Project Kick-off Template
Bestimmt gemeinsame Ziele und eine Zweck, bevor ihr Team-Projekte beginnt.
Über das Project Kick-Off Template
Bei einem Project Kick-off sind alle beteiligt, die an der Durchführung eines Projekts mitwirken. Er beschreibt, was getan werden muss, um fortzufahren. Am Ende der Sitzung sollten sich alle einig sein, wie der Erfolg aussehen wird.
Folgende Punkte sollten in einem Kick-off Meeting besprochen werden:
Team und Stakeholder
Projekthintergrund und Geschäftsanforderungen
Zweck und Projektziele
Umfang und Timeline
Metriken zur Messung des Erfolgs
Projektrollen
Lies weiter, um mehr über Project Kick-offs zu erfahren.
Was ist ein Project Kick-off?
Ein Project Kick-off legt die Vision und den Umfang von Team-Aufgaben fest. Oft müssen verschiedene Stakeholder beteiligt sein, wie z. B. das Management, Sponsoren, Projektmanager und das Projekt-Team. Bei einem Kick-off wird die Kommunikation unter Stakeholdern festgelegt und der Zeitrahmen konkretisiert. Du kannst dieses Template für interne Team-Projekte oder externe Stakeholder wie Kunden, Berater oder Sponsoren anpassen. Um die Kommunikation zu verbessern, kannst auch die Kommunikationsmatrix Vorlage nutzen.
Eine aktive Beteiligung an einem Project Kick-off Meeting kann dafür sorgen, dass sich alle über die Erwartungen im Klaren sind. Bei Kick-offs sollten alle die nötigen Informationen erhalten, um sich produktiv zu beteiligen, sich auf etwaige Rückschläge vorzubereiten oder davon zu erholen, und um Teams und externe Partnerschaften zuversichtlich aufbauen zu können.
Wann sollten Project Kick-offs stattfinden?
Kick-offs können nach dem Start von kleineren Projekten stattfinden, oder bei größeren Projekten nach Abschluss der Planung und vor der Ausführung. Du kannst ein Meeting abhalten oder sie zu Beginn jeder Phase von größeren Projekten einplanen.
Der Kick-off-Prozess stellt sicher, dass jeder den Zweck des Projekts versteht und Verantwortung für seine Funktion übernehmen kann. Wenn alle von Anfang an wissen, was sie erwartet, bleiben sie motiviert und können an der Fertigstellung des Projekts zusammenarbeiten.
Erstelle deine eigenen Project Kick-offs
Die Erstellung deiner eigenen Project Kick-offs ist einfach. Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um sie zu erstellen und mit anderen zu teilen. Wähle zunächst das Project Kick-off Template aus und führe dann die folgenden Schritte durch, um ein eigenes zu erstellen.
Eröffne das Meeting mit einem Eisbrecher. Gute Beziehungen sind die Grundlage jedes erfolgreichen Projekts. Eisbrecher, Spiele, Aktivitäten, Fragen oder virtuelle Events sorgen dafür, dass sich alle wohlfühlen, sich beteiligen und potenziell herausfordernde Projektphasen gemeinsam überwinden.
Bestimme jemanden, der Notizen macht. Bestimme ein Teammitglied, das Entwicklungen, Maßnahmen oder Änderungen, die vorgenommen werden müssen, während des Meetings niederschreibt. Notiere Fragen für Q&A am Ende des Meetings. Mit Miro Visual Notes kannst du detailliertere Notizen machen, wenn dein Text nicht auf eine Sticky Note oder in ein Textfeld passt.
Definiere Hintergrund, Umfang, und Ansatz des Projekts. Dein Team braucht einen konkreten Zusammenhang, damit es erfolgreich sein kann. Damit können folgende Fragen beantwortet werden: Warum wird dieses Projekt durchgeführt? Was ist unser Ziel? Was werden wir abliefern und wann? Wer muss beteiligt sein? Wie werden wir Erfolg messen?
Lege die Aufgaben jedes Teammitglieds fest. Lege die Rollen und Aufgaben aller Beteiligten fest. Das umfasst Abhängigkeiten, Hand-offs und funktionsübergreifende Beziehungen. Etabliere einige Richtlinien für die Zusammenarbeit, insbesondere für das Teilen von Prozessen, Dokument-Versionen, Notizen, Feedback und Updates.
Lege eine Agenda für den Kick-off und die nächsten Schritte fest. Was muss jeder als Nächstes tun? Überprüfe Ziele und Action Items. Vergewissere dich, dass jeder Zugriff auf gemeinsame Dokumente und Ressourcen hat. Ihr könnt Dateien direkt auf euer Miro Board hochladen.
Nehmt euch am Ende Zeit für Fragen und Antworten, um etwaige Annahmen oder Spekulationen klarzustellen. Was hast du noch nicht allen mitgeteilt? Was muss dein Team wissen? Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um ein Follow-up-Meeting mit deinem Team oder mit Personen auszumachen, die nicht am Kick-off teilnehmen konnten.
Nutze die Projekt Kickoff Vorlage als Teil deiner Strategieentwicklung. Nutze die Tools und Vorlagen von Miro, um eine Strategie zu entwickeln.
Was sollte ein Projekt Kickoff Meeting beinhalten?
Du solltest alles aufnehmen, was für die Führung der Mitarbeiter*innen durch das Projekt erforderlich ist. Durch die Festlegung der Hauptziele des Projekts und der RACI ist es für alle Beteiligten einfacher, ihre Rolle und ihre Aufgaben zu verstehen. Das Kickoff Meeting dient auch dazu, festzulegen, wie mit der Durchführung des Projekts begonnen werden soll. Als bewährtes Verfahren solltest du am Ende dieses Meetings eine Checkliste für das Kickoff-Meeting erstellen und eine Folgesitzung anberaumen, um den Projektfortschritt zu verfolgen.
Wer sollte an einem Projekt Kickoff Meeting beteiligt sein?
Beim Kickoff-Meeting ist es wichtig, alle Beteiligten und die wichtigsten Stakeholder*innen einzuladen (die später über die Ergebnisse und Erfolge des Projekts informiert werden sollen). Es ist hilfreich, alle beteiligten Teams (Entwicklung, Design, Inhalt, Marketing, Produkt usw.) und Teilnehmer*innen aufzulisten. Im Zweifelsfall solltest du dich vor dem eigentlichen Treffen erkundigen, ob sie die richtige Person für die Teilnahme sind.
Beginne jetzt mit diesem Template
Perceptual-Map-Template
Ideal für:
Marketing, Desk Research, Kartierung
Um deine Werbebotschaften und dein Marketing anzupassen, dein Produkt zu verbessern und deine Marke aufzubauen, musst du die Wahrnehmung deiner Kunden kennen: Wie denken sie über dich und deine Mitbewerber? Mit einer Perceptual-Map kannst du diese Erkenntnisse erlangen. Dieses einfache, leistungsstarke Tool erstellt eine visuelle Darstellung davon, wie Kunden deinen Preis, deine Performance, deine Sicherheit und deine Zuverlässigkeit bewerten. Mit diesem Template kannst du deine Kunden besser einschätzen, Marktlücken erkennen und Änderungen im Kundenverhalten und den Kaufentscheidungen nachvollziehen.
Das REAN-Template
Ideal für:
Marketing, Strategische Planung, Besprechungen
Das REAN-Modell wurde erstmals in Cult of Analytics vorgestellt. Es misst und versteht die Wirksamkeit von Marketing-Bemühungen. REAN steht für Reach (Reichweite), Engage (Beteiligung), Activate (Aktivierung) und Nurture (Pflege). Das REAN-Modell hilft Marketing-Teams bei der Entwicklung nützlicher KPIs, mit denen sie messen können, wie gut ihre Marketing- oder Werbekampagnen laufen. Viele Teams verlassen sich auf das REAN-Modell, weil es sich auf viele Marketing-Bemühungen anwenden lässt: das Planen von Frameworks für die Messung, das Festlegen von Zielen und die Darstellung digitaler Marketing-Kanäle.
Das Jobs-to-be-Done-Template
Ideal für:
Ideenfindung, Design Thinking, Brainstorming
Mit der „Anheuerung“ beauftragt der Kunde ein Produkt oder einen Service mit einer „Aufgabe“, und wenn diese nicht richtig erledigt wird, sucht der Kunde nach jemandem, der es besser kann. Ausgehend von dieser einfachen Prämisse hilft das Jobs-to-be-Done (JTBD)-Framework Unternehmern, Start-ups und Geschäftsführern ihre Kunden zu definieren und unerfüllte Bedürfnisse auf dem Markt zu erkennen. Eine standardmäßige „Aufgabenstory“ ermöglicht es dir, die Dinge aus der Perspektive des Kunden zu sehen, indem du dessen Erzählung so aufbaust: „Wenn ich … möchte ich … damit ich …“.
Agile-Board-Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Besprechungen, Agile Abläufe
Als Komponente des beliebten agilen Frameworks ist ein Agile Board eine visuelle Darstellung, mit der du Aufgaben während eines Produktionszyklus synchronisieren kannst. Ein Agile Board wird zwar in der Regel zusammen mit agilen Entwicklungsmethoden wie Kanban und Scrum eingesetzt, aber jeder kann das Tool verwenden. Das von Softwareentwicklern und Projektmanagern eingesetzte Board hilft mit einem flexiblen, transparenten und iterativen Ansatz bei der Verwaltung von Aufgaben. Das Agile-Board-Template bietet eine einfache Möglichkeit für die ersten Schritte, da es ein vorgefertigtes Layout mit Haftnotizen bereitstellt, das sich an die jeweiligen Aufgaben und dein Teams anpassen lässt.
Das Unterrichtsreflexion-Template
Ideal für:
Education, Meetings
Die Vorlage für die Unterrichtsreflexion ist ein Instrument, das Raum für Selbstreflexion und Verbesserung schafft. Die Schüler können die wichtigsten Erkenntnisse aus einer Lektion und die Themen, die sie am interessantesten finden, bewerten. Wenn die Lehrkräfte die Lektionsreflexion der Schüler erhalten, können sie nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Lern- und Lehrmethoden suchen. Die Vorlage "Lesson Reflection" kann dir helfen, den Bildungsprozess zu erleichtern, und sie ist einfach und unkompliziert zu verwenden.
Daily Standup Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Besprechungen, Software-Entwicklung
Das gesamte Team kommt zusammen, um den vergangenen und den bevorstehenden Tag zu besprechen. Diese täglichen Meetings werden auch als „Scrums“ bezeichnet und sind kurz aber sehr nützlich, um Blockaden zu identifizieren, jedem Teammitglied eine Stimme zu geben, Fortschritt zu garantieren und eine effektive Zusammenarbeit zu fördern. Mit diesem Template ist die Planung von Daily Standups für dein Sprint-Team ein Kinderspiel. Du wählst zuerst Datum und Uhrzeit aus, erstellst eine Agenda und behältst für den gesamten Sprint das gleiche Format bei.