Project Kick-off Template
Bestimmt gemeinsame Ziele und eine Zweck, bevor ihr Team-Projekte beginnt.
Über das Project Kick-Off Template
Bei einem Project Kick-off sind alle beteiligt, die an der Durchführung eines Projekts mitwirken. Er beschreibt, was getan werden muss, um fortzufahren. Am Ende der Sitzung sollten sich alle einig sein, wie der Erfolg aussehen wird.
Folgende Punkte sollten in einem Kick-off Meeting besprochen werden:
Team und Stakeholder
Projekthintergrund und Geschäftsanforderungen
Zweck und Projektziele
Umfang und Timeline
Metriken zur Messung des Erfolgs
Projektrollen
Lies weiter, um mehr über Project Kick-offs zu erfahren.
Was ist ein Project Kick-off?
Ein Project Kick-off legt die Vision und den Umfang von Team-Aufgaben fest. Oft müssen verschiedene Stakeholder beteiligt sein, wie z. B. das Management, Sponsoren, Projektmanager und das Projekt-Team. Bei einem Kick-off wird die Kommunikation unter Stakeholdern festgelegt und der Zeitrahmen konkretisiert. Du kannst dieses Template für interne Team-Projekte oder externe Stakeholder wie Kunden, Berater oder Sponsoren anpassen. Um die Kommunikation zu verbessern, kannst auch die Kommunikationsmatrix Vorlage nutzen.
Eine aktive Beteiligung an einem Project Kick-off Meeting kann dafür sorgen, dass sich alle über die Erwartungen im Klaren sind. Bei Kick-offs sollten alle die nötigen Informationen erhalten, um sich produktiv zu beteiligen, sich auf etwaige Rückschläge vorzubereiten oder davon zu erholen, und um Teams und externe Partnerschaften zuversichtlich aufbauen zu können.
Wann sollten Project Kick-offs stattfinden?
Kick-offs können nach dem Start von kleineren Projekten stattfinden, oder bei größeren Projekten nach Abschluss der Planung und vor der Ausführung. Du kannst ein Meeting abhalten oder sie zu Beginn jeder Phase von größeren Projekten einplanen.
Der Kick-off-Prozess stellt sicher, dass jeder den Zweck des Projekts versteht und Verantwortung für seine Funktion übernehmen kann. Wenn alle von Anfang an wissen, was sie erwartet, bleiben sie motiviert und können an der Fertigstellung des Projekts zusammenarbeiten.
Erstelle deine eigenen Project Kick-offs
Die Erstellung deiner eigenen Project Kick-offs ist einfach. Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um sie zu erstellen und mit anderen zu teilen. Wähle zunächst das Project Kick-off Template aus und führe dann die folgenden Schritte durch, um ein eigenes zu erstellen.
Eröffne das Meeting mit einem Eisbrecher. Gute Beziehungen sind die Grundlage jedes erfolgreichen Projekts. Eisbrecher, Spiele, Aktivitäten, Fragen oder virtuelle Events sorgen dafür, dass sich alle wohlfühlen, sich beteiligen und potenziell herausfordernde Projektphasen gemeinsam überwinden.
Bestimme jemanden, der Notizen macht. Bestimme ein Teammitglied, das Entwicklungen, Maßnahmen oder Änderungen, die vorgenommen werden müssen, während des Meetings niederschreibt. Notiere Fragen für Q&A am Ende des Meetings. Mit Miro Visual Notes kannst du detailliertere Notizen machen, wenn dein Text nicht auf eine Sticky Note oder in ein Textfeld passt.
Definiere Hintergrund, Umfang, und Ansatz des Projekts. Dein Team braucht einen konkreten Zusammenhang, damit es erfolgreich sein kann. Damit können folgende Fragen beantwortet werden: Warum wird dieses Projekt durchgeführt? Was ist unser Ziel? Was werden wir abliefern und wann? Wer muss beteiligt sein? Wie werden wir Erfolg messen?
Lege die Aufgaben jedes Teammitglieds fest. Lege die Rollen und Aufgaben aller Beteiligten fest. Das umfasst Abhängigkeiten, Hand-offs und funktionsübergreifende Beziehungen. Etabliere einige Richtlinien für die Zusammenarbeit, insbesondere für das Teilen von Prozessen, Dokument-Versionen, Notizen, Feedback und Updates.
Lege eine Agenda für den Kick-off und die nächsten Schritte fest. Was muss jeder als Nächstes tun? Überprüfe Ziele und Action Items. Vergewissere dich, dass jeder Zugriff auf gemeinsame Dokumente und Ressourcen hat. Ihr könnt Dateien direkt auf euer Miro Board hochladen.
Nehmt euch am Ende Zeit für Fragen und Antworten, um etwaige Annahmen oder Spekulationen klarzustellen. Was hast du noch nicht allen mitgeteilt? Was muss dein Team wissen? Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um ein Follow-up-Meeting mit deinem Team oder mit Personen auszumachen, die nicht am Kick-off teilnehmen konnten.
Nutze die Projekt Kickoff Vorlage als Teil deiner Strategieentwicklung. Nutze die Tools und Vorlagen von Miro, um eine Strategie zu entwickeln.
Was sollte ein Projekt Kickoff Meeting beinhalten?
Du solltest alles aufnehmen, was für die Führung der Mitarbeiter*innen durch das Projekt erforderlich ist. Durch die Festlegung der Hauptziele des Projekts und der RACI ist es für alle Beteiligten einfacher, ihre Rolle und ihre Aufgaben zu verstehen. Das Kickoff Meeting dient auch dazu, festzulegen, wie mit der Durchführung des Projekts begonnen werden soll. Als bewährtes Verfahren solltest du am Ende dieses Meetings eine Checkliste für das Kickoff-Meeting erstellen und eine Folgesitzung anberaumen, um den Projektfortschritt zu verfolgen.
Wer sollte an einem Projekt Kickoff Meeting beteiligt sein?
Beim Kickoff-Meeting ist es wichtig, alle Beteiligten und die wichtigsten Stakeholder*innen einzuladen (die später über die Ergebnisse und Erfolge des Projekts informiert werden sollen). Es ist hilfreich, alle beteiligten Teams (Entwicklung, Design, Inhalt, Marketing, Produkt usw.) und Teilnehmer*innen aufzulisten. Im Zweifelsfall solltest du dich vor dem eigentlichen Treffen erkundigen, ob sie die richtige Person für die Teilnahme sind.
Beginne jetzt mit diesem Template
Das Funding-Tracker-Template
Ideal für:
Kanban Boards, Operations
Viele Organisationen, insbesondere gemeinnützige, sind von Förderungen abhängig. Das Erreichen von Fundraising-Zielen ist ein wesentlicher Bestandteil ihrer Mission. Ein Funding Tracker bietet ihnen ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches Tool zur Messung ihres Fortschritts, damit sie auf Kurs bleiben. Dieses Template hilft dir nicht nur bei der Visualisierung von Meilensteinen, sondern auch dabei, die Öffentlichkeit zum Spenden zu motivieren und den Überblick über diese Spender zu behalten. Es ist besonders dann nützlich, wenn du mehrere Spenden aus verschiedenen Quellen erhältst.
Template für eine Zusammenfassung/ Kurzfassung (Executive Summary Template)
Ideal für:
Leadership, Project Management, Documentation
Wecke ihre Neugierde. Begeistere dein Team und deine Kunden. Motiviere alle Beteiligten zum Weiterlesen und zum weiteren Eintauchen in die Details deines Vorschlags oder Angebots. Überzeuge alle mit deiner visuellen Zusammenfassung deiner Vision. Genau das ist es, was eine gute Zusammenfassung zu leisten vermag – und warum sie eine entscheidende Einleitung für Geschäftspläne, Projektpläne, Investitionsvorschläge und mehr ist. Verwende dieses Template, um eine Zusammenfassung zu schreiben, die Vertrauen schafft, weil sie die wichtigsten Fragen beantwortet: Worum geht es bei deinem Projekt? Was sind die Ziele? Wie bringst du deine Fähigkeiten und Ressourcen in das Projekt ein? Und wer kann voraussichtlich davon profitieren?
Agenda Template
Ideal für:
Workshops, Besprechungen, Projektmanagement
Auch wenn Sie jahrelang Meetings gehostet haben, ist es etwas ganz anderes, sie online zu hosten. Es ist wichtig, dass sie strukturiert, zielgerichtet und aufgabenbezogen sind. Das alles beginnt mit einer detaillierten Agenda, und dieses Template macht es Ihnen so einfach, eine zu erstellen. Und das Beste daran? Agenden sind oft trocken und langweilig – aber nicht hier. Wir machen es Ihnen leicht, Grafiken, Farben, Schriftarten und Bilder Ihrer Wahl einzubringen, um Ihre Agenda mit Persönlichkeit und Kreativität zu versehen.
Das Lean-Coffee-Template Vorlage für hybride Teammeetings
Ideal für:
Agile Methodologie, Produktmanagement, Besprechungen
Was macht ein großartiges Meeting aus? (außer dein Team und die Pizza) Es bedeutet, die Fähigkeiten, Ressourcen und Zeit jedes Einzelnen zu schätzen, indem man sie bestmöglich nutzt. Darauf zielt der Ansatz von Lean Coffee ab. Lean Coffee eignet sich hervorragend für Team-Brainstormings und Retrospektiven und teilt das Meeting in drei grundlegende Phasen auf: was zu besprechen ist, was besprochen wird und was besprochen wurde. Dieses Template macht es dir leicht, Sticky Notes zu sammeln und die Spalten zu aktualisieren, während du von einem Thema zum nächsten gehst.
Projekt Review Vorlage
Ideal für:
Project Management, Project Review
Die intelligente Projekt Review Vorlage in Miro ist ein Meilenstein für das Projektmanagement. Sie kombiniert KI-gesteuerte Erkenntnisse mit interaktiven Funktionen, um den Überprüfungsprozess zu rationalisieren und ihn effizienter und kooperativer zu gestalten. Ein Hauptvorteil dieser Vorlage ist ihre Fähigkeit, die Abstimmung im Team zu verbessern. Durch die Bereitstellung eines strukturierten Formats für die Dokumentation von Zeitplänen, Hypothesen, Zielgruppen, Erfolgsmetriken und potenziellen Hindernissen wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen, was ein gemeinsames Verständnis und Vertrauen in die Richtung des Projekts fördert.
Template für Porters Branchenstrukturanalyse (Five-Forces-Modell)
Ideal für:
Geschäftsführung, Strategische Planung, Marktforschung
Das von Michael Porter, einem Professor der Harvard Business School, entwickelte Five-Forces-Modell (auch Branchenstrukturanalyse oder Fünf-Kräfte-Modell genannt) ist heute eines der beliebtesten und am meisten beachteten Werkzeuge für unternehmerische Planung, das Teams zur Verfügung steht. Verwende die Branchenstrukturanalyse von Porter, um die Stärken deiner aktuellen Mitbewerber zu messen und zu entscheiden, in welchen Märkten du Fuß fassen könntest. Die von Porter definierten fünf Kräfte sind: Verhandlungsstärke der Lieferanten, Verhandlungsstärke der Käufer, Rivalität unter bestehenden Mitbewerbern, Bedrohung durch Ersatzprodukte oder Ersatzservices und Bedrohung durch Markteinsteiger.