Meeting-Agenda-Template
Setze Erwartungen für das, was vor, während und nach einem Meeting geschehen soll.
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Über das Meeting-Agenda-Template
Jeder hat schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das aus dem Rahmen geraten ist, die gesetzten Ziele nicht erreicht und sich wie reine Zeitverschwendung angefühlt hat. Damit es nicht so weit kommt, ist das Erstellen einer Agenda für das Meeting von entscheidender Bedeutung. Eine Meeting-Agenda definiert die Erwartungen, was vor, während und nach einem Meeting geschehen soll. Mit diesem einfachen, aber effektiven Tool ermöglichst du deinen Teamkollegen, entsprechend vorbereitet zu sein, bei der Sache zu bleiben und jedem Diskussionsthema die entsprechende Zeit einzuräumen.
Lies weiter, um mehr über Meeting-Agenden zu erfahren und wie sie deinem Team helfen können!
Was ist eine Meeting-Agenda?
Meetings sind eine alltägliche Angelegenheit. Für die meisten von uns sind sie integraler Bestandteil der Zusammenarbeit, und es wäre kaum möglich, Dinge ohne sie zu erledigen. Wenn das der Fall ist, warum scheuen sich dann so viele von uns vor Meetings? Warum sind manche Meetings geprägt von Tangenten, themenfremden Diskussionen und unvorbereiteten Teilnehmern?
Die Antwort ist einfach: Die meisten Meetings haben keine klare Agenda.
Indem du den Teilnehmern im Vorfeld eine Meeting-Agenda zusendest, können diese sich auf die Diskussion vorbereiten. Sie können über die vorgeschlagenen Themen nachdenken, Fragen formulieren und alle anderen notwendigen vorbereitenden Maßnahmen ergreifen. Eine Agenda sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Ebenso wichtig ist, dass eine Meeting-Agenda den Zeitpunkt erkennen lässt, an dem die Diskussion abgeschlossen ist. So lassen sich endlose Meetings vermeiden, die ohne ein Gefühl der Zielerreichung ausklingen. Wenn während eines Meetings Fragen oder Hindernisse auftreten, kannst du dich auf die Agenda beziehen, um zu sehen, ob sie in den Umfang der geplanten Diskussion fallen.
Wann solltest du eine Meeting-Agenda verwenden?
Eine bewährte Methode ist es, die Meeting-Agenda lange vor dem Meeting zu erstellen. Versuche, sie mindestens einen Tag vor jedem Meeting an dein Team zu verschicken. Auf diese Weise gibst du deinen Teammitgliedern Zeit, die Agenda vor dem Meeting durchzusehen.
Erstelle deine eigene Meeting-Agenda
Das Erstellen deiner eigenen Meeting-Agenden ist einfach. Das Whiteboard-Tool von Miro ist die perfekte Leinwand, um sie zu erstellen und mit anderen zu teilen. Beginne mit der Auswahl des Meeting Agenda Templates und führe dann die folgenden Schritte aus, um ein eigenes Template zu erstellen.
Hol dir Input von deinen Teamkollegen.
Ein Meeting mit deinem Team kostet wertvolle Zeit. Und wenn deine Teammitglieder das Gefühl haben, dass sie diese Zeit vergeuden, werden sie möglicherweise anfangen, von solchen Meetings fernzubleiben. Es ist wichtig, Themen auszuwählen, die den Input deines gesamten Teams erfordern. Keiner sollte sich fragen, warum er am Meeting teilnimmt.
Um sicherzustellen, dass sich alle während des Meetings engagieren, frag deine Teammitglieder, was sie gerne in die Agenda aufnehmen würden.
Wenn du dich entscheidest, einen Vorschlag nicht aufzunehmen, sei transparent. Begründe, warum du ihn nicht aufgenommen hast, und schlage eine Alternative vor, um das Thema zu besprechen.
Verwende das Template, um deine Agendapunkte aufzulisten.
Viele Menschen finden es hilfreich, die Agendapunkte als Fragen aufzulisten. Zum Beispiel kannst du anstelle von „Redaktionskalender“ die Frage stellen: „Sollten wir den Redaktionskalender aktualisieren?“ Eine Formulierung wie „Redaktionskalender“ lässt die Teilnehmer eventuell im Unklaren darüber, worüber genau gesprochen werden soll – was wiederum die Vorbereitung erschwert. Aber mit der spezifischen Wortwahl haben sie etwas, worauf sie sich vorbereiten können.
Lege für jedes Thema eine bestimmte Zeit fest.
Dies ist aus drei Gründen von entscheidender Bedeutung. Erstens ist es dadurch wahrscheinlicher, dass du jedes Thema auf der Agenda ansprichst, ohne dass dir die Zeit davonläuft. Zweitens ermöglicht es deinen Teammitgliedern, ihre Fragen oder Kommentare auf die ihnen zugewiesene Zeit zuzuschneiden. Drittens: Wenn jeder während des Meetings weiß, wie viel Zeit er hat, ist es wahrscheinlicher, dass er aufmerksam bleibt und sich an die Vorgaben hält.
Bestimme einen Moderator für das Meeting.
Idealerweise solltest du zwischen den Teammitgliedern rotieren, um die Verantwortung für die Leitung des Meetings gerecht zu verteilen. Der Moderator behält die Zeit im Auge, erinnert alle daran, bei der Sache zu bleiben, und macht bei Bedarf Notizen. Am Ende des Meetings kann der Moderator alle Aktionspunkte aufzeichnen, die im nächsten Meeting behandelt werden sollen.
Versende deine Agenda im Voraus.
Versuche, wenn möglich, die Agenda mindestens 24 Stunden im Voraus zu verschicken, damit deine Teammitglieder ausreichend Zeit haben, sie durchzugehen.
Was sollte in einer Tagesordnung für eine Teambesprechung enthalten sein?
Eine Vorlage für eine Teambesprechungsagenda kann sehr flexibel sein, aber einige Dinge sind grundlegend für die Durchführung einer erfolgreichen Besprechung: Ziele, Themen, Zeitfenster und Ergebnisse. Wenn du diese Dinge mit einbeziehst, können du und dein Team sich leicht auf Projekte mit der Agenda-Vorlage abstimmen, klare Erwartungen festlegen und die Besprechung effizienter gestalten.
So speichert man die fertige Besprechungsagenda als PDF
Mit Miro kannst du deine Vorlage für die Besprechungsagenda als PDF-Datei herunterladen und ausdrucken. Erstelle einfach deine Vorlage und lade sie herunter, und schon ist sie druckfertig. Es lohnt sich jedoch, über die Vorteile nachzudenken, die sich ergeben, wenn die Vorlagen für Besprechungen online bleiben. Mit einer Papiervorlage ist es schwierig, Änderungen vorzunehmen. Mit unserer Online-Vorlage kannst du sofort Änderungen vornehmen, Kommentare und Vorschläge hinzufügen und die Meinung deiner Kollegen einholen. Wenn die Teams an verschiedenen Orten arbeiten, ist eine Online-Agenda auch einfacher zu verteilen. Bevor du deine Besprechungsagenda ausdruckst, solltest du über die zusätzlichen Vorteile nachdenken, die du bekommst, wenn du sie stattdessen online verwendest.
Template für Random-Word-Brainstorming
Ideal für:
Ideation, Brainstorming, Mind Mapping
Random-Word-Brainstorming (auch Reizwortanalyse genannt) ist eine einfache, kreative Methode, für die du Zufallswörter verwendest, um auf neue Ideen zu stoßen und kreative Lösungen für deine Probleme zu finden. Durch die Verwendung zufällig gewählter Wörter kannst du mit deinen Gedanken über traditionelle Grenzen hinausgehen und Herausforderungen aus einer anderen Perspektive betrachten. Random-Word-Brainstorming bietet deinem Team einen kreativen Ansatz, um betriebliche Probleme zu lösen, neue Entdeckungen zu machen, bestehende Ideen zu verbessern oder Probleme einfach nur auf eine neue Art und Weise zu überdenken.
Vorlage für die Rose Bud Thorn Reflexion
Ideal für:
Agile Workflows, Retrospectives
Mit dem Template für Rose Bud Thorn Retrospektiven führst du eine einfache und doch effektive Retrospektive durch. Identifiziere positive Ergebnisse, Herausforderungen und Chancen für die Zukunft.
Team-Charta-Template
Ideal für:
Besprechungen, Workshops, Teambesprechungen
Eine Team-Charta ist ein Dokument, in dem die Rolle und die Ziele eines Teams sowie die zur Erreichung dieser Ziele notwendigen Schritte erläutert sind. Die Team-Charta zeigt den Schwerpunkt und die Richtung für alle Teammitglieder auf. Wenn eine Team-Charta in Zusammenarbeit erstellt wird, bietet sie den Einzelpersonen eine hervorragende Möglichkeit, eine stärkere Verbundenheit innerhalb der Gruppe zu fühlen. Ein Team-Charta-Template ist nützlich, wenn du ein neues Team zusammenstellst, ein bestehendes Team um neue Mitglieder erweiterst oder dein Team unabhängig von seiner Bestandsdauer besser abstimmen musst.
Eisbrecher-Template
Ideal für:
Icebreakers
Es gibt keinen besseren Weg, ein Meeting oder einen Workshop einzuleiten, als ein angenehmes Gefühl der Vertrautheit unter den Teilnehmern zu schaffen. Das sorgt dafür, dass sie sich wohlfühlen und bereit sind, sich zu beteiligen und zusammenzuarbeiten. Genau diese Art von menschlicher Verbindung schaffen Eisbrecher, die sich hervorragend für Remote-Treffen oder die Einführung neuer Teammitglieder eignen. Es gibt viele Eisbrecher, aus denen du wählen kannst, darunter: Beschreibe dich selbst in einem Wort. Teile ein Foto von dir als Baby. Und wenn du ein Tier wärst, was wärst du dann?
S.C.A.M.P.E.R. Template
Ideal für:
Ideation, Operations, Brainstorming
Befindet sich Ihr Team in einem Trott? Haben Sie ein anhaltendes Problem, das nicht gelöst werden kann? S.C.A.M.P.E.R. wurde erstmals 1972 eingeführt und ist eine Brainstorming Methode, die von Bob Eberle, einem Autor von Kreativitätsbüchern für junge Leute, entwickelt wurde. Diese clevere, einfach anzuwendende Methode hilft Teams kreative Blockaden zu überwinden. S.C.A.M.P.E.R. führt Sie durch sieben Fragen, die Ihr Team dazu anregen sollen, ein Problem durch sieben einzigartige Filter zu betrachten. Indem Sie Ihr Team bitten, ein Problem anhand dieses Rahmens zu durchdenken, erschließen Sie neue, innovative Wege zum Verständnis des Problems, das Sie zu lösen versuchen.
Vorlage für schnelle Retrospektiven
Ideal für:
Bildung, Retrospektiven, Meetings
Eine Vorlage für Retrospektiven ermöglicht es dir, erkenntnisreiche Meetings durchzuführen, eine Bestandsaufnahme deiner Arbeit zu machen und effektiv zu Veränderungen umzusetzen. Gegenüber den gebräuchlicheren Begriffen „Nachbesprechung“ (Debriefing) und „Post-Mortem“ hat sich der Begriff „Retrospektive“ durchgesetzt, da er wertneutraler ist als die anderen Begriffe. Einige Teams bezeichnen diese Meetings als „Sprint-Retrospektiven“ oder „Interations-Retrospektiven“ oder „Agile-Retrospektiven“. Unabhängig davon, ob du ein Scrum-Team leitest, agile Methoden verwendest oder eine bestimmte Art der Retrospektive durchführst (z. B. eine Mad-Sad-Glad-Retrospektive), sind die Ziele im Allgemeinen dieselben: herausfinden, was gut gelaufen ist, die Ursache von aufgetretenen Problemen identifizieren und Wege finden, um es bei der nächsten Iteration besser zu machen.