Das Prozessablauf-Template

Über das Prozessablauf-Template

Welchen Zweck hat ein Prozessablaufdiagramm ?

Du würdest nie auf die Idee kommen, ohne Karte ins Unbekannte aufzubrechen. Mit einem Prozessablaufdiagramm ist es nicht anders. Prozess Mapping ist eine effektive Methode, um jeden Plan oder Ansatz deines Teams zu bewerten, zu dokumentieren oder zu strategisieren. Indem du die Ziele, Aktivitäten und Deliverables in jeder Phase eines Projekts aufschlüsselst, erhältst du Auskunft darüber, ob du auf dem richtigen Weg bist oder dich effektiv durch ein Problem arbeitest. Erfahre mehr, um eine Prozess Map erstellen zu können.

Die meisten Teams, die Prozessablaufdiagramme verwenden, wollen die Effizienz steigern. Durch die Darstellung eines Prozesses auf der Seite können Teams Bereiche für Verbesserungen identifizieren: wie man den Prozess rationalisieren, die Kommunikation verbessern und eine bessere Dokumentation erstellen kann. Verwende das Prozessablaufdiagramm-Template, um Stakeholder zuzuweisen, Zuständigkeiten und Grenzen zu definieren, Aufgabenbereiche zu klären und Metriken festzulegen.

So erstellst du eine Process Map

Das Ziel des Prozessablaufdiagramms ist es, dein Projekt so aufzuschlüsseln, dass deine Teammitglieder deine Ziele verstehen und wissen, wie du diese erreichen willst. Indem du das Projekt in Phasen unterteilst, kannst du Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf demselben Stand sind, bevor du fortfährst.

Schritt 1: Definiere dein Ziel.

Welches Problem möchtest du lösen? Wie sieht der Prozess aus, den du gerne visualisieren möchtest?

Jetzt ist es an der Zeit, im großen Stil zu planen. Je weiter du in deiner Process Map vorankommst, desto mehr Zeit wirst du damit verbringen, dein Projekt in kleine Stücke zu zerlegen. Für den Moment kannst du dir jedoch ein umfassendes Ziel setzen.

Schritt 2: Brainstorming.

Welche Schritte musst du unternehmen, um dieses Problem zu lösen? Wie wird sich der Prozess entfalten?

Mach dir nicht zu viele Gedanken über die Reihenfolge, in der du den Prozess durchführen musst. Konzentrier dich darauf, alle Schritte zu Papier zu bringen. Überlege, welche Stakeholder du in dieses Projekt einbeziehen musst. Du kannst auch ein online Brainstorming über die Ressourcen durchführen, die du für die Ausführung der Aufgabe benötigst.

Schritt 3: Definiere den Erfolg.

Woran erkennst du, dass du das Problem gelöst hast? Wann ist der Prozess beendet?

Viele Teams überspringen diesen Schritt, aber es ist wichtig, ihn nicht zu vernachlässigen. Indem du klare Metriken für den Erfolg definierst – oder auch nur einen Haltepunkt – hast du etwas, auf das du hinarbeiten kannst.

Schritt 4: Bring Ordnung in die Dinge.

Welche Schritte ergreifst du, um das Problem zu lösen? In welcher Reihenfolge musst du arbeiten, um sicherzustellen, dass der Prozess erledigt wird?

Jetzt ist es an der Zeit, linear zu denken. Nimm das gesamte Rohmaterial aus deinem Brainstorming und fang an, die Dinge zu ordnen. Wenn eine lineare Arbeitsweise zu entmutigend ist, beginne mit der Definition der ersten und letzten Aufgabe, und arbeite dann an allem, was dazwischen liegt.

Schritt 5: Stelle es dar.

Wie sieht das Problem aus? Wie kannst du den Prozess visualisieren?

Jetzt ist es Zeit, dein Process Map Template zum Einsatz zu bringen. Erstelle zunächst einen Schlüssel. Der Schlüssel sollte Symbole enthalten, die du in der gesamten Process Map verwenden wirst. Du benötigst möglicherweise Symbole, um Aktivitäten, Eingaben, Ausgaben, Entscheidungen und Endpunkte darzustellen. Verwende ein System, das intuitiv und skalierbar ist. Zum Beispiel verwenden viele Menschen gerne Pfeile, um den Fluss der Entscheidungsfindung anzuzeigen.

Schritt 6: Überprüfe die Map.

Hast du gute Voraussetzungen, um das Problem zu lösen? Sieht die Process Map umsetzbar und nachvollziehbar aus?

Lade die Stakeholder ein, sich über die Map zu informieren. Achte genau auf mögliche Redundanzen, Engpässe und Probleme im Arbeitsablauf. Überprüfe jeden einzelnen Schritt, um sicherzustellen, dass sie logisch voneinander abhängen. Möglicherweise hilft es, zu den Unterlagen aus deinem Brainstorming zurückzukehren und sich zu vergewissern, dass nichts in der Übertragung verloren gegangen ist.