Arbeitsplan-Template
Definiere die Meilensteine eines Projekts und erstelle einen detaillierten Plan, um deine Ziele zu erreichen.
Über das Arbeitsplan-Template
Was ist ein Arbeitsplan?
Ein Arbeitsplan ist im Wesentlichen eine Roadmap für ein Projekt. Er zeigt auf, welche Schritte du durchführen musst, um das gewünschte Ziel zu erreichen. Zudem legt er nachweisbare Zielsetzungen und messbare Leistungsvorgaben fest. Ein effektiver Arbeitsplan führt dich durch den gesamten Projektlebenszyklus und bietet dir die Voraussetzungen, um in Zusammenarbeit mit deinem Team ein Ergebnis zu erreichen. Für deinen Workflow kannst du auch einen Zeitstrahl erstellen.
Lean Six Sigma ist ein Ansatz für die Optimierung von Geschäftsprozessen, der ursprünglich aus der Fertigungsindustrie stammt. Er zielt darauf ab, Verschwendung zu vermeiden, die Qualität zu verbessern und die Effizienz und den Produktwert zu steigern. Der Arbeitsplan ist ein Werkzeug, das dir bei der Planung von Projekten nach der Lean-Six-Sigma-Methodik helfen kann.
Die 4 Komponenten eines Arbeitsplans
Für einen zweckmäßig aufgesetzten Arbeitsplan benötigst du jede der folgenden Komponenten:
1. Ziele
Die Ziele sind der ultimative Zweck deines Projekts; kurz gesagt, was dein Team letztendlich erreichen soll. Dabei kann es sich um ein sehr spezifisches oder auch um ein breiter definiertes Ziel handeln.
2. Strategie
Deine Strategie spiegelt das große Ganze deines Projektplans wider, also was du implementieren wirst, um deine Ziele zu erreichen. Dazu gehören die Beschreibung deiner Ressourcen und deiner Einschränkungen und wie du deine Stärken nutzen wirst.
3. Taktik
Die Taktik umfasst die kleineren Entscheidungen, Techniken und Maßnahmen, die du einsetzen wirst, um deine breiter definierte Strategie zu erreichen. Hierzu gehören: die Definition von Aufgaben, die Identifizierung von Personen, die du dir für bestimmte Aufgaben wünschst, Anweisungen für die Umsetzung der Aufgaben und mehr.
4. Zu erbringende Leistungen
Zu erbringende Leistungen sind die spezifischen, zeitlich begrenzten Ergebnisse, die du gemäß der Definition deiner Gesamtstrategie mit bestimmten Aufgaben bewerkstelligen willst. Sie zeigen, ob du in Bezug auf deine Ziele im Zeitplan liegst.
So verwendest du das Arbeitsplan-Template
Da du nun alle einzelnen Komponenten eines Arbeitsplans kennst, sehen wir uns an, wie du sie alle verbindest. Verwende dieses Arbeitsplan-Template für deinen Einstieg und folge diesen Schritten:
1. Treffen mit Stakeholdern
Der vielleicht wichtigste Teil eines Arbeitsplans besteht darin, dass du Rückmeldungen von den richtigen Personen bekommst und keine Informationen übersiehst. Lade alle Teammitglieder, Stakeholder und Projektsponsoren zu einem Meeting ein und verwende dieses Treffen für Brainstorming, Überlegungen zum Zeitplan und die Ermittlung von Einschränkungen.
2. Ziele, Strategie, Taktik und zu erbringende Leistungen identifizieren
Nachdem du den Prozess mit den Projektbeteiligten im Detail besprochen hast, ist es an der Zeit, die Ziele, Strategien, Taktik und zu erbringenden Leistungen deines Plans zu ermitteln. Diese Faktoren sind das Herzstück des Arbeitsplans. Daher sollte der Großteil deiner Zeit dafür aufgewendet werden.
3. Einen Arbeitsplan erstellen
Ein Arbeitsplan ist ein umsetzbarer Entwurf, der auf deinem Plan basiert, einschließlich der Fälligkeitstermine und des Gesamtzeitrahmens für das Erreichen deiner Projektziele.
Selbstverständlich ist es normal, dass sich Aspekte im Laufe eines Projekts ändern (insbesondere bei großen Projekten). Dein Arbeitsplan kann nicht alles umfassen – und sollte dies auch nicht tun. Liste möglichst viele deiner Ziele, Strategien, Vorhaben und Taktiken auf und füge Termine für bestimmte Aufgaben hinzu, aber mache dir keine Gedanken, falls du später Anpassungen vornehmen musst. Projektmanagementsoftware kann nützlich sein, um einen besseren Überblick über Termine, Aufgaben und Aufträge zu behalten.
Wann solltest du einen Arbeitsplan verwenden?
Du kannst einen Arbeitsplan zu Beginn eines Projekts für strategische Planungszwecke verwenden, um den Umfang eines Projekts festzulegen und den Plan im Laufe des Projekts mit den tatsächlichen Daten zu aktualisieren. Setze regelmäßige Meetings fest, damit du den Plan durchgehen kannst. So kannst du sicherstellen, dass du im Zeitplan liegst und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Arbeitspläne sind besonders hilfreich, wenn du viele komplexe Projekte hast und verschiedene Stakeholder koordinieren oder mit funktionsübergreifenden Partnern zusammenarbeiten musst.
Aus welchen Komponenten besteht ein Arbeitsplan?
Die Komponenten eines Arbeitsplans sind: Ziele, Strategie, Taktik und zu erbringende Leistungen.
Wie schreibe ich einen Arbeitsplan?
Schreibe einen Arbeitsplan, indem du jede der oben erwähnten Komponenten für dein Projekt ermittelst, anschließend entsprechende Aufgaben erstellst, diese einer bestimmten Person zuweist (einschließlich Liefertermin) und dann für jeden Beteiligten deutlich definierte Zielvorgaben festlegst.
Beginne jetzt mit diesem Template
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Ein Statusbericht ist eine Momentaufnahme: Er zeigt dir, wie etwas zu einem bestimmten Zeitpunkt läuft. Du kannst einen Statusbericht für ein Projekt, ein Team oder eine Situation bereitstellen, solange er die Ereignisabfolge eines Projekts darlegt. Als Projektmanager kannst du diesen Bericht nutzen, um Protokoll über Projekt-Timelines zu führen. Im Idealfall sollte jeder Stakeholder des Projekts einen Statusbericht betrachten und folgende Frage beantworten können: „Wo stehen wir und wie sind wir hierher gekommen?“ Dieses Template dient dir als Ausgangsbasis für die Zusammenfassung des Fortschritts im Vergleich zu einem Plan oder Ergebnis.
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Es ist verlockend, den Erfolg eines Sprints nur daran zu messen, ob Ziele und Zeitvorgaben eingehalten wurden. Aber es gibt noch eine weitere wichtige Erfolgskennzahl: Emotionen. Und Mad Sad Glad ist eine beliebte, effektive Technik für Teams, um ihre Emotionen nach einem Sprint zu erforschen und zu teilen. So können Sie das Positive hervorheben, die Bedenken unterstreichen und entscheiden, wie Sie als Team weiter vorgehen wollen. Mit dieser Vorlage können Sie ganz einfach ein Mad Sad Glad durchführen, das Ihnen hilft, Vertrauen aufzubauen, die Teammoral zu verbessern und das Engagement zu steigern.