Defina requisitos de compras que atendam às necessidades do negócio, considerando prioridades ambientais, sociais, de circularidade e de risco do fornecedor.
Finalidade do modelo
As decisões de compras moldam os custos, o desempenho, a resiliência, o impacto ambiental e o valor social de uma organização. Este modelo ajuda times multifuncionais a transformar uma necessidade de compra em requisitos claros, baseados em evidências e responsáveis para compras.
O modelo ajuda os times a definir o que precisam comprar, como é um bom desempenho do fornecedor, quais evidências são necessárias, onde existem lacunas e como seguir em frente com confiança.
O que está incluído
O modelo segue seis etapas conectadas:
Necessidade de compras e contexto
Escopo e prioridades
Requisitos a serem atendidos
Dados e evidências do fornecedor
Titulares e stakeholders
Lacunas e plano de sourcing
Cada etapa inclui perguntas orientadoras que abordam necessidades do negócio, requisitos funcionais, custo, qualidade, resiliência do fornecimento, impactos ambientais e sociais, circularidade, evidências do fornecedor, titularidade e implementação.
Como usá-lo
Comece preenchendo o cabeçalho do modelo, incluindo o nome da aquisição, o prazo, o escopo e o titular do documento.
Trabalhe da Etapa 1 até a Etapa 6. Adicione evidências, pressupostos, perguntas, riscos, decisões e informações relevantes sobre fornecedores conforme avança. Quando houver informações ausentes ou incertas, registre-as claramente em vez de supor.
Use a etapa de requisitos para distinguir entre requisitos obrigatórios, desejáveis, opcionais e que não serão incluídos por enquanto. Inclua requisitos funcionais, técnicos, de qualidade, de segurança, ambientais, sociais, éticos e de circularidade, conforme aplicável.
Finalize concordando sobre as lacunas prioritárias, as evidências ainda necessárias, as opções de fornecedores, as ações, os titulares responsáveis, as decisões-chave e os prazos.
Oficina sugerida
Conduza isto como uma oficina interfuncional de 90 a 120 minutos antes do início de um processo de sourcing ou quando uma abordagem de aquisição existente precisar ser aprimorada.
Antes da sessão, reúna o caso de negócio, as especificações atuais, informações de gastos ou de volume, informações sobre fornecedores, políticas relevantes, contratos e quaisquer dados de sustentabilidade disponíveis.
Comece por concordar com a necessidade, o escopo e as prioridades. Em seguida, percorra as etapas de requisitos e de evidência do fornecedor, registrando o que é essencial, o que pode ser melhorado e quais evidências são necessárias para tomar uma decisão fundamentada. Use a parte final da sessão para identificar lacunas, atribuir responsáveis e concordar com o plano de aquisição.
Para quem é
Use este modelo com as áreas de compras, sustentabilidade, finanças, jurídico, operações, instalações, TI, produto, tecnologia, qualidade e liderança. Também é útil ao envolver fornecedores, consultores, auditores e usuários finais.
Um ponto de partida, não uma lista completa
O modelo está pré-preenchido com perguntas e considerações sugeridas para ajudar os times a começar. São sugestões, não respostas fixas nem uma lista de verificação completa. Altere, remova ou acrescente itens para refletir a categoria, o mercado, a região geográfica, a base de fornecedores, as políticas internas e as prioridades de compra.
O que você terá ao final
Um escopo de compras compartilhado, requisitos priorizados, necessidades claras de evidências, titulares identificados, lacunas identificadas em fornecedores e em dados e um plano prático de aquisição com ações e prazos.
