Plantilla de informe de evento
Crea una descripción general de un evento que planeas organizar.
Sobre la plantilla de informe de evento
¿Qué es un informe de evento?
Un informe de evento es una descripción detallada de un evento que planeas organizar. Antes de definir un evento, las empresas y organizaciones crean un informe de evento que sirve como andamiaje. El informe de evento típico incluye el propósito del evento, una cronología y fechas importantes, un presupuesto, información de los asistentes, una guía de aspecto y estilo y preferencias de lugar.
Cómo usar la plantilla de informe de evento
Para las empresas y organizaciones, organizar un evento es una gran apuesta. Los eventos son caros. Si un evento está bien planificado y ejecutado, puedes atraer más clientes e ingresos y generar publicidad positiva. Si el evento no sale como esperabas, te arriesgas a dilapidar recursos, a alejar a los clientes o a provocar a una tormenta de desprestigio en la prensa. El informe de evento sirve como base para tu evento. Te mostramos cómo puedes usar la plantilla para planificar y ejecutar un evento exitoso.
Paso 1: Describe el evento. Para que tu equipo de eventos o agencia tenga una imagen clara, es importante comenzar con una descripción detallada del evento. ¿Cuál es el estilo y el aspecto del evento? ¿Quién asistirá? ¿Cuál es el tema?
Paso 2: Aclara tus objetivos. Organizar un evento cuesta tiempo y recursos, por eso es importante que puedas vincularlo con un objetivo alcanzable. ¿Estás organizando un evento para aumentar el conocimiento sobre tu producto o empresa? ¿Estás organizando una recaudación de fondos con un objetivo monetario específico en mente? Según cuál sea tu objetivo, la agencia o equipo de diseño tomarán diferentes decisiones sobre el diseño, el tema, el estilo y aspecto y otros elementos importantes.
Paso 3: Establece un presupuesto y un cronograma. Cuando pienses en el presupuesto, te resultará útil definir cuánto quieres gastar por asistente. ¿Ofrecerás comida y bebidas? ¿Qué tipo de lugar alquilarás? ¿Dónde está ubicado ese lugar? ¿Necesitarás contar con personal en el lugar? Planifica el presupuesto a partir de los ingresos que esperas que genere el evento. Si ofreces boletos, por ejemplo, piensa en cuántos necesitas vender y a qué precio para obtener una ganancia.
Cuando tengas una idea del presupuesto, esboza un cronograma. Necesitarás tener una fecha definida para el evento, por supuesto, pero también tendrás que definir otros puntos importantes. Por ejemplo, quizás necesitas reservar un lugar al menos tres meses antes del evento, o quizás tienes que seleccionar un servicio de catering con un mes de anticipación.
Paso 4: Traza un perfil de los asistentes. Una cena para hacer contactos entre ejecutivos de ventas se verá muy diferente a una fiesta de fin de año entre colegas. Por eso es crucial incluir un perfil detallado de los asistentes.
Paso 5: Incluye una guía de estilo y aspecto. Tu equipo o agencia de eventos coordinará gran parte del estilo y el aspecto del evento, pero para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto, puede ser útil incluir una guía sobre las expectativas de estilo y aspecto del evento. ¿Tu empresa u organización tienen colores o logotipos que te gustaría usar? ¿Prefieres algo elegante y sofisticado o algo divertido y alegre? Escribe una descripción breve que sirva como referencia para el coordinador de eventos a lo largo del proceso de planificación.
¿Por qué escribir un informe de evento?
No importa si estás planificando una recaudación de fondos, la celebración de un día festivo, una cena de agradecimiento a los clientes o un baile de caridad, en cualquier de los casos necesitarás escribir un informe de evento. El informe de evento sirve como un mapa para tu equipo de eventos, coordinador o agencia. Funciona como guía sobre el estilo y aspecto del evento, el presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información importante. Usa el informe de evento para mantenerte dentro de lo planeado, definir los objetivos y asignar interesados.
¿Por qué es importante un informe de evento?
Organizar un evento es un proyecto con muchas implicancias. Para las empresas pequeñas, startups, dueños de negocios individuales y organizaciones fin fines de lucro, un evento puede representar una parte considerable de sus recursos generales. Un evento bien organizado puede atraer ingresos, clientes y buena publicidad. Un evento mal organizado puede significar tiempo y recursos perdidos. Para las grandes empresas y corporaciones, los eventos son una oportunidad de mostrar lo que saben y pueden hacer. Pero las noticias sobre eventos fallidos suelen correr rápido.
Un informe de evento simplifica el complejo proceso de planificar un evento. Independientemente de si trabajas con una agencia de eventos o con un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en la misma página. Un informe de eventos te permite establecer objetivos claros, establecer, definir un cronograma y presupuesto, crear perfiles de los asistentes y asegurarte de que el lugar genere la impresión y tenga el estilo que imaginaste.
Cúando usar la plantilla de informe de evento
Usa la plantilla de informe de evento cuando necesites planificar y ejecutar un evento. Puede que te resulte especialmente útil si trabajas en la planificación del evento con un equipo multifuncional.
¿Por qué escribir un informe de evento?
Ya sea que estés planeando una recaudación de fondos, una fiesta, una cena de agradecimiento al cliente o un baile de caridad, deberás escribir un resumen del evento. El resumen del evento sirve como un mapa para tu equipo, coordinador o agencia de eventos. Proporciona orientación sobre la apariencia del evento, su presupuesto y cronograma, los asistentes y otra información crucial. Utilice un resumen del evento para mantenerse encaminado, definir sus objetivos y asignar partes interesadas.
¿Qué contiene un informe de evento?
Un informe del evento simplifica el complejo proceso de planificación de un evento y contiene objetivos claros, un cronograma, un presupuesto, perfiles de asistentes y garantiza que su lugar se vea y se sienta como se imaginó. Independientemente de si está trabajando con una agencia de eventos o un coordinador de eventos interno, es importante que todos estén en sintonía, por esa razón es importante crear un resumen del evento con estos componentes.
¿Cómo escribes un brief para un evento?
Hay muchas formas en las que puedes escribir una breve descripción de un evento. En general, la regla de oro es ser objetivo y dar primero la información más sabrosa para que la gente quiera asistir al evento. Después de la información básica, como la dirección y el tema o temas del evento, puedes agregar cabezas de cartel u oradores destacados (si los hay), ejemplos de actividades y cerrarlo con una nota positiva o detallando por qué este evento es importante. Para escribir la descripción de su evento, puedes utilizar la plantilla de resumen de eventos personalizable de Miro.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de mapa de estrategia
Ideal para:
Liderazgo, Planificación estratégica, Mapas
¿Cómo se relacionan tus objetivos individuales o de equipo con la estrategia general de una organización? Un mapa de estrategia es un panorama estilizado de la estrategia y objetivos de tu organización. Su potencia reside en que ofrece una guía visual clara sobre cómo trabajan juntos estos diversos elementos. Los mapas de estrategia pueden ayudar a alinear los diferentes objetivos del equipo con la estrategia y la misión generales. Con el mapa de estrategia listo, los equipos pueden establecer indicadores clave de desempeño relevantes y accionables En general, el mapa de estrategias se considera parte de la metodología de cuadro de mando integral, una herramienta de planificación para establecer los objetivos generales del equipo.
Plantilla de análisis de interesados
Ideal para:
Gestión de proyectos, Planificación estratégica, Planificación de proyecto
La gestión de los interesados es esencial para completar un proyecto a tiempo y cumplir con las expectativas, así que aquí te explicamos cómo puede ayudarte este tipo de análisis. Un análisis de interesados te prepara para cumplir expectativas y completar proyectos a tiempo identificando individuos, grupos y organizaciones con un interés activo en un programa o proceso. En un análisis convencional de interesados, los priorizarás a partir de su influencia en un proyecto y procurarás entender cómo interactuar con ellos a lo largo del proyecto.
Plantilla de matriz de prioridades de acción
Ideal para:
Mapas
Tú y tus compañeros de equipo probablemente tienen más ideas que recursos, lo cual puede dificultar la priorización de las tareas. Usa una matriz de prioridades de acción para elegir el orden de tus tareas y ahorrar tiempo y dinero sin hacer trabajo innecesario. Una matriz de prioridades de acción es un diagrama simple que te permite calificar tareas según su impacto y el esfuerzo necesario para terminarlas. Usas tus puntuaciones para trazar cada tarea en uno de los cuatro cuadrantes: ganancias rápidas, proyectos principales, complementos y tareas ingratas.
Plantilla de auditoría de características
Ideal para:
Desk Research, Product Management, User Experience
Añadir características nuevas o mejorar las existentes: esos son los dos caminos para mejorar un producto. Pero, ¿cuál deberías tomar? Una auditoría de características te ayudará a decidirlo. Esta herramienta de gestión de producto simple y potente te permitirá analizar todas tus características, reunir información y dar debates en detalle sobre cuáles son las que simplemente no están funcionando. Luego podrás decidir si debes aumentar la visibilidad de esas características o la frecuencia con la que se usan o si debes eliminarlas por completo.
Plantilla para el diagrama de ojo de buey
Ideal para:
Gestión de proyectos, Priorización, Diagramas
Cuando eres una organización en crecimiento, toda decisión parece tener la capacidad de hundirte o levantarte; la consecuencia puede ser la parálisis en la toma de decisiones, la incapacidad de priorizar, reuniones ineficientes e incluso una baja moral. Si esto te parece familiar, usa un diagrama de ojo de buey. El diagrama hace honor a su nombre porque usa un modelo de círculos concéntricos para ayudar a las empresas a fijar prioridades, tomar decisiones críticas o hablar sobre cómo eliminar o superar obstáculos.
Plantilla de lienzo de oportunidades
Ideal para:
Liderazgo, Proceso de decisión, Planificación estratégica
Características y capacidades: pueden ser una bendición o una calamidad para un producto; y por eso, las empresas dedican tanto tiempo y esfuerzo a ellas. ¿Te suena familiar? Pruébalo con un lienzo de oportunidades. Esta página agilizada te da a ti y a tu equipo el poder de mejorar tu producto mediante la exploración de los casos de uso, los reveses potenciales, las estrategias, los desafíos y las métricas. Un canvas de oportunidades es ideal si ya desarrollaste un producto, porque no tienes que tomar en cuenta el modelo operacional o de ingresos.