Teammeeting-Agenda-Template
Sorge dafür, dass deine Teammeetings zeitlich und inhaltlich auf Kurs bleiben.
Über das Teammeeting-Agenda-Template
Es ist wichtig, dass du dir ausreichend Zeit für dein Team nimmst. Dies hilft dir, Entscheidungen zu treffen, Prioritäten abzustimmen und gemeinsam in dieselbe Richtung zu gehen. Mit einer Agenda aufgesetzte Teammeetings, die nicht durch Unterbrechungen beeinträchtigt werden, können deinem Team in vielen Bereichen helfen:
Fortschritte mit Team-OKRs („Objectives and Key Results“) vergleichen
Informationen zu relevanten Projektupdates austauschen
Hürden im Bereich der Produktivität oder Fortschritte besprechen und potenzielle Lösungen erarbeiten
Ideen oder Projekte brainstormen
Die Bemühungen einzelner Personen anerkennen und Teamerfolge feiern
Dieses Template lässt sich für beliebige Funktionen oder Abteilungen anpassen – von der Nachverfolgung von Kennzahlen über Marketingkampagnen bis hin zur Sprint-Planung. Eine Meeting-Agenda ist für die Planung und den Prozess wertvoll und fördert die Zusammenarbeit funktionsübergreifender Teams.
Was ist eine Teammeeting-Agenda?
Eine Teammeeting-Agenda unterstützt dich dabei, dem von dir vorgesehen Zeitfenster einen Zeitplan und eine Struktur hinzuzufügen, wenn du deinem Team Informationen mitteilen oder mit ihm zusammenarbeiten möchtest. Darüber hinaus bietet sie deinem Team die Möglichkeit, sich auf Ziele, Gesprächspunkte und Maßnahmen zu einigen sowie festzulegen, wer die nächsten Schritte leiten wird. Eine typische Teammeeting-Agenda enthält die folgenden Elemente:
Planungsdetails wie Datum, Zeit, Ort und wer teilnehmen muss
Den Namen der Person, die das Meeting leitet
Themen, die besprochen werden sollten
Maßnahmen
Achte darauf, dass du vorab mit deinem Team oder den Personen, die dir direkt unterstellt sind, kommunizierst, um Feedback zu den relevantesten Gesprächspunkten zu erhalten.
Selbst wenn du dich nur erkundigst, was deine Teammitglieder besprechen möchten, wie der aktuelle Projektstatus aussieht oder welche Informationen sie mit dem Team teilen wollen, wird dieser Ansatz allen das Gefühl vermitteln, dass du ihnen zuhörst und anerkennst, dass sie zur Meeting-Agenda beigetragen haben.
Eine eigene Meeting-Agenda erstellen
Die Ausarbeitung einer eigenen Meeting-Agenda ist einfach. Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um diese zu erstellen und mit anderen zu teilen. Wähle als Erstes das Meeting-Agenda-Template aus und führe dann die folgenden Schritte durch, um deine eigene Agenda zu erstellen.
Gib dem Meeting einen Namen. Dient dein Meeting der Abstimmung deines Teams? Oder ist es ein Rückblick? Oder ein Workshop? Bereite die Gruppe auf das Meeting vor, indem du den Teilnehmern mitteilst, welche Art von Meeting sie erwartet. Teile gegebenenfalls online Reports vorab, die du im Meeting besprechen möchtest,
Erstelle ein Meeting-Protokoll. Definiere den Zeitumfang, den du für die verschiedenen Teile des Meetings aufwenden möchtest.
Lege fest, wer das Meeting leiten wird. Füge den oder die Namen in das Template ein.
Dokumentiere die Besprechungspunkte und weise den Teilnehmern Diskussionsthemen zu.
Führe alle wichtigen Punkte, die dem Team mitgeteilt oder von ihm besprochen werden müssen, in der Spalte „Thema“ an. Damit hilfst du dem Team bei der Vorbereitung auf das Meeting. Gib deinem Team die Möglichkeit, bei bestimmten Punkten gegebenenfalls die Leitung zu übernehmen.
Starte das Meeting mit einem Eisbrecher. Erleichtere den Einstieg in die Diskussion mit einem Spiel oder einer informellen Denkaufgabe. So kannst du dazu beitragen, die Atmosphäre aufzulockern und neue Teilnehmer in der Gruppe zu begrüßen. Versuche, Eisbrecheraktivitäten mit dem Countdown-Timer von Miro zeitlich zu beschränken.
Dokumentiere die nächsten Schritte und weise jedem Teammitglied Aufgaben zu.
Priorisiere, welche Aufgaben die größte Auswirkung und Rentabilität haben. Übertrage jedem Teammitglied die Verantwortung, über das Meeting hinaus bestimmte Aufgaben zu übernehmen.
Fasse die nächsten Schritte nochmals zusammen.
Setze dir das Ziel, das Meeting positiv zu beenden – mit klaren Maßnahmen und Erkenntnissen. Dieser Ansatz bietet jedem Teammitglied die Möglichkeit, bis zum nächsten Meeting etwas zu bewerkstelligen und weiterzuverfolgen.
Was sollte in einer Tagesordnung für eine Teambesprechung enthalten sein?
Eine Vorlage für eine Teambesprechungsagenda kann sehr flexibel sein, aber einige Dinge sind grundlegend für die Durchführung einer erfolgreichen Besprechung: Ziele, Themen, Zeitfenster und Ergebnisse. Wenn du diese Dinge mit einbeziehst, können du und dein Team sich leicht auf Projekte mit der Agenda-Vorlage abstimmen, klare Erwartungen festlegen und die Besprechung effizienter gestalten.
Beginne jetzt mit diesem Template
Template für Porters Branchenstrukturanalyse (Five-Forces-Modell)
Ideal für:
Geschäftsführung, Strategische Planung, Marktforschung
Das von Michael Porter, einem Professor der Harvard Business School, entwickelte Five-Forces-Modell (auch Branchenstrukturanalyse oder Fünf-Kräfte-Modell genannt) ist heute eines der beliebtesten und am meisten beachteten Werkzeuge für unternehmerische Planung, das Teams zur Verfügung steht. Verwende die Branchenstrukturanalyse von Porter, um die Stärken deiner aktuellen Mitbewerber zu messen und zu entscheiden, in welchen Märkten du Fuß fassen könntest. Die von Porter definierten fünf Kräfte sind: Verhandlungsstärke der Lieferanten, Verhandlungsstärke der Käufer, Rivalität unter bestehenden Mitbewerbern, Bedrohung durch Ersatzprodukte oder Ersatzservices und Bedrohung durch Markteinsteiger.
Template für Gesprächsnotizen
Ideal für:
Business Management, Meetings
Wenn dein Meeting erfolgreich ist (und Miro hilft dir dabei, dass es das ist), wird die Beteiligung groß sein und es werden brillante Ideen eingebracht und wichtige Entscheidungen getroffen werden. Achte darauf, dass du nichts übersiehst: Mit unserem Template für Gesprächsnotizen kannst du Notizen und Feedback an einem zentralen Ort, auf den das gesamte Team zugreifen kann, nachverfolgen. Ernenne vor dem Meeting einfach einen Schriftführer und lege die Diskussionspunkte fest. Überlasse es anschließend dem Schriftführer, Notizen zu den Teilnehmern, wichtigen besprochenen Punkten und getroffenen Entscheidungen zu machen.
Das Entscheidungsbaum-Template (Decision Tree)
Ideal für:
Entscheidungsfindung, Mind Mapping, Diagramme
Schwierige Entscheidungen lassen sich leichter treffen, wenn du dir deine Wahlmöglichkeiten klar vor Augen führen und die Ergebnisse visualisieren kannst. Genau dabei hilft dir ein Entscheidungsbaum, der dich in die Lage versetzt, deine Zeit und dein Geld mit Zuversicht zu investieren. Ein Entscheidungsbaum ist ein Flussdiagramm, das genau so aussieht, wie du es dir vorstellst - mit "Verzweigungen", die deine verfügbaren Optionen darstellen. Er bietet eine stilisierte Möglichkeit, eine Reihe von Entscheidungen durchzuspielen und zu sehen, wohin sie führen, bevor du deine realen Ressourcen einsetzt, was besonders für Start-ups und kleinere Unternehmen wertvoll ist.
Event-Brief Template
Ideal für:
Projektplanung, Workshops, Besprechungen
Für die meisten Unternehmen ist die Organisation einer großen Veranstaltung eine große Sache. Eine Veranstaltung kann Aufmerksamkeit in den Medien, neue Kunden und Einnahmen einbringen. Die Planung kann jedoch einen erheblichen Teil deiner Gesamtressourcen in Anspruch nehmen. Deshalb solltest du es wie ein Projekt mit hohem Risiko angehen, mit klar umrissenen Zielen, Stakeholdern, Zeitrahmen und Budget. Ein Event-Briefing fasst all diese Informationen in einer Single Source of Truth zusammen, die dem Veranstaltungsteam, dem Koordinator oder der Agentur als Leitfaden dient und sicherstellt, dass die Veranstaltung gut geplant und gut durchgeführt wird.
„What’s On Your Radar“-Template
Ideal für:
Business Management, Operations, Strategic Planning
Besteht bei dir oder deinem Team das Gefühl, durch Aufgaben überfordert oder überlastet zu sein? Habt ihr Schwierigkeiten, euch auf bestimmte Probleme zu konzentrieren? „What’s On Your Radar“ ist eine Design-Thinking-Methode, mit der du Ideen nach ihrer Wichtigkeit oder Relevanz auflisten kannst. Designer und Teams verwenden „What’s On Your Radar“, um sicherzustellen, dass ihre Ideen im Rahmen eines bestimmten Projekts liegen. Sie zählen auch auf diese Methode, wenn sie bewerten wollen, ob eine bestimmte Lösung ein bestehendes Problem vermutlich lösen wird. Aber selbst wenn du kein Designer bist, kann dir die Methode helfen, Prioritäten zuzuweisen und deine Ideen in der Realität zu verfestigen.
Flussdiagramm Template
Ideal für:
Flussdiagramme, Kartierung, Diagramme
Möchtest du deinem Team einen Prozess oder einen Arbeitsablauf erklären – oder dich einfach nur selbst damit vertraut machen? Manchmal ist es am besten, etwas vor Augen zu haben, und zu diesem Zweck erstellt man ein Flussdiagramm. Unter Verwendung gängiger Formen (einfache Ovale, Rechtecke, Rauten und Pfeile) zeigt ein Flussdiagramm die Richtung eines Prozesses oder Arbeitsablaufs und die Reihenfolge der Schritte. Dadurch erhältst du nicht nur ein klares Verständnis, sondern kannst auch potenzielle Fehler und Engpässe erkennen. Auf diese Weise gelingt es dir, deinen Prozess zu verfeinern und zu verbessern und ein besseres Produkt auf effizientere Weise herzustellen.