Project Kick-off Template
Bestimmt gemeinsame Ziele und eine Zweck, bevor ihr Team-Projekte beginnt.
Über das Project Kick-Off Template
Bei einem Project Kick-off sind alle beteiligt, die an der Durchführung eines Projekts mitwirken. Er beschreibt, was getan werden muss, um fortzufahren. Am Ende der Sitzung sollten sich alle einig sein, wie der Erfolg aussehen wird.
Folgende Punkte sollten in einem Kick-off Meeting besprochen werden:
Team und Stakeholder
Projekthintergrund und Geschäftsanforderungen
Zweck und Projektziele
Umfang und Timeline
Metriken zur Messung des Erfolgs
Projektrollen
Lies weiter, um mehr über Project Kick-offs zu erfahren.
Was ist ein Project Kick-off?
Ein Project Kick-off legt die Vision und den Umfang von Team-Aufgaben fest. Oft müssen verschiedene Stakeholder beteiligt sein, wie z. B. das Management, Sponsoren, Projektmanager und das Projekt-Team. Bei einem Kick-off wird die Kommunikation unter Stakeholdern festgelegt und der Zeitrahmen konkretisiert. Du kannst dieses Template für interne Team-Projekte oder externe Stakeholder wie Kunden, Berater oder Sponsoren anpassen. Um die Kommunikation zu verbessern, kannst auch die Kommunikationsmatrix Vorlage nutzen.
Eine aktive Beteiligung an einem Project Kick-off Meeting kann dafür sorgen, dass sich alle über die Erwartungen im Klaren sind. Bei Kick-offs sollten alle die nötigen Informationen erhalten, um sich produktiv zu beteiligen, sich auf etwaige Rückschläge vorzubereiten oder davon zu erholen, und um Teams und externe Partnerschaften zuversichtlich aufbauen zu können.
Wann sollten Project Kick-offs stattfinden?
Kick-offs können nach dem Start von kleineren Projekten stattfinden, oder bei größeren Projekten nach Abschluss der Planung und vor der Ausführung. Du kannst ein Meeting abhalten oder sie zu Beginn jeder Phase von größeren Projekten einplanen.
Der Kick-off-Prozess stellt sicher, dass jeder den Zweck des Projekts versteht und Verantwortung für seine Funktion übernehmen kann. Wenn alle von Anfang an wissen, was sie erwartet, bleiben sie motiviert und können an der Fertigstellung des Projekts zusammenarbeiten.
Erstelle deine eigenen Project Kick-offs
Die Erstellung deiner eigenen Project Kick-offs ist einfach. Das Whiteboard von Miro ist die perfekte Leinwand, um sie zu erstellen und mit anderen zu teilen. Wähle zunächst das Project Kick-off Template aus und führe dann die folgenden Schritte durch, um ein eigenes zu erstellen.
Eröffne das Meeting mit einem Eisbrecher. Gute Beziehungen sind die Grundlage jedes erfolgreichen Projekts. Eisbrecher, Spiele, Aktivitäten, Fragen oder virtuelle Events sorgen dafür, dass sich alle wohlfühlen, sich beteiligen und potenziell herausfordernde Projektphasen gemeinsam überwinden.
Bestimme jemanden, der Notizen macht. Bestimme ein Teammitglied, das Entwicklungen, Maßnahmen oder Änderungen, die vorgenommen werden müssen, während des Meetings niederschreibt. Notiere Fragen für Q&A am Ende des Meetings. Mit Miro Visual Notes kannst du detailliertere Notizen machen, wenn dein Text nicht auf eine Sticky Note oder in ein Textfeld passt.
Definiere Hintergrund, Umfang, und Ansatz des Projekts. Dein Team braucht einen konkreten Zusammenhang, damit es erfolgreich sein kann. Damit können folgende Fragen beantwortet werden: Warum wird dieses Projekt durchgeführt? Was ist unser Ziel? Was werden wir abliefern und wann? Wer muss beteiligt sein? Wie werden wir Erfolg messen?
Lege die Aufgaben jedes Teammitglieds fest. Lege die Rollen und Aufgaben aller Beteiligten fest. Das umfasst Abhängigkeiten, Hand-offs und funktionsübergreifende Beziehungen. Etabliere einige Richtlinien für die Zusammenarbeit, insbesondere für das Teilen von Prozessen, Dokument-Versionen, Notizen, Feedback und Updates.
Lege eine Agenda für den Kick-off und die nächsten Schritte fest. Was muss jeder als Nächstes tun? Überprüfe Ziele und Action Items. Vergewissere dich, dass jeder Zugriff auf gemeinsame Dokumente und Ressourcen hat. Ihr könnt Dateien direkt auf euer Miro Board hochladen.
Nehmt euch am Ende Zeit für Fragen und Antworten, um etwaige Annahmen oder Spekulationen klarzustellen. Was hast du noch nicht allen mitgeteilt? Was muss dein Team wissen? Das ist auch ein guter Zeitpunkt, um ein Follow-up-Meeting mit deinem Team oder mit Personen auszumachen, die nicht am Kick-off teilnehmen konnten.
Nutze die Projekt Kickoff Vorlage als Teil deiner Strategieentwicklung. Nutze die Tools und Vorlagen von Miro, um eine Strategie zu entwickeln.
Was sollte ein Projekt Kickoff Meeting beinhalten?
Du solltest alles aufnehmen, was für die Führung der Mitarbeiter*innen durch das Projekt erforderlich ist. Durch die Festlegung der Hauptziele des Projekts und der RACI ist es für alle Beteiligten einfacher, ihre Rolle und ihre Aufgaben zu verstehen. Das Kickoff Meeting dient auch dazu, festzulegen, wie mit der Durchführung des Projekts begonnen werden soll. Als bewährtes Verfahren solltest du am Ende dieses Meetings eine Checkliste für das Kickoff-Meeting erstellen und eine Folgesitzung anberaumen, um den Projektfortschritt zu verfolgen.
Wer sollte an einem Projekt Kickoff Meeting beteiligt sein?
Beim Kickoff-Meeting ist es wichtig, alle Beteiligten und die wichtigsten Stakeholder*innen einzuladen (die später über die Ergebnisse und Erfolge des Projekts informiert werden sollen). Es ist hilfreich, alle beteiligten Teams (Entwicklung, Design, Inhalt, Marketing, Produkt usw.) und Teilnehmer*innen aufzulisten. Im Zweifelsfall solltest du dich vor dem eigentlichen Treffen erkundigen, ob sie die richtige Person für die Teilnahme sind.
Beginne jetzt mit diesem Template
Lean-Canvas Template
Ideal für:
Agile Methodologie, Strategische Planung, Agile Abläufe
Geschäftsmöglichkeiten können sehr umfangreich, umständlich und komplex sein – und ihre Bewertung kann eine echte Herausforderung darstellen. Lass dich von einem Lean-Canvas unterstützen, um deine Geschäftsidee für dich und dein Team aufzuschlüsseln. Dieses 1-Seite lange Geschäftsmodell ist ein hervorragendes Tool für Entrepreneure und aufstrebende Unternehmen. Es bietet dir einen einfachen Überblick über deine Idee, sodass du dich auf die Gesamtstrategie konzentrieren, mögliche Risiken und Chancen erkennen und die verschiedenen Faktoren, die für deine potenzielle Rentabilität in einer Branche ausschlaggebend sind, in einem Brainstorming analysieren kannst.
Stickies-Packs-Template
Ideal für:
Brainstorming, Meetings, Workshops
Sticky Notes sind eine beliebte Funktion für jede virtuelle, hybride oder persönliche Brainstorming-Sitzung. Teilnehmer können ihre Ideen mit Sticky Notes vorschlagen, sortieren oder darüber abstimmen – und vieles mehr. Mit dem Stickies Packs Template kannst du Gruppen von Sticky Notes für deine Teilnehmer anpassen. Dann kannst du deine Teilnehmer der Farbe ihrer Sticky Notes entsprechend in Gruppen aufteilen oder Ideen anhand der Farben kategorisieren usw. Mit dem Stickies Packs Template kannst du für Brainstorming-Sessions sorgen, die deinen Anforderungen gerecht und auf deine Ziele abgestimmt sind.
Template für Gesprächsnotizen
Ideal für:
Business Management, Meetings
Wenn dein Meeting erfolgreich ist (und Miro hilft dir dabei, dass es das ist), wird die Beteiligung groß sein und es werden brillante Ideen eingebracht und wichtige Entscheidungen getroffen werden. Achte darauf, dass du nichts übersiehst: Mit unserem Template für Gesprächsnotizen kannst du Notizen und Feedback an einem zentralen Ort, auf den das gesamte Team zugreifen kann, nachverfolgen. Ernenne vor dem Meeting einfach einen Schriftführer und lege die Diskussionspunkte fest. Überlasse es anschließend dem Schriftführer, Notizen zu den Teilnehmern, wichtigen besprochenen Punkten und getroffenen Entscheidungen zu machen.
Template für Visual-Story-Diagramm
Ideal für:
Marketing, Desk Research, Kartierung
Manche betrachten ein Visual-Story-Diagramm als eine stilisierte To-do-Liste, aber diese Methode hat wesentlich mehr Potenzial. Mit einem Visual-Story-Diagram kann ein Produktmanagementteam mehrere Informationsdimensionen visualisieren. So kann es erkennen, wie sich diese Teile zusammenfügen, um ein erfolgreiches Ganzes zu schaffen. Verwende das Template für Visual-Story-Diagramme, um sicherzustellen, dass deine Produktmanager abgestimmt sind und um eine „einzige Quelle der Wahrheit“ (Single Source of Truth, SSOT) über deine Projekte zu erstellen.
Sechs Denkhüte Template
Ideal für:
Ideenfindung, Brainstorming
Die Sechs Denkhüte von Dr. Edward de Bono wurden als Alternative zu Argumenten entwickelt, um Teams bei der gemeinsamen Erforschung und Entwicklung von Ideen zu unterstützen. Verwende diese Vorlage, um kreatives Denken zu fördern und verschiedene Perspektiven zu erhalten, damit du und dein Team besser informierte Entscheidungen treffen können.
Das Voice-of-Customer-Template (Stimme des Kunden)
Ideal für:
Marketing, Desk Research, User Experience
Die Stimme des Kunden zu erkennen, ist ein entscheidender Bestandteil jeder Strategie für Kundenerlebnisse. Die Stimme des Kunden ist einfach ein Rahmen für das Verständnis der Bedürfnisse, Wünsche, Vorlieben und Erwartungen deiner Kunden, wenn sie mit deiner Marke interagieren. Die Auswertung deiner Kundenstimme ermöglicht es dir, herauszufinden, was deine Kunden denken, fühlen und über deine Produkte und Dienstleistungen sagen, damit du eine bessere Customer Journey entwickeln kannst. Verwende die Vorlage Voice of Customer, um Antworten auf wichtige Fragen zu deinen Kunden aufzuzeichnen, z. B.: Was sagen sie über unser Produkt? Welche Bedürfnisse haben sie? Wie können wir dieses Bedürfnis erfüllen? Und wer ist diese Persona?