simulaciones de agendas, indica quién dará discursos, planifica el entretenimiento para los recreos y otros detalles clave del cronograma y la sección de contenido.
Planifica extras como refrescos, snacks o merchandising del evento. ¿Encargarás a los patrocinadores que envíen cosas personalizadas con las que los speakers y participantes puedan quedarse? Explora las opciones aquí lo antes posible y logra que la experiencia del evento sea memorable.
Cmmbínala con un cronograma para ofrecer lo mejor a tus asistentes.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de perfil de usuario ideal
Ideal para:
Márketing, Desk Research, Experiencia del usuario
Un perfil de usuario ideal es una herramienta para representar y resumir al público objetivo para tu producto o servicio creado a partir de información que observaste o investigaste. No importa si trabajas en marketing de contenidos, marketing de producto, diseño o ventas: siempre operas con un objetivo en mente. Quizás son tus clientes o tus clientes potenciales. Quizás es alguien que se beneficiará con tu producto o servicio. Por lo general, suele ser una variedad de personalidades y necesidades que se entrecruzan de formas interesantes. Al sintetizar tu conocimiento sobre un usuario, creas un modelo de la persona a la que tratas de dirigirte; eso es un perfil de usuario o cliente ideal.
Plantilla de grupo de trabajo simultáneo
Ideal para:
Education, Team Meetings, Workshops
Los grupos de trabajo simultáneo, o breakout, brindan una oportunidad excelente para que los compañeros de equipo tengan conversaciones cálidas y se conecten entre sí a un nivel más intimo que el que permite una reunión más amplia. Cuando participas en un grupo grande, puede resultar difícil sentirte seguro o cómodo para hablar. En grupos más pequeños, los participantes suelen sentirse más seguros para compartir sus ideas. Como el grupo es más íntimo, los equipos tienen mayor capacidad para participar en lugar de observar.
Plantilla de reuniones
Ideal para:
Reuniones, Reuniones de equipo, Talleres
Todos hemos estado en una reunión que no salió como se esperaba. Quizá se salieron del tema o se les acabó el tiempo para lograr todo lo que habían decidido hacer, o tal vez solo sintieron que fue una pérdida de tiempo. Para evitar eso, es importante prepararte para organizar una reunión de equipo con anticipación. Con esta plantilla simple pero eficaz, puedes prepararte para organizar una reunión de equipo que cumpla todos los objetivos. Al crear una forma agilizada de preparar tu flujo de trabajo, te asegurarás de que tus reuniones sean eficientes, agradables y colaborativas.
Plantilla de trabajo al revés
Ideal para:
Desk Research, Strategic Planning, Product Management
Amazon fue la pionera en el enfoque de trabajo al revés basado en uno de sus principios clave: celebrar la obsesión por el cliente. Trabajar al revés es un marco para pensar en un producto sin una hoja de ruta detallada. Tu equipo de producto trabajaría al revés desde una imagen mental del cliente para lanzar tu producto de una manera que realmente le sirva. El método dispone que toda persona que tenga un nuevo producto o una idea de función explique su objetivo de la forma más clara posible. Si la presentación de la idea impresiona a los líderes, el próximo paso es hacer un mapa de lo que el equipo necesita para poder llegar al lanzamiento del producto o la función.
Plantilla para notas de reuniones
Ideal para:
Business Management, Meetings
Cuando tu reunión es exitosa (y Miro te ayudará a que así sea), se debe a que hay mucha participación, se generan ideas brillantes y se toman decisiones. Asegúrate de que no se pierda ningún elemento; usa la plantilla para notas de reuniones y haz el seguimiento de las notas y la retroalimentación en un lugar centralizado al que pueda acceder todo el equipo. Solo nombra a un encargado de tomar notas antes de la reunión, identifica los temas que se abordarán y deja que el encargado anote a los participantes, los puntos importantes abordados y las decisiones tomadas.
Plantilla de plan de proyecto simple
Ideal para:
Planificación de proyecto, Planificación estratégica, Gestión de proyectos
Un proyecto simple es una gran guía para tu equipo y brinda a este respuestas importantes sobre el proyecto. El plan del proyecto debe describir la naturaleza del plan, por qué lo estás haciendo, cómo lo lograrás y cómo harás cada paso del proceso y cuánto tiempo calculas para cada paso. Si eres un administrador de proyectos o diriges un equipo, usa esta plantilla para comenzar un plan de proyecto simple que luego pueda adaptarse a proyectos internos de equipo o proyectos externos de clientes o socios.