İş akışı şemaları

İş akışı şeması nedir?

İş akışı şemaları şirketlerin iş süreçlerini ve akışlarını basitleştirmek ve haritalamak için kullandığı faydalı görsel araçlardır. Bunlar, iş için temel önem taşıyan bir sürecin daha iyi anlaşılmasına yönelik görsel tetikleyicilere dayandıkları için akış şemalarına benzer. İnsanlar öncelikli olarak görsel öğrenmeye daha yatkın olduğu için, bir sürecin haritasına veya bir iş akışının adımlarına bakabilmek meseleyi daha iyi anlamamızı sağlar. İş akışı şeması bir iş sürecinin adımlarını gösterir ve karmaşık işlemleri daha kolay anlaşılır bölümlere ayırır. Bir iş sürecindeki farklı oyuncuları ve insanların bir süreci tamamlamak için atması gereken adımları anlamak isteyen işletmeler ve yöneticiler için kullanışlıdır.

Yaygın kullanılan iş akışı şeması sembolleri

Akış şemalarında olduğu gibi, iş akışı şemalarında da yaygın olarak kullanılan standartlaştırılmış semboller vardır. Tutarlı olarak kullanabilmeniz için iş akışı şemalarında kullanılan standart sembolleri anlamanız işinize yarayacaktır. Böylece, diğer ekip üyeleri tarafından oluşturulmuş iş akışı şemalarını daha kolayca okuyabilirsiniz. Yaygın kullanılan bazı iş akışı şeması semboller aşağıdadır:

Ovaller

Ovaller belirli bir iş akışının veya sürecinin başlangıç ve bitiş noktalarını temsil eder.

Dikdörtgenler

İş akışı şemasındaki dikdörtgen sembolü, genellikle bir dizi içinde talimatların verildiği yerdir.

Elmaslar

Elmaslar bir iş sürecinde alınması gereken kararlara temsil eder. Bu kararlar genellikle diziyi iki dala / alternatif yola ayırır.

Çemberler

Çemberler daha nadir kullanılır ve her iş akışı şemasında bulunmaz. Ancak yapılacak eylemlerde bir veya daha fazla adımın atlanması gereken noktaları göstermek için düzenli olarak kullanılır.

Oklar ve bağlantı çizgileri

Oklar ve bağlantı çizgileri dizinin kendi içinde ne yönde ilerlediğini gösterir. Yukarıda belirtilen tüm semboller ve şekiller, şema içindeki bağımlılıkları gösteren oklara ve bağlantı çizgilerine dayanır.

İş akışı şemaları neden önemlidir?

İş akışı şemaları profesyonel dünyada giderek popülerleşiyor ve çeşitli endüstrilerde iş süreçlerinin belgelenmesi ve netleştirilmesi için uygulamaya alınıyor. Peki ya bir iş akışı şeması size ve ekibinize nasıl yardımcı olabilir? İş akışı şemaları oluşturmanın ve uygulamaya almanın bazı avantajları aşağıdadır:

Bir iş sürecinin görsel bir özetini elde edin

Özellikle sözcüklerle kolayca tanımlanamayan soyut ve karmaşık konular söz konusu olduğunda, çoğu insan görsel öğrenmeye daha yatkındır. İş akışı şemasının güzelliği basitliğinde yatar. Şekiller, renkler ve semboller kullanarak tüm bir süreci tek sayfada özetlemek, karmaşık işlemleri ve süreçleri anlamayı çok kolaylaştırır.

Daha yüksek verimlilik

İş akışı şemaları, ekipteki herkesin dizi içinde atmaları gereken adımları anladığından emin olunmasını sağlar. Bu da herkesin oynadığı rolü ve bir işlemin tamamlanmasında bu rolün önemini anlamasına yardımcı olur. Bu şekilde "büyük resmi" gösteren bir anlayış verimliliği artırır ve ekip üyelerinin süreçleri daha hızlı tamamlamasına yardımcı olur.

Daha iyi iletişim

İş akışı şemasını kullanmak için en uygun yerlerden biri de önemli iş süreçlerinin anlaşılması ve açıklanması gereken projelerdir. İş akışı şemaları, ekip içinde şeffaflık ve iletişim sağlayan belgeler arasında yer alır. Semboller, şekiller ve tanımlar kullanarak karmaşık bir işlemi basitleştirmek, aksi takdirde sözlü olarak açıklanması zor olabilecek bilgileri aktarmanın etkili bir yöntemidir.

Kimin neden sorumlu olduğunu görün

Bir şema, yukarıdan aşağıya doğru bir bakış açısından iş akışı sürecinin görselleştirilmesine yardımcı olur. İş akışı şemasını analiz etikten sonra, herkes kimin hangi rolü oynadığını bilecektir. Bu da hesap verebilirliği teşvik eder ve her bir ekip üyesinden büyük resimde nereye oturduğunun anlaşılmasını sağlar.

Darboğazları ve iş sürecini iyileştirme yollarını belirleyin

İş akışı şeması bir işteki ilerlemeyi takip etmek amacıyla kullanıldığı gibi, ilerlemenin nerede aksadığını anlamak amacıyla da kullanılabilir. İş sürecindeki adımların dizisini ve süreci ilerleten aktörleri görselleştirmek, sürecin dizi içindeki hangi adımlarda gereksiz yere yavaşladığını veya tamamen durduğunu belirlemeye de yardımcı olabilir. Bu da sürecin iyileştirilmesine olanak tanıyarak şirketinizin üretkenliğini ve verimliliğini artırabilir.

İş akışı şeması ne zaman kullanılır

İş akışı şemaları, her şirketin iş akışlarına ve süreçlerine netlik kazandırabilecek çok yönlü araçlardır. Ne kadar kullanışlı oldukları hakkında bir fikir sahibi olmanız için iş akışı şemalarının özellikle kullanışlı olduğu endüstrilerden bazı örnekleri aşağıda topladık.

Yazılım geliştirme

Çoğu yazılım geliştirme sürecinde, dünyanın farklı köşelerinden çok sayıda geliştirici ve ekip üyesi birlikte çalışır. Bu teknoloji yol haritası şablonugibi basit bir iş akışı şemasının kullanılması herkesin rollerini, sorumluluklarını ve kime bağlı çalıştığını bildiğinden emin olunmasını sağlar. Ayrıca yazılım geliştirme sürecinin takibini kolaylaştırır.

E-ticaret

E-ticaret dünyasında, iş akışı şeması çevrimiçi mağazada dolaşan müşteriyi temsil edebilir. Bu da UX tasarımcılarının müşterilerin bir ürün satın almak veya bir hizmete abone olmak için atmaları gereken adımlar boyunca nasıl yönlendirileceğini daha iyi anlamasına yardımcı olabilir.

İmalat

İş akışı şemaları ilk olarak imalat alanında kullanıldı. İmalat ekiplerinin tutarlı ve kaliteli ürünler üretmek için atmaları gereken adım dizilerini gösterirler. İş akışı şeması kullanılarak süreçlerin ve dizilerin haritalanması, kalite güvencesine katkıda bulunur.

Tıp

Tıbbi prosedürler genellikle doğrusal bir adımlar dizisiyle kolayca haritalanabilir. İş akışı şemaları sağlık profesyonellerinin bir operasyon yaparken takip edebileceği standart bir süreci tanımlamakta faydalı olabilir.

İş akışı şeması türleri

İş akışı şemaları farklı şekillerde olabilir. Bu şemaların farklı türleri, farklı işlere yarar ve farklı bağlamlarda kullanışlıdır. Her biri kendi özel kullanımları ve sembolleri olan kendi iş akışı şemasıyla gelir. En popüler iş akışı şemalarından bazılarını aşağıda bulabilirsiniz:

Akış şeması

Bir akış şeması bir dizi veya süreç içinde her biri farklı bir adımı tarif eden farklı şekillerden ve sembollerden oluşur. Bu şekiller, bir iş akışının eylemler, malzemeler, hizmetler, girdiler ve çıktılar gibi farklı öğelerini temsil eder Bir iş akışını tarif etmek için akış şeması kullanılması, görevlerin kaynaklar arasında nasıl gidip geldiğini görselleştirmenize yardımcı olabilir. Bir iş sürecinin veya sisteminin bu grafik özeti bilgiye dayanan kararlar almanıza ve darboğazları belirlemenize yardımcı olabilir.

Kulvar şeması

Bu yöntem için kulvar şeması adı onun ne olduğunu açıkça anlatıyor, çünkü görsel olarak bir yüzme havuzundaki kulvarlara benzer. Her kulvarda başka iş süreçleri devam eder ve şema farklı ekip üyelerinin eylemlerinin diğer kulvarlardakileri nasıl etkilediğini açıkça gösterir. Kulvar şemaları, birbirlerine bağımlı farklı departmanların ve ekiplerin olduğu büyük kuruluşlar için özellikle kullanışlıdır. Herkesin nasıl bir arada ancak bağımsız çalıştığını görmek, karmaşık süreçlere netlik kazandırabilir. Böylece, iş akışı şemaları bir kuruluşta çalışan herkesin başvurabileceği doğru bilgi kaynağı olarak görev yapar.

Blok şeması

Blok şeması, karmaşık iş süreçleri ve operasyonları yerine esas olarak sistemlere uygulanan bir iş akışı şeması türüdür. Bir blok şeması oluşturulurken,her blok sistemin bir parçasını temsil eder. Bu sistem mekanik veya teknik olabilir ve her parçası bir sonraki sırada yer alan parçayla bağlantılıdır. Her bir blok sistemin çalışması için vazgeçilmezdir ve diğer iş akışı şemalarında olduğu gibi blok şeması da bu gibi bir sistemin nasıl çalıştığının görselleştirilmesine yardımcı olur.

İş Süreci Modelleme Notasyonu

İş Süreci Modelleme Notasyonu (BPMN) şeması, öncelikli olarak yöneticiler ve iş analistleri tarafından kullanılan bir iş akışı şeması örneğidir. Bordro yönetimi ve işe alım gibi iş süreçlerini görselleştirmek için bu şemayı kullanırlar. Şema, şirketin temel süreçleri dahilinde verimliliği artırmak amacıyla analiz ve optimize edilir.

SIPOC şeması

Bu SIPOC şeması standart bir iş akışı şeması örneği görünümünden ilk gerçek sapmayı temsil eder. Bir program içindeki adımlar ve etkinlikler dizisini görsel olarak temsil etmek yerine, SIPOC şeması bir sürecin girdilerini ve çıktılarını özetlemek için tablo formatı kullanır. Bu da bir sürecin şeffaflığını artırabilir ve daha iyi anlaşılmasını sağlayabilir.

UML etkinlik şeması

UML etkinlik şeması şirketiniz veya kuruluşunuz içinde olup biten her şeye kuşbakışı veya "daha geniş çerçeveden" bakmanızı sağlar. Bu iş akışı şeması türü, daha küçük işlevsel iş akışları yerine komple bir iş sürecini oluşturan parçalara bakar. Bir UML etkinlik şeması aracıkullanarak şirketinizin iş süreçlerini yukarıdan aşağıya doğru planlayabilir ve optimize edebilirsiniz. Böyle bir şema oluşturarak işlerin ilerlemesini sağlayan farklı parçaları ve rolleri kolayca anlayabilirsiniz.

İş akışı şeması nasıl oluşturulur

Kendi iş akışı şemanızı oluşturmaya hazır mısınız? Kapsamlı bir iş akışı şeması oluşturmaya yönelik adım adım kılavuz aşağıdadır:

1. Bir iş süreci seçin

İş akışı şemanızı oluşturmadan önce, şemanın belgeleyeceği iş sürecini belirleyin. Şemanızın çok karmaşık ve okuması zor bir hale gelmemesi için, her şemada tek bir iş sürecinin görselleştirilmesi faydalı olacaktır.

2. Başlangıç ve bitiş noktalarını tanımlayın

Çoğu karmaşık süreçte olduğu gibi, daha ince detayları eklemeden önce projenin ana hatlarını belirlemek size yardımcı olacaktır. İş akışının ilk ve son adımlarının tanımlanması, sürecin ne yönde ilerlediği konusunda net olmanızı ve yoldan çıkmamanızı sağlar.

3. Bilgi toplayın

Çoğu iş akışı şeması çeşitli hareketli parçalar içerir ve farklı insanlar farklı roller oynar. Girdiler, çıktılar ve katılan insanlar gibi iş akışıyla ilgili tüm gerekli bilgileri topladığınızdan emin olun. "Büyük resim" içindeki sorumluluklarını anlamak amacıyla iş akışı şemasına dahil edilen herkesle konuşmanız önemlidir. Bunu yapmanız hesap verebilirliğe ve herkesin aynı sayfada buluştuğundan emin olmanıza yardımcı olur.

4. İş akışını tasarlayın

Artık başlangıç ve bitiş noktaları arasındaki adımları ve bağlantı çizgilerini tanımlamaya hazırsınız. Ekibinizdeki herkesin anlayabileceği kısa ve öz bir iş akışı şeması oluşturmak için iş akışı şeması sembollerini ve şekillerini yeterince tanıdığınızdan emin olun. İş akışının her adımı için ilgili sembolü kullanın ve bir önceki şekle bağlayın.