Vorlage für ein Projekt-Kickoff
Den Grundstein für eine effiziente Zusammenarbeit und erfolgreiche Projektergebnisse legen.
Über die Vorlage für das Projekt-Kickoff-Meeting
Die Vorlage für das Projekt-Kickoff-Meeting erleichtert es Projektmanagern, Teams von Beginn an auszurichten, indem Erwartungen und nächste Schritte klar definiert werden, sodass das Projekt reibungslos und effizient abläuft. Diese Vorlage eignet sich auch perfekt, um ein Projektmanifest zu erstellen, in dem alle Beteiligten jederzeit die Projektziele, Kernwerte und Arbeitsweisen einsehen können.
Was ist die Vorlage für das Projekt-Kickoff-Meeting?
Die Vorlage für das Projekt-Kickoff-Meeting enthält sieben Schritte oder Aktivitäten, um ein erfolgreiches Projekt-Kickoff-Meeting durchzuführen:
Einführung in das Projekt + Meeting-Gastgeber
Eisbrecher-Aktivität
Ziele und Themen für das Meeting
Projekt-RACI
Fragen und Antworten
Projektplanungs-Board
Zusammenfassung der Aktionspunkte + nächste Schritte
Es ähnelt einer Checkliste für ein Projekt-Kickoff-Meeting, bei der Sie alle notwendigen Schritte definieren, um Ihr Projekt auszuführen und sich mit Ihrem Team oder den Projektteilnehmern über Rollen, Verantwortlichkeiten, die besten Arbeitsweisen und die Kommunikation untereinander abzustimmen.
Die Vorlage für das Projekt-Kickoff-Meeting dient auch als verlässliche Informationsquelle, auf die du jederzeit zurückgreifen kannst, wenn du nach Informationen oder Anleitungen für dein Projekt suchst.
Für wen ist die Vorlage für das Projekt-Kickoff-Meeting gedacht?
Diese Vorlage ist für Projektmanager geeignet, um neue Initiativen zu starten, aber auch jeder an einem Projekt beteiligte Stakeholder kann sie nutzen. Diese Vorlage eignet sich auch sehr gut für funktionsübergreifende Teams, die neue Projekte beginnen, da sie die Ziele des Projekts, RACI und die nächsten Schritte jedes Teilnehmers in einem gemeinsamen Bereich organisiert.
Wie man die Vorlage für ein Projekt-Kickoff-Meeting verwendet:
Diese Vorlage ist ein Framework, das sieben Aktivitäten (oder Rahmen) enthält, damit du Projektmeetings reibungslos und effizient leiten kannst. Folge den untenstehenden Schritten, um die Vorlage zu verwenden und ein Projekt-Kickoff-Meeting zu veranstalten:
Einführung in das Projekt + Meeting-Gastgeber: Hier stellst du nicht nur das Projekt, sondern auch dich selbst und die Personen vor, die das Projekt mit dir managen. Es ist eine großartige Gelegenheit, deine Rolle zu erklären und wie Personen dich erreichen können.
Eisbrecher-Aktivität: Der Eisbrecher „Ein Wort zur Zusammenarbeit“ bringt alle zum Mitmachen und zeigt, wie Personen im Projekt am besten zusammenarbeiten können.
Ziele und Themen: Hier ist der Bereich, um die Projektziele zu ergänzen, was du im Kickoff machst, sowie alle Referenzmaterialien oder Inhalte, die du nützlich für dein Projekt und dein Team findest, um sie später zu konsultieren.
Projekt-RACI: einer der wichtigsten Schritte, RACI (Rollen, Verantwortung, Konsultiert, Informiert) definiert, wer wofür und wie verantwortlich ist. Es hilft Teams, abgestimmt zu bleiben und effektiver mit den richtigen Stakeholdern zu kommunizieren.
Fragen und Antworten: offener Bereich für Fragen und sei ein aktiver Zuhörer. Notiere die Problempunkte deines Teams und versuche, kritische Probleme anzugehen. Es ist entscheidend, dass zumindest in dieser Phase keine Zweifel unbeantwortet bleiben.
Projektplanungs-Board: hier beginnt die Arbeit! Mit diesem Projektplanungs-Board kannst du alle notwendigen Dinge für das Projekt auflisten, von Teams und Aktionen bis hin zu Abhängigkeiten und Risiken. Lade dein Team ein, seine Gedanken dazu zu äußern und gemeinsam euren Projektplan zu erstellen.
Zusammenfassung der Aktionspunkte + nächste Schritte: Fasse dein Meeting zusammen und erstelle eine Checkliste für den Projektstart, indem du eine Zeitachse mit den folgenden Schritten und allen anderen nützlichen Ressourcen hinzufügst, um das Projekt zu starten.
Der unendliche Canvas von Miro ermöglicht es dir, ein Projekt-Kickoff-Meeting frei abzuhalten, ohne Datenbeschränkungen, da du so viele Ressourcen und Dateien hinzufügen kannst, wie du benötigst. Als lebendiges Dokument kann dein Projekt-Kickoff-Board jederzeit von Teammitgliedern aufgerufen und aktualisiert werden.
Entdecke mehr Projektcharta-Beispiele, um deine Planung zu vereinfachen.
Was sollte ein Projekt Kickoff Meeting beinhalten?
Du solltest alles aufnehmen, was für die Führung der Mitarbeiter*innen durch das Projekt erforderlich ist. Durch die Festlegung der Hauptziele des Projekts und der RACI ist es für alle Beteiligten einfacher, ihre Rolle und ihre Aufgaben zu verstehen. Das Kickoff Meeting dient auch dazu, festzulegen, wie mit der Durchführung des Projekts begonnen werden soll. Als bewährtes Verfahren solltest du am Ende dieses Meetings eine Checkliste für das Kickoff-Meeting erstellen und eine Folgesitzung anberaumen, um den Projektfortschritt zu verfolgen.
Wer sollte an einem Projekt Kickoff Meeting beteiligt sein?
Beim Kickoff-Meeting ist es wichtig, alle Beteiligten und die wichtigsten Stakeholder*innen einzuladen (die später über die Ergebnisse und Erfolge des Projekts informiert werden sollen). Es ist hilfreich, alle beteiligten Teams (Entwicklung, Design, Inhalt, Marketing, Produkt usw.) und Teilnehmer*innen aufzulisten. Im Zweifelsfall solltest du dich vor dem eigentlichen Treffen erkundigen, ob sie die richtige Person für die Teilnahme sind.
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OKR-Planungsvorlage
Ideal für:
Strategische Planung, Meetings, Workshops
Mithilfe der Vorlage für eine OKR-Planung kannst du aus langatmigen OKR-Sitzungen dynamische und produktive Meetings machen. Diese Vorlage ermöglicht eine interaktive OKR-Planung, die dein Team mit kreativen Eisbrechern und Brainstormings durch die Sitzung führt, sodass du gemeinsam mit deinem Team deine OKRs erstellen und die dafür benötigten wichtigsten Ergebnisse und Aktionspläne definieren kannst.
Projektcharta-Vorlage
Ideal für:
Projektmanagement, Dokumentation, Strategische Planung
Projektmanager verlassen sich auf Projektchartas als zuverlässige Quelle für die Details eines Projekts. Projektchartas erklären die Kernziele, den Geltungsbereich, die Teammitglieder und mehr, die an einem Projekt beteiligt sind. Für ein organisiertes Projektmanagement können Chartas nützlich sein, um alle auf ein gemeinsames Verständnis der Ziele, Strategien und Ergebnisse für ein Projekt jeglichen Geltungsbereichs auszurichten. Diese Vorlage stellt sicher, dass du alle Aspekte eines Projekts dokumentierst, sodass alle Stakeholder informiert sind und auf demselben Stand bleiben. Du weißt jederzeit, wohin dein Projekt geht, seinen Zweck und seinen Geltungsbereich.
Vorlage für das Projektorganigramm
Ideal für:
Projektmanagement, Dokumentation, Organigramme
Wenn du ein langes, komplexes Projekt in Angriff nimmst, wirst du unweigerlich auf Hürden und Hindernisse stoßen. Es ist wichtig, dein Projektorganigramm zur Hand zu haben, um diese Herausforderungen zu überwinden. Ein Projektorganigramm ist ein visuelles Diagramm, das zeigt, wer in deinem Team ist und welche Rolle sie in einem bestimmten Projekt spielen. Es dokumentiert die Struktur der Projektorganisation, die Hierarchie zwischen Teammitgliedern und die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern. Projektorganigramme sind nützliche Werkzeuge, um klarzustellen, wer was macht, Akzeptanz zu sichern und Erwartungen innerhalb der Gruppe zu setzen.