Teammeeting-Agenda-Template
Sorge dafür, dass deine Teammeetings zeitlich und inhaltlich auf Kurs bleiben.
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Über das Teammeeting-Agenda-Template
Es ist wichtig, dass du dir ausreichend Zeit für dein Team nimmst. Dies hilft dir, Entscheidungen zu treffen, Prioritäten abzustimmen und gemeinsam in dieselbe Richtung zu gehen. Mit einer Agenda aufgesetzte Teammeetings, die nicht durch Unterbrechungen beeinträchtigt werden, können deinem Team in vielen Bereichen helfen:
Fortschritte mit Team-OKRs (Objectives and Key Results) vergleichen
Informationen zu relevanten Projektupdates austauschen
Hürden im Bereich der Produktivität oder Fortschritte besprechen und potenzielle Lösungen erarbeiten
Ideen oder Projekte brainstormen
Die Bemühungen einzelner Personen anerkennen und Teamerfolge feiern
Dieses Template lässt sich für beliebige Funktionen oder Abteilungen anpassen – von der Nachverfolgung von Kennzahlen über Marketingkampagnen bis hin zur Sprint-Planung. Eine Meeting-Agenda ist für die Planung und den Prozess wertvoll und fördert die Zusammenarbeit funktionsübergreifender Teams.
Was ist eine Teammeeting-Agenda?
Eine Teammeeting-Agenda unterstützt dich dabei, dem von dir vorgesehen Zeitfenster einen Zeitplan und eine Struktur hinzuzufügen, wenn du deinem Team Informationen mitteilen oder mit ihm zusammenarbeiten möchtest. Darüber hinaus bietet sie deinem Team die Möglichkeit, sich auf Ziele, Gesprächspunkte und Maßnahmen zu einigen sowie festzulegen, wer die nächsten Schritte leiten wird. Eine typische Teammeeting-Agenda enthält die folgenden Elemente:
Planungsdetails wie Datum, Zeit, Ort und wer teilnehmen muss
Den Namen der Person, die das Meeting leitet
Themen, die besprochen werden sollten
Maßnahmen
Achte darauf, dass du vorab mit deinem Team oder den Personen, die dir direkt unterstellt sind, kommunizierst, um Feedback zu den relevantesten Gesprächspunkten zu erhalten.
Selbst wenn du dich nur erkundigst, was deine Teammitglieder besprechen möchten, wie der aktuelle Projektstatus aussieht oder welche Informationen sie mit dem Team teilen wollen, wird dieser Ansatz allen das Gefühl vermitteln, dass du ihnen zuhörst und anerkennst, dass sie zur Meeting-Agenda beigetragen haben.
Eine eigene Meeting-Agenda erstellen
Die Ausarbeitung einer eigenen Meeting-Agenda ist einfach. Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um diese zu erstellen und mit anderen zu teilen. Wähle als Erstes das Meeting-Agenda-Template aus und führe dann die folgenden Schritte durch, um deine eigene Agenda zu erstellen.
Gib dem Meeting einen Namen. Dient dein Meeting der Abstimmung deines Teams? Oder ist es ein Rückblick? Oder ein Workshop? Bereite die Gruppe auf das Meeting vor, indem du den Teilnehmern mitteilst, welche Art von Meeting sie erwartet. Teile gegebenenfalls online Reports vorab, die du im Meeting besprechen möchtest,
Erstelle ein Meeting-Protokoll. Definiere den Zeitumfang, den du für die verschiedenen Teile des Meetings aufwenden möchtest.
Lege fest, wer das Meeting leiten wird. Füge den oder die Namen in das Template ein.
Dokumentiere die Besprechungspunkte und weise den Teilnehmern Diskussionsthemen zu.
Führe alle wichtigen Punkte, die dem Team mitgeteilt oder von ihm besprochen werden müssen, in der Spalte „Thema“ an. Damit hilfst du dem Team bei der Vorbereitung auf das Meeting. Gib deinem Team die Möglichkeit, bei bestimmten Punkten gegebenenfalls die Leitung zu übernehmen.
Starte das Meeting mit einem Eisbrecher. Erleichtere den Einstieg in die Diskussion mit einem Spiel oder einer informellen Denkaufgabe. So kannst du dazu beitragen, die Atmosphäre aufzulockern und neue Teilnehmer in der Gruppe zu begrüßen. Versuche, Eisbrecheraktivitäten mit dem Countdown-Timer von Miro zeitlich zu beschränken.
Dokumentiere die nächsten Schritte und weise jedem Teammitglied Aufgaben zu.
Priorisiere, welche Aufgaben die größte Auswirkung und Rentabilität haben. Übertrage jedem Teammitglied die Verantwortung, über das Meeting hinaus bestimmte Aufgaben zu übernehmen.
Fasse die nächsten Schritte nochmals zusammen.
Setze dir das Ziel, das Meeting positiv zu beenden – mit klaren Maßnahmen und Erkenntnissen. Dieser Ansatz bietet jedem Teammitglied die Möglichkeit, bis zum nächsten Meeting etwas zu bewerkstelligen und weiterzuverfolgen.
Nutze auch Templates wie die Huddle Board Vorlage, um Projektaufgaben zu verfolgen.
Was sollte in einer Tagesordnung für eine Teambesprechung enthalten sein?
Eine Vorlage für eine Teambesprechungsagenda kann sehr flexibel sein, aber einige Dinge sind grundlegend für die Durchführung einer erfolgreichen Besprechung: Ziele, Themen, Zeitfenster und Ergebnisse. Wenn du diese Dinge mit einbeziehst, können du und dein Team sich leicht auf Projekte mit der Agenda-Vorlage abstimmen, klare Erwartungen festlegen und die Besprechung effizienter gestalten.
Beginne jetzt mit diesem Template
Kommunikations-plan-Template
Ideal für:
Marketing, Projektplanung, Projektmanagement
Du hast die Gelegenheit erkannt. Du hast das Produkt entwickelt. Jetzt kommt ein wichtiger Schritt: Finde deine Zielgruppe und sprich sie auf eine klare, einprägsame und inspirierende Weise an. Du brauchst einen Kommunikationsplan – eine Strategie zur Steuerung deiner Aussagen in jeder Phase deines Unternehmens – und dieses Template unterstützt dich bei der Erstellung eines guten Plans. Du musst nicht jedes Mal eine neue Strategie entwickeln, wenn du eine Nachricht zu übermitteln hast. Hier kannst du den Prozess vereinfachen, deine Botschaften effizienter gestalten und auf eine Weise kommunizieren, die dem Wachstum deines Unternehmens gerecht wird.
Vorlage für effiziente Zoom Meetings
Ideal für:
Team-Meetings
Mit der Vorlage für effektive Meetings von Zoom moderierst du und sorgst dafür, dass alle fokussiert sind. Bringe Struktur und Kreativität in jedes Online-Meeting.
Vorlage für schnelle Retrospektiven
Ideal für:
Bildung, Retrospektiven, Meetings
Eine Vorlage für Retrospektiven ermöglicht es dir, erkenntnisreiche Meetings durchzuführen, eine Bestandsaufnahme deiner Arbeit zu machen und effektiv zu Veränderungen umzusetzen. Gegenüber den gebräuchlicheren Begriffen „Nachbesprechung“ (Debriefing) und „Post-Mortem“ hat sich der Begriff „Retrospektive“ durchgesetzt, da er wertneutraler ist als die anderen Begriffe. Einige Teams bezeichnen diese Meetings als „Sprint-Retrospektiven“ oder „Interations-Retrospektiven“ oder „Agile-Retrospektiven“. Unabhängig davon, ob du ein Scrum-Team leitest, agile Methoden verwendest oder eine bestimmte Art der Retrospektive durchführst (z. B. eine Mad-Sad-Glad-Retrospektive), sind die Ziele im Allgemeinen dieselben: herausfinden, was gut gelaufen ist, die Ursache von aufgetretenen Problemen identifizieren und Wege finden, um es bei der nächsten Iteration besser zu machen.
Das RAID-Log-Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Projektmanagement, Agile Abläufe
Ein RAID Log ist ein Tool für die Projektplanung, das sich auf vier Hauptbereiche konzentriert: Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten. Risiken sind Ereignisse, die negative Auswirkungen haben könnten, wenn sie eintreten. Annahmen sind Dinge, von denen du ausgehst, dass sie passieren und zum Erfolg des Projekts beitragen werden (und es negative Folgen haben wird, wenn sie nicht passieren). Probleme sind Risiken, die bereits eingetreten sind und einen negativen Einfluss auf das Projekt hatten. Abhängigkeiten sind Dinge, die begonnen oder abgeschlossen werden müssen, damit dein Projekt fortschreiten kann. RAID Logs werden oft am Anfang eines neuen Projekts eingesetzt, aber sie sind auch nützlich für die Abstimmung und das Teilen des Status quo bei Projekten, die bereits im Gange sind.
Das Prozessablauf-Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Produktmanagement, Kartierung
Mit dem Prozessablaufdiagramm kannst du jeden Plan oder Ansatz, den dein Team aufgestellt hat, bewerten, dokumentieren und strategisch ausrichten. Es ist ein nützliches Tool, um Blocker zu beseitigen oder zu verhindern. Eine Process Map, organisiert nach Phasen, ermöglicht es deinem Team, einen Prozess oder ein System aufzuteilen und die Deliverables und Aktionspunkte in jeder Phase des Prozesses aufzuzeichnen. Indem du die Ziele, Aktivitäten und Deliverables in jeder Phase eines Projekts aufschlüsselst, erhältst du Auskunft darüber, ob du auf dem richtigen Weg bist oder dich effektiv durch ein Problem arbeitest.
„What’s On Your Radar“-Template
Ideal für:
Business Management, Operations, Strategic Planning
Besteht bei dir oder deinem Team das Gefühl, durch Aufgaben überfordert oder überlastet zu sein? Habt ihr Schwierigkeiten, euch auf bestimmte Probleme zu konzentrieren? „What’s On Your Radar“ ist eine Design-Thinking-Methode, mit der du Ideen nach ihrer Wichtigkeit oder Relevanz auflisten kannst. Designer und Teams verwenden „What’s On Your Radar“, um sicherzustellen, dass ihre Ideen im Rahmen eines bestimmten Projekts liegen. Sie zählen auch auf diese Methode, wenn sie bewerten wollen, ob eine bestimmte Lösung ein bestehendes Problem vermutlich lösen wird. Aber selbst wenn du kein Designer bist, kann dir die Methode helfen, Prioritäten zuzuweisen und deine Ideen in der Realität zu verfestigen.